Informationen zu HISinOne 2018.12 Uni Freiburg (Produktiv seit 16.01.2019)

• Raumbeschreibungen auf den Raumdetailseiten sind jetzt formatierbar. Raumbeschreibungen können in der Rolle Raumzuordnungsverwaltung erfasst/editiert werden.
• Personendetails: E-Mail-Adressen und Links zu Webseiten (sofern erfasst) sind jetzt anklickbar. Bisher war es eine reine Textanzeige.
• Alle Raumsuchen sind nun mit „für Veranstaltungen geeignet“ vorbelegt.

Diverse kleinere Korrekturen, leichte Verbesserungen bei den Antwortzeiten.

• Klassenspiegel: In der Funktion „Leistungen“ kann nun im Leistungsdatenbaum durch Klick auf den Info-Button an einer Prüfungs- oder Studienleistung ein graphischer Klassenspiegel angezeigt werden. Der Info-Button erscheint, sobald die Eingabe der Bewertungen abgeschlossen ist. Ein Klassenspiegel wird aus Datenschutzgründen nur erzeugt, wenn für mindestens fünf Personen Bewertungen verbucht sind.

• E-Mail schreiben (mit dem lokalen E-Mail-Programm) an Veranstaltungsteilnehmer*innen wertet jetzt Check-Box aus. Bisher wurden die Checkboxen für Mail-Versand nur ausgewertet, wenn die Serien-E-Mail-Funktion von HISinOne benutzt wurde. E-Mail schreiben (mit dem lokalen E-Mail-Programm) funktionierte für alle angezeigten Teilnehmer*innen ohne Auswertung der Checkbox. Ab 2018.12 wird die Checkbox auch ausgewertet, wenn die Funktion E-Mail schreiben (mit dem lokalen E-Mail-Programm) genutzt wird
• Der ics-Export für Kalender im Dozentenplan funktioniert jetzt gesammelt für alle Semester.

• Beim Zurückziehen einer offenen oder bereits erfüllten Raumanfrage (auch mit dem Klick auf „Raumreservierung stornieren“ im Reiter „Termine & Räume“) werden die zuständigen Raumverwalter/innen benachrichtigt.
• Siehe auch: Lehrpersonen

• Bewertungszeitraum für schriftliche Arbeiten: Im Curriculum Designer kann am Prüfungselement im Fieldset „Schriftliche Arbeiten/Prüferrollen“ nun die Bewertungsdauer hinterlegt werden. Die Dauer wird beim Eintrag des Abgabedatums in der Funktion „Leistungen pro Person“ (Rolle „Sachbearbeitung Prüfungsamt“) ausgewertet. Es wird automatisch ein Bewertungsdatum berechnet sowie eine Wiedervorlage erzeugt.
• Siehe auch: Lehrpersonen
• Siehe auch: Veranstaltungsmanagement
• Wartelisten können nun auch in der Funktion „manuelle Platzverteilung“ editiert werden.

• Beschreibungen zu Räumen können jetzt formatiert und mit Links versehen werden. Ein Beispiel für die neue Möglichkeiten finden Sie hier > Abschnitt Grunddaten, bisher ging es nur so.

• Ausgabe von Leistungsübersichten: In der Funktion „Leistungen pro Person“ kann nun auf der Registerkarte „Berichte“ eine pdf-Leistungsübersicht erzeugt und ausgedruckt werden. Es handelt sich dabei um die Leistungsübersicht für Studierende in der deutschen und englischen Version.

• Anzeige von schriftlichen Arbeiten in der Funktion: „Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen: Auf einer zusätzlichen Registerkarte werden in der Funktion „Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen“ nun auch bereits bewertete und noch zu bewertende schriftliche Arbeiten angezeigt.
• Massenmarkierung von unbewerteten Leistungen in der Funktion „Bewertungen eingeben“: Ist die Feldsetzung aktiviert, können durch Klick auf den neuen Button „alle unbewerteten auswählen“ auf einen Schlag alle Personen markiert werden, die noch keine Berwertung haben.
• Klassenspiegel: In der Funktion „Bewertungen eingeben“ kann nun ein graphischer Klassenspiegel ausgegeben werden, der sich auf alle Termine einer Prüferin / eines Prüfers zur gleichen Prüfung in einem Semester bezieht. Ein Klassenspiegel wird aus datenschutzgründen nur erzeugt, wenn für mindestens fünf Personen Bewertungen verbucht sind.

• Detailseite zu Leistungen: Hier wurden auf der Registerkarte „Leistungsdaten“ die Fieldsets „Daten des Studierenden“ und „Studiengänge des Studierenden“ entfernt. Die Fieldsets „Semester/Prüfungsorganisation“ und „Prüfer und Teilnoten“ sind nun an einer anderen Stelle auf der Registerkarte platziert.
• „Leistungen pro Person“ - Suche nach Prüfer-/innen im Fieldset „Leistungen“: In der Suchenmaske der Funktion „Leistungen pro Person“ wurde im Fieldset „Leistungen“ das Feld „Prüfer/-in“ ergänzt. Im Gegensatz zum „Prüfer/-in“-Feld im Fieldset „Prüfungsorganisation“, das sich nur auf Prüfer/-innen bezieht, die in einem Organisationssatz eingetragen sind, werden hier Personendatensätze gesucht, bei denen die/der betreffende Prüfer/-in einer Leistung direkt zugeordnet wurde. Dies betrifft zum Beispiel Prüfer/-innen, die an der schriftlichen Arbeit als Gutachtende hinterlegt sind. Die Suche nach Leistungen, die in einem konkreten Studiengang erbracht wurden, funktioniert jetzt richtig.
• Bestimmte Studiengangdaten können geändert werden: In der Funktion „Leistungen pro Person“ können durch Aufruf über Klick auf das neu eingeführte Stift-Icon im Studienverlauf fach- und semesterweise bestimmte Studiengangdaten, wie z.B. der Prüfungsanspruch oder das Ende der Prüfungsberechtigung geändert werden). Eine Anleitung lesen Sie im Artikel Leistungen pro Person | Studiengangdaten (PO-Version, Prüfungsanspruch, Ende der Prüfungsberechtigung) ändern.
• Voraussichtliches und tatsächliches Bewertungsdatum für schriftliche Arbeiten: In der Funktion „Leistungen pro Person“ kann über die Detailbearbeitungsmaske (Aufruf über das Stift-Icon; Registerkarte „Schriftliche Arbeit“) das voraussichtliche Bewertungsdatum in Abhängigkeit vom erfassten Abgabedatum der Arbeit berechnet werden. Gleichzeitig wird automatisch eine entsprechende Wiedervorlage erstellt. Voraussetzung für die Nutzung ist das Erfassen einer Prüfer/-in auf der Registerkarte „Leistungsdaten“ sowie der Eintrag der Bewertungsdauer im Fieldset „Schriftliche Arbeiten, Prüferrollen“ am Prüfungsordnungselement im Curriculum Designer (Rolle „Studiengangskoordination“).
• Anerkennungen und dazu gehörende Texte können über die Registerkarte „Individuelles Umbuchen“ in der Funktion „Leistungen pro Person“ nun zuordnungsspezifisch erfasst werden. Für eine Leistung mit anerkannter Zuordnung werden die Merkmale im Overlay „Schnellbearbeitung und zuordnungsspezifische Details“ auf der Registerkarte „Zuordnungsspezifische Details“ bei der jeweiligen Zuordnung angezeigt und können in diesem Overlay auch bearbeitet werden. Eine Anzeige in der Spalte „Anerkennung“ in der Baumansicht oder dem Soll-Ist-Vergleich erfolgt nicht.
• Anerkennung von Auslandsaufenthalten vor der Ersteinschreibung in Deutschland: Auslandsaufenthalte sollen nur an die amtliche Statistik geliefert werden, wenn sie nach der Ersteinschreibung in Deutschland stattgefunden haben. Daher wird bei Erfassung einer anerkannten Leistung aus dem Ausland nun keine Zuordnung eines Auslandsaufenthaltes mehr erzwungen. Es wird lediglich darauf hingewiesen, dass die Erfassung für die Statistik notwendig ist, sofern der Auslandsaufenthalt nach Ersteinschreibung in Deutschland stattgefunden hat.
• Ein Freigabemechanismus der Prüfungstermine ist jetzt möglich - zentrale Entscheidung der Universität abwarten. Weitere Informationen unter Freigabe der semesterabhängigen Veranstaltungen und Prüfungen.
• Massenmarkierung von unbewerteten Leistungen in den Funktionen „Bewertungen eingeben“ und „Leistungen bearbeiten“: Ist die Feldsetzung aktiviert, können durch Klick auf den neuen Button „alle unbewerteten auswählen“ auf einen Schlag alle Personen markiert werden, die noch keine Bewertung haben (s. die Anleitung zur Feldsetzung (Funktionen "Bewertungen eingeben", "Meine Veranstaltungen und Prüfungen" und "Leistungen bearbeiten")).
• Klassenspiegel: In den Funktionen „Bewertungen eingeben“ kann nun ein graphischer Klassenspiegel ausgegeben werden, der sich auf alle Termine eines Semesters zur gleichen Prüfung bezieht. Ein Klassenspiegel wird aus datenschutzgründen nur erzeugt, wenn für mindestens fünf Personen Bewertungen verbucht sind.
• E-Mail schreiben (mit dem lokalen E-Mail-Programm) an Teilnehmer*innen: Hier wird jetzt die Check-Box ausgewertet, wenn die Funktion „E-Mail schreiben (mit dem lokalen E-Mail-Programm)“ genutzt wird. Bisher wurden die Check-Boxen für Mail-Versand nur ausgewertet, wenn die Serien-E-Mail-Funktion von HISinOne benutzt wurde. Die Funktion „E-Mail schreiben (mit dem lokalen E-Mail-Programm)“ übernahm bisher grundsätzliche alle angezeigten Teilnehmer/-innen in das lokale E-Mail-Programm.
• „Prüfungen und Studienleistungen tabellarisch organisieren“ - überarbeitete Massenfeldsetzungsfunktion:
  - Bei der Massenfeldsetzung müssen die Datensätze, die geändert werden sollen, nun zuerst markiert werden, bevor sich das Overlay-Fenster für die Eingabe der Daten öffnet. Nach dem Befüllen der Tabelle durch die Feldsetzung müssen die Daten in der HISinOne-Version 2018.12 noch explizit gespeichert werden.
  - Es können nun auch Prüfungsdatum sowie Beginn- und Ende-Uhrzeit der Prüfung per Massenfeldsetzung geändert werden.
• Suche nach Leistungen im Überlaufkonto: In Leistungen pro Person gibt es in der Kriteriengruppe Leistungen ein neues Auswahlfeld „Suche nach Leistungen im Überlaufkonto“. Mit dieser Auswahl finden Sie Studierende mit Leistung die im Überlaufkonto (evt. fälschlicherweise) gelandet sind.

• Verifizierte Bescheide können mit der Version 2018.12 gesperrt werden.
• Die Bankverbindungen von Studierenden, deren Lastschriftauftrag zurückgegeben bzw. nicht eingelöst wurde, können auf eine Blacklist gesetzt werden und sind damit im Rahmen der Online-Rückmeldung gesperrt.
• Falls Studierende über Guthaben aus unterschiedlichen Zahlungen verfügen, können diese nun einzeln angezeigt und zurückgezahlt bzw. verrechnet werden. Es ist auch möglich, Teilbeträge eines Guthabens zurückzuzahlen bzw. zu verrechnen, der Restbetrag bleibt dabei bestehen.
• Urlaubsanträge können in der neuen Version nicht nur über den Link Beurlauben, sondern auch über die Registerkarte „Anträge“ eingegeben werden.
• Auf der Registerkarte „Früheres/Externes Studium“ gibt es im Fieldset „Erste Einschreibung an anderer Hochschule“ neue Felder für die Ersteinschreibung in Deutschland. So kann (für die amtliche Statistik) sowohl eine Ersteinschreibung im Ausland erfasst werden, als auch eine Ersteinschreibung in Deutschland an einer anderen Hochschule.
• Das Datum der Lastschrifterteilung wird nun als Valutadatum in die für den Auftrag ausgewählten Rechnungen übernommen, anstatt des Erstelldatums der Lastschriftdatei (über „Zahlungsdatei erstellen“). Dies verhindert das verfrühte Berechnen einer Säumnisgebühr, obwohl Studierende noch fristgerecht den Lastschriftauftrag erteilt haben. Lastschriftrechnungen gelten weiterhin buchhalterisch erst als gezahlt, wenn die Zahlungsdatei erstellt wurde.
• Im Dialog „Studierendendaten bearbeiten“ wird auf der Registerkarte „Zahlungen“ im Fieldset „Zahlungen auf Rechnungen“ bzw. im Fieldset „Zuordnungen auf Geschäftspartner/-in“ unter „Aktionen“ der Link zur Barzahlung angezeigt, wenn diese als Barzahlung mit Kassenbeleg ausgeführt wurde.
• Eine parallele Bearbeitung von Studierenden, Gasthörenden/Eucor, vorläufigen Studierenden oder auch Bewerberinnen und Bewerbern durch Sachbearbeiter/-innen auf unterschiedlichen Rechnern führte dazu, dass Schaltflächen in Bearbeitungsdialogen fälschlicherweise angezeigt wurden oder nicht sichtbar waren. Dieser Fehler wurde behoben.
• Die Suche nach Studierenden mit Antrag in einem Zeitraum zeigt falsch positive Fälle an. Ab sofort gibt es ein Fieldset zur Suche nach einem begründeten Antragstypen und den Grunddaten, zusätzlich dazu je ein Fieldset mit Grund- und zusätzlichen Antragsdaten für Gebühren, Beurlaubung und Exmatrikulation.
• Es ist nun möglich, einen externen Studiengang in einem nicht mehr gültigen Land anzulegen.
• Bei „Immatrikulationsantrag bearbeiten“ wird nun nach dem Speichern als Student/-in das aktuelle Tagesdatum als Rückmeldedatum in den Studienverlauf übernommen.
• In der Funktion „Studierendendaten bearbeiten“ kann auf der Registerkarte „Prüfungen“ eine in STU änderbare Auflagenprüfung im Status ZU (= zugelassen) erfasst werden.
• Ausgezahltes Guthaben, das noch nicht in einer Auszahlungsdatei erstellt wurde, wird als vorgemerkt unter der Registerkarte „Zahlungen“ angezeigt.

Diverse kleinere Korrekturen, leichte Verbesserungen bei den Antwortzeiten.

• Bescheide sind ab Version 2018.12 verifizierbar, müssen jedoch auf eine neue Technologie umgestellt werden. Der Fortschritt wird im Portlet „Neuigkeiten im Bereich Bewerbungsmanagement“ bekannt gegeben.
• Gültige Anträge lassen sich in den Status „online eingegangen“ zurücksetzen, allerdings kommt es hier aktuell noch zu Fehlern. Auch hier bitte das Portlet beachten.
• Erweiterungen der neuen Sachbearbeitung „Bewerbungen sichten“:
  • Zuletzt gesichtete Bewerbungen können wieder aufgerufen werden, dazu Uhrsymbol rechts neben den Suchschaltflächen anklicken.
  • Feste Bewerbungsbestandteile wie z. B. Sonderanträge (Bevorzugte Zulassung, Härtefall, etc.) können bearbeitet werden. Leider kann über die neue Sachbearbeitung noch nicht manuell zugelassen bzw. abgelehnt werden, außerdem lassen sich persönliche Daten nicht ändern. Es steht jedoch eine Direktverbindung zur bisherigen Sachbearbeitung „Bewerbungen bearbeiten“ zur Verfügung.

• Keine Neuerungen. Wir rechnen für HISinOne 2019.06 mit einer Überarbeitung des Adresskonzepts und der Benachrichtigungen.

• Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

• Kein Workshop neue Softwareversionen HISinOne: Sachbearbeitung geplant, da neue Funktionen selbsterklärend sein sollten.
• Kein Workshop Test der Studierendensicht für Studiengangskoordination und benachbarte Funktionen, da die die neue Funktion „Klassenspiegel“ für Studierende kann auch in anderen Rollen angezeigt werden kann.

Sofern sie trotzdem Interesse an entsprechenden Workshops für neue Funktionen in HISinOne 2018.12 haben, senden sie bitte eine kurze E-Mail an unsere Hotline cm@rz.uni-freiburg.de.

• Anzeigefehler bei Verwendung von Internet Explorer: teilweise nur optische Unschönheiten, teilweise auch Funktionseinschränkungen (z.B. werden Klassenspiegel nicht angezeigt)

• Fehler beim Bearbeiten des Vorlesungsverzeichnisses: in einer eingehängten Prüfungsordnung möchten Sie ein ausgeblendetes Element z.B. ein Modul über die Aktion „Prüfungsordnungselement und alle Unterelemente einblenden“, zunächst wird es in der Bearbeitungsmaske korrekt angezeigt, jedoch beim Neuaufruf der Funktion ist das Element weiterhin ausgeblendet. Andere Sichtbarkeitsaktionen (z.B. „Alle Veranstaltungen ausblenden/einblenden“) funktionieren korrekt.
  Lösung in der Zwischenzeit: die Prüfungsordnung im Vorlesungsverzeichnis ausschneiden, sie neu einhängen und die Sichtbarkeiten neu einstellen. An HIS gemeldet #211088.

• Fehler bei wöchentlichen Terminen: Wenn Sie jetzt einen wöchentlichen Termin anlegen, werden die Feiertage und die Pfingstpause nicht ausgeschlossen. An HIS als kritisch gemeldet #214247.
  Lösung in der Zwischenzeit: Wenn Sie jetzt einen wöchentlichen Termin anlegen und dafür einen Raum buchen möchten, tragen Sie bitte vor der Raumbuchung Ausfalltermine für die Feiertage und die Pfingstpause ein.
  Bei den bereits erfüllten Raumanfragen können die Raumverwalter/innen für die Feiertage + die Pfingstpause Räume stornieren. Dazu erhalten Sie als Raumanfragesteller/in eine entsprechende E-Mail.
• Fehler beim Termin vom Typ „Block+Sa und So“: Feiertage und die vorlesungsfreie Zeit z.B. die Pfingstpause werden ausgeschlossen. An HIS gemeldet #208682. Mögliche Lösungen in der Zwischenzeit: (1) „Block+Sa“ benutzen + zusätzliche Sonntags-Einzeltermine anlegen. (2) „Block+Sa und So“ benutzen + zusätzliche Einzeltermien für die Feiertage bzw. Block+Sa für die Woche/n der vorlesungsfreien Zeit anlegen.
• Die iCal-Einbindung zur Anzeige von Raumbelegungsplänen in Outlook oder Pronto (neues Feature HISinOne 2018.12) arbeitet noch nicht 100% korrekt. Das Feature wurde deshalb noch nicht beworben. Wir informieren hier, sobald die Fehler beseitigt sind.
• Der ics-Export unter „Meinen Dozentenplan anzeigen“ hat folgende Fehler: (1) bei Rhythmus wöchentlich, 14täglich, gerade Wochen werden die Feiertage und die vorlesungsfreie Zeit nicht ausgeschlossen, (2) beim Rhythmus ungerade Wochen wird nur der 1. Einzeltermin angezeigt, (3) Uhrzeit-/Datumänderungen in Einzelterminen der Terminserie werden nicht berücksichtigt (Ausfalltermine schon). An HIS gemeldelt #209000 und #209036
• Der ics-Export unter „Dozentenpläne anzeigen“ hat folgende Fehler: (1) Beim Rhythmus ungerade Wochen wird nur der 1. Einzeltermin angezeigt, (2) An Feiertagen und in der vorlesungsfreien Zeit werden die Blocktermine nicht angezeigt (im Dozentenplan selbst schon), (3) Uhrzeit-/Datumänderungen in Einzelterminen der Terminserie werden nicht berücksichtigt (Ausfalltermine schon). An HIS gemeldet #209039.
• In der Veranstaltungsbearbeitung ist es möglich, einen Temrin Uhrzeit von größer als Uhrzeit bis anzulegen. An HIS gemeldet #209601.

• Fehler unter „Raumanfragen verwalten“ > „Bearbeitete Raumanfragen“: beim Klick auf „Alternativen Raum zuordnen“ wird der neue Raum angezeigt, im Raumplan bleibt jedoch der ursprüngliche Raum erhalten. Bei einem Einzeltermin besonders versteckt, bei Terminen mit mehreren Einzelterminen kann man es entdecken, wenn man die Einzeltermine aufklappt. Lösung in der Zwischenzeit: Zunächst auf „Raumanfrage wieder öffnen“ klicken und danach unter „Offene Raumanfragen“ einen Alternativraum zuweisen. An HIS gemeldet #203570

• Die Verbuchung von Bewertungen von Lehrveranstaltungen in der Rolle „Prüfer/-in“ oder „Lehrperson“ lässt in Einzelfällen kein Speichern zu. Ein Ticket beim Software-Hersteller ist gestellt.
  Workaround: Mit der Rolle „Sachbearbeitung Prüfungsamt“ ist die Eingabe und das Speichern möglich. Problem besteht nicht mehr — Ludaescher 2019/02/15 13:04.
• Unter Listen und Bescheide werden u.U. die falschen Textbausteine herangezogen, sofern die Prüfung in diversen Studiengängen eingehängt ist bzw. der/die Studierende einen Mehrfächerstudiengang studiert. Ein Ticket beim Software-Hersteller ist gestellt.
• Probleme bei der Notenfreigabe: Listen bei gekoppelten Prüfungen mit unterschiedlichen Notenfreigaben und bei gekoppelten Prüfungen mit vorläufiger Notenfreigabe nicht abgeschlossen werden. Workaround: im Curriculum Designer am Prüfungselement die Einstellung Notenfreigabe auf „Nach Abschluss der Noteneingabe sichtbar“ wählen!
• In den Rollen Prüfer/Leistungsverbuchung werden beim Abschließen der Liste die Noten nicht bei allen Studierenden sichtbar. Workaround: In der Rolle Sachbearbeitung Prüfungsamt das Abschließen zurücknehmen und erneut abschließen!

• Die Neue Sachbearbeitung „Bewerbungen sichten“ kann noch nicht für den Produktiveinsatz empfohlen werden: Aufgrund noch fehlender Funktionalitäten können noch nicht alle Daten bearbeitet werden (s. o.), ein Wechsel in die alte Sachbearbeitung „Bewerbungen bearbeiten“ ist daher teilweise nötig. Dabei tritt jedoch bei Bewerbenden mit Anträgen in mehreren Bewerbungssemestern das Problem auf, dass die alte Sachbearbeitung dann nur die alten Anträge anzeigt und ein Wechsel zu den aktuellen Anträgen nicht möglich ist.
• Verifizierbare Zulassungsbescheide könnten zwar erstellt und im Bewerbungsportal zum Download bereitgestellt werden, jedoch wird beim Download dann die alte Technologie ohne Verifizierungscode aufgerufen. Der Download bleibt zumindest so lange deaktiviert, bis dieses Problem behoben ist.
• Das Zurücksetzen von zugelassenen/abgelehnten Anträgen in den Zulassungsstatus „gültig“ führt zu Fehlern, so dass diese Funktionalität aktuell nicht verwendbar ist. Dasselbe gilt für die neue Funktion „Eingegangen setzen“ für gescannte bzw. gültige Anträge.

• Derzeit keine bekannt.

• Derzeit keine bekannt.

Die HIS eG hat am 03. Dezember 2018 die HISinOne-Version 2018.12 freigegeben. Informationen des Systemherstellers zur neuen Version fiden sie unter: RELEASE 2018.12. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2018.12 Anfang 2019 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt. Schritt 1:

Schritt 2:

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .