Informationen zu HISinOne 2023.06 Universität Freiburg

Produktiv seit 28.06.2023

Einige Highlights der Version 2023.06

Verbesserung der Barrierefreiheit durch Videos mit Erläuterungen in Gebärdensprache und Hinweise im Fußbereich auf Leichte Sprache Die Suche nach Menüpunkten in der Menüsuche kann mit Schlagwörtern erweitert werden Neue Möglichkeit zu Bewerbungsanträgen auf Studiengangs- und Fachwechsel Revision der Benutzerfreundlichkeit im Vorlesungsverzeichnis (VVZ) Korrekte Icons für gekoppelte Studien- und Prüfungsleistungen zu einer Veranstaltung Recht für die Bearbeitung des Prüfungsdatums bei Noten eingeben Verbesserung der Überprüfung von Voraussetzungen Performance Verbesserung in den Prüfungsverwaltungsfunktionen PDF-Download in „Modulbeschreibungen anzeigen“ für Studierende und anonyme Nutzer Bevorzugen von bestimmten Studiengängen/Fachsemestern in Verteilungsverfahren für die Veranstaltungsbelegung Automatische Benachrichtigung der Sachbearbeitung bei Eingang eines neuen Online-Antrags in der Studierendenverwaltung Einrichtung der Vertretung für die Rollen "Lehrperson" bzw. "Prüfer/in" durch Lehrpersonen und Prüfer/innen bzw. Personenverwalter/innen Erstellung OZG-konformer elektronischer Dokumente technisch möglich (noch nicht operativ)

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Barrierefreiheit: Videos mit Erläuterungen in Gebärdensprache und Hinweise im Fußbereich auf Leichte Sprache

Ab Version 2023.06 werden 3 Standard-Videos mit Erläuterungen in Gebärdensprache gemäß den Vorgaben in §4 der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) - Erläuterungen in Deutscher Gebärdensprache und Leichter Sprache eingebunden. Die Videos sind im Fußbereich sowie innerhalb der Seite Erklärung zur Barrierefreiheit über den Verweis Gebärdensprache verlinkt. Die Videos enthalten allgemeine Informationen des Systemherstellers. Sie enthalten die folgenden sehr allgemein gehaltenen Inhalte in Gebärdensprache mit Untertiteln: * Hinweise zur Navigation * Informationen zu den wesentlichen Inhalten der Webseite * Erläuterung der wesentlichen Inhalte der Erklärung zur Barrierefreiheit

Ob die Videos ohne Anpassungen durch die Universität Freiburg genutzt werden können, muss noch geklärt werden.

Ab Version 2022.12 wurde eine Seite mit Erläuterungen in Leichter Sprache gemäß den Vorgaben in §4 der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) - Erläuterungen in Deutscher Gebärdensprache und Leichter Sprache eingebunden. Die Seite ist ab Version 2022.12 innerhalb der Seite Erklärung zur Barrierefreiheit sowie ab Version 2023..06 zusätzlich im Fußbereich über den Verweis Leichte Sprache verlinkt. Die Seite enthält allgemeine Informationen und muß durch die Hochschule überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Der Bilder Upload mit Screenreader wurde ermöglicht.

Die Vergrößerung der Dialoge auf 400% wurde ermöglicht.

Der Ablauf der Zeitbegrenzung einer Session und die Warnung vor Ablauf der Zeitbegrenzung mit Login-Poup werden vom Screenreader ausgegeben.

Aria-Attribute an Komponenten verbessern die Ausgabe in Screenreadern.

Layout-Tabellen wurden entfernt.

Radio-Buttons werden von Screenreadern als gruppiert erkannt.

Deaktivierte Felder in der Online-Immatrikulation sind ansteuerbar.

In der Registrierungsmaske wurden Platzhalter für Formate von Telefonnummern ergänzt.

Ein unsichtbarer Hinweis weist Screenreader auf die Informations-Schalter hinter Eingabefeldern hin.

Die Suche nach Menüpunkten in der Menüsuche kann mit Schlagwörtern erweitert werden, die die Abteilung Campus-Managment des Universitätsrechenzentrum (RZ-CM) hinterlegen kann.

RZ-CM wird geeignet Schlagwörter hinterlegen

Vorschläge für alternative Schlagwörter, die hinterlegt werden sollen, können jederzeit an cm@rz.uni-freiburg gesendet werden.

Erstellung OZG-konformer elektronischer Dokumente technisch möglich (noch nicht operativ)

Vorbereitung für Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz

Verbesserungen in der Anzeige des Vorlesungsverzeichnisses: Die Struktur der dargestellten Prüfungsordnungen ist dank automatischer Ausblendung von Prüfungen/Studienleistungen an betroffenen Stellen schlanker geworden.

Erweiterung der Menü-Suche für besseres Zurechtfinden in Funktionalitäten in HISinOne: Dank der Erweiterung der Suche im Feld „Menü durchsuchen“ (im Kopfbereich nach dem Login) ist die Orientierung in HISinOne vor allem für neue Anwender/innen gravierend verbessert. Hier können nun z.B. Studierende nach Schlagwörtern wie z.B. Rückmeldung oder Bescheinigung suchen und die passenden Menüpunkte angezeigt bekommen, unter denen die entsprechende Funktionen relevant sind.

Neuerungen für Bewerbende

Neue Möglichkeit zu Bewerbungsanträgen auf Studiengangs- und Fachwechsel

Neuerungen für Studierende

PDF-Download in „Modulbeschreibungen anzeigen“ für Studierende und anonyme Nutzer

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Lehrpersonen & Prüfer/innen

Die Rollen „Lehrperson“ bzw. „Prüfer/in“ sind funktional getrennt, um die Funktionalität der Rollen einfacher und klarer zu gestalten:

Anzeige und Bearbeitung von Veranstaltungen und Eingabe von Bewertungen für Veranstaltungen erfolgt in der Rolle „Lehrperson“,

Anzeige von Prüfungen und Studienleistungen und Eingabe von Noten und Bewertungen für Prüfungen und Studienleistungen erfolgt in der Rolle „Prüfer/in“.

Einrichtung der Vertretung für die Rollen "Lehrperson" bzw. "Prüfer/in" durch Lehrpersonen und Prüfer/innen.

Studiengangkoordination

PDF-Download in „Modulbeschreibungen anzeigen“ für Studierende und anonyme Nutzer

Neue automatische Sichtbarkeiten im Vorlesungsverzeichnis:

folgende Elemente im Vorlesungsverzeichnis können jetzt automatisch ausgeblendet werden: Prüfungen, Studienleistungen (diese Einstellung wird zentral vom Campus-Management-Team bei der Semesterübernahme des VVZs vorgenommen). Die genannten Elemente müssen jetzt nicht mehr je PO einzeln ausgeblendet werden. Diese Sichtbarkeitseinstellungen werden auch auf nachträglich eingehängte Prüfungen/Studienleistungen automatisch angewendet.
Hinweis zu Test2: hier werden die neuen Sichtbarkeiten ab SS 2022 bis WS 23/24 beispielhaft eingestellt. Bei der Umstellung des Produktivsystems auf 2023.06 werden die neuen Sichtbarkeiten ab SS 2015 eingestellt.

Jetzt ist es auch möglich, massenweise die Veranstaltungsgruppen unter einer Überschrift auszublenden, wenn diese bspw. innerhalb der POen unter den gleichnamigen Modulteilen vorkommen.

Verbesserung unter „Vorlesungsverzeichnis bearbeiten“: das Einhängen von Elementen und die Einstellung von Sichtbarkeiten sind einfacher und übersichtlicher geworden.

Neue Funktion „Verteilungsverfahren suchen und starten“: die ursprüngliche Funktion „Verteilungsverfahren starten“ kann sehr unübersichtlich werden, deshalb wurde eine Suche eingebaut „Verteilungsverfahren suchen und starten“, von hier aus kann man direkt zur Bearbeitung des betroffenen Zeitraumes mit dem Verteilverfahren gelangen. Mittelfristig wird die alte Funktion „Verteilungsverfahren starten“ deaktiviert.

Bevorzugen von bestimmten Studiengängen/Fachsemestern in Verteilungsverfahren für die Veranstaltungsbelegung

Zeitraumprüfung für Modulbelegungen (modulPeriodChecker): Im Belegungsdialog aller Modulbelegungsverfahren wird geprüft, für welche der angezeigten Veranstaltungen ein Belegungszeitraum für die eingeloggte Rolle exisitiert. Dadurch wurde der Fehler korrigiert, dass Veranstaltungen, die unterhalb eines Knotens (Modul, Modulteil, Konto) mit einer Belegregel hingen, ohne zugeordneten Belegungszeitraum über den Belegdialog belegt werden konnten.

Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsdetailseite: Verbesserung der Darstellung durch die Zusammenlegung der Reiter „Grunddaten“ und „Termine“, um relevante Termininformationen direkt anzuzeigen. Die Beschreibungstexte befinden sich nun in einem eigenen Reiter.

Massendruck für Datenkontrollblätter: Es ist jetzt ein Massendruck von Datenkontrollblättern möglich.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Performance Verbesserung in der Detailbearbeitung

Notenfreigabe als Massenverarbeitung in Kombination mit dem Verfahren „Ist erst nach expliziter Freigabe sichtbar“ einsetzbar.

In der Funktion „Bewertung eingeben“, kann die Bearbeitung des Prüfungsdatum über ein Recht eingestellt werden. Dieses Recht muss allerdings für die gesamte Hochschule abgestimmt werden.

Auch beim Umbuchen einer Leistung in der Funktion „Leistungen bearbeiten pro Studierendem“ auf der Registerkarte „Umbuchen“ erfolgt nun die Abfrage der Übersteuerung von Vorbehalten.

Prüfungsdetailseite: Verbesserung der Darstellung durch die Zusammenlegung der Reiter „Grunddaten“ und „Termine“, um relevante Termininformationen direkt anzuzeigen.

Bereich Studierendenverwaltung

Automatische Benachrichtigung der Sachbearbeitung bei Eingang eines neuen Online-Antrags in der Studierendenverwaltung

Bereich Bewerbungsmanagement

Neue Möglichkeit zu Bewerbungsanträgen auf Studiengangs- und Fachwechsel

Bereich Personenverwaltung

Einrichtung der Vertretung für die Rollen "Lehrperson" bzw. "Prüfer/in" durch Lehrpersonen und Prüfer/innen bzw. Personenverwalter/innen.

Durch eine verbesserte Rechteauswertung des Systemherstellers sehen Personenverwaltungen nur noch Rollen in Einrichtungen für die Sie selbst Rechte haben. Rollen von Personen in anderen Einrichtungen werden nicht mehr angezeigt. Miitlerweile (Stand 16.10.2023) hat sich herausgestellt, dass dies die Arbeit der Personenverwaltungen teilweise erschwert. RZ-CM wird mit dem Datenschutz in Verbindung treten, um zu klären, ob an der UFR der alte Zustand durch erweiterte Rechteparameter wiederhergestellt werden kann.

Bereich Forschungsinformationssystem

Repositorium als führendes System

Forschungsinfrastrukturen. Für Forschungsinfrastrukturen steht eine neue Detailseite analog zu den Projekten, Publikationen und Patenten zur Verfügung. Dort können abhängig von der Sichtbarkeitsstufe Informationen zu Forschungsinfrastrukturen angezeigt werden.

Unterstützung für KDSF 1.3

Verbesserung der Barrierefreiheit und Usability

Informationen des Systemherstellers HIS eG zu HISinOne 2023.06 (ohne Anpassungen Uni Freiburg)

Webinformationen 2023.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Flyer Release-Special 2023.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Links zu Videos mit den Neuerungen folgt, sobald verfügbar

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Zeitplan war wie folgt

Die HIS eG hat am 01. Juni 2023 die HISinOne-Version 2023.06 freigegeben. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2023.06 am Mittwoch, dem 28. Juni 2023 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 01. Juni 2023: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2023.06 auf Entwicklungssystem CUST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Juni 2023: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
Juni 2023: Einspielen der Version 2022.12 auf Testsystem TEST2. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST1 bleibt auf Version 2022.12	-
12.-23. Juni 2023 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	12.-23. Juni 2023: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
Mi, 28. Juni 2023 ganztägig: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2023.06.	Von den Fakultäten und Einrichtungen gab es kein Veto zur Umstellung -

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemeine Fehler

Auf den Raumdetailseiten wird die Karte (openstreetmap) nicht mehr angezeigt. An HIS gemeldet #308611

Auf der Leistungsübersicht „EXA 303 (05-2023) LÜ Studienabschnitt 1 - 2“ erscheinen bei eingerückten Elementen Blattsymbole (Kommentarfelder), Ticket #303449 ist beim Hersteller eröffnet, Hotfix zur Behebung ist zugesagt.

Studiengangskoordination

Belegverfahren

Workaround zur Kontrolle von Belegungs-/Anmelde-Buttons über Vorlesungsverzeichnis ist derzeit nicht mögich: die Belegbuttons werden im Vorlesungsverzeichnis nicht angezeigt. An HIS gemeldet #305375

Neu angelegte Veranstaltungen können mit der Modulbelegung nicht belegt werden, wenn sie zum Zeitpunkt der Belegung noch nicht gültig sind. Workaround: Gültigkeit der Veranstaltungen auf das aktuelle Datum setzen. Am einfachsten geht das über Curriculum Designer - Elemente tabellarisch bearbeiten - Veranstaltungen tabellarisch bearbeiten. Bei der Suchmaske „Massenbearbeitung über Feldsetzung“ Häkchen setzen und nach den Veranstaltungen mit „Gültig von“>'heutiges Datum' suchen. In der Tabelle müssen Sie noch unter „Anpassen“ das Feld „gültig von“ einblenden und können dann in der Kopfzeile ein Datum setzen, das über die Schaltfläche „Feldsetzung durchführen“ in alle gefundenen Elemente geschrieben wird.

Soll das Modulbelegverfahren für die Belegungsbearbeitung verwendet werden, muss ein Zeitraum mit Veranstaltungsbelegung für die jeweilige Rolle angelegt werden, da ansonsten die „Zeitraumprüfung für Modulbelegungen“ die Belegung verhindert. Eine Belegung mit der Rolle Studiengangkoordination oder Veranstaltungsmanagement ist dennoch nicht möglich, da diesen Rollen das Recht fehlt, eine Veranstaltung selbst zu belegen.

Veranstaltungsmanagement

Fehlerhafte Warnungen bei einem Blocktermin, wenn er über ein Wochenende geht (ohne Sa/So einzuschließen): „Sie versuchen, Termine außerhalb des Vorlesungszeitraumes zu speichern“. An HIS gemeldet #313175 Lösung: Warnungen Ignorieren und auf „Speichern“ klicken.

In der Veranstaltungsbearbeitung im Reiter „Links“ ist das Einfügen einer Parameter-URL z.B. eines Permalinks nicht möglich. An HIS gemeldet #306498 Workaround in der Zwischenzeit: die URL kann in einem Beschreibungstextfeld z.B. „Bemerkung/Empfehlung“ hinterlegt werden.

Vorlesungsverzeichnis

Semesterabhängige Veranstaltungen können im Vorlesungsverzeichnis nicht entfernt werden. An HIS gemeldet #304514. Workaround für die Zwischenzeit: die Überschrift duplizieren und die Überschrift mit fehlerhaft eingehängten Veranstatungen löschen.

Teils gelöst: Seit der Einspielung der Fehlerbehebung (13.09.) sind neu hinzugefügte Module u.a. Elemente innerhalb der PO-Struktur im VVZ korrekt sichtbar. Altfälle (vor der Fehlerbehebung am 13.09. eingehängte Module/Elemente) sind noch nicht sichtbar. Die Fehlerbehebung für Altfälle ist angefordert. An HIS gemeldet #305193
Workaround: Wenn alle neuen Einhängungen in die PO erfolgt sind, können Sie die PO im Vorlesungsverzeichnis entfernen und neu einfügen. Anschließend müssen die Sichtbarkeiten in der PO eingestellt werden.

Der Aufruf des 2. und 3. PDF-Exportes (EXA 803a, EXA 804a) führt im Firefox vereinzelt zum Fehler ..pdf.part konnte nicht gespeichert werden, weil die Quelldatei nicht gelesen werden konnte: in diesem Fall benutzen Sie bitte z.B. Google Chrome.

Im Vorlesungsverzeichnis tritt in manchen Strukturen ein Problem auf, dass die Detailansicht von Veranstaltungen nicht aufgerufen werden kann Bsp.: WS 23/24, Überschrift „Institut für Psychologie“. An HIS gemeldet #306350. Workarounds: Detailseiten im neuen Tab öffnen.

Die PDF-/XML-Exporte des Vorlesungsverzeichnisses EXA 803a, 804a, EXA 804c enthaten neu angelegten Überschriften nicht, auch werden vereinzelt zusätziche Überschriften angezeigt, die nicht zur Sturktur gehören. Workaround in der Zwischenzeit:

Permalink zur Überschrift im Vorlesungsverzeichnis.

1. PDF-Export „Kommentiertes Vorlesungsverzeichnis“ (Hier fehlt derzeit noch die Ausgabe des semesterunabhängigen Kommentar-Feldes. An HIS gemeldet #304687).

Zur Kontrolle der erfassten Veranstaltungsdaten können PDF-Exporte unter "Veranstaltungen bearbeiten" genutzt werden.

Prüfungen, Studienleistungen

Auf der Detailseite einer Prüfung/Studienleistung wird das Feld „Kommentar“ nicht mehr angezeigt. Ticket an HIS #303283

Studienplatzbewerbung und -zulassung

Gelöst 29.06.2023: Abgespeicherte Suchsets verschwunden bei Bewerbung | Bewerbungen sichten. Durch technische Umstellungen sind beim Versionswechsels Suchsets nicht korrekt migriert worden, die noch mit HISinOne 2022.12 abgespeichert wurden. Wir versuchen eine Lösung, können aber nichts zusagen. Workaround: auf https://test1.campus.uni-freiburg.de das alte Suchset aufrufen. Die Suchkriterien manuell auf dem Produktionsssystem neu eintragen und als Suchset abspeichern.

Personenverwaltung

Gelöst 29.06.2023: Normalerweise kann in der Ergebnisliste von „Personen bearbeiten“ das Geschlecht mit ausgegegeben werden, in dem als Suchkriterium „≠ Geschlecht (nicht gefüllt“) ausgewählt wird oder mehrere Geschlechter mit „=“ ausgewählt werden. Aktuell funktioniert diese Sucherweiterung nicht. Fehlersuche läuft.