Informationen zu HISinOne 2024.06 Universität Freiburg

Einige Highlights der Version 2024.06

Barrierefreiheit des Systems an verschiedenen Stellen verbessert Erweiterung der Rechte für die Leistungsbearbeitung - Trennung nach Elementtyp - Prüfung oder Studienleistung Änderungsprotokollierung im Curriculum Designer erweitert. Zeigt nun an: Zuordnungen Regeln, Zeitraumgruppen, Lehrsprachen Leistungsbearbeitung: Für Erfassung mehrerer Anerkennungen bleibt nun der geöffnete Curriculum Baum nach einer erfassten Anerkennung weiterhin aufgeklappt. Promovierendenverwaltung jetzt mit integriertem Dokumentenviewer für die Sachbearbeitung Fehlerbehebung Annahmeanträge Promotion: Tatbestand wird jetzt korrekt angezeigt Bei Sucheinschränkung auf Organisationseinheiten in der Personenbearbeitung kann, bei der Auswahl über Suchfeld, direkt in der Suchmaske der Haken „Mit Unterelementen“ gesetzt werden. Studierendenverwaltung: Massenbearbeitungsfunktion für Sperren Studienplatzbewerbung: Parallele Bewerbungsverfahren auf den selben Studiengang (z.B. reguläres Verfahren plus Losverfahren) technisch möglich

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Die Barrierefreiheit des Systems wurde an verschiedenen Stellen verbessert

Neuerungen für Bewerbende

Wird noch ergänzt

Neuerungen für Studierende

Wird noch ergänzt

Neuerungen für Promovierende

Fehlerbehebung: Der Promotionsantrag bleibt nun für die Promotionsinteressierten sichtbar: Wurde der neue Online-Promotionsantrag in der Sachbearbeitung im Doktorandenmanagement weitergeleitet (z.B. an Ausschuss), verschwand dieser aus der Übersicht der abgegebenen Anträge bei den Promotionsinteressierten (nach der Genehmigung wurde dieser wieder sichtbar). Der Antrag ist nun unabhängig vom Status in der Liste der abgegebenen Anträge sichtbar.*

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Auf der Personendetailseite können jetzt neben Organisationszugehörigkeiten, Kontaktdaten, Sprechzeiten, Veranstaltungen, Publikationen, Patenten, Preisen und Aktivitäten folgende weiteren selbst editier- bzw. auswählbaren Elemente dargestellt werden:

Steckbrief (Freitext)

Forschungsgebiete (Formatierbarer Freitext mit Verlinkungsmöglichkeiten)

Lehrgebiete (Formatierbarer Freitext mit Verlinkungsmöglichkeiten)

Fachgebiete (Auswahl aus strukturierter KDSF-Liste)

Forschungsfelder (Auswahl aus strukturierter KDSF-Liste)

Hochschuleigene Klassifikation (Auswahl aus strukturierter Liste, die für die UFR noch festgelegt werden muss)

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

Vorlesungsverzeichnis: Module sind jetzt auf Detailseiten verlinkt.

Veranstaltungsmanagement

Die Funktion „Meine Raumanfragen“ ist um die Spalte „Wochentag“ erweitert.

Verteilverfahren: Das Verteilverfahren wird nun als Auftrag ausgeführt und beinhaltet keinen Dialog mehr. Der Fortschritt wird unter „Meine Aufträge“ (Klemmbrett-Icon rechts oben) angezeigt. Der Fortschritt zeigt nur noch die einzelnen Schritte an, nicht mehr die einzelnen Belegungen. Bei Auswahl des Auftrags kann auch auf das Protokoll zugegriffen werden.

Bereich Prüfungsverwaltung

Erweiterung der Rechte für die Leistungsbearbeitung - Trennung nach Elementtyp - Prüfung oder Studienleistung

Änderungsprotokollierung im Curriculum Designer erweitert, an der Oberfläche auf der Registerkarte Fachliche Protokollierung nun nachzuvollziehbar

Regelzuordnung (Änderungen an Elementdaten, Regeln)

Zeitraumgruppenzuordnung (Änderungen an Elementdaten, Zeitraumgruppen)

Lehrsprachenzuordnung (Änderungen an Elementdaten)

Funktion „Leistungen, Bewertung eingeben“ entfällt - bitte zukünftig „Lehrorganisation, Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen“ verwenden

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Leistungen bearbeiten pro Studierendem: Um bei Erfassung mehrere Anerkennungen auf der Registerkarte HS-interne Anerkennungen nach einander effizienter arbeiten zu können bleibt nun der geöffnete Curriculum Baum nach einer erfassten Anerkennung weiterhin aufgeklappt.

Sachbearbeitung Studienleistungen

Rechteänderung: Mit dieser Rolle können ab sofort nur noch Studienleistungen bearbeitet werden. Der Zugriff auf Prüfungsleistungen ist gesperrt.

Prüfer/in

Menüpunkt Leistungen, Bewertung eingeben entfällt - bitte zukünftig „Lehrorganisation, Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen“ verwenden

Bereich Studierendenverwaltung

Studierendenverwaltung: Massenbearbeitungsfunktion für Sperren

Bereich Promovierendenverwaltung

Promovierendenverwaltung jetzt mit integriertem Dokumentenviewer für die Sachbearbeitung

Zuvor eingegebene Suchkriterien unter „Doktorandendaten bearbeiten“ bleiben nun nach dem Klick auf die Schaltfläche „Suche ändern“ in einem geöffneten Fall vorbelegt

Der Tatbestand von Promotionsanträgen wird beim Speichern und Laden der Anträge korrekt angezeigt

Rückfrage vor Genehmigung, Ablehnung, Stornierung eines Promotionsantrags: Vor den Endzuständen eines Promotionsantrags (genehmigt, abgelehnt, storniert) erscheint nun eine Rückfrage, ob diese Aktion tatsächlich durchgeführt werden soll. Bei Ablehnung erscheint eine weitere Auswahl zur Festlegung des Ablehungsgrundes.*

Der Promotionsantrag bleibt für die Promotionsinteressierten sichtbar. Wurde der neue Online-Promotionsantrag in der Sachbearbeitung im Doktorandenmanagement weitergeleitet (z.B. an Ausschuss), verschwand dieser aus der Übersicht der abgegebenen Anträge bei den Promotionsinteressierten (nach der Genehmigung wurde dieser wieder sichtbar). Der Antrag ist nun unabhängig vom Status in der Liste der abgegebenen Anträge sichtbar.*

Bereich Studienplatzbewerbung

Studienplatzbewerbung: Parallele Bewerbungsverfahren auf den selben Studiengang (z.B. reguläres Verfahren plus Losverfahren) technisch möglich

Bereich Bewerbungsmanagement

Wird noch ergänzt

Bereich Personenverwaltung

Bei Sucheinschränkung auf Organisationseinheiten in der Personenbearbeitung kann, bei der Auswahl über Suchfeld, direkt in der Suchmaske der Haken „Mit Unterelementen“ gesetzt werden. Das umständliche Aufrufen des Organisationsbaums um den Haken zu setzen entfällt.

Die Personenverwaltung kann (zusätzlich zur Person selbst) die neuen Elemente der Personendetailseite bearbeiten (siehe Neuerungen für Mitarbeiter/innen)

Bereich Forschungsinformationssystem

Siehe auch Personenverwaltung

Bereich System (technische Informationen für andere Systembetreiber mit HISinOne-Anbindung)

Wird noch ergänzt

Weitere Information des Systemherstellers HIS eG zu HISinOne 2024.06 (ohne Anpassungen Universität Freiburg)

Webinformationen 2024.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Flyer Release-Special 2024.06 zu HISinOne und anderen Systemen

Bekannte Probleme und Fehler

Veranstaltungsmanagement

Formatiert man z.B. in der Veranstaltungsbearbeitung einen Beschreibungstext im Editor so, dass ein Textteil hochgestellt wird, werden alle Abschnitte mit anderen Formatierungen z.B. kursiv, fett, Links usw. ebenso hochgestellt.

Ruft man Veranstaltungsdetailseite, Raumplan oder Raumdetailseite über Permalink auf und wechselt danach die Rolle z.B. von „Lehrperson“ zu „Mitarbeiter/in“, wird ein Fehler angezeigt. An HIS gemeldet #328348

Workaround: Nach dem Rollenwechsel den Permalink erneut aufrufen.

Raumverwaltung

Raumkonfikte werden in bestimmten Fällen nicht angezeigt: Raumanfragen, die mit der Version 2024.06 gestellt wurden und im Konflikt mit anderen Raumbuchungen stehen, werden nicht in der Maske „Raumanfragen verwalten“ nicht entsprechend gekennzeichnet. Erst in der Nachfolgeseite, wenn die Raumanfrage erfüllt werden soll, wird der Konflikt wieder dargestellt.

Gelöst seit 04.09. Unvollständige/abgeschnittene Raumpläne in bestimmten Fällen: In einigen Rollen (u.a. „Mitarbeiter/in“, „Studieren“ usw.) werden Raumpläne abgeschnitten dargestellt, wenn eine Sonderveranstaltung (im Status „öffentlich“ oder „hochschulintern“) enthalten ist. Der Fehler ist an HIS gemeldet #328288. Workaround: Bitte betrachten Sie Raumpläne uneingeloggt oder in einer der Sachbearbeitungsrollen wie „Veranstaltungsmanagement“, „Lehrperson“ oder „Studiengangskoordination“. Für die entsprechende Rollenzuweisung wenden Sie sich bitte an die zuständige Personenverwaltung der Fakultät/Einrichtung.Wie finde ich die zuständige Personenverwaltung oder Studiengangskoordination meiner Fakultät/Einrichtung?

Räume werden in der Raumsuche nicht gefunden, falls es mehrere gleichnamige Raumverwaltungsgruppen gibt. Bitte lassen Sie bei der Raumsuche die Raumverwaltungsgruppe u.U. weg und benutzen Sie weitere mögliche Kriterien z.B. Gebäude.

Lösung 1: Sie benennen die Raumverwaltungsgruppen eindeutig.

Lösung 2: Prüfen Sie, ob mehrere Raumverwaltungsgruppen notwendig sind. Wenn nicht, fassen Sie alle nötigen Räume in einer Raumverwaltungsgruppe zusammen und löschen Sie die restlichen Raumgruppen.

Wie Sie Ihre Raumverwaltungsgruppen bearbeiten/löschen können, finden Sie unter Raumzuordnungen (=Raumverwaltungsgruppen) verwalten.

Studiengangskoordination, Veranstaltungsmanagement, Prüfungsmanagement

Die Konfiguration der Tabelle Teilnehmerlisten wurde auf einen Standard zurückgesetzt. Zusätzliche Felder können über „Tabelle anpassen“ wieder hinzugefügt werden.

Zeiträume kopieren: Wählt man bei einem Zeitraum „als Kopie speichern“, wird beim Speichern das Belegungs- oder Verteilungsverfahren aus dem Verfahren entfernt. Es wird das oberste Verfahren aus der DropDown-Liste angezeigt „Anmeldung - Prüfungsan-/abmeldung für Prüfungen…“. Der Zeitraum ist damit nicht funktionsfähig. Bitte tragen Sie ein passendes Verfahren ein. An HIS gemeldet #331989

Wie können Sie betroffene Zeiträume „ohne Verfahren“ finden? → Unter „Zeiträume bearbeiten“ s. Einstellungen aus dem Screenshot unten:

In 2024.12 GELÖST.

Prüfer/-in, Lehrperson

die Funktion „Bewertungen eingeben“ kann nur noch über „Lehrangebot“ - „Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen“ aufgerufen werden. Der Menüpunkt „Bewertungen eingeben“ existiert nicht mehr. korrigiert - Menüpunkt wieder vorhanden

Allgemeine Fehler

Korrigiert am 03.07.2024 Fehler in der Gebührenberechnung für die Rückmeldung zum Wintersemester 2024/2025: Die Online-Rückmeldung steht aufgrund eines technischen Fehlers momentan nicht zur Verfügung. Die Anzeige der für das Wintersemester 2024/2025 zu zahlenden Beiträgen und Gebühren kann in Einzelfällen nicht korrekt sein.

Studentenmeldeverfahren (SMV): Derzeit kommt es zu Fehler beim Import von Krankenkassenmeldungen

* bereits als Hotfix ausgeliefert

Zeitplan war wie folgt

Wir rechnen damit, dass die HIS eG im Juni 2024 die HISinOne-Version 2024.06 freigibt. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2024.06 Ende Juni 2024 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 03. Juni 2024: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2024.06 auf Entwicklungssystem TEST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Juni 2024: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
Juni 2024: Verfügbar machen auf TEST2 für Fakultäten und Einrichtungen. TEST1 bleibt auf Version 2023.12	-
10. - 21. Juni 2024 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	10. - 21. Juni 2024: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
Mittwoch, 26. Juni 2024 Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2024.06. In der Testphase der Fakultäten und ausgewählter zentrale Einrichtungen ging kein Veto zur Umstellung ein.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .