Informationen zu HISinOne 2022.12 Uni Freiburg

Diese Version von HISinOne ist seit 25.01.2023 auf dem Produktivsystem im Einsatz.

Einige Highlights der Version 2022.12

Bei der Studienplatzbewerbung können nun die persönlichen Daten aus dem Nutzerkonto Bund (BundID) übernommen werden, die Anmeldung an HISinOne ist für die Studienplatzbewerbung alternativ mit BundID möglich. In der Funktion „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“ bzw. „Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen“ ist die Anzeige der Veranstaltungsauslastung (Belegwünsche, Zulassungen, Warteliste, Ablehnungen usw.) für das Verfolgen der Belegungsentwicklung optimiert. In der Maske bei der Raumbuchung ist es jetzt möglich, direkt zur Raumdetailseite bzw. in den Raumplan zu navigieren. Im Curriculum Designer wurde die Suche um weitere Kriteriengruppen und fehlende Zuordnungen erweitert. Wiedervorlagen können nun über Regeln automatisiert angelegt werden. Beispiel: Die Generierung des Abschlusses auf EN (endgültig nicht bestanden) erzeugt eine Wiedervorlage für den zuständigen Sachbearbeiter. Die automatisierte Leistungsübernahme bei Studiengangwechsel ist nun konfigurierbar und dadurch verbessert worden. Massenbearbeitung für Änderungen an Studiengangdaten in der Studierendenverwaltung.

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Das eingegebene Passwort kann auf der Anmeldeseite jetzt optional im Klartext anzeigt werden.

Barrierefreiheit verbessert (z.B. an verschiedene Stellen Feldbeschriftungen für Screenreader ergänzt)

Der bei vielen Rollen vorhanden alte Menüpunkt „Benutzer-Information“ heißt nun „Service“ und wurde neu strukturiert

Eine Anmeldung an HISinOne ist bei noch aktiven lokalen Accounts und vorheriger Verknüpfung alternativ mit einem BundID-Konto möglich

Neuerungen für Studienplatzbewerberinnen und -bewerber

Immatrikulationsantrag zurückziehen für Bewerber/-innen: Ab sofort ist es Bewerber/-innen möglich, ihre Immatrikulationsanträge zurückzuziehen und bis zum Ablauf der gültigen Immatrikulationsfrist erneut abzugeben.

Registrierung / Datenübernahme / Alternative Systemanmeldung über BundID-Konto möglich.

Neuerungen für Promovierende

Beim Antrag zur Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC501) können nun gezielt Nachweise abgefragt und hochgeladen werden (bspw. Abiturzeugnis, Betreuungsvereinbarung)

Die Auswahl zur Art der Hochschulzugangsberechtigung (HZB) wurde vereinfacht

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

alle Mitarbeiter/innen erhalten eine Postadresse mit Anwendungszweck „(62) Kontaktdaten aus Funktionen“ entsprechend den gehörtzu-Funktionen (Einrichtung für Postzustellung aus SVA, bzw. Kostenstelle aus SAP-Klinik)

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

„Elemente tabellarisch bearbeiten“: Der Seitenaufbau bei allen zugehörigen Untermenüpunkten ist deutlich schneller.

Neuer Menüpunkt - Curriculum Designer - „Berichte für das Curriculum“: Modulbeschreibungen und - handbücher könne hier für ganze Prüfungsordnungen oder einzelne Module auf einmal aufgerufen werden.

Curriculum Designer: Suche wurde um weitere Kriteriengruppen und fehlende Zuordnungen erweitert.

Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

In der Funktion „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“ bzw. „Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen“ ist die Anzeige der Veranstaltungsauslastung (Belegwünsche, Zulassungen, Warteliste, Ablehnungen usw.) für das Verfolgen der Belegungsentwicklung optimiert.

In der Maske bei der Raumbuchung ist es jetzt möglich, direkt zur Raumdetailseite bzw. in den Raumplan zu navigieren.

Auch für Terminserien mit Rhythmus „Einzeltermin“ ist es jetzt möglich, einen Ausfalltermin bzw. Änderungen (Raum, Dozent, Uhrzeit, Datum) erfassen zu können: dafür den Einzeltermin mit dem Dreieck-Symbol aufklappen.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Im Curriculum Designer wurde die Suche um weitere Kriteriengruppen und fehlende Zuordnungen erweitert.

Wiedervorlagen können nun über Regeln automatisiert angelegt werden. Beispiel: Die Generierung des Abschlusses auf EN (endgültig nicht bestanden) erzeugt eine Wiedervorlage für den zuständigen Sachbearbeiter.

Die automatisierte Leistungsübernahme bei Studiengangwechsel ist nun konfigurierbar und dadurch verbessert worden.

Zuordnungsspezifische Datums- und Semesterangaben wurden erweitert und sind jetzt auch bearbeitbar.

Bereich Studierendenverwaltung

Immatrikulationsanträge können nun durch die Bewerbenden zurückgezogen werden.

Die Einzelfall-Rückmeldung in der Sachbearbeitung wurde überarbeitet.

Die Rückmeldung in den Studiengang mit Abschlussprüfung oder fehlendem Prüfungsanspruch ist nun direkt möglich.

Die Rückmeldung in einen Studiengang, dessen Prüfungsfrist überschritten ist und kein oder kein gültiger Antrag auf Prüfungsfristverlängerung vorliegt ist nun direkt möglich.

Es steht für STU nun eine Massenbearbeitung für Änderungen an Studiengangdaten von Studierenden zur Verfügung. Änderungen können auch im Massenverfahren wieder storniert werden.

Der Dialog zur Erfassung der Daten im Reiter „Früheres / Externes Studium“ wurde komplett Überarbeitet.

SMV - Änderungen aufgrund Gemeinsame Grundsätze nach § 199a SGB V idF (gültig ab dem 01.01.2023) wurden umgesetzt.

Bereich Studienplatzbewerbung

OZG-Nutzerkonto als Rückkanal eines Antrags: Es ist nun möglich, elektronische Verwaltungsakte gemäß Onlinezugangsgesetz §9 an das Nutzerkonto Bund zu übermitteln.

Performance und Usability: Die Oberflächentexte in der Studienbewerbung wurden für die Barrierefreiheit des Leseniveaus verbessert.

Bereich Bewerbungsmanagement

Prüfung digital eingereichter Dokumente: Zur Vereinfachung der Prüfung digital eingereichter Unterlagen wurde ein neues Layout der Fachansicht der Funktion „Bewerbungen sichten“ realisiert. Hochgeladene Dokumente sollen strukturiert dargestellt und einen Abgleich der Dokumente mit den Benutzereingaben ermöglicht werden.

Planung und Durchführung von Aufnahmeprüfungen: Für die Planung der Auswahlverfahren und Aufnahmeprüfungen während der Bewerbungsphase, die insbesondere an vielen Kunst- und Musikhochschulen durchgeführt werden, steht die Funktion „Aufnahmeprüfungen planen“ zur Verfügung. Diese erlaubt der Sachbearbeitung eine komfortable Definition von Prüfungsterminen und Parallelgruppen sowie eine anschließende manuelle oder automatische Verteilung der Bewerber/-innen auf diese Termine einschließlich der Raumbuchung und einer Zuordnung zur Prüfungskommission bzw. zu einem/-er Prüfer/-in. Über die zugewiesenen Termine können die Bewerber/-innen per E-Mail informiert werden.

Registrierung / Datenübernahme Nutzerkonto Bund (bundID) möglich (Voraussetzung siehe Personenverwaltung)

Bescheidzustellung an das Postfach Nutzerkonto Bund (bundID) technisch möglich. Vor dem operativen Einsatz sind noch Rechtsfragen zu klären.

Bereich Personenverwaltung

Anbindung Nutzerkonto Bund (bundID) jetzt für den operativen Einsatz fertiggestellt.

In der Rolle „Personalverwaltung (lesend)„ können auf dem Reiter „Externe Relationen“ die in HISinOne verknüpften Personalnummern HIS-SVA und SAP HCM Klinikum eingesehen werden. Bis HISinOne 2022.06 war der Reiter zwar vorhanden, aber es wurde nichts angezeigt.

Bereich Promovierendenverwaltung

Beim Antrag zur Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC501) können nun gezielt Nachweise abgefragt und durch die Promovierenden hochgeladen werden (bspw. Abiturzeugnis, Betreuungsvereinbarung)

Der Antrag DOC501 ist für Fakultäten unterschiedlich konfigurierbar

Es können zwei DOC501 im gleichen Fach angelegt werden, bspw. nach Abbruch und Neuaufnahme des Promotionsvorhabens mit neuer Annahme durch die gleiche Fakultät

Die Auswahl zur Art der Hochschulzugangsberechtigung (HZB) wurde für die Promovierenden vereinfacht

Die Art der Promotion ist im System vorbelegbar

Der angestrebte akademische Grad ist für die Promotionsordnung im System vorbelegbar

Bereich Forschungsmanagement

Ohne Berücksichtigung welche Funktionalitäten tatsächlich im FIS der UFR genutzt werden sollen.

Nacharbeiten KDSF 1.2: Die Nacharbeiten zur Umstellung auf den Kerndatensatz Forschung Version 1.2 wirken sich nicht auf die Oberfläche oder Bedienung von HISinOne aus.

Erkennung von Duplikaten bei Publikationen, Zeitschriften und Verlagen: Bei der Neuanlage, Bearbeitung und beim Import werden Duplikate von Publikationen durch einen identischen Titel oder Identifier (z. B. DOI) erkannt. Werden mögliche Duplikate gefunden, können diese zur Überprüfung direkt aufgerufen werden. Ebenso werden beim Import Duplikate von Verlagen durch einen identischen Titel identifiziert. Duplikate von Fachzeitschriften werden beim Import jedoch noch nicht erkannt.

Schnittstelle Repositorium: Prozessvariante HISinOne als führendes System: Publikationsmetadaten und Volltexte können von HISinOne-RES nach OPUS 4 exportiert werden.

Universelle Identifierwerte-Unterstützung beim Publikationsimport: Beim Import einer Publikation (ORCID, BibTeX) werden auch hochschuleigene Identifier übernommen, sofern der Attributname in den Importdaten dem uniquename eines Identifiertyps entspricht.

Konfigurierbare Hinweistexte: Auf jeder Registerkarte im Forschungsmanagement kann optional ein Hinweistext hinzugefügt werden.

Anlegen von Sammelbandbeiträgen und Sammelbänden verbessert: Aus dem Eingabedialog einer Publikation können jetzt übergeordnete Publikationen angelegt werden. Wenn beispielsweise ein Sammelbandbeitrag angelegt oder bearbeitet wird, kann der zugehörige Sammelband jetzt direkt aus der Maske heraus erstellt werden.

Informationen des Systemherstellers HIS eG zu HISinOne 2022.12 (ohne Anpassungen Uni Freiburg)

Webinformationen 2022.12 zu HISinOne und anderen Systemen

Flyer Release-Special 2022.12 zu HISinOne und anderen Systemen

Video: Neuerungen in HISinOne-APP 2022.12

01:49 Min.: Prüfung digital eingereichter Dokumente

06:10 Min.: Planung und Durchführung der Aufnahmeprüfung

26:07 Min.: Zurückziehen von Immatrikulationsanträgen

Video Neuerungen in HISinOne-STU 2022.12

00:37 Min.: Dateiupload

09:55 Min.: Immatrikulationsantrag zurückziehen

15:50 Min.: Neue Schnittstelle zu SMV

16:56 Min.: Überarbeitung der Einzelfallrückmeldung

22:07 Min.: Massenbearbeitung an Studiengangsdaten

Video: Neuerungen in HISinOne-EXA 2022.12

02:14 Min.: Auswertung der Fachsemesterangaben

04:54 Min.: Auslastung von Veranstaltungen und Prüfungen

08:30 Min.: Massendruck im Berichtscenter

10:16 Min.: Bescheide im Praktikumsmanagement

12:50 Min.: Leistungsübernahme bei Studiengangwechsel

Video: Neuerungen in HISinOne-PSV/-SYS 2022.12

00:34 Min.: Klassenexplorer

07:03 Min.: Schlüsselverwaltung

11:37 Min.: Uploadfeld

Video Neuerungen in HISinOne-RES 2022.12

01:56 Min.: Anlegen von Sammelbandbeiträgen

06:02 Min.: Duplikatsprüfung

10:12 Min.: Schnittstelle zu einem Repositorium

13:04 Min.: Erweiterung für flexible Attribute

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Die HIS eG hat am 30. November 2022 die HISinOne-Version 2022.12 freigeben. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2022.12 am 25. Januar 2023 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Zeiplan war wie folgt

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 01. Dezember 2022: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2022.12 auf Entwicklungssystem CUST1, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Dezember 2022: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
Dezember 2022: Einspielen der Version 2022.12 auf Testsystem TEST1. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST2 bleibt auf Version 2022.06	-
05. bis 20. Januar 2023 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	05. bis 20. Januar 2023: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST1: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
Mittwoch, 25. Januar 2023: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2022.12. Es gab kein Veto zur Umstellung	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemeine Fehler

Personenverwaltung

Beim Aufruf von Personen in der Personbearbeitung, die Funktionen in abgelaufenen Organisationseinheiten haben, kommt es zu einer Fehlermeldung. Geänderte Daten könen nicht gespeichert werden. Wir werden das Problem lokal lösen in dem wir Funktionen in abgelaufenen Organisationseinheiten löschen. Ticket beim Systemhersteller ist aufgemacht: #289253.

Beim Aufruf von Personen, die Funktionen in anderen Einrichtungen haben, kommt es zum Fehler und geänderte Daten können nicht gespeichert werden. Zwischenlösung: der Reiter „Funktionen“ ist momentan deaktiviert, so dass die Bearbeitung wieder möglich ist (bis die Lösung kommt). An HIS gemeldet #294892

Raumverwaltung

Gelöst - Fehler beim Massendruck von Raumplänen: Termine aller (!) ausgewählten Räume werden in jedem (!) Raumplan angezeigt. Den Fehler haben wir an HIS mit hoher Dringlichkeit gemeldet #294786. Der Hersteller hat bereits eine Lösung zugesagt.
Zwischenlösung: bitte benutzen Sie den Einzeldruck im jeweiligen Raumplan.

Gelöst - Fehler bei der Massenanzeige von Raumplänen: Termine aller (!) ausgewählten Räume werden in jedem (!) Raumplan angezeigt. Den Fehler haben wir an HIS mit hoher Dringlichkeit gemeldet #294786. Der Hersteller hat bereits eine Lösung zugesagt.
Zwischenlösung: unter 'Organisation' → 'Räume / Gebäude' → 'Detaillierte Raumsuche durchführen' können Sie nach freien Räumen zu einem gewünschten Termin suchen. Dazu den gewünschten Termin und z.B. die gewünschte Raumverwaltungsgruppe (z.B. „00 - Zentral verwaltete Hörsäle“) eingeben.

Studierende

Ein EMREX-Datentransfer von der Universtät Freiburg an andere Hochschulen im EMREX-Netzwerk schlägt aktuell fehl.

Veranstaltungsmanagement

Gelöst - Das Anlegen einer Sonderveranstaltung ist deaktiviert, solange der Fehler beim Anlegen auftritt. An HIS gemeldet #292985
Zwischenlösung: benutzen Sie die Funktion “Veranstaltung anlegen“.

Bewertungen eingeben

Unter „Bewertungen eingeben“ bei Feldsetzung: Wählt man bei Feldsetzung „Alle unbewerteten auswählen“, setzt man bei Bewertung den Haken und gibt man eine mögliche Bewertung z.B. TRE ein, wird diese Eingabe gelöscht, sobald man bei einem Teilnehmer den Haken entfernt (da man bei ihm eine andere Bewertung eingeben muss). An HIS gemeldet #295724 Lösung in 2023.06 (voraussichtlich ab Juli 23).

Prüfungsmanagement

Die Icons für Prüfungen und Studienleistungen werden in der Funktion „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Org-Einheit“ nicht korrekt dargestellt. Istzustand: blauer Orden für gekoppelte Pl und SL, roter Orden für ungekoppelte Pl und SL. Ticket bei HIS #293442 in Arbeit.

Wird in der Suche „Leistungen pro Person“ nach dem Status der Leistung mit einer unscharfen Suche gesucht (z.B. <> bestanden) gesucht, wird der Status nicht mit ausgegeben. Sucht man „scharf“ (z.B. =bestanden) wird der Status mit ausgegeben. Dies ist genau das umgekehrte Verhalten, das man erwarten würde. Der Fehler ist bei HIS #296851 in Bearbeitung und wird zur nächsten Version korrigiert. Workaround: Mehrere Suchen mit den jeweiligen Status durchführen.