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| faq:adresskonzept2019.06 [2020/07/06 16:06] – [Pflege und Verwaltung der Kontaktdaten] sn710 | faq:adresskonzept2019.06 [2020/11/09 18:50] – [Pflege und Verwaltung der Kontaktdaten] bausch |
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| Mit der Version 2019.06 gibt es ein neues Adresskonzept in HISinOne. | |
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| In diesem Artikel erfahren Sie, | In diesem Artikel erfahren Sie, |
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| **Weitere Artikel** | **Weitere Artikel** |
| * [[hisinone:studieren:studierendenverwaltung|Adressänderung, Studien- und Studienverlaufsbescheinigung, Rückmeldung]] | * [[hisinone:studieren:studierendenverwaltung|Studien- und Studienverlaufsbescheinigung, Rückmeldung]] |
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| {{tag>personenverwaltung bewerben_deutsch bewerbungsmanagement extern_gast gasthoerende lehrperson mitarbeiter_in sachbearbeitung_pruefungsamt studiengangskoordination studieren_deutsch stu_gasthoerende_management stu_standardmanagement}} | {{tag>personenverwaltung bewerben_deutsch bewerbungsmanagement extern_gast gasthoerende lehrperson mitarbeiter_in sachbearbeitung_pruefungsamt studiengangskoordination studieren_deutsch stu_gasthoerende_management stu_standardmanagement}} |
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| ===== Wissenswertes rund um die Kontaktdaten in HISinOne ===== | |
| * **Warum gibt es meine Kontaktdaten mehrmals bzw. warum habe ich verschiedene Kontaktdaten?**\\ => Ihre Kontaktdaten werden in unterschiedlichen Kontexten genutzt. Da z.B. eine Adresse, die bei der Bewerbung angegeben wurde, von der Adresse abweichen kann, über die Sie während Ihres Studiums, z.B. vom Prüfungsamt, kontaktiert werden möchten, gibt es unterschiedliche Anwendungszwecke, die einer bzw. verschiedenen Adressen zugewiesen werden können. Für jeden Anwendungszweck gibt es in der Funktion "Studienservice" auf der Registerkarte Kontaktdaten eine eigene "Kachel", auf der die jeweils hinterlegten Kontaktdaten angezeigt werden und z.T. auch bearbeitet werden können. Da die Korrespondenzanschrift eindeutig sein muss, Sie unter Umständen jedoch mehrere Adressen hinterlegen möchten, gibt es für die Bereiche "Studium", "Promotion" und "Weiterbildung" jeweils eine zusätzliche Kachel, auf der jeweils mehrere Adressen angezeigt werden können. Die auf den Kacheln sichtbaren Kontaktdaten können von allen gelesen werden, die das Recht haben, den jeweiligen Anwendungszweck zu sehen, z.B. das Studierendensekrektariat, das für Sie zuständige Prüfungsamt u.s.w.\\ Neben der besseren Differenzierbarkeit besteht der Vorteil der Anwendungszwecke, die verschiedenen Adressen zugewiesen werden können, darin, dass eine änderbare Adresse nur einmal erfasst bzw. bei Korrekturbedarf eine Adresse nur an einer Stelle abgeändert werden muss. | |
| * **Woher kommen die angezeigten Daten?** \\ => Neben Kontaktdaten, die bei der Immatrikulation erfasst wurden oder die Sie selbst eingetragen haben, gibt es Kontaktdaten die automatisch aus anderen Systemen übernommen werden. Beachten Sie, dass Sie an diesen Kontaktdaten in HISinOne keine Änderungen vornehmen können. | |
| * **Warum kann ich nicht alle Kontaktdaten selbst ändern oder löschen?**\\ => Kontaktdaten, die automatisch aus anderen Systemen übernommen werden, werden im jeweiligen System gepflegt und können nur dort geändert werden. Eine Übersicht über die verschiedenen Quellen dieser Daten findet sich weiter unten im Abschnitt [[faq:adresskonzept2019.06#weitere_fragen_und_antworten|"Weitere Fragen und Antworten"]]. | |
| * **Wie erfahre ich, welche Kontaktdaten in welchem Kontext verwendet werden, und ob ich die Daten selbst bearbeiten oder löschen kann?**\\ => In jeder Kachel ist ein Hilfetext hinterlegt. Klicken Sie auf der jeweiligen Kachel oben rechts auf den {{:hisinone:bearbeiten:symbole:2017.12:information.gif|}}-Button, um sich den Hilfetext anzeigen zu lassen. | |
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| ===== Pflege und Verwaltung der Kontaktdaten ===== | ===== Pflege und Verwaltung der Kontaktdaten ===== |
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| In anderen Grundrollen (z.B. "Gasthörerstudium / Sonstige"), steht Ihnen der Menüpunkt "Meine Kontaktdaten bearbeiten" unter "Benutzer-Informationen" zur Verfügung. | In anderen Grundrollen (z.B. "Gasthörerstudium / Sonstige") steht Ihnen der Menüpunkt "Meine Kontaktdaten bearbeiten" unter "Benutzer-Informationen" zur Verfügung. |
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| Wie Sie bei der Verwaltung und der Bearbeitung der Kontaktdaten vorgehen, zeigen die folgenden Beispiele.\\ Beachten Sie, dass die exemplarisch beschriebenen Arbeitsschritte jeweils sowohl für Postanschrift als auch für Telefonnummern oder E-Mail-Adressen gelten, auch wenn dies nicht ausdrücklich beschrieben ist! | Wie Sie bei der Verwaltung und der Bearbeitung der Kontaktdaten vorgehen, zeigen die folgenden Beispiele.\\ Beachten Sie, dass die exemplarisch beschriebenen Arbeitsschritte jeweils sowohl für Postanschrift als auch für Telefonnummern oder E-Mail-Adressen gelten, auch wenn dies nicht ausdrücklich beschrieben ist! |
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| | <WRAP left round tip> |
| | Die im Anwendungszweck "(2-K) Studium - Korrespondenz" stehende E-Mail-Adresse wird als bevorzugte Adresse nach myAccount übertragen, womit sie auch von anderen Systemen (z.B. Ilias) genutzt werden kann. \\ Die in HISinOne als "(19) Passwort zurücksetzen" erfasste E-Mail-Adresse wird ebenfalls nach myAccount exportiert und dort als private (externe) E-Mail geführt. Diese Daten werden dreimal täglich automatisiert übermittelt. |
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| ==== 1. "Kleine" Änderung an bereits erfassten Kontaktdaten==== | ==== 1. "Kleine" Änderung an bereits erfassten Kontaktdaten==== |
| //Beispiel//: Korrektur der Hausnummer in der Postanschrift\\ | //Beispiel//: Korrektur der Hausnummer in der Postanschrift\\ |
| * Löschen Sie die ungültige Adresse. | * Löschen Sie die ungültige Adresse. |
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| ===== Weitere Fragen und Antworten ===== | ===== Wissenswertes rund um die Kontaktdaten in HISinOne ===== |
| * **Muss ich eine neue Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer immer auf der Kachel des Verwendungszwecks erfassen, den ich dieser zuordnen möchte?**\\ => Prinzipiell steht jede erfasste oder übernommene Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für alle Anwendungszwecke, die sie selbst bearbeiten können, zur Verfügung. Sobald Sie auf einer Kachel an z.B. einer Adresse auf das Stift-Icon klicken, werden Ihnen sämtliche zur Verfügung stehenden Adressen angezeigt - egal in welchem Kontext Sie ursprünglich erfasst bzw. übernommen wurden. Indem Sie die gewünschte Adresse anhaken, können Sie Ihr den Anwendungszweck zuordnen, auf dessen Kachel Sie die Bearbeitungsmaske für die Adresse geöffnet haben. Eine Ausnahme bilden die Anwendungszwecke, für die die Daten automatisch aus einem anderen System übernommen werden. Hier finden Sie auf den Kacheln keine Möglichkeit, etwas hinzuzufügen oder zu entfernen. | * **Warum gibt es meine Kontaktdaten mehrmals bzw. warum habe ich verschiedene Kontaktdaten?**\\ => Ihre Kontaktdaten werden in unterschiedlichen Kontexten genutzt. Da z.B. eine Adresse, die bei der Bewerbung angegeben wurde, von der Adresse abweichen kann, über die Sie während Ihres Studiums, z.B. vom Prüfungsamt, kontaktiert werden möchten, gibt es unterschiedliche Anwendungszwecke, die einer bzw. verschiedenen Adressen zugewiesen werden können. Für jeden Anwendungszweck gibt es in der Funktion "Studienservice" auf der Registerkarte Kontaktdaten eine eigene "Kachel", auf der die jeweils hinterlegten Kontaktdaten angezeigt werden und z.T. auch bearbeitet werden können. Da die Korrespondenzanschrift eindeutig sein muss, Sie unter Umständen jedoch mehrere Adressen hinterlegen möchten, gibt es für die Bereiche "Studium", "Promotion" und "Weiterbildung" jeweils eine zusätzliche Kachel, auf der jeweils mehrere Adressen angezeigt werden können. Die auf den Kacheln sichtbaren Kontaktdaten können von allen gelesen werden, die das Recht haben, den jeweiligen Anwendungszweck zu sehen, z.B. das Studierendensekrektariat, das für Sie zuständige Prüfungsamt u.s.w.\\ Neben der besseren Differenzierbarkeit besteht der Vorteil der Anwendungszwecke, die verschiedenen Adressen zugewiesen werden können, darin, dass eine änderbare Adresse nur einmal erfasst bzw. bei Korrekturbedarf eine Adresse nur an einer Stelle abgeändert werden muss. |
| * **Warum kann ich bei manchen Anwendungszwecken mehrere Adressen markieren und bei anderen nur eine?**\\ => Damit Sie sicher erreicht werden können, müssen die Korrespondenzadressen immer eindeutig sein. Daher kann bei jedem Anwendungszweck "*-Korrespondenz" jeweils nur eine Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer angezeigt werden. | |
| * **Automatisch übernommene Daten, die in anderen Systemen geändert werden müssen:**\\ \\ | * **Wie muss ich vorgehen, wenn ich eine neue E-Mail-Adresse habe, die nach myAccount (LDAP) übertragen werden soll? **\\ => Wählen Sie einen der folgenden Anwendungszwecke aus, je nachdem, welche E-Mail-Art Sie ändern möchten. |
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| | ^Anwendungszweck^Quellsystem^Daten änderbar^ |
| | |(2-K) Studium - Korrespondenz | HISinOne | durch Sie selbst im Studienservice, wird nach myAccount/LDAP Bevorzugte Mailadresse (rufPreferredMail) übertragen | |
| | |(19) Passwort zurücksetzen | HISinOne | durch Sie selbst im Studienservice, wird nach myAccount/LDAP Private Mailadresse (rufExterneMail) übertragen | |
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| | * **Woher kommen die angezeigten Daten?** \\ => Neben Kontaktdaten, die bei der Immatrikulation erfasst wurden oder die Sie selbst eingetragen haben, gibt es Kontaktdaten die automatisch aus anderen Systemen übernommen werden. Beachten Sie, dass Sie an diesen Kontaktdaten in HISinOne keine Änderungen vornehmen können. |
| | * **Warum kann ich nicht alle Kontaktdaten selbst ändern oder löschen?**\\ => Kontaktdaten, die automatisch aus anderen Systemen übernommen werden, werden im jeweiligen System gepflegt und können nur dort geändert werden. Nachfolgend eine Übersicht über die verschiedenen Quellen dieser Daten: |
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| ^Anwendungszweck^Quellsystem^Daten änderbar^ | ^Anwendungszweck^Quellsystem^Daten änderbar^ |
| |(12) Automatische Übernahme von hochschulstart.de |hochschulstart.de|durch Sie selbst in Ihrem Account bei hochschulstart.de| | |(12) Automatische Übernahme von hochschulstart.de |hochschulstart.de|durch Sie selbst in Ihrem Account bei hochschulstart.de| |
| |(8-R) Automatische Übernahme aus myAccount (LDAP) Rechenzentrum |myAccount (LDAP)|durch Sie selbst, in Ihrem UniAccount unter [[https://myaccount.uni-freiburg.de/|myAccount/LDAP]]. Aktualisierung nach HISinOne nächtlich (gilt nicht für Studierende und Gasthörer*innen, für deren E-Mail-Adressen ist HISinOne führend).| | |(8-R) Automatische Übernahme aus myAccount (LDAP) Rechenzentrum |myAccount (LDAP)|durch Sie selbst, in Ihrem UniAccount unter [[https://myaccount.uni-freiburg.de/|myAccount/LDAP]]. Aktualisierung nach HISinOne nächtlich (**gilt nicht für Studierende und Gasthörer*innen, für deren E-Mail-Adressen ist HISinOne führend!**).| |
| |(82) Automatische Übernahme aus Personalverwaltung HIS-SVA Universität |HIS-SVA der Uni Freiburg|durch die Personalabteilung der Uni Freiburg| | |(82) Automatische Übernahme aus Personalverwaltung HIS-SVA Universität |HIS-SVA der Universität Freiburg|durch die Personalabteilung der Universität Freiburg| |
| |(83) Automatische Übernahme aus Personalverwaltung SAP HR Uniklinik|SAP HR der Uniklinik Freiburg|durch die Personalabteilung der Uniklinik Freiburg| | |(83) Automatische Übernahme aus Personalverwaltung SAP HR Uniklinik|SAP HR der Uniklinik Freiburg|durch die Personalabteilung der Uniklinik Freiburg| |
| |(84) Automatische Übernahme aus IDM PH Freiburg |IDM PH Freiburg|PH Freiburg| | |(84) Automatische Übernahme aus IDM PH Freiburg |IDM PH Freiburg|PH Freiburg| |
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| | * **Wie erfahre ich, welche Kontaktdaten in welchem Kontext verwendet werden, und ob ich die Daten selbst bearbeiten oder löschen kann?**\\ => In jeder Kachel ist ein Hilfetext hinterlegt. Klicken Sie auf der jeweiligen Kachel oben rechts auf den {{:hisinone:bearbeiten:symbole:2017.12:information.gif|}}-Button, um sich den Hilfetext anzeigen zu lassen. |
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| | * **Muss ich eine neue Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer immer auf der Kachel des Verwendungszwecks erfassen, den ich dieser zuordnen möchte?**\\ => Prinzipiell steht jede erfasste oder übernommene Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für alle Anwendungszwecke, die sie selbst bearbeiten können, zur Verfügung. Sobald Sie auf einer Kachel an z.B. einer Adresse auf das Stift-Icon klicken, werden Ihnen sämtliche zur Verfügung stehenden Adressen angezeigt - egal in welchem Kontext Sie ursprünglich erfasst bzw. übernommen wurden. Indem Sie die gewünschte Adresse anhaken, können Sie Ihr den Anwendungszweck zuordnen, auf dessen Kachel Sie die Bearbeitungsmaske für die Adresse geöffnet haben. Eine Ausnahme bilden die Anwendungszwecke, für die die Daten automatisch aus einem anderen System übernommen werden. Hier finden Sie auf den Kacheln keine Möglichkeit, etwas hinzuzufügen oder zu entfernen. |
| | * **Warum kann ich bei manchen Anwendungszwecken mehrere Adressen markieren und bei anderen nur eine?**\\ => Damit Sie sicher erreicht werden können, müssen die Korrespondenzadressen immer eindeutig sein. Daher kann bei jedem Anwendungszweck "*-Korrespondenz" jeweils nur eine Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer angezeigt werden. \\ \\ |
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