Informationen zu HISinOne 2019.06 Uni Freiburg

Einige Highlights der Version 2019.06

Neues Adresskonzept. Erlaubt z.B. bei Portalmeldungen eine gezielte Steuerung studentische / dienstliche E-Mail-Adresse. Lesen von Textbausteinen für die Berichte der Prüfungsverwaltung funktioniert jetzt auch für Mehrfächer-Studiengänge

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Neues Konzept Kontaktdaten und E-Mail-Adressen. Der Systemhersteller hat ein komplett neues Konzept zur Verwaltung von Kontaktdaten und E-Mail-Adressen entwickelt, das mit der HISinOne Version 2019.06 erstmals zum Einsatz kommt. Weitere Details: Personen-/Kontaktdaten | Verwaltung von Kontaktdaten und Anschriften in HISinOne (derzeit nur für Mitarbeiter*innen zugänglich).

Raumpläne in andere Programme einbinden. Die Funktion „Daten für Kalender (ics) exportieren“, mit der z.B. Raumbelegungspläne in andere Programme (z.B. MS Outlook, Thunderbird, …) eingebunden werden können funktioniert jetzt fehlerfrei.

Zeiträume für die Veranstaltungsbelegung sind jetzt auf Veranstaltungsdetailseiten immer (ohne Einloggen + in allen Rollen) sichtbar.

Hot-Key zum Schnellaufruf von Funktionen geändert. Ab 2019.06 SHIFT-ALT (bisher CTRL-ALT). CTRL = STRG

Neuerungen für Bewerbende

Keine außer neues Adresskonzept (siehe: Neuerungen für alle Benutzer/innen)

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

Zeiträume für die Veranstaltungsbelegung sind jetzt auf Veranstaltungsdetailseiten immer (ohne Einloggen + in allen Rollen) sichtbar. Damit können die Studiengangskoordinator*innen einfach die Sicht der Studierenden nachvollziehen.

Veranstaltungsmanagement

Vor- und Nachbereitungszeiten bei Veranstaltungsterminen: Sie können nun hinterlegt werden. Sie werden NICHT auf Veranstaltungsdetailseiten und in den Stundenplänen der Studierenden angezeigt. Bei Raumbuchungen wird die gesamte Dauer berücksichtigt. Die Raumverwalter/innen sehen Raumanfragen für die komplette Dauer. Vor-/Nachbereitungszeiten werden bei der Terminkonfliktprüfung berücksichtigt.

Der Rhythmus „nach Vereinbarung“ kann verwendet werden, um Veranstaltungstermine ohne konkrete Zeitangaben anlegen zu können, falls die Termindaten (noch) nicht bekannt sind. Sie können später nach solchen Terminen suchen (im Menüpunkt „Veranstaltungen bearbeiten“ + Rhythmus „nach Vereinbarung“) und in konkrete Termine umwandeln. Dabei beim Termin auf die Aktion „Grunddaten der Terminserie“ klicken und den Rhythmus wechseln z.B. in „wöchentlich“. Hinweis: Veranstaltungstermine mit dem Rhythmus „nach Vereinbarung“

können in Raum- und Stundenplänen nicht dargestellt werden (da keine konkreten Termine),

werden für die Deputatsberechnung verwendet,

im Studienplaner und Modulplan angezeigt,

im Menüpunkt „Meine Belegungen und Prüfungsanmeldungen“ angezeigt,

im Menüpunkt „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“ angezeigt,

in der Detailansicht einer Veranstaltung angezeigt.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Berichte für Prüfung: Studiengangspezifische Bescheide funktionieren mit 2019.06 nicht mehr. Bitte ab sofort die Bausteine pro Prüfungsordnung füllen und die entsprechende Vorlage nutzen. Siehe dazu im Wiki https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:bearbeiten:exa:textbaustein

Leistungen pro Person: Zuordnungsspezifische Details werden nun auch für Konten und Module angezeigt (Schnellbearbeitung, zuordnungsspezifische Details)

Leistungen pro Person: Es kann nun nach den Anerkennungsarten gesucht werden.

Leistungen bearbeiten: Die Spalte Versuch wird nur noch über zuordnungsspezifischen Details angezeigt.

Bewertung eingeben: Versuch wird nicht mehr ausgegeben. Stattdessen wird beim letzten Versuch ein Hinweissymbol angezeigt. Außerdem wird der Status zuordnungsspezifisch angezeigt.

Generierte Abschlüsse landen nicht mehr im Überlaufkonto, wenn der/die Studierende zum Abschlusssememester nicht mehr eingeschrieben ist.

Unter Lehrorganisation, Prüfungen und Studienleistungen gibt es eine neue Funktion „mündliche Prüfungen organisieren NEU“, welche eine verbesserte Planung mit Raster mit Abstände und Pausen für mündliche und große Prüfungen bietet. Diese Funktion soll ab der nächsten Version die Menüpunkte „Prüfungen und Studienleistungen organisieren“ und „initial anlegen“ ersetzen.
Die Bearbeitungsoberflächen sind auf folgende Registerkarten verteilt:
Prüfungstermine: Die Einzelbearbeitung erfolgt über Aktionssymbole für die Grunddaten, die Bemerkung zur Prüfungsanmeldung, Prüferzuordnungen, Raumzuweisung und Raster für abgeleitete Prüfungstermine zur Verteilung.
Zeiträume: Analog zur Veranstaltungsbearbeitung können Zeitraumgruppen gesucht und zugeordnet werden, die zur Prüfungsan- und -abmeldung und Verteilung auf abgeleitete Prüfungstermine eines Rasters benötigt werden.
Module/Studiengänge: Die Registerkarte zeigt die Module und Studiengänge an, denen das Prüfungsordnungselement zugeordnet ist.
Gekoppelte Veranstaltungen: Hier werden Veranstaltungen angezeigt, mit denen das Prüfungsordnungselement über eine Planungszuordnung (auch über die Ebene der Veranstaltungsgruppe) gekoppelt ist, aber nur diejenigen, zu denen im gewählten Semester eine Veranstaltungs-Parallelgruppe geplant ist und ggf. diejenigen, zu denen für die aktuelle Prüfung ein Prüfungstermin auf Basis eines vergangenen Semesters geplant ist.
Interne Notiz: Analog zu Veranstaltungen kann hier eine interne Notiz verwaltet werden.
Fachliche Protokollierung: Das Anlegen und Ändern der Termine wird nun auch protokolliert.

Bereich Studierendenverwaltung

Die Vorbelegung des Immatrikulations- bzw. Erfassungssemesters für die Funktionen Immatrikulationen durchführen und Gasthörer/-innen erfassen kann nun in Abhängigkeit des Tagesdatums konfiguriert werden

Neuer Bericht „Zahlungsbestätigung“ (wird nach Abstimmung mit dem SCS freigeschaltet)

Beim Anlegen einer Lastschrift können Studierende keine fehlerhafte IBAN (z.B. ohne Ländercode „DE“) mehr beim Anlegen des Mandates im Studienservice hinterlegen

Bei der Suche nach Studierenden kann das Suchergebnis jetzt zusätzlich im Bereich 'Studiengänge suchen' durch Eingabe von Prüfungsanspruch sowie Datum der Prüfungsberechtigung eingeschränkt werden

Bei der Suche nach Studierenden wird nun im Bereich 'Früheres/externes Studium' auf externe Fächer und Abschlüsse (HIS-Schlüssel = 2) eingeschränkt

Die Wiedereinschreibung verlängert nun in allen Situationen die Rolle Student/-in, auch wenn diese zum Zeitpunkt der Wiedereinschreibung noch nicht abgelaufen war

Bei der Online-Immatrikulation wird die Angaben Semester und Jahr in der Funktion Angaben zum Studium im direkten Vorsemester jetzt korrekt angezeigt

Studierende, die von den Semesterbeiträgen komplett befreit sind, d.h. einen Sollbetrag von 0 Euro haben, werden bei der Suche des Dialogs 'Rückmeldungen durchführen' wieder gefunden

Promovierendendaten können endlich gelöscht werden

Viele Erweiterungen und Fehlerkorrekturen im Promovierendenmanagement, z.B. können Doktorandinnen und Doktoranden nach Abbruch bzw. Beendigung einer Promotion wieder eingeschrieben werden

Bereich Bewerbungsmanagement

Ausbau der Funktion „Bewerbungen sichten“

Menüpunkt „Druckanforderungen ausführen“ heißt ab sofort (i.e. ab Version 2019.06) „Bescheide drucken“

Bereich Personenverwaltung

Anwendungszweck statt Adresstyp. Bei der erweiterten Suche von Personen zur Bearbeitung wurde das bisherige Feld „Adresstyp“ durch das neue Suchriterium „Anwendungszweck“ ersetzt.

Kontaktdaten werden jetzt auf einem eigenen Reiter angezeigt.

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemeine Fehler

Kontaktdatenbearbeitung: Stiftsymbol nicht erkennbar. Das Stiftsymbol zur Bearbeitung sieht aus wie ein schräggestelltes Rechteck. Wird noch korrgiert.

Fehler im Studierendenbereich

Der „Stundenplan“ wird vereinzelt bei Studierenden nicht angezeigt. An HIS gemeldet #217811 In der Zwischenzeit: wechseln Sie bitte im WS 2019 in die Wochenauswahl (statt Semesteransicht), diese Anzeige funktioniert korrekt. Eine weitere Möglichkeit: auf „Daten für Kalender (ics) exportieren“ klicken und den Stundenplan in einem anderen Kalender einbinden.

Fehler im Studiengangsplan bei Neueingeschriebenen, wenn sie in Mehrfächer-Studiengänge eingeschrieben sind. An HIS gemeldet #222145

Vereinzelt: Als Student ruft man über Meine Funktionen den Stundenplan auf. Hier wählt man eine Veranstaltung aus und öffnet die Detailansicht. Über die Schaltfläche „Zurück“ wechselt man wieder auf den Stundenplan zurück. Der Stundenplan wird nur teilweise angezeigt und es erscheint eine Fehlermeldung. #225189 (KIDB)

Fehler bei Lehrpersonen

Fehler im Dozentenplan beim Kalender-Export über iCal-Datei und Link. An HIS gemeldet #218642. In der Zwischenzeit: aus dem Dozentenplan heraus Veranstaltungen anklicken und auf jeweiliger Veranstlatungsdetailseite im Reiter „Gruppen / Termine“ den ics-Export benutzen.

Fehler im Dozentenplan bei zusätzlicher Aktivierung der Option „Verantwortliche Lehrperson“ (zusätzlich zur Standardvorbelegung „durchf. Lehrperson“). Dann werden nur Veranstaltungen angezeigt, wo die Persone sowhl verantwortlich als auch durchführend ist. An HIS gemeldet #219589

Fehler im Veranstaltungsmanagment

Der Aufruf der Dozentenpläne (Funktionen „Dozentenpläne anzeigen“ und „Mein Dozentenplan“) führt zum Systemabsturz. Deswegen sind die entsprechenden Rechte bei den betroffenen Rollen (Lehrperson, Studiengangskoordination usw.) entfernt. An HIS mit hoher Dringlichkeit gemeldet #217282.

Bemerkung in einem Einzelterminen der Terminserie kann nicht gespeichert werden (trotz Speicherbestätigung). An HIS gemeldet #217146.
Lösung in der Zwischenzeit: Bemerkung bei der Terminserie selbst eintragen.

In der Funktion „Daten für Kalender (ics) exportieren“ auf der Veranstaltungsdetailseite kommt es zum Fehler, wenn in einem Termin eine Raumkomposition vorkommt. An HIS gemeldet #217819. Erkennungsmerkmal für die Raumkomposition: kein Gebäude in den Klammern z.B. Liefmannhaus.

Fehler bei der Veranstaltungssuche nach Veranstaltungsdatum, das im bestimmten Bereich liegt z.B. >28.06.2019 <28.07.2019. An HIS gemeldet #217822

Fehler beim Eintragen von durchführenden Personen im Reiter „Externe Systeme/ ILIAS“, falls in einem Termin ein Personenplatzhalter genutzt wird. An HIS gemeldet #222044.
In der Zwischenzeit: bei der Verknüpfung mit ILIAS das Häkchen bei durchführenden Lehrpersonen weglassen.

Veranstaltung kann wegen Vormerkung nicht gelöscht werden. An HIS gemeldet #220816. Lösung: die Veranstaltung ausfallen lassen statt löschen (im 1. Reiter).

Fehler in der Raumverwaltung

Unter „Raumanfragen verwalten“ bei „Filterkriterien bearbeiten“ führt der Aufruf des Reiters „Personenbezogene Filterkriterien“ zum Fehler. An HIS gemeldet #217792.
Lösung in der Zwischenzeit: im Feld „Filter“ (über den Raumanfragen rechts) den Namen (ein Wort) von Raumanfragesteller/in oder verantwortlicher Lehrperson eintippen und den Filter anwenden.

Fehler beim Filtern in der Funktion „Raumanfragen verwalten“: bei Einschränkung auf Uhrzeit werden nur genaue Entsprechungen gefunden z.B. von 10-12, aber keine 9-12 oder 10-14. An HIS gemeldet #221938

Fehler in der Anzeige der Raumbilder auf Raumdetailseiten. An HIS gemeldet #218851. In der Zwischenzeit: bitte ignorieren (Bilder sind alle da).

Fehler in der Prüfungsverwaltung

Fachliche Protokollierung: Bei Leistungen kann derzeit die fachliche Protokollierung nicht aufgerufen werden.

Englische Ergänzung an Funktion: die Funktionsbeschreibung (Ergänzung) z.B. Prüfungsausschussvorsitzende kann nicht in englisch eingegeben werden. Damit die Übersetzung auf englischen Dokumenten (TOR, Urkunde, Zeugnis…) korrekt erscheint, wird die Ergänzung derzeit in den ODT-Vorlagen „fest verdrahtet“ übersetzt. Eine Variabilität ist derzeit nicht möglich.

Fehler in der Funktion „Personen für Rolle Leistungsverbuchung zuweisen“: erweiterte Suche funktioniert nicht. An HIS gemeldet #222617

Die Uhrzeiten der individuellen Prüfungsfristen an semesterabhängigen Prüfungen werden nicht korrekt ausgewertet! Beispiel: Ende der Anmeldezeit = 26.7.2019,23:59. Die Anmeldung durch den Studierenden kann nur bis zum 25.7.2019 ausgeführt werden! Workaround: Die Anmeldezeit um einen Tag verlängern.

Fehler in den Leistugnsübersichten EXA 251b und EXA 251b(e) (für Studierende) sowie EXA 252b und EXA 252b(e) (für Sachbearbeiter/-innen)), wenn keine bestandene Leistungen vorliegen. Diese Berichte weisen fälschlicherweise den Verlust des Prüfungsanspruchs aus, wenn es keine bestandenen Leistungen gibt. Der Fehler ist bei HIS gemeldet und wird dringlich bearbeitet.

Fehler im Studiengangsmanagement

Studiengangspläne wurden für alle Rollen per Recht deaktiviert, da es unter bestimmten Bedingungen zum kompletten Clusterabsturz kam.

Fehler in der Studienplatzbewerbung / Bewerbungsmanagement

Zulassungsbescheide können (wie bereits mit der Software-Version 2018.12) nicht generiert werden, wenn in den Daten des Bewerbers (z.B. Kontaktdaten, Accountdaten, etc) bestimmte Sonderzeichen enthalten sind, wie z.B.: <, >, &. Diese Sonderzeichen müssen von der Sachbearbeitung zunächst händisch entfernt werden, erst dann ist der Bescheiddruck möglich.

Fehler in der Studierendenverwaltung

Derzeit keine bekannt.

Fehler in der Personenverwaltung

Derzeit keine bekannt.

Workshops zur Version 2019.06

nicht notwendig HISinOne Version 2019.06 - Neuerungen in Veranstaltungsmanagement, Studiengangskoordination, Personenverwaltung

nicht notwendig Version 2019.06 Test der Studierendensicht für Studiengangskoordination und benachbarte Funktionen

Informationen des Systemherstellers (HIS eG) zu HISinOne 2019.06

Online-Präsentation zu den Neuerungen in HISinOne am 26.06.2019 10:30 – 11:30 Uhr (Anmeldung erforderlich)

Webinformationen 2019.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Flyer Release-Special 2019.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Zeitplan (Historie)

Die HIS eG hat am 03. Juni 2019 die HISinOne-Version 2019.06 freigegeben. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2019.06 am 26. Juni 2019 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 03. Juni 2019: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2019.06 auf Entwicklungssystem TEST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Juni 2019: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
Juni 2019: Fertigstellung der Version 2019.06 auf Testsystem TEST2. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST1 bleibt auf Version 2018.12	-
17. - 21. Juni 2019 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	17. - 21. Juni 2019: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
Mittwoch 26. Juni 2019 (es wurde kein Veto zur Umstellung von den Fakultäten und ausgewählten zentralen Einrichtungen eingelegt): Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2019.06.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .