Informationen zu HISinOne 2021.06 Uni Freiburg

Einige Highlights der Version 2021.06

Einfache und flexible Navigationsmöglichkeiten via Menüleiste oder Burger-Menü. Verkleinert man den Kopfbereich (nach dem Einloggen im Kopfbereich über das Person-Symbol), klappt man damit die Menüleiste zu, die Navigation erfolgt dann über das Burger-Menü. Auch bei einem sehr kleinen Bildschirm bzw. einem schmalen Browserfenster wird nur das Burger-Menü aus Platzspargründen angezeigt. Tipp: Nutzen Sie auf der Startseite das Portlet „Zuletzt verwendet“ für zuletzt aufgerufene Funktionen oder eigene Lesezeichen für Ihre Lieblingsfunktionen. Massenanzeige eigener Veranstaltungen (schnelles Kontrollinstrument für viele Veranstaltungsdaten) und Massenbearbeitung bestimmter Veranstaltungsdaten: Zuweisung von verantwortlichen Lehrpersonen in mehreren Veranstaltungen mit einem Klick oder Verknüpfung mit ILIAS. Ab jetzt wäre es auch möglich, den Bearbeitungsstatus eigener Veranstaltungen per Massenupdate von „In Bearbeitung“ auf „freigegeben“ setzen. Bis jetzt wurde dieser Status nicht genutzt, da die Massenzuweisung fehlte. So könnten z.B. uneingeloggte User*innen und Studierende nur freigegebene Veranstaltungen sehen und keine internen Besprechungen mit sensiblen Daten (die dann im Status „In Bearbeitung“ bleiben)! Auch möglich wäre beim Einsatz der Freigabe: Anzeige der aktuell angebotenen Lehrveranstaltungen einer Person in der Detaildarstellung der Personensuche. Lehrorganisation → Veranstaltungen → Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen Neue Funktion „Lehrangebot je Prüfungsordnung“: über diese Funktion kann nach dem Studienplaner zu einer Prüfungsordnung gesucht werden. Sie steht vielen Rollen u.a. Lehrperson, Prüfer/in zur Verfügung. Lehrorganisation → Lehrangebot je Prüfungsordnung Die Anzeige von aktiven Beleg- und Prüfungszeiträumen ist weiterhin im Menüpunkt „Mein Studium → Studienplaner mit Modulplan“ verfügbar. Erfassung deutscher und fremdsprachlicher Prüfungstitel bei Anerkennungen in einem Schritt. Die Erfassungsmaske wurde um Felder für fremdsprachliche Titel erweitert. Das Bearbeiten der Details nach der Erst-Erfassung mit deutschem Titel entfällt für die Rolle Sachbearbeitung Prüfungsamt. Löschen falscher Leistungszuordnungen: Im Overlay Schnellbearbeitung und zuordnungsspezifische Details können die Leistungszuordnungen einzeln gelöscht werden. Diese neue Möglichkeit wird über Rechte an die gewünschte Rolle weitergegeben. Leistungen pro Person → Schnellbearbeitung einer Leistung HS-interne Anerkennungen: Die Registerkarte Anerkennungen wurde in HS(Hochschul)-interne Anerkennungen umbenannt und komplett überarbeitet. Leistungen pro Person → HS-interne Anerkennungen Neuer Link „Neue Leistung anlegen“: Zur besseren Handhabung wurde die Registerkarte „Neue Leistung anlegen“ entfernt und ein neuer Link auf der Registerkarte Leistungsdaten implementiert. Dadurch können die Funktionalitäten ohne Maskenwechsel durchgeführt werden. Zudem werden alle zur Verfügung stehenden Zuordnungsmöglichkeiten zur Auswahl angeboten. Mehr automatische Zuordnungen im Studentischen Meldeverfahren (SMV): Automatische Zuordnung der Versicherungsbestätigungen jetzt auch bei M11 (Meldung der Krankenkasse bei einem Krankenkassenwechsel), M12 (Meldung der Krankenkasse bei einem Zahlungsverzug) und M13 (Zahlungsverzug liegt nicht mehr vor) möglich. Auf Wunsch Anzeige von Kontaktdaten in der Personensuche direkt bei der Person (bisher nur bei den Funktionen der Person). Auf Wunsch kann das öffentliche Personenattribut "Sprechzeiten" selbst erfasst und auf der Detailseite der Personensuche bei der Person gezeigt werden

Informationen des Systemherstellers HIS eG zu HISinOne 2021.06 (ohne Anpassungen Uni Freiburg)

Webinformationen 2021.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Flyer Release-Special 2021.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-EXA 2021.06: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich Prüfungsverwaltung & Veranstaltungsmanagement gezeigt:

1:45 Min.: Neuerungen in der Maske „Leistungen bearbeiten pro Studierendem“

10:00 Min.: Neuerungen für die Planung der Lehre

10:30 Min.: Neuerungen für die Planung der Lehre - Studienplaner: Lehrangebot je Prüfungsordnung

14:20 Min.: Neuerungen für Planung der Lehre - Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen

18:47 Min.: Neuerungen für Planung der Lehre - Zuordnung von Organisationseinheiten zu Zeiträumen/Zeitraumgruppen

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Das Symbol für den Permalink (auf Detailseiten von Veranstaltungen, Räumen, Raumplänen, im Vorlesungsverzeichnis) ist in der Desktop-/Mobilvariante vom Ketten-Symbol auf Webshare-Symbol geändert. Auf mobilen Endgeräten werden ab sofort alle Funktionen des Webshare-Symbols unterstützt.

Die Personensuche zeigt jetzt Kontaktdaten zur Person selbst, unabhängig von den angezeigten Funktion der Person, sofern entsprechende Daten hinterlegt sind. Bisher wurden nur Kontakdaten bei Funktionen der Person angezeigt.

Eigene Lesezeichen werden jetzt rollenspezifisch angezeigt. Bisher wurden in jeder Rolle alle eigenen Lesezeichen angezeigt, auch wenn die aktuell gewählte Rolle ein spezifisches Lesezeichen mangels Rechten nicht nutzen konnte. Jetzt werden in jeder Rolle nur noch die Lesezeichen angeziet, die in der Rolle genutzt werden können.

Neuerungen für Bewerbende

Dokumente können per Drag&Drop hochgeladen werden.

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Mit dem Anwendungszweck „(6-P) Personensuche - Kontaktdaten direkt bei der Person (ohne Zuordnung zu einer speziellen Funktion)“ können jetzt Kontaktdaten zu Personen hinterlegt werden, die in der Personensuche direkt bei der Person selbst angezeigt werden. Bisher konnten in der Personensuche nur Kontaktdaten angezeigt werden, die mit einer Funktion („gehört zu“, „hat Lehrpersonenrolle“, …) verknüpft waren.

Auf Wunsch kann das öffentliche Personattribut "Sprechzeiten") selbst erfasst und auf der Detailseite der Personensuche bei der Person gezeigt werden.

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Verschiedene EXA-Rollen

Rollen: Studiengangskoordination, Studienfachberatun, Veranstaltungsmanagement, Sachbearbeitung Prüfungsamt, Sachbearbeitung Studienleistungen, Lehrperson, Prüfer/in, Modulverantwortung.

Neue Funktion „Lehrangebot je Prüfungsordnung“: über diese Funktion kann nach dem Studienplaner zu einer Prüfungsordnung gesucht werden.
Lehrorganisation → Lehrangebot je Prüfungsordnung
Die Anzeige von aktiven Beleg- und Prüfungszeiträumen ist weiterhin im Menüpunkt „Mein Studium → Studienplaner mit Modulplan“ verfügbar.

Studiengangkoordination

Zeiträume und Zeitraumgruppen können einrichtungsbezogen angelegt und bearbeitet werden: verbessert deutlich die Übersichtlichkeit der zu pflegenden Zeitraumgruppen/Zeiträume. Hilfreich ist dabei, ein Suchset als Standard zu hinterlegen, das nur die Zeitraumgruppen bzw. die Zeiträume der eigenen Einrichtung (inkl. der Untereinrichtungen) anzeigen lässt.

Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

Massenanzeige eigener Veranstaltungen (schnelles Kontrollinstrument für viele Veranstaltungsdaten) und Massenbearbeitung bestimmter Veranstaltungsdaten: Zuweisung von verantwortlichen Lehrpersonen in mehreren Veranstaltungen mit einem Klick oder Verknüpfung mit ILIAS. Ab jetzt wäre es auch möglich, den Bearbeitungsstatus eigener Veranstaltungen per Massenupdate von „In Bearbeitung“ auf „freigegeben“ setzen. Bis jetzt wurde dieser Status nicht genutzt, da die Massenzuweisung fehlte. So können z.B. uneingeloggte User*innen und Studierende nur freigegebene Veranstaltungen sehen und keine internen Besprechungen mit sensiblen Daten (die dann im Status „In Bearbeitung“ bleiben)! Dann auch möglich: Anzeige der aktuell angebotenen Lehrveranstaltungen einer Person in der Detaildarstellung der Personensuche.
Lehrorganisation → Veranstaltungen → Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen

Die Zuordnung der Zeitraumgruppen (in der Veranstalungsbearbeitung im Reiter „Zeitraumgruppen“) wird deutlich übersichtlicher durch die Unterscheidung in „Neue Zeitraumgruppe zuordnen“ (Zeitraumgruppen eigener Einrichtung und darüber liegender Einrichtung bis zur Fakultätsebene) und „Zeitraumgruppen aus anderer Organisationseinheit zuordnen“.

Vereinheitlichung und vereinfachung des Overlays zur Zuordnung von Personen in der Veranstaltungs- und Prüfungsbearbeitung: u.a. ist die Freitextsuche über Name oder Einrichtung jetzt möglich.

Raumverwaltung

Wenn man bestimmte Räume aus eigenem Bereich direkt buchen, aber dazu keine Raumanfragen erhalten möchte, kann jetzt als Raumnutzer*in in einer Raumgruppe hinterlegt werden. Mindestens ein/e Raumverwalter/in muss dabei hinterlegt werden, um eingehende Raumanfragen bearbeiten zu können.

Bei einem Raum kann die Gültigkeit von/bis erfasst werden, z.B. wenn sich die Anmietung endet oder das Gebäude nicht mehr existiert. Räume, deren Gültigkeit zum betroffenen Zeitpunkt nicht gegeben ist, stehen für Raumbuchungen nicht zur Verfügung.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Erfassung deutscher und fremdsprachlicher Prüfungstitel bei Anerkennungen in einem Schritt: Die Erfassungsmaske wurde um Felder für fremdsprachliche Titel erweitert. Das Bearbeiten der Details nach der Erst-Erfassung mit deutschem Titel entfällt.
https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:bearbeiten:exa:anedaten_fuer_statistik#a_anerkennung_direkt_bei_der_leistungsverbuchung_anlegen

Löschen falscher Leistungszuordnungen: Im Overlay Schnellbearbeitung und zuordnungsspezifische Details können die Leistungszuordnungen einzeln gelöscht werden. Diese neue Möglichkeit wird über Rechte an die gewünschte Rolle weitergegeben.
https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:bearbeiten:exa:lbps_leistungsverarbeitung#a_bearbeitung_ueber_die_schnellbearbeitung

HS-interne Anerkennungen: Die Registerkarte Anerkennungen wurde in HS(Hochschul)-interne Anerkennungen umbenannt und komplett überarbeitet.
https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:bearbeiten:exa:hsinterne_anerkennungen

Neuer Link „Neue Leistung anlegen“: Zur besseren Handhabung wurde die Registerkarte „Neue Leistung anlegen“ entfernt und ein neuer Link auf der Registerkarte Leistungsdaten implementiert. Dadurch können die Funktionalitäten ohne Maskenwechsel durchgeführt werden. Zudem werden alle zur Verfügung stehenden Zuordnungsmöglichkeiten zur Auswahl angeboten.
https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:bearbeiten:exa:lbps_leistungsverarbeitung#leistungen_anlegen_ueber_link_neue_leistung_anlegen

Änderung bei Sichtbarkeiten: Sichtbarkeiten für „Element ausblenden“ und „Element mit Kinderelementen ausblenden“ können nicht mehr gleichzeitig aktiviert werden. Die jeweils gegenteilige Aktion wird bei Aktivierung inaktiv.

Bereich Studierendenverwaltung

Offizielle Unterstützung des Studenten-Meldeverfahrens der gesetzlichen Krankenversicherung (SMV) mit folgenden Erweiterungen:

Automatische Zuordnung der Versicherungsbestätigungen jetzt auch bei M11 (Meldung der Krankenkasse bei einem Krankenkassenwechsel), M12 (Meldung der Krankenkasse bei einem Zahlungsverzug) und M13 (Zahlungsverzug liegt nicht mehr vor) möglich.

Eine gegebenenfalls vorhandene Rückmeldesperre „Zahlungsverzug Krankenversicherung“ wird mit Meldungszuordnung der M11 gelöscht.

Eine Rückmeldesperre, die durch eine zuvor eingelesene M12 automatisch generiert wurde, wird mit Meldungszuordnung der M13 gelöscht, fachlich protokolliert und optional eine Portalnachricht verschickt.

Bei der Duplikatszusammenführung werden die SMV-Daten der Bewerber*innen bzw. vorl. Studierenden von diesen entfernt und den Ziel-Studierenden hinzugefügt.

Erweiterung der fachlichen Protokollierung:

Für Änderungen der Versicherungsdaten von Studierenden stehen in der fachlichen Protokollierungen nun Details zur Verfügung. Aufgeführt werden die geänderten Attribute mit den alten und neuen Werten. Ebenso wird die manuelle oder automatische Zuordnung von SMV-Meldungen fachlich protokolliert.

Das manuelle Beenden eines Studiengangs bzw. Studienfaches (Teilstudiengang) sowie das manuelle Stornieren der Beendigung werden nun als Protokolleintrag festgehalten.

Das Datum der letzten/aktuellen Einschreibung wird entsprechend des globalen Schalters Immatrikulationsdatum (cm.stu.enrollment.date) bei Wiedereinschreibung aktualisiert.

Fehlerbehebungen:

Die Massenexmatrikulation berücksichtigt nun wieder vorgemerkte Exmatrikulationsanträge. Fehler im studentischen Meldeverfahren verhindern nun die Exmatrikulation nicht mehr.

Wurden Studierende ohne das Recht zum Bearbeiten der Chipkarten gespeichert, führte das zur Löschung der Chipkartendaten. Nun bleibt die Chipkarte trotz fehlendem Recht zum Bearbeiten nach dem Speichern erhalten.

Information über die Rückbuchung eines Lastschriftrückläufers werden nun an die aktuelle Rechnung gehängt und somit die Lastschriftrückläufergebühren wieder berechnet, wenn eine Exmatrikulation wieder storniert wird.

Der Status des Bewerbungsantrages wird nun auch bei aktivierter Mehrsemesterfähigkeit und vorherigem Speichern als Bewerber/in korrekt auf „immatrikuliert“ gesetzt.

Exmatrikulierte Studierende, bei denen die Rolle nicht mehr gültig war, konnten sich nach der Duplikatszusammenführung nicht mehr an der Oberfläche anmelden. Nun werden die Rollen der Bewerbungsidentität übernommen, wenn diese Studierenden keine aktive Rolle mehr besitzen.

Antrag auf Online-Immatrikulation: Schreibgeschützte Adressen auf der Seite „Kontaktdaten“ im Abschnitt „Elektronischer Kontakt“ werden nun nicht mehr validiert. Das führte ursprünglich dazu, dass Bewerber-/innen die Seite nicht mehr verlassen konnten, falls beispielsweise Hochschulstart.de (DoSV) eine Telefonnummer übertragen hat, welche nicht dem Validierungsschema von HISinOne entsprach.

Bereich Studienplatzbewerbung

Neue Funktionalitäten in „Bewerbungen sichten“:

Bescheiddruck aus der Einzelfallbearbeitung heraus möglich.

Personen- und Accountdaten können bearbeitet werden.

Zulassungsangebote können auch über den Antragsstatus erteilt bzw. nicht erteilt werden.

Verbesserungen der Schnittstelle zum Dialogorientierten Serviceverfahren.

Siehe auch oben: „Neuerungen für Bewerbende“

Bereich Personenverwaltung

Siehe oben: „Neuerungen für Mitarbeiter/innen“

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Zeitschiene

Wir rechnen damit, dass die HIS eG ab 01. Juni 2021 die HISinOne-Version 2021.06 freigibt. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2021.06 Ende Juni 2021 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 01. Juni 2021: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2021.06 auf Entwicklungssystem CUST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Juni 2021: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
Juni 2020: Einspielen der Version 2021.06 auf Testsystem TEST2. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST1 bleibt auf Version 2020.12	-
17. - 25.06.2021 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	17. - 25.06.2021: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
30.06.2021 wenn keine Fakultäten und ausgewählte zentrale Einrichtungen ein Veto zur Umstellung eingelegt haben: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2021.06.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ).

Webinar zur Version 2021.06, Schwerpunkt Lehre

Mittwoch, 21.06.2021 11:30 - 12:30 Uhr: Webinar 11: Neue Funktionen in HISinOne 2021.06 für die Lehre im Rahmen der Webinarreihe "Online Lehren und Lernen"

Bekannte Probleme und Fehler

Die Lösung eines Fehlers wird ebenso hier bekannt gegeben.

Stundenplan

Im Stundenplan in der Semester- bzw. Vorlesungszeitansicht kann es gelegentlich zu einem Fehler kommen, falls Prüfungstermine existieren, die ein Datum, aber keine Uhrzeit enthalten. An HIS gemeldet #233484
Workaround in der Zwischenzeit: Wochenansicht benutzen. Die vollständige Liste der Belegungen und Prüfungsanmeldungen finden Sie unter dem Menüpunkt „Meine Belegungen und Prüfungsanmeldungen“.

Performance

In folgender Maske treten Performanceprobleme auf, wenn die Anzahl der Zeilen pro Seite auf 300 geändert ist. Workaround: Reduzieren Sie die Anzahl der Zeilen z.B. auf 50. Sollte Ihnen eine weitere Maske auffallen, melden Sie sie bitte an cm@rz.uni-freiburg.de, damit wir prüfen können, ob die gleiche Ursache vorliegt.

Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit

Veranstaltungsmanagement, Räume

Im Raumplan in der Dropdownliste führt der Wechsel zu einem anderen Raum im gleichen Gebäuden u.U. zum Raum in einem anderen Gebäude. Das Problem betrifft gleichnamige Räume (die in verschiedenen Gebäuden liegen). HIS-Ticket #265963. Sollte das Problem bei Ihnen auftreten, benutzen Sie die Raumsuche erneut, um direkt nach dem gewünschten Raum zu suchen.

In einigen Fällen möchte man einen eigenen belegten Raum buchen (und dadurch entstandene Raumkonflikte später auflösen): Momentan kann man unter dem Filter „Belegte Räume“ einen eigenen Raum nicht direkt, sondern nur via Raumanfrage buchen. Workaround: zunächst den Termin z.B. 7-8 Uhr eintragen (damit kein Konflikt entsteht), einen eigenen Raum buchen, anschließend den Termin z.B. Uhrzeit anpassen und mit Raumkonflikt speichern. Das gleiche Problem tritt auch unter „Raumanfragen verwalten“, wenn man einen belegten Alternativraum zuweisen möchte. HIS-Ticket #260910

GELÖST 01.09.: Nach dem Zurückziehen einer Raumanfrage, die einen Raumanfrage- bzw. Raumanfrage-Raumkonflikt verursacht hat, bleibt die Konfliktanzeige weiterhin in der Terminzeile stehen. Bitte ignorieren. Hinweis: die Raumkonfliktanzeige funktioniert korrekt. HIS-Ticket #260995 Hinweis: Bei Altfällen ist die Anzeige weiterhin nicht korrekt.

Vorlesungsverzeichnis

GELÖST 13.07.: Derzeit ist der PDF-Export des Vorlesungsverzeichnisses nur in Kurzform verfügbar (in der Rolle Studiengangskoordination unter „Vorlesungsverzeichnis bearbeiten“). Zusätzlich fehlen einige Angaben bei einigen Veranstaltungen. Das kommentierte Vorlesungsverzeichnis und die Korrektur der fehlenden Datenausgabe werden voraussichtlich im Wartungsfenster am 14.07. eingespielt.

GELÖST 22.07.: Neue Vorlesungsverzeichnis-Exporte PDF/XML sind bereits in der Rolle Studiengangskoordination unter „Vorlesungsverzeichnis bearbeiten“ sichtbar, sind aber momentan noch fehlerhaft. Bitte benutzen Sie die üblichen Exporte an dieser Stelle: EXA 803a (PDF kurz), EXA 804a (PDF kommentiert) und EXA 804c (XML).

GELÖST 01.09.: Legt man unter einer neuen Überschrift Unterüberschriften an, lassen sich die Unterüberschriften nicht nach oben/unten mit dem Pfeil verschieben. Workaround: die Unterüberschriften in umgekehrter Reihenfolge anlegen, also die letzte Überschrift zuerst anlegen usw. Ein ähnliches Problem tritt auf, wenn man unter einer neuen Überschrift Veranstaltungen einhängt: sie können nicht gezielt verschoben werden. HIS-Ticket #261244

Personensuche

Gültigkeitszeitraum des öffentlichen Personenattributs Sprechzeiten wird bei der Anzeige der Detailseite einer Person nicht ausgewertet. Gespeicherte öffentliche Attribute werden immer angezeigt. Fehler ist an den Systemhersteller gemeldet und wird erst mit HISinOne 2021.12 gelöst sein. Lösung bis dahin: ungültige gewordene Attribute löschen.

Oberfläche

Unter bestimmten Umständen enthält das Glockensymbol in HISinOne über neue Benachrichtigungen ein Ausrufezeichen, obwohl keine neuen Benachrichtigungen vorhanden sind. Das öffnen der Infobox lässt das Ausrufezeichen zunächst verschwinden. Nach erneutem Einloggen ist es wieder vorhanden.