Technische Informationen zur Umsetzung EPPSG (Studierenden-Energiepreispauschalengesetz) an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

English Version: Technical information about the implementation EPPSG (Studierenden-Energiepreispauschalengesetz) at the University Freiburg

Im Studierenden-Energiepreispauschalengesetz steht, dass alle Studierenden (sowie bestimmte Schülergruppen), die am 1. Dezember 2022 an einer deutschen Hochschule eingeschrieben (bzw. in einer Fachausbildung) waren, eine Einmalzahlung erhalten. Voraussetzung dafür ist ein Wohnsitz oder „gewöhnlicher Aufenthalt“ in Deutschland zum genannten Stichtag.

Da es eine Reihe von Konstellationen gibt, die dazu führen würden, dass Studierende die Einmalzahlung mehrfach erhalten, unterscheidet die Albert-Ludwigs-Universität bei der technischen Umsetzung der Datenbereitstellung drei Fallgruppen:

Betrifft die weitaus überwiegende Mehrzahl der Studierenden und immatrikulierten Promovierenden, die im Wintersemester 2022/23 an der Albert-Ludwigs-Universität eingeschrieben waren

Studierende, die am 01.12.2022 an der Albert-Ludwigs-Universität eingeschrieben waren, aber in eine spezielle Fallgrupppe gehören, für welche die Universität Freiburg keine Zugangscodes generieren wird. Dies ist in aller Regel dann der Fall, wenn der Zugangscode von einer anderen Hochschule erzeugt wird (z.B. im Rahmen von FACE von der PH Freiburg, im Rahmen von EUCOR vom KIT oder über eine Immatrikulation an einer anderen Hochschule).

Studierende und Promovierende, die am 01.12.2022 nicht an der Albert-Ludwigs-Universität eingeschrieben waren. In diese Fallgruppe gehören z.B. Studierende oder Promovierende, die im Wintersemester 2022/23 immatrikuliert sind, aber erst nach dem 01.12.2022 eingeschrieben wurden. Alle nicht-immatrikulierten Lernenden fallen ebenfalls in diese Fallgruppe: Gasthörerinnen und Gasthörer, Kontaktstudierende, EPICUR-Incomings, …

Fallgruppensteuerung und Bereitstellung der Informationen erfolgt in HISinone über die Personenattribute: EPPSG-Fallgruppe, EPPSG-Stammdaten, EPPSG-Code und EPPSG-PIN.

Aktuell gehen wir bei der technischen Umsetzung von drei Phasen aus:

• Die Universität informiert per Portlet in HISinOne alle immatrikulierten Studierenden und Promovierenden welche Fallgruppe für Sie in HISinOne technisch hinterlegt wurde.
• Die Studierenden und Promovierenden der Fallgruppe 1 werden im gleichen Portlet aufgefordert ihre Stammdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum) zu prüfen, damit es bei der späteren Beantragung über das Portal https://www.einmalzahlung200.de unter Einsatz des Nutzerkontos Bund (BundID) zu möglichst wenig Problemen kommt. Für notwendige Datenkorrekturen werden die Studierenden an das Service Center Studium verwiesen.
• Die Phase beginnt, sobald die Universiät die Kriterien für die Fallgruppenbestimmung engültig festgelegt hat
• Sie endet mit einem Datenexport der Universität zur Weiterleitung an die zuständige Stelle des Landes Baden-Württemberg
• Der Datenexport an die zuständige Stelle des Landes Baden-Württemberg enthält für jeden Berechtigten der Fallgruppe 1 folgende Daten:
  • Verschlüsselter Vorname, Nachname und Geburtsdatum (individuell verschlüsselt mit dem Berechtigungcode der Person)
  • Hashwert des Berechtigungscodes der Person
  • PIN der Person

• Die Universität darf den Studierenden die Berechtigungscodes erst dann zu Verfügung stellen, wenn die Datenlieferung der Universität an die zuständige Stelle des Landes Baden-Württemberg erfolgt ist und Universität eine Freigabe von dort erhält.
• Die Universität informiert per Portlet in HISinOne alle immatrikulierten Studierenden und Promovierenden der Fallgruppe 1 welche Stammdaten an die zuständige Stelle übermittelt wurden. Änderungen, die nach dem Übermittlungszeitpunkt in HISinone vorgommen werden, bleiben lokal bei der Universität Freiburg und werden auf https://www.einmalzahlung200.de nicht berückichtigt.
• Der Berechtigungscodde selbst wird in HISinOne zu diesem Zeitpunkt noch nicht angezeigt.
• Personen der Fallgruppen 2 und 3 werden per Portlet in HISinOne informiert, dass für Sie kein Berechtigungscode erzeugt wurde.
• Die Phase endet mit der Freigabe durch die zuständige Stelle des Landes Baden-Württemberg und dem Einspielen der Berechtigungscodes in HISinOne

• Die Universität informiert per Portlet in HISinOne alle immatrikulierten Studierenden und Promovierenden der Fallgruppe 1 welche Stammdaten an https://www.einmalzahlung200.de übermittelt wurden und mit welchem individuellen Berechtigungscode die Einmalzahlung angefordert werden kann.
• Personen der Fallgruppe 1 mit einem Nutzerkonto Bund auf dem Vertrauenniveau „substantiell“ oder „hoch“ können die Einmalzahlung mit dem Berechtigungscode direkt auf https://www.einmalzahlung200.de beantragen.
• Für den Fall, dass das Nutzerkonto Bund nur eine Basisregistierung auf niedrigem Vertrauensniveau ist, können alle Personen der Fallgruppe 1 in HISinOne über „Mein Studium | Studienservice“ auf dem Reiter Bescheide / Bescheinigungen im Selfservice einen PIN-Brief anfordern. Mit Hilfe der Stammdaten, des Berechtigungscodes aus dem Portlet und der Pin aus dem PIN-Brief kann die Einmalzahlung über diesen Alternativweg auf https://www.einmalzahlung200.de beantragt werden.
• Der PIN-Brief wird in HISinOne direkt als PDF-Datei angezeigt
• Der PIN-Brief kann alternativ von der Sachbearbeitung im Service Center Studium für eine Person der Fallgruppe 1 angefordert werden
• Die Erzeugung eine PIN-Briefs wird in HISinOne automatisch dokumentiert mit der Information wer den PIN-Brief wann für welche Person angefordert hat.
• Erzeugte PIN-Briefe können jederzeit von den betroffenen Personen oder dem Service Center Studium neu im System angezeigt werden.

Beschreibung folgt. Bis dahin kann über die Bildschirmkopien unten ein erster Eindruck gewonnen werden.

Als Basis für technische Diskussionen innerhalb der Universität, mit anderen Hochschulen und dem Softwarehersteller findet sich ein Zwischenstand mit Bildschirmkopien verschiedener Fallgruppen und Phasen (13.01.2022 09:15 Uhr) unter 2023-01-18_ufr_technische_informationen_zur_umsetzung_eppsg_fallgruppensteuerung.pdf: Bitte beachten: es handelt sich um ein internes technisches Arbeitsdokument, keine freigegeben Inhalte.