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| faq:adresskonzept2019.06 [2019/06/24 10:38] – [3. Bereits erfassten Kontaktdaten einen weiteren Anwendungszweck zuweisen] ludaesch | faq:adresskonzept2019.06 [2019/06/24 11:44] – [4. Ersetzen ungültig gewordener Kontaktdaten durch neue] ludaesch |
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| ===== Wissenswertes rund um die Kontaktdaten in HISinOne ===== | ===== Wissenswertes rund um die Kontaktdaten in HISinOne ===== |
| * **Warum gibt es meine Kontaktdaten mehrmals bzw. warum habe ich verschiedene Kontaktdaten?**\\ => Ihre Kontaktdaten werden in unterschiedlichen Kontexten genutzt. Da z.B. eine Adresse, die bei der Bewerbung angegeben wurde, von der Adresse abweichen kann, über die Sie während Ihres Studiums kontaktiert werden möchten, gibt es unterschiedliche Anwendungszwecke, die einer bzw. verschiedenen Adressen zugewiesen werden können. Für jeden Anwendungszweck gibt es in der Funktion "Studienservice" auf der Registerkarte Kontaktdaten eine eigene "Kachel", auf der die jeweils hinterlegten Kontaktdaten angezeigt werden und z.T. auch bearbeitet werden können. Da die Korrespondenzanschrift eindeutig sein muss, Sie unter Umständen jedoch mehrere Adressen hinterlegen möchten, gibt es für die Bereiche "Studium", "Promotion" und "Weiterbildung" jeweils eine zusätzliche Kachel, auf der jeweils mehrere Adressen angezeigt werden können. \\ Neben der besseren Differenzierbarkeit besteht der Vorteil der Anwendungszwecke, die verschiedenen Adressen zugewiesen werden können, darin, dass eine änderbare Adresse nur einmal erfasst bzw. bei Korrekturbedarf eine Adresse nur an einer Stelle abgeä#ndert werden muss. | * **Warum gibt es meine Kontaktdaten mehrmals bzw. warum habe ich verschiedene Kontaktdaten?**\\ => Ihre Kontaktdaten werden in unterschiedlichen Kontexten genutzt. Da z.B. eine Adresse, die bei der Bewerbung angegeben wurde, von der Adresse abweichen kann, über die Sie während Ihres Studiums kontaktiert werden möchten, gibt es unterschiedliche Anwendungszwecke, die einer bzw. verschiedenen Adressen zugewiesen werden können. Für jeden Anwendungszweck gibt es in der Funktion "Studienservice" auf der Registerkarte Kontaktdaten eine eigene "Kachel", auf der die jeweils hinterlegten Kontaktdaten angezeigt werden und z.T. auch bearbeitet werden können. Da die Korrespondenzanschrift eindeutig sein muss, Sie unter Umständen jedoch mehrere Adressen hinterlegen möchten, gibt es für die Bereiche "Studium", "Promotion" und "Weiterbildung" jeweils eine zusätzliche Kachel, auf der jeweils mehrere Adressen angezeigt werden können. \\ Neben der besseren Differenzierbarkeit besteht der Vorteil der Anwendungszwecke, die verschiedenen Adressen zugewiesen werden können, darin, dass eine änderbare Adresse nur einmal erfasst bzw. bei Korrekturbedarf eine Adresse nur an einer Stelle abgeändert werden muss. |
| * **Woher kommen die angezeigten Daten?** \\ => Neben Kontaktdaten, die bei der Immatrikulation erfasst wurden oder die Sie selbst eingetragen haben, gibt es Kontaktdaten die automatisch aus anderen Systemen übernommen werden. Beachten Sie, dass Sie an diesen Kontaktdaten in HISinOne keine Änderungen vornehmen können. | * **Woher kommen die angezeigten Daten?** \\ => Neben Kontaktdaten, die bei der Immatrikulation erfasst wurden oder die Sie selbst eingetragen haben, gibt es Kontaktdaten die automatisch aus anderen Systemen übernommen werden. Beachten Sie, dass Sie an diesen Kontaktdaten in HISinOne keine Änderungen vornehmen können. |
| * **Warum kann ich nicht alle Kontaktdaten selbst ändern oder löschen?**\\ => Kontaktdaten, die automatisch aus anderen Systemen übernommen werden, werden im jeweiligen System gepflegt und können nur dort geändert werden. Eine Übersicht über die verschiedenen Quellen dieser Daten findet sich weiter unten im Abschnitt "Weitere Fragen und Antworten". | * **Warum kann ich nicht alle Kontaktdaten selbst ändern oder löschen?**\\ => Kontaktdaten, die automatisch aus anderen Systemen übernommen werden, werden im jeweiligen System gepflegt und können nur dort geändert werden. Eine Übersicht über die verschiedenen Quellen dieser Daten findet sich weiter unten im Abschnitt [[faq:adresskonzept2019.06#weitere_fragen_und_antworten|"Weitere Fragen und Antworten"]]. |
| * **Wie erfahre ich, welche Kontaktdaten in welchem Kontext verwendet werden, und ob ich die Daten selbst bearbeiten oder löschen kann?**\\ => In jeder Kachel ist ein Hilfetext hinterlegt. Klicken Sie auf der jeweiligen Kachel oben rechts auf den {{:hisinone:bearbeiten:symbole:2017.12:information.gif|}}-Button, um sich den Hilfetext anzeigen zu lassen. | * **Wie erfahre ich, welche Kontaktdaten in welchem Kontext verwendet werden, und ob ich die Daten selbst bearbeiten oder löschen kann?**\\ => In jeder Kachel ist ein Hilfetext hinterlegt. Klicken Sie auf der jeweiligen Kachel oben rechts auf den {{:hisinone:bearbeiten:symbole:2017.12:information.gif|}}-Button, um sich den Hilfetext anzeigen zu lassen. |
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| Ihre Kontaktdaten verwalten und bearbeiten Sie auf der Registerkarte "Kontaktdaten" in der Funktion "Studienservice" (Menü "Mein Studium"):\\ \\ | Ihre Kontaktdaten verwalten und bearbeiten Sie auf der Registerkarte "Kontaktdaten" in der Funktion "Studienservice" (Menü "Mein Studium"):\\ \\ |
| {{:faq:studierende:kontaktdat_einstieg_stud.png|}}\\ \\ | {{:faq:studierende:kontaktdat_einstieg_stud.png|}}\\ \\ |
| Wie Sie bei der Verawaltung und der Bearbeitung der Kontaktdaten vorgehen, zeigen die folgenden Beispiele: | Wie Sie bei der Verawaltung und der Bearbeitung der Kontaktdaten vorgehen, zeigen die folgenden Beispiele.\\ Beachten Sie, dass die exemplarisch beschriebenen Arbeitsschritte jeweils sowohl für Postanschrift als auch für Telefonnummern oder E-Mail-Adressen gelten, auch wenn dies nicht ausdrücklich beschrieben ist! |
| ==== 1. "Kleine" Änderung an bereits erfassten Adressdaten ==== | ==== 1. "Kleine" Änderung an bereits erfassten Kontaktdaten==== |
| //Beispiel//: Korrektur der Hausnummer\\ | //Beispiel//: Korrektur der Hausnummer in der Postanschrift\\ |
| * Klicken Sie (auf einer beliebigen Kachel) auf das Stift-Icon neben der Adresse, die Sie bearbeiten möchten:\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_adress_korr.png|}}\\ \\ | * Klicken Sie (auf einer beliebigen Kachel) auf das Stift-Icon neben der Adresse, die Sie bearbeiten möchten:\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_adress_korr.png|}}\\ \\ |
| * Es öffnet sich ein Overlay-Fenster. Klicken Sie hier erneut auf das Stift-Icon:\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_adress_korr_1.png|}}\\ \\ | * Es öffnet sich ein Overlay-Fenster. Klicken Sie hier erneut auf das Stift-Icon:\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_adress_korr_1.png|}}\\ \\ |
| ==== 3. Bereits erfassten Kontaktdaten einen weiteren Anwendungszweck zuweisen ==== | ==== 3. Bereits erfassten Kontaktdaten einen weiteren Anwendungszweck zuweisen ==== |
| //Beispiel//: Einer bereits erfassten Telefonnummer den Anwendungszweck "(3-K) Promotion - Korrespondenz" zuweisen.\\ | //Beispiel//: Einer bereits erfassten Telefonnummer den Anwendungszweck "(3-K) Promotion - Korrespondenz" zuweisen.\\ |
| => Die Telefonnummer, die bislang beim Anwendungsweck "(3-K) Promotion - Korrespondenz" angezeigt wird, soll nun durch die Telefonnummer ersetzt werden, die schon beim Anwendungszweck "(2-K) Studium - Korrespondenz" hinterlegt ist (0761-123-123). Hierfür muss dieser Telefonnummer der Anwendungszweck "(3-K) Promotion - Korrespondenz" zugewiesen werden:\\ \\ | => Die Telefonnummer, die bislang beim Anwendungsweck "(3-K) Promotion - Korrespondenz" angezeigt wird, soll nun durch die Telefonnummer ersetzt werden, die schon beim Anwendungszweck "(2-K) Studium - Korrespondenz" hinterlegt ist (0761-123-123):\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_anwzneu_1.png|}}\\ \\ |
| | Hierfür muss dieser Telefonnummer der Anwendungszweck "(3-K) Promotion - Korrespondenz" zugewiesen werden. |
| | * Klicken Sie auf der Kachel "(3-K) Promotion - Korrespondenz" neben der Telefonnummer auf das Stift-Icon:\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_anwzneu_2.png|}}\\ \\ |
| | * Es öffnet sich ein Overlay-Fenster auf dem sämtliche bei Ihren Kontaktdaten hinterlegte Telefonnummern angezeigt werden. Die Telefonnummer, der der Verwendungszweck "(3-K) Promotion - Korrespondenz" aktuell zugewiesen ist, ist angehakt:\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_anwzneu_2a.png|}}\\ \\ |
| | * Setzen Sie durch Klick nun das Häkchen bei der Telefonnummer (0761-123-123), die künftig beim Anwendungszweck "(3-K) Promotion - Korrespondenz" angezeigt werden soll, und klicken Sie auf "zurück", um wieder zur Übersicht auf der Registerkarte "Kontaktdaten" zurückzukehren:\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_anwzneu_3.png|}}\\ \\ |
| | * Hier wird nun die neu zugeordnete Telefonnummer angezeigt:\\ \\ {{:faq:studierende:kontaktdat_anwzneu_4.png|}}\\ \\ |
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| | ==== 4. Ersetzen ungültig gewordener Kontaktdaten durch neue ==== |
| ==== 4. Ersetzen ungültig gewordener Kontaktdaten durch eine neue ==== | |
| //Beispiel//: Ersetzen einer für alle Anwendungsszwecke ungültig gewordenen Postanschrift durch eine neue Adresse. | //Beispiel//: Ersetzen einer für alle Anwendungsszwecke ungültig gewordenen Postanschrift durch eine neue Adresse. |
| === Ersetzen durch Überschreiben === | === a) Ersetzen durch Überschreiben === |
| [...] | Überschreiben Sie die nicht mehr gültige Adresse durch die neue Anschrift, indem Sie die weiter oben, unter [[faq:adresskonzept2019.06#kleine_aenderung_an_bereits_erfassten_adressdaten|Punkt 1]] beschriebenen Schritte durchführen. |
| === Ersetzen durch Neuanlegen einer Adresse und löschen der ungültigen Adresse === | === b) Ersetzen durch Neuanlegen einer Adresse und löschen der ungültigen Adresse === |
| [...] | * Folgen Sie der Anleitung unter [[faq:adresskonzept2019.06#hinzufuegen_von_neuen_kontaktdaten|Punkt2]], um eine neue Postanschrift zu erfassen. |
| | * Weisen Sie der neu angelegten Adresse die gewünschten Anwendungszwecke zu (s. [[faq:adresskonzept2019.06#bereits_erfassten_kontaktdaten_einen_weiteren_anwendungszweck_zuweisen|Punkt 3]]) |
| | * Entfernen Sie die Anwendungszwecke von der ungültig gewordenen Adresse. |
| | * Löschen Sie die ungültige Adresse. |
| ==== 5. Kontaktdaten bei einem Anwendungszweck deaktivieren / Entfernen eines Anwendungszwecks von bestimmten Kontaktdaten ==== | ==== 5. Kontaktdaten bei einem Anwendungszweck deaktivieren / Entfernen eines Anwendungszwecks von bestimmten Kontaktdaten ==== |
| //Beispiel//: Entfernen einer E-Mail-Adresse | //Beispiel//: Entfernen einer E-Mail-Adresse |
