Informationen zu HISinOne 8.0 Uni Freiburg

Die Version 8.0 bringt für die Albert-Ludwigs-Universität insbesondere:

• Details zu Veranstaltungen. Durch die Einführung eines neuen Konzeptes werden Details zu Lehrveranstaltungen jetzt direkt bei den Informationen zur Lehrveranstaltungen gezeigt und müssen nicht mehr durch einen weiteren Klick aufgerufen werden. Beispiel: Veranstaltung: Prüfungsverwaltung mit HISinOne für Führungskräfte in HISinOne 8.0, Veranstaltung: Prüfungsverwaltung mit HISinOne für Führungskräfte in HISinOne 7.1
• Permalink zu Veranstaltungen. Neben dem „Zurück“-Button aus einer Veranstaltung wird nun ein „Kettensymbol“ gezeigt, mit dem ein Direktlink zu einer Veranstaltung (semesterunabhängiges Element) angezeigt werden kann.
• Permalink zu Elementen im Vorlesungsverzeichnis. Zu vielen Elementen im Vorlesungsverzeichnis kann nun ein Direktlink mit Hilfe der neuen Funktion „Permalink“ angezeigt und genutzt werden. Die Funktion wird als „Kettensymbol“ auf der jeweiligen Ebene im Vorlesungsverzeichnis gezeigt.
• Änderungen im Vorlesungsverzeichnis sofort sichtbar. Bisher: Bis Version 7.1 wurden Änderungen des Vorlesungsverzeichnisses zwischengespeichert und waren erst am nächsten Tag nach dem Neustart der Server sichtbar. Ab Version 8.0 sind Änderungen im Vorlesungsverzeichnis sofort sichtbar. Das Warten auf den nächsten Tag entfällt.
• Raumdetails ansehen. Über die neue Funktion Räume suchen können nun folgenden Raumdetails angezeigt werden: Grunddaten inkl. Gebäude, Geschoss, Campus und Adresse, Lage mit Stadtplan, eindeutiger Name, Kurztext, Langtext, Raumdetails mit Fläche und Fotos*. Nach der Anmeldung sind Organsationseinheit, Raum-manager/innen sowie Austattungen (Sitzplätze, Beamer, …)* sichtbar. *sofern Daten im System hinterlegt sind. Auch für Seite Raumdetails gibt es die neue Funktion „Permalink“ um einen Direktlink auf die Raumaustattung zu benutzen.
• Veranstaltungssuche: Fehler behoben im Suchfeld „Suchbegriff/e“. Bisher: In der Version 7.1 werden Suchbegriffe kürzer als 3 Zeichen falsch ausgewertet. „Mathematik II für Studierende der Informatik“ findet die Veranstaltung nicht. Es muss mit „Mathematik für Studierende der Informatik“ gesucht werden, oder mit „Mathematik II für Studierende der Informatik“ im dezidierten Suchfeld für den Titel der Veranstaltung. Ab 8.0 klappt es überall auch mit Suchbegriffen >3 Zeichen.
• Mobile Endgeräte: Umleitungsfehler behoben bei deaktivierten Cookies. Bis Version 7.1 erfolgt eine Umleitung in eine Endlosschleife, wenn HISinOne auf mobilen Endgeräten mit deaktivierten Cookies aufgerufen wird. Ab Version 8.0 wird hier korrekt eine Hinweisseite zum Thema Cookies angezeigt.
• Die Beschränkung auf die Anzeige der ersten 1.000 Treffer ist bei den meisten Suchergebnislisten entfallen (Veranstaltungen, Personen, …). Derzeit noch mit der Unschönheit, dass die Anzeige an das Ende der ersten Seite springt - wir hoffen aber, dass dies noch behoben wird.
• In der Hochschulstruktur werden Personen jetzt mit Vorname und akademischen Graden angezeigt. Hinweis: Die Funktion Organisation | Hochschulstruktur anzeigen ist nur nach Anmeldung am System verfügbar. Zur Sortierung der Personen haben wir ein Ticket beim Systemhersteller offen.

• Studierendenmanagement mit STU in HISinOne: Mit der Version 8.0 wurde die Studierendenverwaltung auf HISinOne umgestellt. Damit ist das gesamte Studierendenmanagement für alle Studierenden (z.B. Rückmeldung und Lastschriftverfahren, Studienbescheinigung und Adressänderung) in HISinOne realisiert. Alle diese Funktionen sind in der Rolle „Studieren“ über den Menüpunkt Mein Studium → Studienservice erreichbar.
• Studienplaner: nicht mehr angebotene Veranstaltungen ausbelden. Bisher wurden im Studienplaner alle Veranstaltungstitel aufgelistet, die irgendwann mal für den Studiengang angeboten wurden. Ab Version 8.0 können die Fakultäten die Studienplaner der Studierenden bereinigen, in dem für nicht mehr angebotene Veranstaltungen die Gültigkeit beendet wird.

• Sitzplätzeanzahl sichtbar unter „Organisation > Räume suchen“ und „Organisation > Räume/Gebäude > Detaillierte Raumsuche“
• Gültigkeitsdaten für semesterunabhängige Elemente: Im Curriculum Designer können nun Gültigkeitsdaten für eine Veranstaltung oder Prüfung beim semesterunabhängigen Element erfasst werden. Die Anzeige im Strukturbaum ist standardmäßig auf gültige Elemente eingeschränkt (zum Zeitpunkt der Anzeige des Baumes). Über ein Eingabefeld kann die Anzeige erweitert werden, wenn auch nicht mehr oder noch nicht gültige Elemente im Strukturbaum angezeigt werden sollen. Weitere Details siehe: Veranstaltungen und Prüfungen | Gültigkeit des semesterunabhängigen Elements
• Teilnehmer/innen anzeigen, Optionen werden jetzt gespeichert. Bisher mussten bei der Anzeige der Teilnehmer/innen einer Veranstaltung die Optionen in „Tabellenprofil bearbeiten“ jedes mal neu ausgewählt werden (um z.B. E-Mail oder Studiengänge zu sehen). Ab 8.0 werden die gewählten Einstellungen individuell gespeichert.
• E-Mail an Teilnehmer/innen: Zusätzlich zum bisherigen Auftrag „Serien-E-Mail an alle Verstaltungsteilnehmer/innen“ gibt es jetzt die Option: „E-Mail schreiben (mit dem lokalen E-Mail-Programm)“, wenn unter Tabellenprofil bearbeiten das Häkchen bei E-Mail gesetzt wurde. Die E-Mail-Adressen der Teilnehmer/innen werden dann datenschutzkonform in das BCC-Feld des lokalen E-Mail-Programms kopiert; Titel, Nummer und Semester der Veranstaltung werden als Betreff übernommen. Im Gegensatz zur bisherigen Serien-E-Mail, werden die Teilnehmer/innen nicht persönlich mit Ihrem Namen angesprochen, dafür besteht die Möglichlichkeit Anlagen mit zu versenden. Versand und Protokollierung erfolgen nicht über HISinOne, sondern über das lokale E-Mail-Programm. Bei mehr als ca. 90 Teilmehmer/innen wird nicht das lokale E-Mail-Programm aufgerufen, sondern es werden alle E-Mail-Adressen in einem Pop-Up-Fester zum Kopieren in das lokale E-Mail-Programm angebotem. Grund: Beschränkung einiger E-Mail-Programme auf 2.165 Zeichen bei der Übergabe.
• E-Mail an einzelne Teilnehmer/innen einer Veranstaltung: Zusätzlich den bisherigen Möglichkeiten kann jetzt durch anklicken der E-Mail-Adresse einer Teilnehmer/in in der Anzeige der Teilnhmer/innen einer Veranstaltung per Klick eine E-Mail mit dem lokalen E-Mail-Programm geschickt werden. Die E-Mail-Adresse wird in das AN-Feld des lokalen E-Mail-Programms kopiert werden; Titel, Nummer und Semester der Veranstaltung werden als Betreff übernommen. Versand und Protokollierung erfolgen nicht über HISinOne, sondern über das lokale E-Mail-Programm.
• Personensuche mit Telefonnummer als Suchkriterium. Es gibt eine neue Funktion in der Personensuche: Suche über die Telefonummer. Ob diese Funktion freigeschaltet wird und welche Rolle/n sie bekommen, muss noch mit dem Personalrat besprochen werden. Welche Personen überhaupt gefunden werden, richtet sich in jedem Fall nach den gleichen Regeln wie beschrieben unter: Personen suchen | Suchkriterien und Freigabestufen
• Auftragsausführungen auch für die Vergangenheit anzeigen. Bisher konnte mit der Funktion „Benutzer-Information | Aktuelle Auftragsausführungen anzeigen“ nur die Protokollierung der ausgeführte Aufträge des aktuellen Tages angezeigt werden. Es kann jetzt auch nach eigenen Aufträgen gesucht werden, die in der Vergangenheit ausgeführt wurden (z.B. „E-Mail an alle Teilnehmer/innen einer Veranstaltung“).
• Vorlesungsverzeichnis Kommentare zu Überschriften ohne Unterlemente. Kommentare zu Überschriften im VVZ werden jetzt auch korrekt angezeigt, wenn unter der Überschrift keine sichtbaren Elemente hängen (dies war bis Version 7.1 nicht der Fall).
• Suchparameter für Raumanfragen abspeichern. Suchparameter für Raumanfragen können nun inviduell abgespeichert werden. Es können mehrere unterschiedliche Kriteriensets gespeichert werden.
• Raumdetails ansehen. Über die neue Funktion Räume suchen können nun folgenden Raumdetails angezeigt werden: Grunddaten inkl. Gebäude, Geschoss, Campus und Adresse, Lage mit Stadtplan, eindeutiger Name, Kurztext, Langtext, Raumdetails mit Fläche und Fotos*, Organsationseinheit, Raum-manager/innen, sowie Austattungen (Sitzplätze, Beamer, …)*. *sofern Daten im System hinterlegt sind automatisch ermittelt aus den Berechtigungen. Auch für Seite Raumdetails gibt es die neue Funktion „Permalink“ um einen Direktlink auf die Raumaustattung zu benutzen.

• Raumbelegungspläne für einen Einzeltag können nun durch anklicken des Datums im Wochenplan direkt aufgerufen werden
• Erfüllte Raumanfragen können nun zurückgezogen werden, in der Veranstaltungsbearbeitung: Reiter „Termine & Räume“. Durch die anfragende Peron selbst oder jeder andere Person, die Rechte zur Berabeitung der Veranstaltung hat.

• Gekoppelte Prüfungstermine anlegen: Jetzt können auch für Prüfungsperiode 2 und 3 neue Termine erzeugt werden.
• Gültigkeit von Veranstaltungen, Studienleistungen und Prüfungen: Sobald Studiengang-KoordinatorInnen Gültigkeitsdaten hinterlegen und eine Unit zum im Soll-Ist-Vergleich vorgegebenen Zeitraum nicht mehr gültig ist, wird dieses Element im Soll-Ist-Vergleich nicht mehr angeboten. Um eine solche Leistung hier anlegen zu können, muss das Datum entsprechend angepasst werden
• Es wurde ein neuer Status E zur Kennzeichnung der Einreichung von schriftlichen Arbeiten eingeführt
• Es wurde ein neuer Vermerk DOK zur Kennzeichnung des Abschlusses eingeführt. Dieser wird gesetzt, wenn die Abschluss-Dokumente erstellt wurden.
• wird noch ergänzt …

• Neues Belegungsplugin Semestergruppen: In Semestergruppen können Studierende und Parallelgruppen (semesterabhängige Veranstaltungsteile) von Veranstaltungen eingetragen werden. Das Belegungsplugin prüft, ob sich die Parallelgruppe und der belegende Studierende in der gleichen Semestergruppe befindet und verhindert die Belegung bei Nichtübereinstimmung.
• Deutlich verbesserte Performance in der manuelle Platzverteilung für Veranstaltungen durch neue Option „Einzelbearbeitung“. In der manuellen Platzverteilung (bei Veranstaltungen) kann jetzt individuell gewählt werden zwischen Massenbearbeitung (wie bisher) und neu: Einzelfallbearbeitung. Der Hersteller verspricht bei Veranstaltungen mit vielen Teilnehmer/innen eine deutliche bessere Performance bei Wahl der Option Einzelfallbearbeitung. Interne Anmerkung RZ: noch zu entscheiden mit welchem Default cm.exa.enrollment.manualplaceallocation belegt wird …
• Curriculum Designer / Elemente bearbeiten: Vom Elementtyp abhängige umfangreichere Selektionskriterien, die in Fieldsets angeboten werden (Veranstaltungs-, Prüfungs- und Moduldaten)
• Curriculum Designer: Veranstaltungen, Studienleistungen und Prüfungen können nun mit gültig von- und gültig bis-Daten versehen werden. In der Baumansicht ist das Tagesdatum vorgegeben, abgelaufene Veranstaltungen, Studienleistungen bzw. Prüfungen werden in der Baumansicht nicht mehr angezeigt. Sobald man das Datum zurückdatiert und dieses im Gültigkeits-Zeitraum der Unit liegt, wird diese im Baum wieder angezeigt. Gleichzeitig sind diese Elemente im Studienplaner für Studierende nicht mehr sichtbar. Prüfungsämtern werden diese Elemente in der Funktion Leistungen bearbeiten im Soll-Ist-Vergleich nicht mehr angeboten. Werden jedoch wieder semesterabhängige Elemente zu den Units erzeugt, so wird die Gültigkeit bis Ende des entspr. Semesters automatisch verlängert.

• Curriculum Designer/ Elemente bearbeiten: Vom Elementtyp abhängige umfangreichere Selektionskriterien, die in Fieldsets angeboten werden (Veranstaltungs-, Prüfungs- und Moduldaten).

• Studierendenmanagement mit STU in HISinOne: Mit der Version 8.0 haben wir die gesamte Studierendenverwaltung auf HISinOne umgestellt. Die STU-Managementrollen werden ausschließlich dem Service Center Studium (SCS) zur Verfügung gestellt.

• In der Veranstaltungsbearbeitungsmaske gibt es mehrere Neuerungen. Die betroffenen WIKI-Artikel haben den entsprechenden Hinweis im Titel: für die Rolle Veranstaltungsmanagement.
• Semesterabhängige Beschreibungstexte parallelgruppenübergreifend: Es können jetzt semesterabhängige, parallelgruppenübergreifende Angaben (z.B. Literatur etc.) zu Veranstaltungen gemacht werden (auf neuer Registerkarte: Details aller Parallelgruppen). Diese werden, wenn vorhanden, in der Detailansicht der Veranstaltung statt der semesterunabhängigen, zur Unit gehörenden Texte angezeigt und können mit der Semesterübernahme übernommen werden. Die Funktion Änderungen für alle Parallelgruppen übernehmen ist damit überflüssig geworden und wird nicht mehr angeboten. Das Universitätsrechenzentrum wird bei der Umstellung die Texte automatisch von der Parallelgruppe zu „parallegruppenübergreifend“ verschieben für alle Veranstaltungen, die nur eine Parallelgruppe im Semester haben und für alle Veranstaltungen, bei denen alle Parallelgruppen in einem Semester die gleichen Texte haben.
• Details zu Lehrveranstaltungen: werden jetzt direkt mit anzeigt, wenn die Veranstaltung aufgerufen wird. Der bisher zusätzliche Klick zu Details ist damit nicht mehr notwendig (es sei denn, einzelne Parallelgruppen haben abweichende Texte)
• Gruppe(n) kopieren (auch aus Vorsemestern): Sie können semesterabhängige Veranstaltungen (=Gruppen) z.B. aus SS 2016 in das SS 2017 inkl. Grunddaten (max./min. Teilnehmerzahl etc.), Texte der Parallelgruppe (Lernziele, Literatur usw.) und verantwortlicher Dozent/innen übernehmen. Die übernommenen Gruppen werden durch die zentrale Semesterübernahme der Veranstaltungsdaten (Ende September/Ende März) nicht geändert.
• Verantwortliche Lehrperson allen Gruppen mit einem Klick zuordnen(und nicht mehr jeder Gruppe einzeln): Dazu benutzen Sie den Link „Verantwortliche Dozent/innen bearbeiten“ unterhalb aller Gruppen.
• Direktlinks zu Veranstaltungen können nun viel einfacher erzeugt werden. Es muss nun nicht mehr umständlich die UnitID ermittelt werden, sondern es kann die Funktion „Permalink“ neben dem Zurückbutton bei den Veranstaltungsdetails genutzt werden. der „Permalink“ führt immer zum semesterunabhängigen Element (bzw. zur semesterabähigen Veranstaltungen im aktuellen Semester). Um gezielt eine bestimmes Semester auszuwählen, muss die Semester-ID (SelectedTerm) angehängt werden.

• Vereinfachtes Konzept Kontaktdaten zu Personen und Funktionen. Es gibt ein grundlegend neues Konzept für Kontaktdaten zu Personen und Funktionen (das eine Mehrfachreferenzierung von Telefonummern, E-Mail-Adressen und Postanschriften erlaubt). Alle Kontaktdaten werden nun bei der Person gespeichert und können darüber hinaus mit Funktionen verküpft werden.
• „Personen-IDs“ für die Rolle Leistungsverbuchung nun wesentlich einfacher ermittelbar.. Personen-IDs können nun in der Suche der Personenbearbeitung gesucht werden und werden in der Ergebnisliste mit angezeigt.

• Auswahlliste vertretene vertretenen Prüfer/-innen. In der Rolle Leistungsverbschung wird nun eine Auswahlliste mit den vertretenen Prüfer/-innen angezeigt, die zur Einschränkung der im Baum angezeigten Termine verwendet werden kann. Es werden bei Auswahl nur die Termine des Prüfers/der Prüferin angezeigt. Bei keiner Auswahl werden alle Termine angezeigt, auf für die Zugriffsrechte bestehen.

• Bewerbungszeiträume sind nun feiner einstellbar: Je nach Zielgruppe (Deutsche, Bildungsinländer/innen, EU-Bürger/innen, Internationale) lassen sich unterschiedliche Bewerbungsfristen einstellen.
• Werte aus Bewerbungsbestandteilen lassen sich jetzt berechnen, d. h. die Bewerbungsbestandteile lassen sich verwenden, um eine Rangliste der Anträge herzustellen.
• Einstufung in ein abweichendes Fachsemester: Soll ein Antrag in ein anderes Fachsemester als das beantragte eingestuft werden, so ist dies innerhalb der Grenzen eines Zulassungspakets möglich. Diese Grenzen betreffen im Regelfall die Unterscheidung zwischen erstem und höheren Fachsemestern.
• HZB ausblendbar: Muss für einen Studiengang die Hochschulzugangsberechtigung nicht angegeben werden, lässt sie sich nun ausblenden.
• Stornierung einer Manuellen Zulassung: Eine fälschlicherweise eingetragene Zulassung kann zurückgenommen werden, Antrags- und Antragsfachstsatus werden dann wieder in den vorherigen Status „gültig“ gesetzt.

• Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

• Im Reiter „Termine & Räume“ beim „Raum zuweisen“: Das Suchset hat derzeit einen Fehler (HIS #159007).
• E-Mail an Teilnehmer/innen mit lokalem E-Mail-Programm wertet die Checkbox für E-Mail-Versand nicht aus (HIS #160997)
• Unvollständige Studienplatzbewerbungsanträge es erscheint fälschlicherweise ein „Abgeben“-Button. (HIS #159871)
• Erweiterte Funktion „Aktuelle Auftragsausführungen“ zeigt teilweise Status „fehlgeschlagen“, obwohl Auftrag korrekt ausgeführt wurde. Tritt beispielweise auf bei EXA 600a Teilnahmeliste Studierende / Gasthörende. Liste wird korrekt ausgegeben, trotzdem steht im Protokoll: „fehlgeschlagen“.

• Beim Zuordnen von Lehrpersonen: die Lehrpersonen der Untereinrichtungen werden nicht aufgelistet. Diese (ungünstige) Änderung wurde in einem der letzten Hotfixe vom Softwarehersterller realisiert. Wir melden das Problem an HIS. Lösung in der Zwischenzeit: die Organisationseinheit löschen (rotes Kreuz) und nach Nachnamen/Vornamen suchen, anschließend bei der gewünschten Lehrperson ein Häkchen setzen und auf 'Speichern' klicken.
• Suchsets aus Version 7.1, die Dozent/innen beinhalten: funktionieren nicht korrekt. Die Einschränkungen greifen nicht durch, deswegen werden mehr Treffer angezeigt. Lösung in der Zwischenzeit: die betroffenen Suchsets neu anlegen. HIS #163328.
• Suchsets aus Version 7.1, die Einrichtungen beinhalten: funktionieren nicht korrekt. Die Einschränkungen greifen nicht durch, deswegen werden mehr Treffer angezeigt. Lösung in der Zwischenzeit: die betroffenen Suchsets neu anlegen. HIS #163328.
• Löschen der semesterabhängigen Veranstaltungen (=Gruppen) im 1. Reiter: nach dem Klick auf „Ja“ im Dialog „Möchten Sie wirklich … löschen?“ kann die Löschroutine gelegentlich lange dauern (HIS #158802).
• Löschen der semesterabhängigen Veranstaltungen (=Gruppen) im 1. Reiter: die Veranstaltung wird erst beim wiederholten Anklicken des roten Kreuzes (Veranstaltung löschen) gelöscht. (HIS #165350)
• Sichtbarkeiten: Die über den Curriculum Designer gesteuerten Sichtbarkeiten werden auf der Leistungsübersicht nicht korrekt ausgegeben.(HIS #161284)
• Gebührenberechnungen funktionieren nicht. (HIS #160189) Gelöst seit 30.11.2016
• Browser hängt im Verteilverfahren tritt gelegentlich auf. (HIS #158874) Gelöst seit 16.11.2016
• Studienbescheinigungen und Studienverlaufsbescheinigungen können derzeit von den Studierenden selbst nur für das aktuelle Semester angefordert werden. Gelöst seit 22.11.2016
• Listendarstellung springen ungewollt ans Ende. Workaround: ALT-STRG-I bzw. Pos 1 springt wieder nach oben. (HIS #158822) Gelöst seit 11.01.2017
• Semesterwechsel in der Veranstaltungsdetailansicht funktioniert nicht korrekt (HIS #161740) Gelöst seit 11.01.2017
• Raumbelegungspäne von Räumen, die nicht für Veranstaltungen geeignet sind (z.B. Büroräume): es kann derzeit nur die aktuelle Woche angezeigt werden. Kein Wechsel auf anderen Zeitraum möglich. (HIS #163208) Gelöst seit 11.01.2017
• Permalinks ins VVZ funktionieren obwohl das Symbol angezeigt wird nicht an allen Prüfungsordnungselementen. (HIS #158586) Gelöst seit 11.01.2017 - ACHTUNG: Der Systemherstller musste die Struktur der Permalinks ins VVZ ändern. Permalinks ins VVZ, die vor dem 11.01.2017 16:00 Uhr erzeugt wurden, müssen über das Kettensymbol neu erzeugt werden. Nicht mehr funktionierende Links enthalten den Textbestandteil „referencedObjectId“, neue funktionierende Links den Textbestandteil „title:“, z.B. title:23877&navigationPosition=studiesOffered%2CcourseoverviewShow| Biologie, B.Sc., PO 2016 .

Die HIS eG hat zum 04.10.2016 die HISinOne-Version 8.0 freigegen. Information des Herstellers zu HISinOne 8.0 finden Sie unter folgendem Link. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 8.0 im Laufe des November 2016 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Schritt 2:

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .