Informationen zu HISinOne 2024.12 Universität Freiburg

Die Umstellung auf die neue Version erfolgte am 19.02.2025

Einige Highlights der Version 2024.12

Relative Fristen können feingranular abgebildet werden. Es werden nun die Werk-, Sonn- und Feiertage berücksichtigt. Ebenso kann die Ablaufzeit der Frist nun tages- und uhrzeitrelativ eingestellt werden. Vorbehalte können jetzt automatisiert, per nächtlichem Job, gelöscht werden. Freigabestatus semesterabhängiger Veranstaltungen ist jetzt auch unter „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“ sichtbar. Damit sieht man schnell als Lehrperson, Veranstaltungmanager/in oder Studiengangskoordinator/in, was noch nicht freigegeben ist. Neue Raumbuchungsfunktion ist jetzt einsatzbereit und bietet weitgehende Funktionalität für das Buchen/Anfragen von Räumen. Testen Sie gerne die neue Raumbuchungsmaske und geben Sie uns Ihr Feedback zu Vorteilen und Schwierigkeiten in der neuen Maske an cm@rz.uni-freiburg.de. Eine Anleitung finden Sie ab 03.02. unter Raumanfrage stellen. Für die Studiengangskoordination und Personenverwaltung werden „Gespeicherte Suchen“ eingerichtet. Diese werden auf der Startseite im Reiter „Gespeicherte Suchen“ angezeigt sowie unter dem Menüpunkt „Service → Gespeicherte Suchen“ und helfen Ihnen beim Verwalten von Veranstaltungen bzw. Personen. Eine kurze Anleitung finden Sie unter Gespeicherte Suchen. Belegungsbuttons werden im Vorlesungsverzeichnis direkt in der Struktur angezeigt, sofern man in einer passenden Rolle („Studieren“, „Mitarbeiter/in“ usw.) belegen möchte. Vorteilhaft beim Belegen aus dem Vorlesungsverzeichnis von Veranstaltungen vom ZfS, IWB oder für Gasthörende. Über einen neuen globalen Schalter kann eingestellt werden, ob bei einer Beurlaubung im 1. Fachsemester die Fachsemester mit 0 oder mit 1 gezählt werden sollen

Schulungen für die Version 2024.12

Zum Belegen wechseln Sie in die Rolle „Mitarbeiter/in“ o. „Extern/Gast“ (Rollenwechsel im Kopfbereich) und klicken Sie auf den Veranstaltungslink unten.

Neuerungen in der HISinOne Version 2024.12 für die Studiengangskoordination (Online)

Neue Raumbuchungsmaske in HISinOne (Online)

Tipps

Hier finden Sie einige Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen.

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Englische Bezeichnungen der Organisationseinheiten der Universität stehen in HISinOne ab Version 2024.12 zur Verfügung. Die englischen Bezeichnungen werden im SAP-System (Zuständigkeit Dezernat 1) ab 2025 gepflegt und nach HISinOne übernommen.

Bei Korrekturwünschen zu englischen Bezeichnungen wenden Sie sich bitte an das Dezernat 1 - Organisation über die Email-Adresse kost@zv.uni-freiburg.de

Hinweis: Im Bereich der Uniklinik gibt es keine englischen Bezeichnungen von Organsitaionseinheiten.

Für Abschlussdokumente muss der Textbaustein „Beteiligte Unternehmen“ für die englische Übersetzung nicht mehr gefüllt werden.

Belegungsbuttons werden im Vorlesungsverzeichnis direkt in der Struktur angezeigt, sofern man in einer passenden Rolle („Studieren“, „Mitarbeiter/in“ usw.) belegen möchte. Vorteilhaft beim Belegen aus dem Vorlesungsverzeichnis von Veranstaltungen vom ZfS, IWB oder für Gasthörende.

Im Vorlesungsverzeichnis werden semesterabhängige Veranstaltungen verlinkt dargestellt.

Neuerungen für Bewerbende

Anforderung und Einreichung von Nachweisen: Bewerber/-innen haben nun die Möglichkeit, Nachweise gezielt nachzureichen, ohne den gesamten Antrag zurückziehen zu müssen → Die Funktion ist noch fehlerhaft und steht vorerst leider nicht zur Verfügung

Registrierung/Onboarding-Prozess von Bewerbenden: neue vorgelagerte Dublettenprüfung basierend auf der E-Mail-Adresse; Verifizierungslink der in der Willkommens-E-Mail mit neuer Gültigkeitsdauer

Im Portlet Meine Bewerbung sowie in der Überschrift im Studienbewerbungs-Wizard wird nun das Fachsemester des Antrags mit aufgeführt

Neuerungen für Studierende

In der Mobilansicht wird der Menüpunkt „Rollenwechsel“ jetzt auf der 1. Ebene des Burger-Menus angezeigt.

Vormerkungen für Stundenplan sind jetzt im Stundenplan auffälliger dargestellt und es wird auf den Unterschied zwischen Vormerkung und Belegung hingewiesen.

Fehlerkorrekturen und Leistungsverbesserungen

Neuerungen für Promovierende

Oberflächen bei der Antragstellung wurden nutzer*innenfreundlicher gestaltet

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Eigene Sonderveranstaltungen einfach finden: Ihre Sonderveranstaltungen finden Sie in der Rolle „Mitarbeiter/in“ auf der Startseite im Reiter „Meine Sonderveranstaltung“.

In der Mitarbeiter/in-Rolle können Sie jetzt Details zu Sonderveranstaltungen sehen, um bei Bedarf Organisator/innen kontaktieren zu können. Dazu wurde der frühere Sichtbarkeitsstatus „Nur Organisator/innen“ auf „Nur Mitarbeiter/innen oder Sachbearbeitung“ geändert.

Neue Raumbuchungsfunktion ist jetzt einsatzbereit und bietet weitgehende Funktionalität für das Buchen/Anfragen von Räumen. Testen Sie gerne die neue Raumbuchungsmaske und geben Sie uns Ihr Feedback zu Vorteilen und Schwierigkeiten in der neuen Maske an cm@rz.uni-freiburg.de. Eine Anleitung finden Sie ab 03.02. unter Raumanfrage stellen.

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

Belegungsbuttons werden im Vorlesungsverzeichnis direkt in der Struktur angezeigt, sofern man in einer passenden Rolle („Studieren“, „Mitarbeiter/in“ usw.) belegen möchte. Vorteilhaft beim Belegen aus dem Vorlesungsverzeichnis von Veranstaltungen vom ZfS, IWB oder für Gasthörende.

Unter „Vorlesungsverzeichnis bearbeiten“ ist die Anzeige der Exporte in der Spalte „Aktionen“ verschlankt und die PDF-Symbole sind jetzt unterscheidbar. Die verschiedenen Druckmöglichkeiten sind nun als asynchrone Aufträge realisiert. Der Fortschritt wird unter „Meine Aufträge“ (Klemmbrett-Icon rechts oben) angezeigt.

Im Vorlesungsverzeichnis werden semesterabhängige Veranstaltungen verlinkt dargestellt.

Für die Studiengangskoordination werden „Gespeicherte Suchen“ eingerichtet. Diese werden auf der Startseite im Reiter „Gespeicherte Suchen“ angezeigt sowie unter dem Menüpunkt „Service → Gespeicherte Suchen“ und helfen Ihnen beim Verwalten von Veranstaltungen. Eine kurze Anleitung finden Sie unter Gespeicherte Suchen.

Die Studiengangskoordination sieht jetzt „Überschneidende Zeiträume“, die die Anmeldung/Belegung verhindern, auf der Startseite im Reiter „Überschneidende Zeiträume“. Der Aufruf des Reiters ist performanceaufwendig und kann daher bis 2 Min. dauern.

weitere Funktionen s. Abschnitt „Veranstaltungsmanagement“ unten.

Veranstaltungsmanagement / Raumbuchung

Freigabestatus semesterabhängiger Veranstaltungen ist jetzt auch unter „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“ sichtbar. Damit sieht man schnell als Lehrperson, Veranstaltungmanager/in oder Studiengangskoordinator/in, was noch nicht freigegeben ist.

Neue Raumbuchungsfunktion ist jetzt einsatzbereit und bietet weitgehende Funktionalität für das Buchen/Anfragen von Räumen. Testen Sie gerne die neue Raumbuchungsmaske und geben Sie uns Ihr Feedback zu Vorteilen und Schwierigkeiten in der neuen Maske an cm@rz.uni-freiburg.de. Eine Anleitung finden Sie ab 03.02. unter Raumanfrage stellen.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Relative Fristen können feingranular abgebildet werden. Es werden nun die Werk-, Sonn- und Feiertage berücksichtigt. Ebenso kann die Ablaufzeit der Frist nun tages- und uhrzeitrelativ eingestellt werden.

Existieren versionierte Module, so lässt sich in der Funktion Leistungen bearbeiten pro Person in der Registerkarte Leistungen umbuchen, zukünftig eine Leistungsübernahme in die neueste Modulversion vornehmen

Zur gleichen Thematik existiert eine gesammelte Leistungsübernahme für eine Gruppe ausgewählter Studierender.

Neue Raumbuchungsfunktion ist jetzt einsatzbereit und bietet weitgehende Funktionalität für das Buchen/Anfragen von Räumen. Testen Sie gerne die neue Raumbuchungsmaske und geben Sie uns Ihr Feedback zu Vorteilen und Schwierigkeiten in der neuen Maske an cm@rz.uni-freiburg.de. Eine Anleitung finden Sie ab 03.02. unter Raumanfrage stellen.

Bereich Studierendenverwaltung

Neue Funktion „Gespeicherte Suchen“

Konfigurierbare Fachsemesterzählung bei Beurlaubung im 1. Fachsemester

Unterstützung von SEPA 3.7

Erweiterungen bei der Duplikatszusammenführung

Bereich Promovierendenverwaltung

Neue Funktion „Gespeicherte Suchen“ ergänzt und erweitert die Einsatzmöglichkeit von HIS-DOC im Tagesgeschäft → diese Funktion kann leider nicht direkt nach der Versionumstellung in Betrieb genommen werden.

Neue Funktion „Wiedervorlagen“ → diese Funktion kann leider nicht direkt nach der Versionumstellung in Betrieb genommen werden.

Bereich Studienplatzbewerbung und Zulassung

Anforderung und Einreichung von Nachweisen: Für die Sachbearbeitung erleichtert die neue Funktion das Anfordern von Nachweisen → Die Funktion ist noch fehlerhaft und steht vorerst leider nicht zur Verfügung

Verbesserung des E-Mail-Versands in „Bewerbungen sichten“: Betreffzeile mit zusätzlichen Informationen, Erweiterte Anrede, Erweiterte Funktionalität mit Platzhaltervariablen, Ausgabe der E-Mail in der Portalsprache des/der Bewerber/in

Usability in „Bewerbungen sichten“: Overlays sind nun verkleinerbar und per Drag-and-Drop verschiebbar

Bereich Personenverwaltung

Für die Personenverwaltung werden „Gespeicherte Suchen“ eingerichtet. Diese werden auf der Startseite im Reiter „Gespeicherte Suchen“ angezeigt sowie unter dem Menüpunkt „Service → Gespeicherte Suchen“ und helfen Ihnen beim Verwalten von Personen. Eine kurze Anleitung finden Sie unter Gespeicherte Suchen.

Bereich Forschungsmanagement

Fehlerkorrekturen und Leistungsverbesserungen

Bereich System (technische Informationen für andere Systembetreiber mit HISinOne-Anbindung)

Fehlerkorrekturen und Leistungsverbesserungen

Bekannte Probleme und Fehler

Fehlerlösungen werden bei jeweiligem Fehler angekündigt.

Allgemeine Fehler

Vereinzelt kann es vorkommen, dass bestimmte Icons wie z.B. das Abmelden-Icon im Kopfbereich, Belegbuttons oder Bearbeitungsstifte nicht dargestellt werden.
Ursachen/Lösungen:

Wenn Sie unter MacOS/iOS den Safari Browser in einer Version älter als 17.4 nutzen. Hintergrund ist, dass in Safari in Version 17.3 und älter ein Fehler existiert, welcher die Darstellung von durch HISinOne genutzten IconFonts verhindert.
Lösung: Bitte aktualisieren Sie Safari mind. auf Version 17.4 oder neuer oder verwenden Sie z.B. den Browser Google-Chrome in einer aktuellen Version.

In anderen Fällen hilft das Löschen von Browsercaches. Wenn die Tastenkombination zum Cache-Leeren das Problem nicht löst, bitte über Browser-Menü/-Einstellungen das Löschen vornehmen, danach den Browser schließen und neu starten.
In Firefox können Sie die Caches wie folgt leeren: https://support.mozilla.org/de/kb/Wie-Sie-den-Cache-leeren-konnen

Derzeit kann die Detailansicht von Prüfungsleistungen mit relativen Fristen nicht aufgerufen werden. Es erfolgt ein interner Serverfehler. Wir arbeiten an der Fehlerbehebung.

GELÖST 12.03. Wenn bei einem Studierenden Leistungen im Bearbeitungsstatus „vorläufig freigegeben“ existieren, kann der Studierende keine Detailansichten von Veranstaltungen aufrufen. Die Belegung von Veranstaltungen ist davon nicht betroffen. Als Workaround können die Veranstaltungen uneingeloggt in der Detailansicht aufgerufen werden.

GELÖST 12.03. Die Vormerkung von Veranstlatungen für Stundenplan ist vorübergehend deaktiviert, da diese Funktion zum Fehler bei der Anzeige von Veranstaltungsdetailseiten führt. Wir warten auf die Lösung von HIS.

Studierende

iCal-Export des Stundenplans enthält in Outlook- bzw. Google-Kalender keine Vormerkungen, obwohl Vormerkungen im Stundenplan vorhanden sind. An HIS gemeldet #346124.

Bereich Bewerbung und Zulassung

Fehler in bereits gespeicherten Suchsets in Generischen Suchen (Funktionen „Bewerbungen sichten“, „Bewerberlisten“, „Bescheide drucken“), wenn diese auf Bewerbungsbestandteil-Felder referenzieren. Zur Orientierung können Sie sich auf dem Auskunftssystem (TEST2) die funktionsfähigen Suchsets nochmals anzeigen lassen, um diese auf dem Produktivsystem in HISinOne 2024.12 wieder einzurichten.

Studiengangskoordination, Prüfungsmanagement

GELÖST: Menüpunkte „Leistungen bearbeiten“ und „Noten eingeben“ funktionieren nicht, wenn ein Teilnehmer kein Studierender ist. Ein Hotfix dazu ist angekündigt.

GELÖST: Bestimmte Verteilverfahren haben weiterhin schlechte Performance, ein Hotfix dafür ist angekündigt.

Bei der Nutzung von Modul-Versionierungen kann es zu fehlerhaften Zuordnungen kommen, wenn Studierende Veranstaltungen über das Vorlesungsverzeichnis belegen. Fordern Sie Ihre Studierenden dringlich dazu auf, den Studienplaner zu verwenden.

Wenn es relative Fristen an Leistungen in einer Prüfungsordnung gibt, ist der Studienplaner sehr langsam bis hin zum Timeout bei der Prüfungsanmeldung. Der Fehler wurde dem Softwarehersteller gemeldet. Ein Workaround wird bereitgestellt. Bitte stellen Sie ein Ticket an cm@rz.uni-freiburg.de, falls Sie betroffen sind.

In der Rolle „Leistungsverbuchung“ wird eine Fehlermeldung beim Klick auf „Bewertungen eingeben“ bei einer Veranstaltung angezeigt, sofern die zu vertretende Lehrperson in der Veranstaltung nur als verantwortlich und nicht als durchführend hinterlegt ist. Bitte tragen Sie die Lehrperson auch als durchführende ein, danach funktioniert der Aufruf der Bewertungsfunktion.

Unter „Vorlesungsverzeichnis bearbeiten“ ist die Anzeige der letzten Aktionen „Aus der Zwischenablage einfügen“ und „Eimer“ nicht optimal. In der VVZ-Struktur nach unten scrollen und den Scrollbalken unten nach rechts ziehen, das Eimer-Symbol ist außerhalb des Rahmens.

GELÖST: Die Semesterübernahme der Vorlesungsverzeichnisstruktur konnte am 03.03. wegen eines Fehlers nicht durchgeführt werden. Wir warten auf eine Fehlerbehebung seitens HIS. Beachten Sie auch Hinweise zur Übernahme im März 2025 in der Anleitung.

Veranstaltungsmanagement

Auf der Veranstaltungsdetailseite sind gruppenspezifische Beschreibungstexte wie Inhalte, Literatur u.a. (unterhalb der Termine) unter bestimmten Bedingungen nicht mehr aufklappbar. An HIS gemeldet #.

Als Workaround für die Zwischenzeit wurde die Darstellung der Beschreibungstexte auf „Anzeige über Overlay“ umgeschaltet. Dazu muss man auf „Weiter Details einblenden“ (oberhalb der Termine) klicken.

Raumverwaltung

In der neuen Raumbuchungsmaske in der Trefferliste ist die Spaltenbreite bei „Auswahl“ und „Raum“ nicht optimal („Auswahl“ zu breit, „Raum“ zu eng). Ein Hotfix dazu ist angekündigt.

In der neuen Raumbuchungsmaske im Suchfeld „Suchbegriffe“ wird die Raumbezeichnung genau ausgewertet, z.B. bei der Suche nach 01 008 wird „HS 01 008“ gefunden, mit Eingabe ohne Leerzeichen 01008 wird der Raum nicht gefunden.

Benutzen Sie die genaue Raumbezeichnung mit Leerzeichen. Sie ist in den Raumsuchmasken und Raumplänen zu sehen.

Alternative 1: nach den letzten 3 Ziffern im Feld „Suchbegriffe“ suchen. Hier können u.U. viele Treffer kommen, bei Bedarf nach „Gebäude“ schauen bzw. im Filter einschränken.

Alternative 2: Raumbezeichnung weglassen und im Filter nach „Gebäude“ einschränken. Danach nach passendem Raum in der Trefferliste schauen.

Räume werden in der Raumsuche nicht gefunden, falls es mehrere gleichnamige Raumverwaltungsgruppen gibt. Bitte lassen Sie bei der Raumsuche die Raumverwaltungsgruppe u.U. weg und benutzen Sie weitere mögliche Kriterien z.B. Gebäude.

Lösung 1: Sie benennen die Raumverwaltungsgruppen eindeutig.

Lösung 2: Prüfen Sie, ob mehrere Raumverwaltungsgruppen notwendig sind. Wenn nicht, fassen Sie alle nötigen Räume in einer Raumverwaltungsgruppe zusammen und löschen Sie die restlichen Raumgruppen.

Wie Sie Ihre Raumverwaltungsgruppen bearbeiten/löschen können, finden Sie unter Raumzuordnungen (=Raumverwaltungsgruppen) verwalten.

Zeitplan war wie folgt

Die HIS eG hat im Dezember 2024 die HISinOne-Version 2024.12 freigegeben.

Mit zahlreichen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem Freigabeprozess über Veto-Verfahren wird die HISinOne-Version 2024.12 voraussichtlich Mitte Februar 2025 auf das Produktivsystem eingespielt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab Dezember: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2024.12 auf Entwicklungssystem TEST1, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
Dezember/Januar: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest: funktionieren das System und die Rollen	-
Dezember/Januar: Verfügbarmachen auf TEST1 für die Fakultäten und Einrichtungen. TEST2 bleibt auf Version 2024.06	-
Februar: Testphase 2: parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	03.02. - 14.02.: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST1: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt? FAQ: Häufige Fragen zu notwendigen Tests einer neuen HISinOne-Version in den Fakultäten und Einrichtungen vor Einspielung im Produktivsystem

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
19.02.2025, wenn die Fakultäten und ausgewählte zentrale Einrichtungen kein Veto zur Umstellung eingelegt haben: Umstellung des HISinOne Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und TEST1 auf die Version 2024.12.	-