Informationen zu HISinOne 2018.06 Uni Freiburg

Umstellung am Mittwoch, dem 27.06.2018. Informationen zum bisherigen Zeitplan am Ende dieser Seite.

Einige Highlights der Version 2018.06

In der Studienplatzbewerbung wurde auf den Seiten des Antragswizards die Schaltfläche „Zurück“ ergänzt. Veranstaltungsdetailseiten sind jetzt zur besseren Übersichtlichkeit auf Reitern gegliedert und dadurch schneller beim Aufruf. Bei „Leistungen pro Person“ wurde eine neue Registerkarte „Fachliche Protokollierung“ ergänzt.

Workshops zur Version 2018.06

HISinOne Version 2018.06 - Neuerungen in Veranstaltungsmanagement, Studiengangskoordination, Personenverwaltung

Version 2018.06 Test der Studierendensicht für Studiengangskoordination und benachbarte Funktionen

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Veranstaltungsdetailseiten sind jetzt auf Reitern gegliedert: neu ist die Anzeige der Stellen, an denen die Veranstaltung im Vorlesungsverzeichnis vorkommt.

Lehrsprache der Veranstaltung: über „Veranstaltungen suchen“ (unter „Studienangebot“) kann man schnell nach Veranstaltungen in gewünschter Lehrsprache suchen. Es werden nur die Lehrsprachen angeboten, in denen die Veranstaltungen angeboten werden. In der Ergebnisliste wird die Lehrsprache angezeigt. Die internationalen Studieninteressenten können jetzt leichter nach fremdsprachlichen Lehrveranstaltungen suchen.

Die ausfallende semesterabhängige Veranstaltung (Gruppe) wird übersichtlicher dargestellt.

Suche nach Modulhandbüchern: Suchmöglichkeiten erweitert. Bisher: Abschluss, Fach Jetzt: Prüfungsordnung, Studiengang, Abschluss, Fach, (Studienort)

Neuerungen für Bewerbende

Zurück-Button: Über eine neue Schaltfläche „Zurück“ kann jederzeit zum vorherigen Bewerbungsbestandteil zurückgesprungen werden.

Verschlankung der Übersicht: Die Bewerbungsbestandteile werden auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt. Zur erneuten Bearbeitung von Bewerbungsbestandteilen daher den jeweiligen „Antrag bearbeiten“.

Portalmeldungen: Das Ein- und Ausschalten der E-Mail-Benachrichtigungen z. B. bei Änderungen des Antragsstatus ist jederzeit möglich.

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

Fachliche Protokollierung von Veranstaltungsänderungen: im Reiter „Fachliche Protokollierung“ kann man Änderungen z.B. Lehrperson eingetragen/geändert/gelöscht, Termin eingetragen/geändert/gelöscht usw. nachverfolgen. Hinweise: Protokolliert wird erst ab Umstellung auf HISinOne 2018.06 - Es erscheint also nur etwas, wenn Daten mit 2018.06 geändert wurden. Nach Beteiligung des Personalrats wird diese Funktion nur für Studiengangkoordination (und RZ) freigeschaltet.

Verteilverfahren mit Kontingentierung: Belegungen können nach Quoten für unterschiedliche Studiengänge oder andere Kriterien verteilt werden.

Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

Neues Feld „Bemerkung / Empfehlung“ in der semesterabhängigen Veranstaltung im jeweiligen Semester kann man jetzt auch semesterbezogene Hinweise hinterlegen (bis jetzt gab es dieses Feld nur semesterunabhängig). Das Feld steht auch bei einzelnen semesterabhängigen Veranstaltungen (=Gruppen) zur Verfügung.

Die Lehrsprache bei einer semester-un-abhängigen Veranstaltung: jetzt kann man mehrere Sprachen eintragen z.B. „Deutsch“ und „Englisch“ statt wie bisher „deutsch oder englisch“.

Rolle bei Belegung Für Veranstaltungsbelegungen die mit HISinOne 2018.06 vorgenommen wurden, kann in der Manuellen Platzverteilung über Rolle Einblenden angeziegt werden, in welcher Rolle dder Belegwusnch abgegeben wurde (z.B. „Studieren“ oder „Mitarbeiter/in“).

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Fachliche Protokollierung: In der Funktion Leistungen pro Person und in der Detailansicht einer Leistung (Aufruf mit Stiftsymbol) wurde eine neue Registerkarte „Fachliche Protokollierung“ eingefügt. Sie bietet die Möglichkeit, gezielt Datenbereiche auszuwählen und sich über Änderungen zu informieren. In der folgenden Trefferliste können die Änderungen zu einem bestimmten Element angezeigt werden. Hinweise: Protokolliert wird erst ab Umstellung auf HISinOne 2018.06 - Es erscheint also nur etwas, wenn Daten mit 2018.06 geändert wurden. Nach Beteiligung des Personalrats wird diese Funktion nur für Sachbearbeitung Prüfungsamt freigeschaltet.

Konfiguration der Baum- und Soll/Ist-Ansicht: In der Funktion Leistungen pro Person wurde in der Registerkarte „Konfiguration“ die Möglichkeit geschaffen, Benutzer*innenspezifisch festzulegen (Initialer Zustand von Leistungsbäumen), wie weit die Baumansicht bzw. der Soll-Ist-Vergleich standardmäßig aufgeklappt werden sollen. Es existieren noch kleine Fehler, aber die Möglichkeit „bis zum Elternelement von Modulen aufgeklappt“ funktioniert und erspart viele Klicks auf die Knoten mit „+“.

Farbliche Hinterlegung von Leistungen: In der Funktion Leistungen pro Person werden sowohl in der Baumansicht als auch im Soll-Ist-Vergleich die erfolgreiche bzw. -lose Änderung von Daten farblich kenntlich gemacht. Bei einer erfolgreichen Änderung einer Leistung wird die gesamte Zeile grün hinterlegt, bei erfolgloser Änderung (konnte nicht gespeichert werden) wird die Zeile rot hinterlegt.

Noten mit zwei Nachkommastellen: Nun können in den Leistungsübersichten auch Noten mit zwei Nachkommastellen ausgegeben werden (z.B. Rechtswissenschaft).

ECTS-Einstufungstabelle in englischer Sprache: Mit 2018.06 ist die ECTS-Einstufungstabelle EXA 260(e) auch in englisch abrufbar.

Leistungen pro Person, mit Suche nach Prüfungsnummer führten in Version 2017.12 teilweise zu einem Datenbanktimeout = Fehler. Der Fehler ist behoben.

Das Transcript of Records (EXA 254) erscheint nun im gleichen Format wie die Leistungsübersicht für Studierende/Sachbearbeiter/Vollversion.

Für den polyvalenten 2-HF-Bachelor sind nun Zeugnis (EXA 256m) und Urkunde (EXA 257m) in deutscher Sprache hinterlegt.

Bereich Studierendenverwaltung

Gebühren-Rückzahlung: Bei der Rückzahlung von Guthaben an Studierende ist es nun möglich, die Bankverbindung aus allen Bankverbindungen der/des Studierenden auszuwählen. Zusätzlich kann eine neue Bankverbindung für die Auszahlung erfasst werden.

Erfassung des Kassenzeichens: Das an der Empfangsbescheinigung der Unikasse angeheftete Quittungszeichen (Kassenzeichen) kann nun mit Zahlart „Kassenbeleg“ und Geldkonto „Barkasse“ als Barzahlung eingegeben werden.

Performance bei Gebührensuche und Lastschrifterstellung: Die Performance bei der Suche nach gezahlten Gebühren wurde verbessert, das betrifft auch die Erstellung von Lastschriftdateien.

Suche nach Unterzahlungen: Die Betragssuche funktioniert nun auch für Unterzahlungen (bisher nur bei Überzahlungen), so kann zum Beispiel gesucht werden, bei wem im Sommersemester 2018 im Saldo noch 10 Euro offen sind.

Stornierung von Barzahlungen: Bar gezahlte Gebühren können nun auch storniert werden, wenn durch Gebührenminderung ein Restguthaben dem Geschäftspartner zugeordnet wurde.

Alle Leistungsdaten anzeigen: Im Register Prüfungen wurde der Link „Leistungsdaten zu allen Fächern anzeigen“ hinzugefügt, um mit einem Klick alle Leistungsdaten aller Fächer angezeigt zu bekommen.

Verschwinden von Schaltflächen: Eine parallele Bearbeitung von Studierenden, Gasthörerinnen und Gasthörern, vorläufigen Studierenden oder auch Bewerberinnen und Bewerbern durch Sachbearbeiter/-innen auf unterschiedlichen Rechnern konnte dazu führen, dass Schaltflächen in Bearbeitungsdialogen fälschlicherweise angezeigt wurden oder nicht mehr sichtbar waren. Dieser Fehler sollte nicht mehr auftreten.

Automatische Rückmeldung: Bei der Funktion „Massenbearbeitung - Rückmeldungen durchführen“ verlangsamt sich die Performance bei der Auswahl größerer Fallzahlen (>1000) nicht mehr.

Bereich Studienplatzbewerbung

Zurück-Button. In der Studienplatzbewerbung wurde auf den Seiten des Antragswizards die Schaltfläche „Zurück“ ergänzt. Zudem kann von jeder Wizardseite mit der Schaltfläche „Zur Übersicht“ zurück auf die Übersichtsseite der Studienbewerbung navigiert werden.

Übersichtsseite der Studienplatzbewerbung vereinfacht. Aus Übersichtlichkeitsgründen werden die Bewerbungsbestandteile auf der Übersichtsseite der Studienplatzbewerbung nicht mehr angezeigt.

Bereich Bewerbungsmanagement

Massenbearbeitungsfunktionen: Suche über Bewerbungsbestandteile ist möglich, z. B. um alle Anträge gesammelt in einen neuen Status setzen zu können, für die bestimmte Angaben in den Bewerbungsbestandteilen zutreffen.

Neue Sachbearbeitung 'Bewerbungen sichten':

Die HZB kann bearbeitet, ggf. getauscht oder entfernt werden.

Für zunächst fehlende Bewerbungsbestandteile wie die Verwaltungsdaten werden Platzhalter angezeigt, über die diese Bestandteile unmittelbar angelegt und bearbeitet werden können.

Bereich Personenverwaltung

Prüfervertretung zuweisen jetzt zusätzlich auch über neuen Menüpunkt Adminstration | Prüfervertretung zuweisen möglich. Bisher konnte über das Recht „Leistungen als Prüfer-Vertreter/-in bearbeiten (cm.exa.examAssessment.representedExaminerIds)“ eine Liste von (Prüfer*innen)-PersonenIds erfasst werden, für die in der Rolle Leistungsverbuchung Leistungen verbucht werden können. Diese Möglichkeit besteht weiterhin. Zusätzlich kann über den neuen Menüpunkt Adminstration | Prüfervertretung zuweisen die Liste der vertretenen Prüfer*innen nun komfortabel angezeigt und durch Anklicken von Personen erweitert werden (für Organisationseinheiten, auf die die Personenverwaltung Rechte hat). Die Anleitung finden Sie unter Rolle | Zuweisung der Rolle "Leistungsverbuchung".

Neue Rolle Sachbearbeitung Studienleistungen Mit der neuen Version gibt es auch die neue Rolle Sachbearbeitung Studienleistungen für die Studiengangkoordinatoren, welche die Studienleistungen verwalten. Mit dieser Rolle können desweiteren fehlende Prüfer in Prüfungen und Studienleistungen nachgetragen werden und die Texte für die Leistungsübersichten korrigiert werden.

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemeine Fehler

Kleine Designfehler bei der Anpassung an das Corporate Design der Uni Freiburg

Fehler im Veranstaltungsmanagment

EXA 820 (06/2017) Datenkontrollblatt mit Studiengängen: Sprache wird nicht mit ausgegeben

EXA 200 Teilnahmebescheinigung. Fehler bei Ausgabe (wir nicht erzeugt).

Gelöst seit 15.08.: Permalinks (Direktlinks) zu Veranstaltungen Derzeit funktionieren nur die Formen https://campus.uni-freiburg.de/qisserver/pages/startFlow.xhtml?_flowId=detailView-flow&unitId=3703&periodId=716 oder https://campus.uni-freiburg.de/qisserver/pages/startFlow.xhtml?_flowId=showEvent-flow&unitId=3703&termYear=2018&termTypeValueId=1&navigationPosition=studiesOffered,searchCourses oder https://campus.uni-freiburg.de/qisserver/pages/startFlow.xhtml?_flowId=detailView-flow&unitId=3703. Die alte Variante ohne Jahres-/Semesterangaben funktioniert derzeit nicht: https://campus.uni-freiburg.de:443/qisserver/pages/startFlow.xhtml?_flowId=showEvent-flow&unitId=3703&navigationPosition=studiesOffered,searchCourses
Ticket beim Systemhersteller #196272

Performance-Probleme unter „Veranstaltungen bearbeiten“ bei Schritten aus der Ergebnisliste (an HIS gemeldet #196848), sofern das Semester nicht eingeschränkt ist. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Ihnen in der Zwischenzeit helfen können:
(1) bitte schränken Sie bei der Suche auf das gewünschte Semester ein z.B. WS 2018/19, dadurch wird es deutlich schneller.
(2) Sie gehen über den Menüpunkt „Lehrorganisation“ → „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“.
(3) Sie gehen über die Veranstaltungssucht unter „Studienangebot“ → „Veranstaltungen suchen“, klicken Sie dann in der Ergebnisliste auf die Veranstaltungsdetailansicht, darauf wird Ihnen das Stift-Symbol zum Bearbeiten angezeigt (oben rechts).

Fehler in der Studiengangskoordination

In der manuellen Platzverteilung: klickt man auf „Tabelle anpassen“, nimmt ein Häkchen heraus und klickt auf „Speichern“, verschwinden die Gruppen aus der Anzeige (an HIS gemeldet #197654). Lösung: bitte klicken Sie auf „Tabelle anpassen“ und dann auf „Standard wiederherstellen“.

Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Fehler in der Prüfungsverwaltung

Detailansicht von Prüfungen und Studienleistungen: Hier wird auf der Registerkarte „Parallelgruppen / Termine“ unpassenderweise eine Tabelle mit beschreibenden Texten, wie Sie für Veranstaltungen vorgesehen ist, angezeigt. Ticket beim Systemhersteller #195803.

Prüfungen und Studienleistungen tabellarisch organisieren: Das Prüfungsdatum und die Uhrzeiten können momentan über die Massenfeldsetzung nicht gespeichert werden. Ticket beim Systemhersteller https://hiszilla.his.de/hiszilla/show_bug.cgi?id=197180.

Notenfreigabe - vorläufig Veröffentlichen: Der Button vorläufig freigeben fehlt wenn Studienleistungen/Prüfungsleistungen an Veranstaltungen per Planungszuordnung gekoppelt sind. Ticket beim Systemhersteller angelegt.

Leistungen bearbeiten: Studienverlauf: Bei Mehrfachstudiengängen kann es passieren, dass nach Wechsel des Fachs B der „Verlust des Prüfungsanspruchs“ in Fach A im Studienverlauf in der „alten“ Fächerkombination angezeigt wird. Ticket beim Systemhersteller.

Fehler in der Studienplatzbewerbung

Derzeit keine bekannt

Fehler in der Studierendenverwaltung

Stornierung von Zahlungen: Mit der Zahlart „Kartenzahlung“ und Geldkonto „Kartenterminal“ sowie der Zahlart „Kassenbeleg“ und Geldkonto „Barkasse“ erfasste Zahlungen können derzeit nicht direkt im Reiter Zahlungen storniert werden (Aktionsbutton fehlt). Bis zur Lösung des Problems ist die Stornierung nur über den Weg Forderungsmanagement –> Zahlungsverkehr –> Barzahlungen möglich.

Fehler in der Personenverwaltung

Rollenparameter können bei bestehenden Rollen nicht ergänzt werden. Bestehende Rollenparameter können aber geändert werden. Workaround: Rolle Löschen und neu anlegen.

Zuordnungen zu Organisationseinheiten können bei bestehenden Rollen nicht geändert werden. Workaround: Rolle Löschen und neu anlegen.

Zeitplan der Vorbereitung

Die HIS eG hat am 04. Juni 2018 die HISinOne-Version 2018.06 freigegeben. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2018.06 irgendwann zwischen Ende Juni und November 2018 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 04. Juni 2018: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2018.06 auf Entwicklungssystem CUST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
11. - 14 Juni 2018: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
15. Juni 2018: Einspielen der Version 2018.06 auf Testsystem TEST2. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST1 bleibt auf Version 2017.12	-
18. - 22. Juni 2018 gründlicher Test (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	18. - 22. Juni 2018: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
Mi, 27.06.2018 wenn keine Fakultäten und ausgewählte zentrale Einrichtungen ein Veto zur Umstellung eingelegt haben: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2018.06.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .