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Prozess Prüfung des DOC502 Fakultäten und GraCe
In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Prozess der Prüfung des DOC502, bis zu dessen Genehmigung nach der Annahme des Promotionsausschusses, in Zusammenarbeit mit GraCe vereinbart ist.
Der Artikel dient als Anleitung für die Rolle „Sachbearbeitung Promotion“.
Anleitungen
Allgemeine Hinweise
Auf Beschluss von Prorektor Stefan Rensing unterstützt GraCe die Fakultäten bei der Prüfung der Daten und Dokumente des DOC502.
Dabei wird geprüft:
- Sind die angegebenen Daten zur HZB korrekt
- Ist die Promotionsvereinbarung vorhanden und korrekt
Dabei hat es sich gezeigt, dass i.d.R. die zentrale Prüfung zuerst stattfindet, damit die Fakultäten direkt alle Informationen über den jeweiligen Antrag auf Annahme beisammen hat. Um darüber zu informieren, was die zentrale Prüfung ergeben hat und dass diese bereits stattgefunden hat, wird seitens GraCe ein Kommentar intern hinterlassen.
Abhängig davon, ob die Daten korrekt sind und wie der Ablauf ist, wird der Kommentar wie folgt geschrieben:
- Fall a) geprüft und alle Daten sind korrekt
- Fall b) geprüft und Daten oder Dokumente sind nicht korrekt
- Fall c) die Fakultät prüft zuerst und GraCe meldet Ihre Ergebnisse der Prüfung in einem nächsten Schritt
- Fall d) Zwei identische DOC502-Anträge (es handelt sich um eine Dublette)
Fall a: geprüft und alle Daten sind korrekt
Für diesen Fall steht im Kommentar intern das Datum, wann geprüft wurde, also bspw. „24.04.2024 GraCe geprüft“, so dass die Fakultät sieht, dieser DOC502 ging bereits durch die Prüfung seitens GraCe.
Fall b: geprüft und Daten oder Dokumente sind nicht korrekt und/oder es fehlen Dokumente/Daten
Für diesen Fall steht im Kommentar intern, was der Fehler ist, so dass Sie in den Fakultäten damit weiterarbeiten können. Ein mögliches Beispiel für diesen Fall wäre „24.04.2024 GraCe geprüft: - HZB nicht korrekt“.
Fall c: die Fakultät prüft zuerst und GraCe meldet Ihre Ergebnisse der Prüfung in einem nächsten Schritt
Ergibt sich bei seltenen Anträgen der Fall c, dass die Fakultät zuerst prüft und es ist alles OK und im nächsten Schritt prüft GraCe, so wird der Fakultät die Information, dass die Prüfung erfolgt ist und was sie ergeben hat, separat per Email oder in einem kurzen Telefonat persönlich mitgeteilt. Da die Fakultät in Fall c) zuerst prüft, wäre die Bitte, dass Sie in den Fakultäten ebenfalls einen Kommentar intern hinterlegen („24.04.2024 Fakultät geprüft“), so dass GraCe Ihnen eine persönliche Rückmeldung zur Prüfung senden kann.
Fall d) Zwei identische DOC502-Anträge einer Person
Leider begegnet uns auch immer wieder Fall d) zwei identische und eingereichte DOC502 Anträge zu der gleichen Person. Um Sie in der Fakultät darauf aufmerksam zu machen, hinterlassen wir, seitens GraCe, den folgenden Infotext im Kommentar intern: „22.04.2024 GraCe: Geprüft – identischer Antrag siehe DOC502 Id: 30808432 Achtung !!! 25.04.2024 GraCe: Bitte diesen Antrag nach der Genehmigung von DOC502 Id: 30808432 stornieren“.
Fall e) bei der Anmeldung handelt es sich um eine Dublette
Der oder die Promotionsinteressierte ist bereits im HISinOne angemeldet und erscheint mit dem neuen DOC502 ein zweites Mal und als eine weitere Person. In diesem Fall handelt es sich um eine Dublette. Die Daten müssen nun zuerst zusammengeführt und/oder seitens des Campus-Management korrigiert werden.
Es handelt sich um eine Dublette, wenn Sie eines der beiden Zeichen sehen:
Nach der Bereinigung der Dublette werden Sie direkt vom Campus-Management oder GraCe kontaktiert, so dass der Genehmigungsprozess wie gewohnt fortgeführt werden kann.
Nach der Prüfung durch die Fakultät und die GraCe
Der DOC502 wird nach der Prüfung durch GraCe in keinem Fall an die interessierten Promovierenden zurück gesendet. Es wird somit nicht in die Kommunikation zwischen Fakultäten und interessierten Promovierenden eingegriffen.
Sind Sie in der Fakultät im nächsten Schritt fertig mit der Prüfung, dann:
- Gibt es noch Rückfragen/notwendige Änderungen/Korrekturen am Antrag auf Annahme, so können Sie den Antrag an die interessierten Promovierenden „Zurücksenden“. Dabei können Sie im Statuskommentar eine Information an die interessierten Promovierenden hinterlegen.
Aktuell erhalten die Promovierenden noch keine Meldung, dass ihr DOC502-Antrag wieder an sie zurück gesendet wurde. Das bedeutet, es wird keine automatisierte Push-Meldung im HIS ausgelöst und auch keine automatisierte Info-Email an die hinterlegte Korrespondenz versendet. Daher ist es momentan noch wichtig, die Promovierenden - Ihrerseits in der Fakultät - per Veränderungsmitteilung oder persönliche Email über diese Tatsache hinzuweisen.
- „Genehmigen“ Sie den DOC502, nachdem auch bei Ihnen alles korrekt war und die Promovierenden im Prüfungsausschuss angenommen wurden.
