Falls Sie die Informationen zu HISinOne 2017.12 suchen bitte hier klicken: Informationen zu HISinOne 2017.12 Uni Freiburg

Informationen zu HISinOne 2017.06 Uni Freiburg

Informationen zum Zeitplan finden Sie am Ende der Seite, zu bekannten Problemen und Fehlern unter: Bekannte Probleme und Fehler

Highlights

Die Version 2017.06 bringt für die Albert-Ludwigs-Universität insbesondere:

Warteliste: Ein neues Belegverfahren, bei dem sich die Studierenden nach dem Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl auf Warteliste eintragen können und die automatisches Nachrücken ermöglicht, ist verfügbar. Import/Importfreigabe von Modulen, Lehrveranstaltungen etc.: Jetzt ist der Ablauf des Lehrimports geregelt und die Module/Veranstlatungen/… können NUR mit expliziter Freigabeerteilung der zuständigen Fakultät/Einrichtung in die fremden PO-Strukturen eingehängt werden (und nicht beliebig wie vorher). Wie die Vergehensweise realisiert ist, finden Sie in unserem Wiki. Eingabe und Suche nach Fristverlängerungen ist über eine neue Registerkarte Anträge in der Funktion Leistungen pro Person möglich. Raumdetailseiten werden prominent angezeigt und im neuen Tab geöffnet. Mehrfachsuche für eine komfortable Suche nach Veranstaltungen jetzt auch in der Veranstaltungsbearbeitung: einfach im Feld „Suchbegriff/e“ Stichworte in beliebiger Reihenfolge eingeben z.B. informatik einführ burgard und Sie erhalten Veranstaltungen, die diese Stichworte in einem der folgenden Feldern enthalten: Nummer, semesterunabhängiger oder semesterabhängiger Titel, verantwortliche oder durchführende Lehrperson. Tabellarische Bearbeitung der semesterabhängigen Angaben (wie max., min. Teilnehmerzahl) und der Termine. Verbesserte Maske "Raumanfragen verwalten" für die Raumverwalter/innen. Zur Info: die Maske wurde komplett überarbeitet. Anzeige des Studienplaners beschleunigt Ladezeiten etwa halbiert. TIPP: Viele der neuen Funktionen bekommen Sie in unseren Workshops zur Umstellung auf die Version 2017.06 präsentiert (Details siehe nächster Abschnitt).

Workshops zur Version 2017.06

Zur Umstellung auf die Version 2017.06 werden Präsentationen & Fragestunden zu neuen Funktionen von unserem Team angeboten. Fragen und Verbesserungsvorschläge Ihrerseits sind uns willkommen!

HISinOne Veranstaltungsmanagement, Studiengangskoordination, Raumverwaltung: Neuerungen in Version 2017.06 (u.a. Funktion Warteliste): 10.07, 11.07.

Version 2017.06 Test der Studierendensicht für Studiengangskoordination und benachbarte Funktionen: 21.06., 22.06.

HISinOne Sachbearbeitung Prüfungsamt: Neuerungen in 2017.06 & Fragestunde: 20.7., 27.07., 03.08.

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Umstellung der Startseite auf Zielgruppenkonzept: Während bisher Information für mehrere Zielgruppen gemischt auf der Startseite zu finden waren, findet jetzt eine Vorselektion nach Zielgruppen statt. Zielgruppenspezifische Informationen sind jetzt auf einzelnen Reitern zu finden.

Erweiteres Quicklink-Konzept auf der Startseite: Statt bisher zwei Funktionen, können nun sechs Funktionen direkt über eine Kachel (Quicklink) aufgerufen werden.

Menüstruktur übersichtlicher durch Symbol für Startseite statt Text: Der bisherige Text „Startseite“ wurde durch ein Symbol (Haus) ersetzt.

Raumdetailseiten im neuen Tab: von den Veranstaltungsdetailseiten heraus werden die Raumdetailseiten im neuen Tab geöffnet.

Lesezeichen zu den Raumdetailseiten: Da eine verbesserte Seite für die Raumbelegungspläne entwickelt wurde (optimierte Semester-/Wochenansichten, anklickbarer Veranstaltungstitel und Dozent/innen etc.), gelten die „alten“ Lesezeichen nicht mehr. Wenn Sie beim Anklicken des Lesezeichens folgende Fehlermeldung sehen „Not Found: Die angeforderte Ressource wurde nicht gefunden.“, ersetzen Sie bitte das alte Lesezeichen. Wie es geht erfahren Sie hier.

Permalinks für die Raumbelegungspläne: achten Sie auf dem Raumbelegungsplan auf das Ketten-Symbol (oben über „Anzeigeoptionen“), damit können Sie den Raumbelegungsplan als Lesezeichen hinterlegen.

Mouseover in Raumbelegungsplänen: bisher waren für Details zu Veranstaltungen im Raumbelegungsplan Scrollbalken eingeblendet, wenn nicht alle Daten dargestellt werden konnten. Jetzt erscheint automatisch eine Vollanzeige, wenn sich der Mauszeiger über der Veranstaltung befindet.

Hochschulstruktur anzeigen: Personensortierung. Personen sind jetzt wieder alphabetisch nach Nachname sortiert.

Direktlinks ins Vorlesungsverzeichnis: Scrollen zum Zielknoten. Bei Direktlinks ins das Vorlesungsverzeichnis scrollt das System jetzt automatisch zum Zielknoten. Beispiel: IEMS

Neuerungen für Studierende

Portalmeldung und E-Mail zur Statusänderung der Veranstaltungsbelegung wird verschickt, sobald Der Belegungsstatus auf „Teilnahme akzeptiert“ oder von „Teilnahme akzeptiert“ auf einen anderen Status geändert wird. Bitte melden Sie sich in HISinOne an, um Details zum Veranstaltungsstatus unter „Meine Belegungen und Prüfungsanmeldungen“ zu erfahren (hier werden nur die Ablehnungen im automatischen Verfahren angezeigt).

Anzeige des Studienplaners mit Modulplan beschleunigt Ladezeiten etwa halbiert, z.B. Bachelor of Arts, Politikwissenschaft, Hauptfach, PO 2011: bisher 28 Sekunden, jetzt 14 Sekunden. Bachelor of Arts, Spanisch, Nebenfach, PO 2015: bisher 3 Sekunden, jetzt 2 Sekunden. Master of Arts, Germanistische Linguistik, Hauptfach, PO 2013: : bisher 3 Sekunden, jetzt 1,5 Sekunden. Bachelor of Science, Informatik, Hauptfach, PO 2012: bisher 25 Sekunden, jetzt 11 Sekunden.

Rauminformation jetzt verlinkt bei „Veranstaltungsdetails“, „Mein Studium | Stundenplan“ und „Mein Studium | Meine Belegungen und Prüfungsanmeldungen“. Bisher wurde an den genannten Stellen die Information zu Raum und Gebäude einer Veranstaltung nur als Text angezeigt, bzw. in den Veranstaltungsdetails konnte der Raumbelegungsplan aufgerufen werden. Jetzt ist an allen genannten Stellen ein Link hinterlegt, der direkt zu den Raumdetails führt, inkl. Anzeige der Lage des Gebäudes auf dem Stadtplan. Von dort kann dann bei Bedarf auch der Raumbelegungsplan aufgerufen werden.

Modulplan: Anzeige von „Musterplan“ und „Meine Module“ durch das jeweilige Setzen eines Häkchens. Eine kombinierte Anzeige der begonnen Module und des Musterplans erfolgt, wenn sowohl „Meine Module“ als auch „Musterplan“ angehakt wird.

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

manuelle Platzverteilung Die Radiobuttons zur Änderung des Status wurden durch Auswahlboxen ersetzt.

Warteliste Ein neues Belegverfahren, bei dem sich die Studierenden nach dem Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl auf Warteliste eintragen können und die automatisches Nachrücken ermöglicht, ist verfügbar.

Verteilverfahren mit Warteliste: Ein neues Verteilverfahren „Verteilverfahren mit Warteliste“ ist verfügbar. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, wird die Warteliste in Reihenfolge der Losnummer gefüllt.

Neuer Status Warteliste (WL): Für Belegungen existiert ein neuer Status Warteliste(WL), der in den Teilnehmerlisten (online) bei Bedarf über das Tabellenprofil eingeblendet werden kann. Der Status ist auch über die manuelle Platzverteilung setzbar.

Bericht Warteliste: In den Aufträgen Warteliste 604a-605b wird neben dem Status auch der Status Warteliste ausgewertet. Die Reihenfolge ist: Warteliste mit Wartelistenrang aufsteigend, danach Belegwunsch in Reihenfolge der Belegung.

Vorlesungsverzeichnis: Beim Einhängen der semesterunabhängigen Veranstaltungen unter den Überschriften werden nur solche angezeigt, die im betroffenen Semester angeboten werden (= semesterabhängige Veranstaltungsteile haben). „Leere Hüllen“ werden nicht mehr angezeigt. Ab jetzt müssen Sie nur einmalig (!) die semesterunabhängigen Veranstaltungen unter den Überschriften einhängen. Umständliche Workaronds von früher entfallen.

Das Verbuchen/Anmelden von mehreren Prüfungen/Studienleistungen zu einer Veranstaltung ist jetzt konfigurierbar.

Pro Prüfungsordnung können individuelle Textbausteine für Bescheide angelegt und ausgegeben werden.

Im Curriculum Designer werden die Aktionssymbole links und rechts der Ergebnisse angezeigt. Wenn es mehr als 2 Aktionen sind werden diese auf der linken Seite in einem aufklappbaren Qickmenü versteckt.

Im Curriculum Designer gibt eine neue Karteikarte Importfreigaben für Export-Module/LV/PL/SL. Die Vorgehensweise zu „Import/Importfreigabe“ finden Sie in unserem Wiki.

Sortierung der Zwischenablage ist verändert (Letztes am Ende)

Anzeige des Studienplaners mit Modulplan beschleunigt Ladezeiten verkürzt, z.B. Bachelor of Arts, Politikwissenschaft, Hauptfach, PO 2011: bisher 32 Sekunden, jetzt 24 Sekunden. Bachelor of Arts, Spanisch, Nebenfach, PO 2015: bisher 5 Sekunden, jetzt 2 Sekunden. Master of Arts, Germanistische Linguistik, Hauptfach, PO 2013: bisher 5 Sekunden, jetzt 2 Sekunden. Bachelor of Science, Informatik, Hauptfach, PO 2012: bisher 26 Sekunden, jetzt 18 Sekunden. Achtung: Ladezeiten für Studierende sind kürzer (siehe dort).

Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsdetailseite

Permalinks zu Veranstaltungen (Kettensymbol) jetzt automatisch mit Semestervorbelegung. Bis Version 8.0 wurde über das Kettensymbol in der Veranstaltungsdetailsansicht ein Link erzeugt, der auf das semesterunabhängige Element verwies: es wurde damit immer versucht die Parallelgruppe(n) im aktiven Semester anzuzeigen. Jetzt wird im Link zusätzlich automatisch das Semester mit ausgewählt, für die der Permalink erzeugt wird. Um das bisherige Verhalten (das ggf. in Ausnahmefällen gewünscht war) zu erhalten muss nun im Ausnahmefall „termYear“ und „termTypeValueId“ gelöscht werden, anstatt wie bisher dieses in den meisten Fällen manuell ergänzen zu müssen. Details siehe: Permalinks (Direktlinks) zu Veranstaltungen

Veranstaltungssuche

Listentreffer Veranstaltungen: echte Links. Treffer in der Liste „Veranstaltungen bearbeiten “ können jetzt mit der rechten Maustaste über dem Lupensymbol („Detailsansicht der Veranstaltung öffnen“) in einem neuen Tab geöffnet werden.

Mehrfachsuche für eine komfortable Suche nach Veranstaltungen jetzt auch in der Veranstaltungsbearbeitung: Unter „Veranstaltungen bearbeiten“ können Sie im Feld „Suchbegriff/e“ Stichworte (in beliebiger Reihenfolge) eingeben z.B. informatik einführ burgard und Sie erhalten Veranstaltungen, die diese Stichworte in einem der folgenden Feldern enthalten: Nummer, semesterunabhängiger oder semesterabhängiger Titel, verantwortliche oder durchführende Lehrperson. Tipp: mit dem Stichwort einführ können Sie Einführung und einführen finden.

Suche nach Personenplatzhaltern („N.N.“): In der Suche bei „Veranstaltungen bearbeiten“ können Sie nach den eingetragenen Platzhaltern suchen, um diese mit konkreten Lehrpersonen zu ersetzen.

Veranstaltung anlegen

Beim Anlegen einer Veranstaltung kann eine schnelle Duplikatssuche mit Stichworten (in beliebiger Reihenfolge) durchgeführt werden: z.B. informatik einführ. Daraufhin werden die Veranstaltungen angezeigt, die diese Begriffe im semesterunabhängigen oder semesterabhängigen Titel enthalten. Wenn die passende Veranstaltung dabei ist, klicken Sie bei ihr auf das Bearbeitungssymbol. Falls die richtige Veranstaltung nicht gefunden wurde, legen Sie eine neue Veranstaltung an. Tipp: mit dem Stichwort einführ können Sie Einführung und einführen finden.

Veranstaltung bearbeiten

Veranstaltungen/Prüfungen meiner Organisationseinheit: Anzahl der angezeigten Veranstaltungen. Bisher wurden 10 Veranstaltungen pro Seite angezeigt. Liste konnte auf 150 erweitert werden, die Einstellung war aber nach jeder Neuanmeldung weg. Jetzt: bis zu 300 Veranstaltungen anzeigbar und Änderung wird permanent gespeichert.

Veranstaltungen/Prüfungen meiner Organisationseinheit: Reiter „Veranstaltungen (ungeplant)“. Hier haben Sie die Liste aller Lehrveranstaltungen Ihrer Einrichtung, die im betroffenen Semester noch nicht geplant sind, im Sinne dass keine semesterabhängigen Veranstaltungen angelegt sind. Es geht ausschließlich um die Lehrveranstaltungen, die mind. in einer Prüfungsordnung eingehängt sind, mit dem Ziel, das Anlegen der Duplikate bei den Lehrveranstaltungen zu vermeiden.

Tabellarische Bearbeitung der semesterabhängigen Angaben wie max., min. Teilnehmerzahl etc.

Lehrpersonen zuordnen. Liste zeigt jetzt wieder mehr als 5 Einträge pro Seite. Bisher wurden in der Liste zuordenbaren Lehrpersonen zu einer Veranstaltung nur 5 Einträge pro Seite gezeigt, jetzt können bis zu 300 Einträge pro Seite gezeigt werden.

Termine anlegen: Akad. Zeit und Erwartete Teilnehmerzahl können bereits beim Anlegen der Termine eingetragen werden (früher nur im Nachgang termineweise).

Tabellarische Bearbeitung der Termine einer Gruppe z.B. alle Termine der 1. Gruppe in der Tabellenansicht bearbeiten.

Bei den Raumanfragen können sie als Raumanfragesteller/in Prioritäten angeben, wenn mehrere Räume angefragt werden. Die Prioritäten werden dem/der Raumverwalter/in direkt angezeigt.

Die gebuchten Räumen können Sie anklicken, um zur Raumdetailseite (Infos zu Ausstattung, Lage etc.) zu gelangen.

Die Symbole für Personen- und Raumkonflikte können angeklickt werden: Details zu den Koflikten werden angezeigt.

Im Reiter „Zeiraumgruppen“: Anzeige von Start/Ende der Zeiträume für Veranstaltungsbelegung & Belegungsbearbeitung.

Neue Registerkarte: Interne Notiz. Hier können interne Notizen zu einer Veranstaltung hinterlegt werden. Die Notizen können von folgenden Rollen editiert werden: <wird noch festlegt, cm.exa.course.MANAGE_INTERNAL_NOTE>. Die Notizen können von folgenden Rollen gesehen werden: <wird noch festlegt, cm.exa.course.VIEW_INTERNAL_NOTE>.

Neue Registerkarte: Links. Hier können manuell Links zu externen Systemen eingetragen werden, die weiterführende Informationen zur Veranstaltung enthalten. Anwendungsbeispiel: Lehrimport einer Veranstaltung der PH. Hier kann ein Link zum LSF der PH eingetragen werden, in dem die aktuellen Termine eingesehen werden können.

Raumverwaltung

Die Bearbeitung der Raumanfragen wurde hinsichtlich Usability und Performance komplett überarbeitet: auch Detailsinformationen 'Anfragedatum' und 'Sitzplätzeanzahl' werden jetzt direkt in der Maske angezeigt (früher unter der Lupe). Über 'Filter' können Sie nach Nummer, Stichwort im Titel der Veranstaltung/Prüfung oder Anfragesteller/in schnell suchen. Uneingeschränkte Ergebnisanzeige ('Alle') ist möglich. Die Filterkriterien können dauerhaft gespeichert werden. Verbesserte Sortierungs- und Filtermöglichkeiten.

Details zu Veranstaltungen in den Raumbelegungsplänen jetzt per Mauseover. Bisher musste bei eng gedrängten Darstellungen die Veranstaltung angeklickt werden, um Details zu sehen. Jetzt wird beim überfahren mit der Maus automatisch eine vergößerte Darstellung mit Details angezeigt.

Räume können zentral gesperrt werden. Bei Bauarbeiten, neuen Räumen oder Nutzungsende können Räume mit Beginn- und Endedatum gesperrt werden. Bisher mussten hierfür Dummy-Veranstaltungen angelegt werden. Da wir mit der neuen Funktion erst noch Erfahrungen sammeln möchten, wird die Funktion zur selbständigen Nutzung vorerst nur für die zentrale Hörsaalvergabe freigeschaltet. Andere Einrichtungen schicken bitte bis auf weiteres ein kurze E-Mail an cm@rz.uni-freiburg.de mit Raumnummer/Gebäude, Grund der Sperre, Anfang Datum (ggf. Uhrzeit), Ende Datum (ggf. Uhrzeit).

Bereich Prüfungsverwaltung

Prüfer/in bzw. Leistungsverbuchung

Noten/Bewertung eingeben - es werden sämtliche Schaltflächen zum Ändern des Noteneingabestatus angezeigt. Die nicht Auswählbaren sind inaktiv dargestellt.

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Die Eingabe und die Suche nach Fristverlängerungen für die Orientierungsprüfung ist über eine neue Registerkarte Anträge in der Funktion Leistungen pro Person möglich.

Das Verbuchen/Anmelden von mehreren Prüfungen/Studienleistungen zu einer Veranstaltung ist jetzt konfigurierbar.

In der Soll/Ist-Ansicht ist die Leistungseingabe verbessert (Performance) worden. Ab sofort entfällt das automatische Scrollen des Bildschirmes. Die Eingabe von Leistungen findet in einem Overlay statt.

In der Baumansicht gibt es ein neues Symbol „Schnellbearbeitung und zuordnungsspezifische Details“ um Leistungen kontrollierter eingeben zu können.

In der Baumansicht von Leistungen bearbeiten pro Person existiert eine neue Aktion zum Umbuchen eines einzelnen Elementes. Es findet ein Wechsel in die Funktion „Leistungen umbuchen “ statt und nur die gewählte Leistung wird zum Umbuchen angeboten. Es entfällt das zeitaufwändige Aufbauen der gesamten Struktur in der Funktion.

Das Abschließen der Noteneingabe ist nun auch möglich, wenn es Leistungen gibt, die zu einem gesperrten Studiengang gehören.

EXA Administration

zuordnungsabhängige Versuchszählung/Schalter für Wechselkennzeichen möglich

Bereich Studierendenverwaltung

Listentreffer Studierende / Gasthörenden / Sonstige: echte Links. Treffer in der Liste „Suche nach Studierenden“ und „Suche nach Gasthörenden / Sonstigen“ können jetzt mit der rechten Maustaste in einem neuen Tab geöffnet werden.

Suche nach Studierenden / Gasthörenden / Sonstige jetzt über ein Mehrfachsuche möglich. Hierbei wird nach: Matrikelnummer, Nachname, Geburtsname, Vorname und Geburtsdatum gesucht.

Bearbeitung vom Fach / Studiengang Im Studienverlauf kann für die Bearbeitung des Fachs bzw. Studiengangs nun direkt auf den Text geklickt werden, man muss nicht mehr über den Bearbeitungsstift gehen.

Bereich Bewerbungsmanagement

Die in Version 8.0 noch notwendige Eingabe der HZB bei Masterstudiengängen entfällt in der neuen Version.

Die weiteren technischen Neuerungen sollten sich wenig auf die bisherigen Arbeitsabläufe auswirken.

Fallgruppenspezifische Zeiträume: beispielsweise werden bei der Studiengangsauswahl die Bewerberfallgruppen der Zeiträume ausgewertet, d. h. wenn für Internationale die Bewerbungsfrist bereits abgelaufen ist, für Deutsche bzw. Gleichberechtigte jedoch noch nicht, dann bekommen nur letztere den entsprechenden Studiengang zur Auswahl angezeigt.

Fortschritte der (noch experimentellen) Neuen Sachbearbeitung „Bewerbungen sichten“: Bewerbungsbestandteile können einzeln bearbeitet werden.

Vorabinformation: Bewerberstapel sollen künftig den unterschiedlichen APP-Nutzerinnen und -Nutzern zum vereinfachten und intuitiven Zugriff auf die zu bearbeitenden Antragsfächer dienen. Diese Funktionalität ist in einer ersten Ausbaustufe realisiert und konnte bisher noch nicht auf Freiburger Bedürfnisse angepasst werden.

Bereich Personenverwaltung

Bemerkungen zu Funktionen. Funktionen können jetzt mit einer Bemerkung ergänzt werden. Beispielhaft umgetzt auf dem Testsystem für einige Studiendekaninnen und -dekane. Test über Personensuche: Funktion „Studiendekan/in“ auswählen.

Bereich Verwaltung von Doktorandinnen und Doktoranden

Neue Funktion Selbstregistrierung Promotion - befindet sich derzeit noch im Test. Entscheidung ob wir das bisherige Konzept (Registrierung als Gastörende / Sonstige) aufgeben und auf das neue Konzept der HIS eG gehen steht noch aus.

Neue Funktion Antragstellung Promotion - befindet sich derzeit noch im Test. Entscheidung steht noch aus, welche Daten in Docata und welche in HISinOne erfasst werden.

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemein

Rollenbezeichnungen in der Rollen-Dropdownliste im Kopfbereich werden nicht angezeigt, nur die zugehörigen Einrichtungen: falls das Ab- und Anmelden nicht hilft, bitte an cm@rz.uni-freiburg.de melden, dabei bitte den Knoten angeben (im blauen Fußzeile-Bereich: „Generiert vom Knoten xx“). (an HIS gemeldet #175103).

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Die Funktion 'Raumanfragen verwalten' musste bei der Rolle Studiengangskoordination entfernt werden wegen eines Fehlers. Bitte benutzen Sie die Rolle 'Raumverwaltung' um diese Funktion aufzurufen. (an HIS gemeldet #177994).

c.t./s.t. lassen sich nach dem Anlegen des Termins nicht mehr eintragen (an HIS gemeldet #175562). Lösung in der Zwischenzeit: Eintrag unter der Aktion „Bemerkung der Terminserie bearbeiten“.

Termine zu Veranstaltungen mit Blockterminen und Raumanfragen nicht bearbeitbar Besitzt eine Veranstaltung nur eine Gruppe und zu dieser Gruppe gibt es einen Blocktermin mit einer Raumanfrage, so lässt sich kein weiterer Termin hinzufügen. Die Grunddaten des Blocktermins (Uhrzeit, Datum von/bis …) sind nicht mehr bearbeitbar (an HIS gemeldet #175555). Lösungen in der Zwischenzeit: (1) Um einen weiteren Termin anzulegen: Zweite Gruppe anlegen, Termin zu erster Gruppe erfassen, dann die zweite Gruppe wieder löschen. (2) Um die Grunddaten des Blocktermins zu bearbeiten: Raumanfrage zurückziehen, die Grunddaten bearbeiten, Raumanfrage erneut stellen.

Bereich Belegung und Verteilung: Beim Auffüllen aus der Warteliste wird eine Portalnachricht und E-Mail direkt nach dem betätigen des Auffüllen-Buttons verschickt, statt erst nach dem Speichern. Statt dessen werden jetzt beim Auffüllen gar keine Portalnachricht mehr verschickt.

VVZ Bearbeiten: Symbol „Schere“ fehlt (an HIS gemeldet #175561)

Veranstaltungstexte werden mit HTML-Tags gezeigt statt in der gewünschten Formatierung. Passiert wohl, wenn Text mit HTML-Formatierungen aus anderen Programmen kopiert werden. Bei Nutzung der HISinOne-internen Formatierung (Unterstreichung, Fett, Aufzählung, …) funktioniert alles wie gewünscht.

Im Raumbelegungsplan tritt der Fehler beim Klick auf „Daten für Kalender (ics) exportieren“ auf (an HIS gemeldet #175563).

Manche Texteingabefelder lassen sich zunächst nicht editieren Ursache dafür ist der Browsercache. Mit Shift+F5 bzw. Shift+„Seite neu laden“ auf der entsprechenden Seite kann das Problem gelöst werden.

Erfüllte Raumanfrage wird automatisch zurückgezogen: Ändert man in einem Termin die Anzahl der erwarteten Teilnehmer oder das c.t./s.t.-Kennzeichen, wird eine bereits erfüllte Raumanfrage ohne Hinweis oder Rückfrage zurückgezogen. Der Fehler ist an HIS mit Prio sehr hoch gemeldet (#175623). Lösungen in der Zwischenzeit: (1) Falls die erwartete Teilnehmerzahl oder das c.t./s.t.-Kennzeichen noch nicht eingetragen wurden, können Sie diese Informationen unter der Aktion „Bemerkung der Terminserie bearbeiten“ eintragen. (2) Bei Änderungen der bereits eingetragen Informationen (z.B. von c.t. auf s.t. oder Korrektur der erw. Teilnehmerzahl) stellen Sie bitte die Raumanfrage erneut.

Vearnstaltungsdetailansicht gibt Qualifikationsziel nicht aus (an HIS gemeldet #175234). Lösung in der Zwischenzeit: zusätzlich im Feld „Lernziele“ eintragen.

Raumanfragen verwalten: Klickt der Raumverwalter unter „Bearbeitete Raumanfragen“ bei der erfüllten Raumanfrage auf „Alternativen Raum zuordnen“, so wird in der Veranstaltungsbearbeitungsmaske im Reiter „Termine & Räume“ in der Terminzeile der ursprünglich angefragte Raum statt des alternativ zugeordneten angezeigt (an HIS gemeldet #177901). Lösung in der Zwischenzeit: als Raumverwalter/in die gewünschte Raumanfrage zunächst wieder öffnen, anschließend unter „Offene Raumanfragen“ einen alternativen Raum zuordnen.

Veranstaltungsdetailansicht: Formatierte Texte werden mit Tags dargestellt (an HIS gemeldet #175265). Der Fehler beim Einfügen des formatierten Textes unter „Texte für alle Gruppen“ ist noch nicht gelöst.

Gültigkeiten bei unregelmäßigen Veranstaltungen: Legt man eine Veranstaltung über „Veranstaltungen anlegen“ mit der Angebotsfrequenz „unregelmäßig“ an, wird (1) für SS 2017 die Gültigkeit „bis“ auf 31.03.2018 gesetzt, (2) für SS 2018, WS 2018/19 die Gültigkeit „von“ auf 01.10.2017 gesetzt (an HIS gemeldet #174791). WS 2017/18 ist vom Fehler nicht betroffen. Lösung in der Zwischenzeit: korrigieren Sie die Gültigkeiten unter den semesterunabhängigen Angaben im 1. Reiter unten rechts.

Eigener belegter Raum kann nicht zugewiesen werden, wenn Raumkonflikte mit der Veranstaltung einer fremden Einrichtung vorliegen (an HIS gemeldet #178660). Um den Raum eintragen zu können, müssen zunächst die Konflikte aufgelöst werden: (1) Entweder legen Sie die Termine so, dass die belegten Tage „ausgespart“ sind, bzw. Sie tragen Ausfalltermine bei Ihrer Veranstaltung an den betroffenen Tagen ein ODER die andere Veranstaltung muss „ausweichen“. (2) In diesem Fall können Sie die erfüllte Raumanfrage bearbeiten: als Raumverwalter unter „Raumanfragen bearbeiten“ unter „Bearbeitete Raumanfragen“ bei der betroffenen Raumanfrage die Einzeltermine mit dem Plus-Zeichen (vorne am Raum) aufklappen und den Raum bei den gewünschten Tagen mit dem roten Pfeil entfernen. (3) Falls es nicht per Raumanfrage gebucht wurde, sondern direkt von einem anderen Kollegen, der diesen Raum mitverwaltet, muss derjenige bei seiner Veranstaltung in den Einzelterminen den Raum freigeben.

Beim Zurückziehen einer erfüllten Raumanfragen tritt der Fehler auf ([ALREADY_ASSIGNED, WITHDRAWN] is an invalid room request state relation!), wenn parallel eine andere Raumanfrage im Status „ein anderer Raum zugewiesen“ befindet. Der Fehler ist an HIS gemeldet (#175623).

Bereich Studierendenverwaltung

STU Krankenversicherungseingabe: Bei einigen Fällen wird die Änderung des Sachbearbeiters zur Krankenversicherung der Studierenden, trotz der grünen Meldung „erfolgreich gespeichert“, NICHT gespeichert. Bitte bei Eingaben/Änderungen die Daten immer nachkontrollieren. Der Softwarehersteller ist informiert und wird ein Hotfix liefern. Erledigt seit 2017-08-02

STU Staatsangehörigkeit: Bei einigen Fällen wird die Änderung des Sachbearbeiters zur Staatangehörigkeit der Studierenden, trotz der grünen Meldung „erfolgreich gespeichert“, NICHT gespeichert. Bitte bei Eingaben/Änderungen die Daten immer nachkontrollieren. Der Softwarehersteller ist informiert und wird ein Hotfix liefern. Erledigt seit 2017-08-02

STU Erfassung von Personen: Wenn während der Erfassung einer Person in STU über die Menüpunkte „Immatrikulationen durchführen“ oder „Gasthörende/Sonstige erfassen“ in einem anderen Tab desselben Browser (selbe Session) Studierende bzw. Gasthörende/Sonstige bearbeitet werden (geöffneter Fall der jeweils anderen Personengruppe) lässt sich die Erfassung zwar erfolgreich speichern, jedoch nicht wieder über die Suche öffnen. Im Hintergrund wird der erfassten Person keine oder eine falsche Rolle zugeteilt. In diesem Fall bitte eine Meldung inkl. Matrikel-/Registrierungsnummer an cm@rz.uni-freiburg.de. Workaround: Verteilen Sie das Arbeiten auf zwei verschieden Browser. Bearbeiten sie im IE (Internet Explorer) alle Studierenden und z.B. im Firefox alle Gasthörende/Sonstige.

STU Adressänderung bei Übernahme einer Bewerbung Wenn während der Übernahme einer Bewerbung in STU die Adresse angepasst werden muss, bleibt trotz Änderung des Landes diese Angabe nach dem Speichern als Student/in auf dem alten Wert und muss nochmals geändert werden. Workaround: Änderung der Adresse erst nach dem speichern als Student/in.

Bereich Prüfungsverwaltung

Automatische Generierung von Portalmeldungen / automatischer E-Mailversand, wenn eine Leistung bewertet wurde: Die Generierung von Portalmeldungen und der damit verbundene automatische Versand einer entsprechenden E-Mail an Studierende, wenn eine Prüfungs- oder Studienleistung bewertet wurde, funktioniert nicht korrekt. Die Funktion wurde daher vorübergehend deaktiviert. Dies bedeutet, dass Studierende nun bis auf weiteres nicht mehr vom System per Portalmeldung bzw. per E-Mail automatisch darüber informiert werden, dass für eine erbrachte Leistung eine Bewertung vorliegt. Wir informieren Sie, sobald die Funktion wieder aktiviert wird.

Verfügung von Wiedervorlagen an andere: Die Empfängerliste für Verfügungen von Wiedervorlagen ist nicht korrekt. Es existieren nur noch wenige Einträge (aus dem Studierenden-Sekretariat). Das Hiszilla-Ticket 175389 wurde hierzu eröffnet.

Prüfungstermine initial anlegen: Diese Funktion arbeitet fehlerhaft und sorgt dafür, dass man die Prüfungstermine anschl. nicht mehr bearbeiten kann. Hierzu gibt es das Hiszilla-Ticket 174451. Workaround: Neue Prüfungstermine mit der Funktion „Prüfungstermine bearbeiten“ anlegen.

Leistung anlegen nach Exmatrikulation: Aktuell kann für Studierende, die bereits exmatrikuliert sind, keine neue Leistung angelegt werden. Dies verhindert, dass z.B. Studierende nach erfolgter Exmatrikulation zu weiteren Versuchen einer Leistung pflichtangemeldet werden können, um ein begonnenes Prüfungsverhältnis zu Ende zu führen. Hierzu gibt es das Hiszilla-Ticket 175852. Der Fehler soll mit der Version 2016/12 behoben sein. Workaround: Der „Endegrund“ muss aus dem Studienverlauf gelöscht werden. Teilen Sie uns hierzu die betreffenden KandidatInnen (eindeutinger Name oder Matrikelnummer) per Mail an cm@rz.uni-freiburg.de mit. Wir entfernen dann vorübergehend den „Endegrund“ und informieren Sie entsprechend.

Lehrdeputatsverwaltung

Soll-Deputat tabellarisch bearbeiten: Klickt man in der Trefferliste, die über mehrere Seiten geht, auf z.B. 2. Seite, so tritt beim nächsten Klick ein Fehler auf (und Änderungen werden nicht gespeichert). Der Fehler ist an HIS gemeldet (#74876 comment #32). Lösung in der Zwischenzeit: „Zeilen pro Seite“ auf max. 300 einstellen, damit die Treffer auf 1 Seite passen. Wenn es nicht ausreicht, muss die Suche (z.B. auf die Untereinrichtungen) eingeschränkt werden, um Anzahl der Treffer zu minimieren.

Soll-Deputat tabellarisch bearbeiten: Schränkt man die Suche bereits beim 1. Mal ein (z.B. auf eine Untereinrichtung oder einen bestimmten Namen), so kommt es nach dem Klick auf „Neue Suche“ bzw. „Suche ändern“ zu einem Fehler in der nächsten Trefferliste. Erkenntlich daran, dass die Felder in der Trefferliste leer sind; im korrekten Fall sind alle Felder mit 0,00 gefüllt. Der Fehler ist an HIS gemeldet (#178412). Lösung in der Zwischenzeit: den Menüpunkt erneut aufrufen: Lehrorganisation > Lehrdeputatsverwaltung > Soll-Deputat tabellarisch bearbeiten.

Zeitplan

Die HIS eG hat am 01.06.2017 die HISinOne-Version 2017.06 freigegeben. Diese Version ist die Nachfolgeversion zu HISinOne 8.0 (das Namenskonzept wurde geändert). An der ALU haben wir HISinOne 2017.06 zum 28.06.2016 in den Produktivbetrieb übernommen.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 01.06.2017: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2017.06 auf Entwicklungssystem CUST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
KW 23, Woche nach Pfingsten: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
KW 24, verkürzt wegen Fronleichnam: Einspielen der Version 2017.06 auf Testsystem TEST2. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST1 bleibt auf Version 8.0	-
19.06.2017 bis 23.06.2017: gründlicher Test (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	19.06.2017 bis 23.06.2017: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
Mi, 28.06.2016 ab 10:00 Uhr: wenn keine Fakultäten und ausgewählte zentrale Einrichtungen ein Veto zur Umstellung eingelegt haben: Umstellung des Produktivsystems, sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2017.06.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .

Erläuterungen zur Verkürzung des Zeitfensters für Tests und Anpassungen

Im Gegensatz zur früheren Umstellungen ist der Zeitraum für notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und den üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) auf vier Wochen verkürzt. Bisher hatten wir dafür typisch sechs Wochen kalkuliert. Die neuen Freigabetermine der Genossenschaft machen jedoch eine Straffung unserer Zeitpläne notwendig. Sollten wir wegen Fehlern in der neuen Software den 28.06.2017 nicht halten können, gäbe es einen Ersatztermin eine Woche später (ungünstig, da noch stärker in der Hochphase der Studienplatzbewerbungen). Sollten wir auch den Ersatztermin nicht einhalten können ist die Umstellung wegen laufender Studienplatzbewerbungs- und vergabeverfahren, Rückmeldung, Einschreibung und anderer kritischer Prozesse erst zum 15.11.2017 möglich.

Da für HISinOne 2017.06 auch größere Aktualisierungen der Datenbank notwendig sind, dauern die Arbeiten am Umstellungstag selbst länger als gewöhnlich. Mit dem Projektbeirat HISinOne wurde ein Beginn der Arbeiten um 10:00 Uhr vereinbart.