Informationen zu HISinOne 2022.06 Uni Freiburg

Einige Highlights der Version 2022.06

Die Massenbearbeitung auf Basis der Bewerberstapel wurde um die Möglichkeit der Massenfeldsetzung für Felder dynamischer Bewerbungsbestandteile erweitert. Über die Massenfeldsetzung können nun ausgewählte Eingaben in alle ausgewählten Fälle eines Bewerberstapels übertragen und/oder ausgewählte Felder geleert werden. Raumzuordnung bzw. Raumanfragen für mehrere Terminsätze gleichzeitig. Für eine Parallelgruppe mit mehreren Terminserien kann nun über das Symbol „Räume/Raumanfragen massenweise zuordnen“ für ausgewählte/alle Terminserien gleichzeitig ein Raum zugewiesen oder angefragt werden. Die Raumanfragen erfolgen dabei im Hintergrund für jeden Terminsatz einzeln, sodass diese auch einzeln bearbeitet werden können. Auch können jetzt durchführende Lehrpersonen für mehrere Termine gleichzeitig zugeorndet werden: über das Symbol „Durchführende Lehrpersonen massenweise zuordnen“. Komplette Neugestaltung der Online-Rückmeldefunktionalität für Studierende: Stark verbesserte Menüführung v.a. für die Erteilung von Mandat und Lastschriftauftrag, auch für die Nutzung auf mobilen Endgeräten. Übergreifende Suche im Studierendenmanagement: Mit „Personen im Studierendenmanagement suchen“ ist es nun möglich Bewerber*innen, vorläufig Studierende, Studierende, Promovierende und Gasthörende/Registrierte an einer Stelle suchen zu können. Vorbehaltlicher erfolgreicher Tests: die Anmeldung an HISinOne ist neben UniAccount und Bewerbungsaccount nun auch mit einem Personen-/Kontaktdaten | Nutzerkonto Bund (NKB) und ggf. sofort oder später mit anderen eIDAS-notifizierten Identifikationsmitteln, europäischer Staaten oder deutscher Bundesländer (wie z.B. Servicekonto Baden-Württemberg) möglich. Die eigene Personen-/Kontaktdaten | ORCID ID kann mit dem eigenen Personendatensatz in HISinOne verknüpft werden. Performanceverbesserung beim initial Anlegen der Prüfungstermine. Das Anlegen läuft im Hintergrund als asynchroner Job. Der Stand der Abarbeitung des Auftrages kann mittels eines Icons verfolgt werden.

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Wird noch ergänzt

Neuerungen für Studierende

Überarbeitung des Studienservices, insbesondere komplette Neugestaltung der Online-Rückmeldefunktionalität: Stark verbesserte Menüführung v.a. für die Erteilung von Mandat und Lastschriftauftrag, auch für die Nutzung auf mobilen Endgeräten.

Bei Leistungsnachweisen, die via EMREX importiert wurden, wird nun der Link (die URL) zur Modulbeschreibung angezeigt, sofern im Transferdatensatz mitgeliefert.

Neuerungen für Bewerbende

Keine wesentlichen Neuerungen.

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

Im Strukturbaum des Curriculum Designer können Elemente nicht mehr versehentlich verschoben werden, da zuvor das Drag & Drop aktiviert werden muss (Icon über der Struktur). Dadurch wird im deaktiverten Modus auch die Möglichkeit realisiert Nummern bzw. Bezeichnungen direkt aus dem Baum zu kopieren.

Zeiträume können nun tabellarisch bearbeitet werden. Dies ermöglicht die schnelle Bearbeitung mehrerer Zeiträume bezüglich Bezeichnung, Datums- und Uhrzeitangaben, Semester. Auch Massenfeldsetzungen sind möglich.

Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

Raumzuordnung bzw. Raumanfragen für mehrere Terminsätze gleichzeitig. Für eine Gruppe mit mehreren Terminen kann nun über das Symbol „Räume/Raumanfragen massenweise zuordnen“ für ausgewählte/alle Terminserien gleichzeitig ein Raum zugewiesen oder angefragt werden. Die Raumanfragen erfolgen dabei im Hintergrund für jeden Terminsatz einzeln, sodass diese auch einzeln bearbeitet werden können.

Durchführende Lehrpersonen für mehrere Termine gleichzeitig. In einer Gruppe mit mehreren Terminen können jetzt durchführende Lehrpersonen für alle/ausgewählte Termine gleichzeitig über „Durchführende Lehrpersonen massenweise zuordnen“ zugewiesen werden.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Bei Leistungsnachweisen, die via EMREX importiert wurden, wird nun der Link (die URL) zur Modulbeschreibung angezeigt, sofern im Transferdatensatz mitgeliefert.

Performanceverbesserung beim initial Anlegen der Prüfungstermine. Das Anlegen läuft im Hintergrund als asynchroner Job. Der Stand der Abarbeitung des Auftrages kann mittels eines Icons verfolgt werden.

Bereich Studierendenverwaltung

Übergreifende Suche im Studierendenmanagement: Mit „Personen im Studierendenmanagement suchen“ ist es nun möglich Bewerber*innen, vorläufig Studierende, Studierende, Promovierende und Gasthörende/Registrierte an einer Stelle suchen zu können (bisher musste man dafür bis zu fünf verschiedene Suchmasken bedienen).

Automatische Sperrung von Bescheinigungen nach Stornierung: Werden Rückmeldungen, Beurlaubungen, Exmatrikulationen oder Wiedereinschreibungen storniert, werden jetzt bereits gedruckte und verifizierte Bescheide mit dem jeweiligen betreffenden Grund gesperrt.

Bisherigen Nachname als Geburtsname übernehmen: Bei Änderung des Nachnamens in „Bewerber/-innen übernehmen“, „Immatrikulationsanträge bearbeiten“ und „Studierendendaten bearbeiten“ erscheint eine Nachfrage, ob der alte Nachname als Geburtsname gesetzt werden soll.

Bereich Bewerbungsmanagement für Studienplatz

Die Massenbearbeitung auf Basis der Bewerberstapel wurde um die Möglichkeit der Massenfeldsetzung für Felder dynamischer Bewerbungsbestandteile erweitert. Über die Massenfeldsetzung können nun ausgewählte Eingaben in alle ausgewählten Fälle eines Bewerberstapels übertragen und/oder ausgewählte Felder geleert werden.

Technisch kann vom System her ein elektronischer Verwaltungsakt nach Maßgabe des Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), § 41 Bekanntgabe des Verwaltungsaktes, Abs. 2a bereitgestellt werden. Der Einsatz der Funktionalität muss noch mit den Fachabteilungen geklärt werden.

Bereich Personenverwaltung

Es gibt eine neue Funktion zur Verwaltung von Personenidentifikatoren, die für Verbindungen mit anderen IT-Systemen genutzt werden. Die Auslieferung der HIS eG enthält vier vorkonfigurierte Personenidentifikatoren:

European Student Identifier

ORCID ID

Nutzerkonto Bund bPK2

Nutzerkonto Bund Postkorb

Die Verwaltung der Personenidentifikatoren erfolgt über Selbstbedienungsfunktionen durch die Personen selbst oder durch das Rechenzentrum

Informationen des Systemherstellers HIS eG zu HISinOne 2022.06 (ohne Anpassungen Uni Freiburg)

Webinformationen 2022.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Flyer Release-Special 2022.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-EXA 2022.06]**: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich Veranstaltungsmanagement und Prüfungsverwaltung gezeigt: * 00:39 Min.: Zentral und dezentral geplante Veranstaltungen * 04:44 Min.: Raumzuordnung für mehrere Terminsätze * 07:13 Min.: Planungszeitraster * 13:58 Min.: Praktikumsmanagement * **[[https://www.his.de/fileadmin/his/Videos/Release/2022.06/Release-Video_2022.06_HISinOne-APP.mp4|Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-APP 2022.06: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich Studienplatzbewerbung und -zulassung gezeigt:

01:56 Min.: 01:16 Min.: Bereitstellung digitaler Bescheide nach VwVfG

10:16 Min.: Tabellarische Massenbearbeitung von Bewerberstapeln

15:29 Min.: Erweiterungen bei „Bewerbung sichten“

Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-STU 2022.06: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich Studierendenverwaltung gezeigt:

01:43 Min.: Personen im Studierendenmanagement suchen

04:08 Min.: Überarbeitung des Studienservices (06:01 Min.: Mobile Ansicht des Studienservices,

06:44 Min.: Neuimplementierung der Online-Rückmeldung, 07:54 Min.: Erteilung Mandat und Lastschriftauftrag)

Release-Video zu den Neuerungen in HISinOne-PSV/SYS 2022.06: Hier werden Ihnen folgende Neuerungen im Bereich System- und Personenverwaltung gezeigt:

02:03 Min.: Validierung hochzuladender Dateien auf Dateityp

05:52 Min.: Administration von Gruppen der Portalmeldungskategorien

09:40 Min.: Erweiterung von Möglichkeiten in HTML-Portlets

14:59 Min.: Neuerungen unter der Oberfläche von HISinOne

20:11 Min.: Ergänzung der Infrastruktur zur Verwaltung von Personen Identifiern

25:24 Min.: OZG-Nutzerkonto Bund als Mittel der Registrierung

28:21 Min.: Autorisierung und Authentifikation via OAuth 2.0 und OAuth-Scopes

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemeine Fehler

Die Kontaktdaten aus dem Nutzerkonto Bund werden wegen eines Fehlers noch nicht nach HISinOne übernommen.

Raumbilder: Uneingelollgt werden Raumbilder nicht angezeigt. Nach dem Einloggen funktioniert die Anzeige korrekt.

Veranstaltungsmanagement

Gruppe einer Veranstaltung: die Bearbeitung der Gruppen in einer Veranstaltung ist gestört:

Die Sortierung der Gruppen einer Veranstaltung im 1. Reiter „Semesterabhängige Angaben“ ist nach Änderung einer Gruppennummer u.U. nicht mehr aufsteigend. In allen anderen Masken z.B. im Reiter „Termine & Räume“ oder auf der Veranstaltungsdetailseite ist die Sortierung korrekt. HIS arbeitet an der Lösung.

GELÖST 2022-07-13: in der Veranstaltungsbearbeitung im 1. Reiter „Semesterabhängige Angaben“ kann eine Gruppe nur auf eine andere bereits existierende Gruppe geändert werden. Dabei werden die Gruppenbezeichnungen getauscht. Wir arbeiten an der Lösung. #282964
Workaround für die Zwischenzeit: z.B. wenn man 1. und 2. Gruppe braucht, legt man 3 Gruppen an, ändert die - Gruppe ab und löscht anschließend die - Gruppe.

Anzeige einer Raumanfrage zu einem Blocktermin im Raumbelegungsplan in der Vorlesungszeit-/Semeteransicht ist nicht vollständig: es wird nur der 1. bzw. letze Tag angzeigt. An HIS gemeldet #284756

Modulbelegung ohne Belegregeln: Das Update zu der Version 2022.06 hat zu einer Verschärfung der Anforderungen bei der Modulbelegung geführt. War es bisher so, dass eine Veranstaltung auch dann belegt werden konnte, wenn in der darüberliegenden Struktur keine Belegregel hinterlegt war, führt dies nun zu einem nicht weiter spezifiziertem Fehler. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass in jeder Prüfungsordnung (auch Pseudo-Prüfungsordnungen wie bei Eucor-Studierenden), in der eine mit Modulbelegung zu belegende Veranstaltung vorkommt, an der entsprechenden Stelle oberhalb der Veranstaltung eine Belegregel hinterlegt wird.

Zeitplan der Umstellung war wie folgt

Die HIS eG hat am 01. Juni 2022 die HISinOne-Version 2022.06 freigegeben. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2022.06 Ende Juni 2022 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 01. Juni 2022: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2022.06 auf Entwicklungssystem CUST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Juni 2022: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
Juni 2022: Einspielen der Version 2021.12 auf Testsystem TEST1. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST1 bleibt auf Version 2021.12	-
20.06. - 01.07.2022 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	20.06. - 01.07.2022: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
am Mittwoch, 06. Juli 2022, wenn keine Fakultäten und ausgewählte zentrale Einrichtungen ein Veto zur Umstellung eingelegt haben: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2022.06.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .