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| hisinone:promovieren:datenerfassung_en [2020/10/28 09:40] – [If necessary: Preparation to obtain an active UniAccount] mw1110 | hisinone:promovieren:datenerfassung_en [2020/10/28 16:57] – [Data collection in HISinOne (DOC 501)] mw1110 |
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| __Background__: Since the amendment of the law concerning higher education statistics by the German Bundestag (Federal Parliament) in 2016, all state institutions of higher education are obliged to collect and process specific data about doctoral candidates. This usually happens in HISinOne __before the application for admission as a doctoral candidate__. | __Background__: Since the amendment of the law concerning higher education statistics by the German Bundestag (Federal Parliament) in 2016, all state institutions of higher education are obliged to collect and process specific data about doctoral candidates. This usually happens in HISinOne __before application for admission as a doctoral candidate__. |
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| **Enrollment or registration as a doctoral candidate** at the [[https://www.studium.uni-freiburg.de/en?set_language=en|Student Service Center]] is **only possible after data entry**.(Please note the regulations regarding the obligation to enroll in the university under step 5 of these [[https://www.frs.uni-freiburg.de/en/iga-en/promotion?set_language=en|instructions]].) For this reason, doctoral candidates may have to enter them into HISinOne after admission by the faculty. | **Enrollment or registration as a doctoral candidate** at the [[https://www.studium.uni-freiburg.de/en?set_language=en|Student Service Center]] is **only possible after data entry**.(Please note the regulations regarding the obligation to enroll in the university under step 5 of these [[https://www.frs.uni-freiburg.de/en/iga-en/promotion?set_language=en|instructions]].) For this reason, doctoral candidates may have to enter them into HISinOne after admission by the faculty. |
| ==== If necessary: Preparation to obtain an active UniAccount ==== | |
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| * Option 1: You have an [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services-en/uniaccount-en/whatis-ua-en|UniAccount]] that is no longer active (e.g. as former students or employees): [[hisinone:promovieren:datenerfassung_en#preparation_if_your_uniaccount_is_no_longer_activeapply_for_a_new_account|Apply for a new account]] | ==== Data collection in HISinOne (DOC 501)==== |
| * Option 2: You do not have an [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services-en/uniaccount-en/whatis-ua-en|UniAccount]]: [[hisinone:promovieren:datenerfassung_en#preparation_if_you_do_not_have_an_uniaccounthow_to_complete_the_self-registration|How to complete the self-registration]] | |
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| | __Information for employees:__ For data protection reasons, certain personal data such as birthplace or postal address of employees are not imported automatically to HISinOne from the personnel management systems. For this reason, employees are automatically requested to complete the personal data necessary for the administration of the doctoral procedure before data collection. |
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| If you have any questions about technical issues, our Campus Management Department will gladly assist you. Please contact us via our e-mail address [[cmp@rz.uni-freiburg.de]]. | |
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| ==== Datenerfassung in HISinOne (DOC 501) ==== | Please follow these steps: |
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| __Information für Mitarbeiter/innen:__ Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden bestimmte persönliche Daten wie Geburtsort oder Postadresse von Mitarbeiter/innen nicht automatisiert aus den [[hisinone:bearbeiten:allgemein:daten_uebersicht#mitarbeiter_innen|Personalverwaltungssystemen nach HISinOne übernommen]]. Aus diesem Grund werden Mitarbeiter/innen vor der Datenerfassung automatisch dazu aufgefordert, die für die Verwaltung des Promotionsverfahrens notwendigen persönlichen Daten zu ergänzen. | * Log into [[https://campus.uni-freiburg.de|HISinOne]]. |
| | * Click on the tab 'Studies offered' and choose 'Doctorate'. |
| | * Choose 'Request of data collection for prospective doctoral candidates (DOC 501)' and fill in the form. |
| | * Do not forget to save! |
| | * Please upload the relevant documents by opening the application again (pencil icon). |
| | * Click Save again. |
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| Bitte führen Sie folgende Schritte durch: | **Helpful Information for filling in the form:** The list of subjects to enter your previous studies is only available in German. Please click here for a list of translations: {{ :hisinone:promotionsinteresse:faecherschluessel_englisch.pdf}}. If you still cannot find the subject you studied before, choose the most similar one. |
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| * Loggen Sie sich in [[https://campus.uni-freiburg.de|HISinOne]] ein. | **Please note:** |
| * Klicken Sie auf den Reiter "Studienangebot" und wählen Sie den Menüpunkt "Promotion". | * Since data is usually collected before application for admission as a doctoral candidate, this is referred to as "data collection for prospective doctoral candidates". This has no effect on the procedure described here. |
| * Gegebenenfalls erscheint zunächst eine Seite, auf der Ihnen Ihre in HISinOne gespeicherten persönlichen Daten angezeigt werden. Bitte überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder* befüllt sind und ergänzen Sie fehlende Daten. | * ... |
| * Wählen Sie "Antrag auf Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC 501)" und füllen Sie die Maske aus. | |
| * Speichern nicht vergessen! | |
| * Laden Sie anschließend bitte noch die relevanten Dokumente hoch, indem Sie den Antrag erneut öffnen (Stift-Symbol). | |
| * Klicken Sie am Ende nochmals auf Speichern. | |
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| **Bitte beachten Sie:** Da die Datenerfassung in der Regel vor der Annahme als Doktorand/in erfolgt, ist von "Datenerfassung für Promotionsinteressierte" die Rede. Dies hat keine Auswirkung auf den hier beschriebenen Ablauf. | |
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| **Information zum Ausfüllen des Antrags:** Können Sie bei Angabe des Studienfachs, das Sie bereits studiert und abschlossen haben, Ihre Fachbezeichnung nicht finden, wählen Sie bitte die Bezeichnung, die Ihrem Studienfach inhaltlich am nächsten kommt. | |
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