Informationen zu HISinOne 2021.12 Uni Freiburg

Einige Highlights der Version 2021.12

Permalinks auf Überschriften im Vorlesungsverzeichnis (bisher nur möglich auf Module o.ä.). Integrierter Dokumenten-Viewer Ist in einem Bewerbungsbestandteil ein Dokument hochgeladen, so wird am Antragsfach ein entsprechender Dokumentenansicht-Button angezeigt. Klickt man auf diesen oder auf den Namen des Dokuments, dann öffnet sich die Dokumentenansicht mit allen Dokumenten des Antragsfaches in einem neuen Fenster. Weitere Details unter Bewerbungsmanagement: Sammeldownload von Dokumenten & Dokumentenviewer Download aller von einem Bewerber/einer Bewerberin hochgeladenen Bewerbungsunterlagen. Für die Funktion „Bewerbungen sichten“ und „Bewerberstapel anzeigen“ wurde ein Auftrag „Nachweise herunterladen“ ergänzt. Dies ist für einzelne und mehrere Antragsfächer möglich. Weitere Details unter Bewerbungsmanagement: Sammeldownload von Dokumenten & Dokumentenviewer Portionsweise Noten freigeben Es gibt ein neues Freigabeverfahren für Noten mit dem es für die Rolle Prüfer/in möglich ist einzelne Noten freizugeben. Vorbehalte können manuell deaktiviert werden. Relative Prüfungsterminfristen werden im Studienplaner direkt, und nicht erst im Belegungsdialog, angezeigt. Alternative Fachsemester können in einer mit Semikolon getrennten Liste eingegeben und im Modulhandbuch ausgewertet werden. HS-interne Anerkennungen wurden um Massenanerkennungs- und Umbuchungsfunktion erweitert. Bescheide, wie z.B. den NB-Bescheid können nun auch in Englisch erstellt werden. Neue Funktion: Zeiträume tabellarisch bearbeiten HISinOne bietet auf Mobilgeräten jetzt Integration als App an. Elektronische Übertragung von Nachweisen über erbrachte Leistungen via EMREX zwischen zwei Hochschulen technisch möglich

Workshops zur Version 2021.12

Online Live-Vorführung und Fragerunde zum Thema: Nachweis über erbrachte Leistungen via EMREX elektronisch zwischen zwei Hochschulen übertragen. Anmeldung bitte über HISinOne: HISinOne 2021.12: Nachweis über erbrachte Leistungen via EMREX elektronisch zwischen zwei Hochschulen übertragen | Veranstaltung

Online-Veranstaltung Version 2021.12: Neuerungen in der Prüfungsverwaltung

Neuerungen für alle Benutzer/innen

HISinOne bietet auf Mobilgeräten jetzt Integration als App an.

Die Sprachumschaltung Deutsch/Englisch ist jetzt mit dem Flaggensymbol rechts oben möglich (bisher rechts unten)

Neuerungen für Bewerbende

Kleinere Korrekturen

Neuerungen für Studierende

Experimentell: Nachweis über erbrachte Leistungen via EMREX elektronisch zwischen zwei Hochschulen übertragen. Wird nicht unmittelbar nach der Umstellung am 26.01.2022 zur Verfügung stehen, sondern erst im Nachgang durchkonfiguriert, getestet und freigegeben.

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

Neue Funktion: Zeiträume tabellarisch bearbeiten

Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

Permalinks auf Überschriften im Vorlesungsverzeichnis (bisher nur möglich auf Module o.ä.).

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Portionsweise Noten freigeben Es gibt ein neues Freigabeverfahren für Noten, mit dem es für die Rolle Prüfer/in möglich ist einzelne Noten freizugeben.

Vorbehalte können manuell deaktiviert werden.

Relative Prüfungsterminfristen werden im Studienplaner direkt, und nicht erst im Belegungsdialog, angezeigt.

Alternative Fachsemester können in einer mit Semikolon getrennten Liste eingegeben und im Modulhandbuch ausgewertet werden.

HS-interne Anerkennungen wurden um Massenanerkennungs- und Umbuchungsfunktion erweitert. Im Zuge dieser Erweiterung entfällt die Funktion „Individuelles Umbuchen“

Für folgende Bescheide und Berichte gibt es nun auch englische Vorlagen:

EXA 002 - NB Bescheid zu einer Prüfung

EXA 003 - EN Bescheid zu einer Prüfung

EXA 004 - Nichtzulassungsbescheid

EXA 006 - Rücktritt Bescheid zu einer Prüfung

EXA 010 - Orientierungsprüfung Bescheid

EXA 005 - NB / EN Bescheid für die schriftlichen Arbeit

EXA 250 - Anmeldebestätigung für die schriftliche Arbeit

Experimentell: Nachweise über erbrachte Leistungen einsehen, die via EMREX elektronisch ins Campus-Management-System HISinOne der ALU übertragen wurden. Wird nicht unmittelbar nach der Umstellung am 26.01.2022 zur Verfügung stehen, sondern erst im Nachgang durchkonfiguriert, getestet und freigegeben.

Bereich Studierendenverwaltung

Übernahme des Zweitstudiums von Bewerber*innen bei Immatrikulation: Wenn bei der Bewerbung ein abgeschlossenes Hochschulstudium angegeben wurde, wird nun automatisch die Studienform „Zweitstudium“ für den zu immatrikulierenden Studiengang vorbelegt.

Übernahme der Zulassungsquote von APP nach STU: Bei der Einschreibung in STU per Übernahme des Immatrikulationsantrags wird die in APP gespeicherte Bezeichnung der Quote übernommen und zusammen mit dem Bewerbungssemester angezeigt. Nach der Immatrikulation bleibt die Information am Studiengang des/der Studierenden erhalten, solange er/sie in diesen Studiengang eingeschrieben ist.

Automatische Übertragung individueller Regelstudienzeiterhöhungen: Anträge auf Erhöhung der individuellen Regelstudienzeit bleiben bei (bestimmten) Änderungen am Studiengang wirksam. Grundsätzlich spielen die Attribute Vertiefung - Schwerpunkt - Fachkennzeichen - PO-Version - Studienart/-typ/-form bei Änderungen am Studiengang hinsichtlich der Anträge auf Erhöhung der individuellen Regelstudienzeit KEINE Rolle mehr.

Weiterer Funktionsausbau Studenten-Meldeverfahren (SMV): Viele Erfahrungen und Anregungen der Universität Freiburg wurden bei der Weiterentwicklung des SMV berücksichtigt. Beispielsweise wird bei Änderungen des Datums der letzten/aktuellen Einschreibung eine bereits gesendete M20 automatisch storniert und eine neue M20 mit dem geänderten Datum erzeugt bzw. bei einer nicht gesendeten M20 diese gelöscht und eine neue M20 mit dem geänderten Datum angelegt. Hat eine Studiengangänderung zur Folge, dass ausschließlich Studiengänge studiert werden, die als Ausnahme vom SMV konfiguriert sind (PH-Studierende und Promotion), wird automatisch eine M30 für die Daten des Vorsemesters erstellt. Falls kein Vorsemestersatz vorhanden ist, muss die Meldung manuell erzeugt werden (je nach Sachlage eine M30 oder eine Storno-M20). Die Pflichtfeldmarkierung für den Versicherungsstatus in Immatrikulationen durchführen wurde entfernt, wenn Teilnahme am SMV nicht selektiert ist.

Anzeige der Beendigung von Studiengängen im Studienservice: In der Selbstbedienungsfunktion für Studierende (Studienservice) werden nun in der Registerkarte „Status“ der Beendigungsgrund und das Datum der Beendigung von Studiengängen angezeigt. Bei Mehrfachstudiengängen werden nun tabellarisch alle Studiengänge mit den Angaben zu „Fach, Fachsemester, Fachkennzeichen, PO-Version, Beendet am, Beendet wegen“ aufgelistet.

Bereich Bewerbungsmanagement

Download aller von einem Bewerber/einer Bewerberin hochgeladenen Bewerbungsunterlagen: Für die Funktion „Bewerberstapel anzeigen“ wurde ein Auftrag „Nachweise herunterladen“ ergänzt. Dies ist für einzelne und mehrere Antragsfächer möglich

Integrierter Dokumenten-Viewer: Ist in einem Bewerbungsbestandteil ein Dokument hochgeladen, so wird am Antragsfach ein entsprechender Dokumentenansicht-Button angezeigt. Klickt man auf diesen oder auf den Namen des Dokuments, dann öffnet sich die Dokumentenansicht mit allen Dokumenten des Antragsfaches in einem neuen Fenster.

Weitere Details zu den beiden Funktionen finden Sie unter Bewerbungsmanagement: Sammeldownload von Dokumenten & Dokumentenviewer

Bereich Promovierendenmanagement

Überarbeitung der Oberflächen: Verbesserung in der Bennenung von Oberflächenbestandteilen und Anträgen

Verbesserung der Suche: Spezifizierung von Suchen ist besser möglich, bspw. bei der Suche nach Feldern in Anträgen

Informationen des Systemherstellers HIS eG zu HISinOne 2021.12 (ohne Anpassungen Uni Freiburg)

Webinformationen 2021.12 zu HISinOne und anderen Systemen

Flyer Release-Special 2021.12 zu HISinOne und anderen Systemen

Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-EXA 2021.12: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich Veranstaltungsmanagement und Prüfungsverwaltung gezeigt:

01:26 Min.: Planung von nicht-curricularen Veranstaltungen

08:07 Min.: Neuerungen in der Prüfungsplanung (Schnittstelle zu Planungstools)

12:21 Min.: Verbesserung der Usability bei der Prüfungsanmeldung

Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-APP 2021.12: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich Studienplatzbewerbung und -zulassung gezeigt:

01:56 Min.: Integrierte Dokumenten-Vorschau

08:30 Min.: Massendownload der Bewerbungsunterlagen

11:28 Min.: Überarbeitung der Statusleiste

15:04 Min.: Bearbeitungsmöglichkeit im Bewerberstapel

19:14 Min.: Schnittstellenerweiterung und Marburger Modell

Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-STU 2021.12: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich Studierendenverwaltung gezeigt:

01:50 Min.: Übernahme von Bewerbungsinformationen bei Immatrikulation zum Zweitstudium

05:19 Min.: Mehrsemesterfähige Bewerbungsübernahme

08:22 Min.: Erweiterungen im Studienservice

12:08 Min.: Internationalisierung von Texten in begründeten Antragstypen

17:41 Min.: Studenten-Meldeverfahren (SMV) und Gebühren

Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-PSV/SYS 2021.12: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich System- und Personenverwaltung gezeigt:

01:25 Min.: Progressive Web App (PWA)

06:30 Min.: Konfiguration von Kommunikationskanälen für Portalmeldungen

11:01 Min.: Offline-Webseite

12:32 Min.: Bearbeitung von Oberflächentexten mit Rechteparametern

17:51 Min.: EMREX-Protokoll und ELMO-Datenmodell

23:34 Min.: Neuerungen für Räume und Gebäude

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemeine Fehler

Betrifft vor allem Anwender:innen mit der Rolle Raumverwaltung mit vielen gestellten Raumanfragen: der Login und der Rollenwechsel sind sehr langsam oder brechen mit einem Fehler ab. Ursache: Viele Portalmeldungen zu gestellten Raumanfragen.
Lösung: nach dem Einloggen auf der Startseite im Portlet „Meine Meldungen“ nach unten scrollen und auf „Alle Nachrichten entfernen“ klicken. An HIS gemeldet #271906

Rollenübergreifende Funktionen

UPDATE 2022-06-08: Das Problem mit dem Serien-Mailversand aus HISinOne an googlemail/gmail-Adressen bleibt nur noch in der manuellen Platzverteilungn und unter „Bewertungen eingeben“. Das Problem an allen anderen Stellen ist behoben, Details s. unten.

Problembeschreibung: Das System zeigt bei den Auftragsausführungen (unter dem Menüpunkt „Benutzer-Informationen > Aktuelle Auftragsausführungen anzeigen“) an: z.B. 20 von 20 Datensätzen verarbeitet. E-Mails mit Zieladressen googlemail/gmail werden aber vom Google-Mailserver abgewiesen. Offfensichtlich hat Google seine mailserver-Richtlinien verschärft. Wir arbeiten an einer Lösung und vermerken hier sobald das Problem gelöst ist.

Workarounds: statt „Manuelle Platzverteilung“ nutzen Sie bitte die Serien-E-Mail-Funktion in den einzelnen Gruppen der Veranstaltung über „Teilnehmer/innen-Liste“. Statt „Bewertungen eingeben“ nutzen Sie bitte die Serien-E-Mail-Funktion unter „Teilnehmer/innen-Liste“ für entsprechende Status.

2022-06-08 GELÖST für die Serien-E-Mail-Funktion unter „Teilnehmer/innen-Liste“ und „Leistungen pro Person“: Hier wird als Absender die zentrale noreply-Email-Adresse vorbelegt (notwendig wegen verschäfrgter mailserver-Richtlinie von Google), somit muss die Rückantwort-Emailadresse zwingend angegeben werden.

Raumverwaltung

In der Rolle Raumverwaltung ist die eingeschränkt möglich gewesene Veranstaltungsbearbeitung deaktiviert, da mit Erweiterung der Veranstaltungsbearbeitung um die Setzung des Freigabekennzeichens sowie ab der Version 2022.06 um die Funktionen der Sonderveranstaltungen diese eingeschränkte Bearbeitung nicht mehr ausreicht. Bitte benutzen Sie stattdessen die für die Veranstaltungsbearbeitung vorgesehenen Rollen Veranstaltungsmanagement bzw. Studiengangskoordination, in welchen der volle Umfang der Bearbeitungsfunktionen gewährleistet ist.
Haben Sie keine dieser Rollen? Dann wenden Sie sich bitte an die zuständige Personenverwaltung, die Ihnen die Rolle geben kann. Weitere Informationen finden Sie unter Wie erhalte ich eine zusätzliche Rolle wie "Lehrperson", "Veranstaltungsmanagement" u.a.?

Bewerbungsmanagement: Funktion "Bewerbungen bearbeiten"

Schwerer Fehler mit potenziellem Datenverlust in „Bewerbungen bearbeiten“: Bitte auf keinen Fall Bewerbungsbestandteile über die Funktion „Bewerbungen bearbeiten“ bearbeiten!

Symptom: Wenn man einen Bewerbungsbestandteil mit dem upload-Feld nachträglich unter „Bewerbungen bearbeiten - Daten zum Fach“ zum Bearbeiten im Sub-Fenster öffnet, dann kann Folgendes passieren:

ein upload-Dokument durch das upload-Dokument eines der anderen Bewerbungsbestandteile ersetzt wird;

nach der Bearbeitung kann das upload-Dokument verschwinden;

die hochgeladene Dateien in Bewerbungsbestandteilen tauchen in weiteren Bewerbungsbestandteilen von Anträgen auf

Lösung/Workaround: Die Bewerbungsbetandteile mit upload-Feldern NICHT unter „Bewerbungen bearbeiten“ SONDERN unter „Bewerbungen sichten“ bearbeiten.

Raumverwaltung

Beim Erfüllen einer Raumanfrage für den Einzeltermin der Terminserie wird unter „Raumanfragen verwalten“ fälschlicherweise folgender Hinweis angezeigt: „Mindestens ein Termin liegt außerhalb der Gültigkeit des Raumes. Für diese/n Termin/e wurde kein Raum zugewiesen.“ Bitte ignorieren diesen Hinweis in einem solchen Fall, für andere Fälle gilt der Hinweis weitehrin. An HIS gemeldet #279116

Studiengangskoordination

Das Modulverteilverfahren hat momentan einen Fehler, so dass mehr Plätze an Teilnehmer:innen vergeben werden, als die Modulbelegregel vorsieht. Wir bitten daher die betroffenen Verteilverfahren bis auf weiteres nicht zu starten! Wir arbeiten mit dem Softwarehersteller an einer Lösung. Die Lösung wird hier angekündigt.

Schnittstelle HISinOne-ILIAS

Im Reiter „Externe Systme / ILIAS“ bei der Kurserstellungsart 'Gruppen+': hier kann keine Person bei der Gesamtveranstaltung hinzugefügt werden. Fehler an HIS gemeldet.
Zwischenlösung: bevor die Verknüpfung erstellt wird, mind. eine verantwortliche/durchführende Lehrperson erfassen und das Häckchen bei verantw./durchf. Lehrperson beim Verknüpfen aktiveren. Diese Person wird automatisch bei der Gesamtveranstaltung eingetragen und kann bei Bedarf direkt im ILIAS-Kurs weitere Kursadmins hinzufügen.

EMREX-Datentransfer

Siehe: Bekannte Probleme EMREX

Zeitplan der Umstellung war wie folgt

Die HIS eG hat am 30.11.2021 die HISinOne-Version 2021.12 freigegeben. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2021.12 am 26. Januar 2022 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 30. November 2021: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2021.12 auf Entwicklungssystem CUST1, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Dezember 2021: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
Dezember 2021: Einspielen der Version 2021.12 auf Testsystem TEST1. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST2 bleibt auf Version 2021.06	-
10. - 21. Januar 2022 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	10. - 21. Januar 2022: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST1: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
Mittwoch, 26 Januar 2022 wenn keine Fakultäten und ausgewählte zentrale Einrichtungen ein Veto zur Umstellung eingelegt haben: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2021.12.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .