Informationen zu HISinOne 2019.12 Uni Freiburg

Einige Highlights der Version 2019.12

Studierendenverwaltung: Online-Antragsmanagement mit Dokumenten-Upload für Studierende im Selfservice für z.B. Personendatenänderungen (z. B. Nachname nach Heirat) möglich Neugestaltung der Funktion „Leistungen pro Person“ in der Prüfungsverwaltung mit kopierbarem Adressblock, Schnellsuchfeld für Matrikelnummern im angezeigten Datensatz, überarbeiteten Anzeigemöglichkeiten im Studienverlauf, neue Darstellung der Leistungsdaten durch Zusammenlegung von IST und SOLL und Möglichkeit zur Suche nach Studiengangwechslern sowie zum Erfassen des Ausstellungsdatums für Dokumente. Leistungen pro Person: Einheitliches Ausstelldatum für Abschlussdokumente: Für Abschlussprüfungen kann nun manuell ein einheitliches Abschlussdatum für alle zugehörigen Dokumente erfasst werden. „Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen“ steht jetzt auch der Rolle „Leistungsverbuchung“ zur Verfügung und zeigt nun für alle den „Veröffentlichungsstatus“ an.

Informationen des Systemherstellers (HIS eG) zu HISinOne 2019.12 (Ohne Anpassungen Uni Freiburg)

Online-Präsentation zu den Neuerungen in HISinOne am Donnerstag, 23. Januar 2020, 10:30 - 11:30 Uhr (Anmeldung erforderlich)

Webinformationen 2019.12 zu HISinOne und anderen Systemen

Flyer Release-Special 2019.12 zu HISinOne und anderen Systemen

Workshops zur Version 2019.12

Workshop neue Softwareversionen HISinOne: Sachbearbeitung Prüfungsamt

Die sonst üblichen Workshops für neue Versionen: HISinOne Version 2019.12 - Neuerungen in Veranstaltungsmanagement, Studiengangskoordination, Personenverwaltung und Version 2019.12 Test der Studierendensicht für Studiengangskoordination und benachbarte Funktionen entfallen, da sich die Neuerungen dieses Mal im Wesentlichen auf die Prüfungsverwaltung konzentrieren. Antragsmanagement Studierende wird direkt mit dem SCS geklärt.

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Suchmasken aus Suchsets werden jetzt automatisch geladen. Es ist hierfür kein gesonderter Klick auf einen Button notwendig. Die Suchsets wurden in Text und graphischer Gestaltung intuitiver gestaltet. Das Icon „Speichern unter“ ist entfallen. Die Suchsets können wie bisher gelöscht oder neu angelegt werden. Geändert werden vorhandene Suchsets, indem man wie bisher auf das Symbol „Speichern“ klickt. Bei Klick auf „Neues Suchset anlegen“ kann ein geladenes Suchset geändert werden und unter neuem Namen abgespeichert werden.

Neuer Operator :: für Bereichssuche: Der Operator zur Bereichssuche wurde geändert von „:“ auf „::“. Beispiel: Für eine Suche nach einem Datum, das innerhalb von 2017 bis 2019 liegt: bis HISinOne 2019.06: 2017 : 2019, ab HISinOne 2019.12: 2017 :: 2019 Gespeicherte Suchsets, die die Bereichssuche verwenden, müssen entsprechend angepasst werden.

Neuerungen für Bewerber/innen

Antragsstatus des Bewerbungsantrags wird deutlicher hervorgehoben.

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangskoordination

Schnellbearbeitung im Curriculum Designer: Im Curriculum Designer gibt es innerhalb der Baumstruktur nun eine Schnellbearbeitung, mit der alle Elemente bearbeitet werden können. Dort können beispielsweise die Elementnummer und der Elementtitel angepasst werden.

Grunddaten Curriculum Designer: Einschränkung der Bearbeitungsmöglichkeiten. Folgende Felder in der Grunddatenmaske sind mit der Rolle „Studiengangskoordination“ nicht mehr bearbeitbar: Bewertungsart, Typisierung von Elementen. Änderungen werden durch das CM-Team vorgenommen. Änderungswünsche bitte an cm@rz.uni-freiburg.de.

Veranstaltungsmanagement

Feiertage und Weihnachts-/Pfingstpausen: In wöchentlichen und anderen regelmäßigen Terminen, die ab 22.01. angelegt werden, werden Ausfalltermine an diesen Tagen automatisch gesetzt. Bei Wunsch können Sie einen Ausfalltermin wieder stattfinden lassen.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Leistungen pro Person: Darstellung der Stammdaten einer Person in einem Overlayfenster: Im Overlay wird u.a. die Adresse incl. Anrede der Person angezeigt. Dieser Block kann kopiert und z.B. in ein Word-Dokument eingefügt werden. Ein Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet den lokalen E-Mail-Client und fügt in das Fenster zum Verfassen einer E-Mail automatisch die E-Mailadresse der Person ein (s. den Artikel Leistungen pro Person | Die Basismaske im Userwiki).

Leistungen pro Person: Studienverlauf:

Checkboxen: Die Tabelle Studienverlauf wurde um Checkboxen an den Abschlüssen erweitert. Beim Selektieren der Checkbox wird das aktuellste Semester des ausgewählten Abschlusses ausgewählt und alle anderen vorher selektierten Checkboxen unterhalb des Abschlusses werden deselektiert. Bei Deselektieren der Checkbox werden alle selektierten Checkboxen unterhalb des Abschlusses deselektiert. Ebenso wurde die Tabelle um eine Massenabwahl erweitert. Die Massenabwahl befindet sich oberhalb der Tabelle als Button „Alle abwählen“. Für die Massenauswahl/Massenabwahl der aktuellsten Semester der jeweiligen Abschlüsse befindet sich ein Button oberhalb der Tabelle „Aktuellstes Semester jedes Abschlusses auswählen/abwählen“ (s. den Artikel Leistungen pro Person | Die Basismaske im Userwiki).

Tooltipps an Spaltenüberschriften: Die Spaltenüberschriften der Tabelle Studienverlauf haben einen Tooltipp erhalten.

Leistungen pro Person: Schnellsuche nach Matrikelnummer: In einem geöffneten Datensatz zu einer Person findet sich nun im rechten oberen Bereich ein Schnellsuchfeld, in das eine Matrikelnummer eingetragen werden kann. Drückt man die Enter-Taste, öffnet sich ein Tab mit der Maske „Leistungen pro Person“ für die gesuchte Person (s. den Artikel Leistungen pro Person | Die Basismaske im Userwiki).

Leistungen pro Person: Überarbeitete Darstellung der Leistungsdaten (s. den Artikel Leistungen pro Person | Die Darstellung der Leistungsdaten im Userwiki):

Ist und Soll können nun in einer Ansicht angezeigt werden: Das Soll kann global für die gesamte(en) PO-Struktur(en) oder elementweise zugeschaltet oder ausgeblendet werden. Ebenso können wahlweise Veranstaltungen, Prüfungen oder Studienleistungen ausgeblendet werden. Die Listenansicht wird auf einer gesonderten Registerkarte dargestellt, deren Anzeige über die Registerkarte „Konfiguration“ gesteuert werden kann. Der bisherige Wechsel über die dynamischen Icons zwischen „Baumansicht“, „Liste“ und „Soll-/Ist-Vergleich“ entfällt

Schnellsuche nach Elementnummer oder Titel: Der Leistungsbaum kann nun durch Eingabe von Elementnummer oder Titel in das Suchfeld „Filter“ durchsucht werden. Die Ergebnisse werden als Baumstruktur dargestellt.

Leistungen pro Person: Einheitliches Ausstelldatum für Abschlussdokumente: Für Abschlussprüfungen kann nun manuell ein einheitliches Abschlussdatum für alle zugehörigen Dokumente erfasst werden. (s. den Artikel Ausstelldatum der Abschlussdokumente bearbeiten im Userwiki).

Prüfungen und Studienleistungen organisieren: Überarbeitete Oberfläche (s. den Artikel Lehrorganisation | Prüfungen und Studienleistungen organisieren im Userwiki).

Lehrperson / Prüfer/-in

Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit: Die Funktion zeigt nun in einer Spalte auch den Veröffentlichungsstatus von LV, PL und SL an.

Leistungsverbuchung

Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit: Mit dieser Rolle hat man analog zu den Rollen „Lehrperson“ und „Prüfer/in“ nun auch Zugriff auf den Menüpunkt „Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“.

Bereich Studierendenverwaltung

Fachliche Protokollierung: Ergänzung um HZB, Sperren, Wiedervorlagen

Informationen zum Studiengang: Benutzerabhängige Anpassung der angezeigten Felder zum Studiengang auf Registerkarte Übersicht und Studienverlauf

Portalmeldungen: Hinweis für Studierende nach Sammel-Exmatrikulation möglich

Studierendendaten bearbeiten: Auf der Übersichtsseite können die Kontaktdaten des Anwendungszwecks „Studium - Korrespondenz“ nun direkt bearbeitet werden

Bereich Studienbewerbung

Bewerbungsübersichtsseite: Antragsstatus wird deutlicher hervorgehoben

Bereich Bewerbungsmanagement

Ausbau der neuen Sachbearbeitungsfunktion „Bewerbungen sichten“, z.B. können Statusanmerkungen hier eingetragen werden

Verbesserungen bei Performance und Usability

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Zeitplan war wie folgt

Die HIS eG hat am 02. Dezember 2019 die HISinOne-Version 2019.12 freigegeben. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2019.12 Im Januar oder Februar 2020 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 02. Dezember 2019: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2019.12 auf Entwicklungssystem CUST1, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Dezember 2019: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
Ende Dezember 2019: Einspielen der Version 2019.12 auf Testsystem TEST1. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST2 bleibt auf Version 2019.06	-
07. - 17. Januar 2020 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	07. - 17. Januar 2020: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST1: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
22. Januar 2020 (Ersatztermin 05. Februar 2020) wenn keine Fakultäten und ausgewählte zentrale Einrichtungen ein Veto zur Umstellung eingelegt haben: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2019.12.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemein

Ein-Klick-Übernahme von gespeicherten Suchsets vervielfacht in bestimmten Situationen die angezeigten Suchfelder. Rein optischer Fehler. Funktionalität sollte nicht beeinträchtigt sein. An Systemhersteller HIS eG gemeldet: 230910

Aufruf von manchen gespeicherten Suchsets schlägt teilweise fehl („Es konnten nicht alle Suchfelder übernommen werden“). Ob der Fehler auftritt oder nicht hängt davon ab, welche Felder vorher gespeichert wurden. Nicht übernommene Einträge müssen vor erneuter Suche jeweils von Hand ergänzt werden. . An Systemhersteller HIS eG gemeldet: 232726

Studiengangskoordination

Fehler im Reiter „Fachliche Protokollierung“ (Veranstaltungsbearbeitung): wenn die Schnittstelle zu ILIAS eingetragen wurde oder wegen bestimmter Konstellation bei verantwortlichen Lehrpersonen, die als durchführende Lehrpersonen zunächst eingetragen und dann entfernt wurden. Die Fehler sind an HIS gemeldet und mit der nächsten Version behoben. 238335, 237214

Veranstaltungsmanagement

Fehler bei der Bemerkung zum Einzeltermin der Terminserie: Ist im Einzeltermin der Terminserie nur eine Bemerkung eingetragen (und keine weitere zusätzliche Änderung), wird diese in schwarzer Schrift in der Bearbeitungsmaske dargestellt und auf der Detailseite nicht angezeigt. In Stundenplänen funktioniert die Anzeige der Bemerkung korrekt. HIS arbeitet an der Lösung 235388. Workarounds:

Hat ein Einzeltermin der Terminserie (noch) keinen Raum oder einen eigenen Raum, können Sie die „Uhrzeit von“ um 1 Minute ändern z.B. 10:01 statt 10:00.

Hat ein Einzeltermin einen Raum via Raumanfrage, kann die Raumreservierung bei diesem Einzeltermin storniert und eine neue Raumanfrage für diesen Einzeltermin gestellt werden.

Wird in einem Einzeltermin der Terminserie eine Bemerkung oder vertretende Lehrperson eingetragen, wird dieser Einzeltermin von der Raumanfrage oder Buchung eigenes Raumes ausgeschlossen. Für diesen Termin muss die Raumreservierung zusätzlich durchgeführt werden. An HIS gemeldet #229469

Gruppen kopieren (auch aus Vorsemestern): benutzt man diese Funktion und es existiert im Semester noch keine Gruppe, dann erhält man den Fehler: „Das zurückgelieferte XML-Response-Objekt ist fehlerhaft aufgebaut.“ Workaround: Man legt erst eine Dummy-Gruppe an, dann kann man problemlos die Funktion nutzen. Anschließend löscht man die Dummy-Gruppe. An Systemhersteller HIS eG gemeldet: 231380

In Terminen mit eigenen verwalteten Räumen wird beim Versuch, Datum/Uhrzeit/Wochentag zu ändern, die Fehlermeldung angezeigt: „Der Raum konnte nicht zugewiesen werden. Sie haben keine Berechtigung, den verwalteten Raum zuzuweisen“. Workaround: Raum entfernen, Termin ändern, Raum erneut eintragen. An Systemhersteller HIS eG gemeldet: 230990

Datenkontrollblatt wurde überarbeitet und der Fehler bei der Darstellung von Einzelterminen wurde behoben.

Prüfungsverwaltung

Leistungen pro Person - neues Schnellsuchfeld zum Aufrufen einer weiteren Person in einem neuen Tab: Dieses Schnellsuchfeld wird aktuell nur angezeigt, wenn im unteren Seitenbereich die Registerkarte „Leistungsdaten“ oder „Listenansicht“ aktiv ist. Nach Wechsel zu einer der anderen Registerkarten wird das Schnellsuchfeld nicht angezeigt.

Lehrperson

Kalenderexport im Dozentenplan via iCal-Datei/Link funtkioniert vereinzelt nicht. Workaround: im Dozentenplan Veranstaltungen anklicken und auf Veranstaltungsdetailseiten. An Systemhersteller HIS eG gemeldet: 218642