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hisinone:promovieren:datenerfassung_en [2020/10/28 09:03] – [Adresserfassung und -änderung] mw1110 | hisinone:promovieren:datenerfassung_en [2023/01/12 10:03] – [Data collection in HISinOne (DOC 501)] af1079 |
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__Hintergrund:__ Seit der Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes durch den Deutschen Bundestag im Jahr 2016 sind alle staatlichen Hochschulen dazu verpflichtet, bestimmte Daten von ihren Promovierenden zu erheben. Diese werden __in der Regel vor der Antragsstellung auf Annahme als Doktorand/in__ in HISinOne erfasst. | __Background__: Since the amendment of the law concerning higher education statistics by the German Bundestag (Federal Parliament) in 2016, all state institutions of higher education are obliged to collect and process specific data about doctoral candidates. This usually happens in HISinOne __before application for admission as a doctoral candidate__. |
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Die **Immatrikulation bzw. Registrierung als Doktorand/in** im [[http://www.studium.uni-freiburg.de/de|Service Center Studium (SCS)]] ist **nur nach erfolgter Dateneingabe** möglich. (Beachten Sie die Regelungen zur Immatrikulationspflicht unter Schritt 5 dieser [[https://www.frs.uni-freiburg.de/de/iga/promotion|Anleitung]].) Aus diesem Grund müssen angenommene Doktorandinnen und Doktoranden diese ggf. nachträglich in HISinOne eingeben. | **Enrollment or registration as a doctoral candidate** at the [[https://www.studium.uni-freiburg.de/en?set_language=en|Student Service Center]] is **only possible after data entry**.(Please note the regulations regarding the obligation to enroll in the university under step 5 of these [[https://www.frs.uni-freiburg.de/en/iga-en/promotion?set_language=en|instructions]].) For this reason, doctoral candidates may have to enter them into HISinOne after admission by the faculty. |
==== ggf. Vorbereitung, falls kein aktiver UniAccount vorhanden ==== | |
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* Variante 1: Sie besitzen einen nicht mehr aktiven [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services/uniaccount|UniAccount]] (z.B. als ehemalige/r Studierende/r oder Mitarbeiter/in): [[hisinone:promovieren:datenerfassung#vorbereitung_wenn_ihr_uniaccount_nicht_mehr_aktiv_istneuen_account_beantragen|Neuen Account beantragen]] | ==== Data collection in HISinOne (DOC 501)==== |
* Variante 2: Sie besitzen keinen [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services/uniaccount|UniAccount]]: [[hisinone:promovieren:datenerfassung#vorbereitung_wenn_noch_kein_uniaccount_bestehtselbstregistrierung_durchfuehren|Selbstregistrierung durchführen]] | |
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| __Information for employees:__ For data protection reasons, certain personal data such as birthplace or postal address of employees are not imported automatically to HISinOne from the personnel management systems. For this reason, employees are automatically requested to complete the personal data necessary for the administration of the doctoral procedure before data collection. |
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Sollten technische Fragen oder Probleme auftreten, steht Ihnen die Abteilung Campus-Management zur Verfügung. Nutzen Sie für Anfragen bitte die Hotline-E-Mail-Adresse [[cmp@rz.uni-freiburg.de]]. | |
==== Datenerfassung in HISinOne (DOC 501) ==== | |
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__Information für Mitarbeiter/innen:__ Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden bestimmte persönliche Daten wie Geburtsort oder Postadresse von Mitarbeiter/innen nicht automatisiert aus den [[hisinone:bearbeiten:allgemein:daten_uebersicht#mitarbeiter_innen|Personalverwaltungssystemen nach HISinOne übernommen]]. Aus diesem Grund werden Mitarbeiter/innen vor der Datenerfassung automatisch dazu aufgefordert, die für die Verwaltung des Promotionsverfahrens notwendigen persönlichen Daten zu ergänzen. | Please follow these steps: |
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Bitte führen Sie folgende Schritte durch: | * Log into [[https://campus.uni-freiburg.de|HISinOne]]. |
| * Click on the tab 'Studies offered' and choose 'Doctorate'. |
| * Choose 'Request of data collection for prospective doctoral candidates (DOC 501)' and fill in the form. |
| * Do not forget to save! |
| * Please upload the relevant documents by opening the application again (pencil icon). |
| * Click Save again. |
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* Loggen Sie sich in [[https://campus.uni-freiburg.de|HISinOne]] ein. | **Helpful Information for filling in the form:** The list of subjects to enter your previous studies is only available in German. Please click here for a list of translations: {{ :hisinone:promotionsinteresse:faecherschluessel_englisch.pdf}}. If you still cannot find the subject you studied before, choose the most similar one. |
* Klicken Sie auf den Reiter "Studienangebot" und wählen Sie den Menüpunkt "Promotion". | |
* Gegebenenfalls erscheint zunächst eine Seite, auf der Ihnen Ihre in HISinOne gespeicherten persönlichen Daten angezeigt werden. Bitte überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder* befüllt sind und ergänzen Sie fehlende Daten. | |
* Wählen Sie "Antrag auf Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC 501)" und füllen Sie die Maske aus. | |
* Speichern nicht vergessen! | |
* Laden Sie anschließend bitte noch die relevanten Dokumente hoch, indem Sie den Antrag erneut öffnen (Stift-Symbol). | |
* Klicken Sie am Ende nochmals auf Speichern. | |
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**Bitte beachten Sie:** Da die Datenerfassung in der Regel vor der Annahme als Doktorand/in erfolgt, ist von "Datenerfassung für Promotionsinteressierte" die Rede. Dies hat keine Auswirkung auf den hier beschriebenen Ablauf. | |
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**Information zum Ausfüllen des Antrags:** Können Sie bei Angabe des Studienfachs, das Sie bereits studiert und abschlossen haben, Ihre Fachbezeichnung nicht finden, wählen Sie bitte die Bezeichnung, die Ihrem Studienfach inhaltlich am nächsten kommt. | **Please note:** |
| * Since data is usually collected before application for admission as a doctoral candidate, this is referred to as "data collection for prospective doctoral candidates". This has no effect on the procedure described here. |
| * If you __cannot log into HISinOne__, please send an e-mail to [[cmp@rz.uni-freiburg.de?subject=Login DOC 501|cmp@rz.uni-freiburg.de]] and include the following information: |
| * Subject of the e-mail: Login DOC 501 |
| * Your first and last name |
| * Date of birth OR if available UniAccount no longer valid (for example nn1234) |
| * => You will promptly receive an e-mail with information how to log into HISinOne. |
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===== Vorbereitung wenn Ihr UniAccount nicht mehr aktiv ist: Neuen Account beantragen ===== | |
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Um einen neuen Account für HISinOne zu beantragen, senden Sie eine E-Mail an [[cmp@rz.uni-freiburg.de?subject=Neuer Account DOC501|cmp@rz.uni-freiburg.de]] mit folgenden Angaben: | |
* Betreff: Neuer Account DOC 501 | |
* Vor- und Nachname | |
* (nicht mehr gültiger) UniAccount (z.B. nn1234) ODER Geburtsdatum | |
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Sie erhalten zeitnah eine E-Mail mit Informationen zu Ihrem temporär gültigen UniAccount, mit dem Sie in HISinOne einloggen können. | |
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**Hinweis:** Sofern Ihre Kontaktdaten in HISinOne nicht mehr aktuell sind, aktualisieren Sie diese bitte gemäß [[https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:promotionsinteresse:adresserfassung|Anleitung]]. | |
===== Vorbereitung wenn noch kein UniAccount besteht: Selbstregistrierung durchführen ===== | |
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**Wichtige Hinweise:** | |
* Die Selbstregistierung als Person ist nur notwendig, wenn Sie noch keinen [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services/uniaccount|UniAccount]] haben. | |
* Falls Sie als **Mitarbeiter*in** der Universität noch keinen UniAccount haben, folgen Sie bitte dieser [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services/uniaccount/uabeantrag/uamitarb|Anleitung]]. | |
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Ablauf der Selbstregistrierung: | |
- Öffnen Sie die Seite zur [[https://campus.uni-freiburg.de/qisserver/pages/psv/selbstregistrierung/pub/selbstregistrierung.xhtml?_flowId=selfRegistrationRegister-flow&_flowExecutionKey=e2s1|Selbstregistrierung]] in HISinOne. \\ | |
- Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein und klicken Sie abschließend auf "Registrieren". Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Bei einigen Feldern erhalten Sie über den Infobutton {{:hisinone:bewerben:h1infobutton.png?nolink|}} zusätzliche Hinweise. \\ | |
- Sie erhalten eine E-Mail, in welcher Sie zur Freischaltung des neu angelegten Bewerbungs-Accounts aufgefordert werden. Bitte schalten Sie Ihren Bewerbungs-Account frei, um die Datenerfassung DOC 501 durchführen zu können. \\ \\ | |
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===== Address registration ===== | ===== Address registration ===== |