Deutsche Version: Technische Informationen zur Umsetzung EPPSG (Studierenden-Energiepreispauschalengesetz) an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

We use below the definitions 'access code' and 'PIN' because now we assume that these definitions would be used in the central portal for application. The planned implementation procedure for Baden-Württemberg would possibly use the definitions 'access key' and 'PIN'. In our documentation applys: access code = access key.

Planned procedure (status 09.02.2023)

• The application of the 200 euro is completed through a new central digital application platform, which would possibly be https://einmalzahlung200.de
• The *universities* should deliver encrypted data, which is encrypted with an individual access code for each authorized person.

The technical impletementation at the University of Freiburg is completed through Campus-Management-System HISinOne based on the Studierenden-Energiepreispauschalengesetz - EPPSG and a planned „EPPSG-Durchführungsverordnung – EPPSG-VO“ for Baden-Württemberg. Since the EPPSG-VO has not yet been approved, not all technical details have been finalized yet. The following procedure is planned:

• The University of Freiburg starts the procedure with an information phase in which potential data errors should be corrected in advance.
• The University of Freiburg will provide students with the access code in HISinOne as soon as it's allowed.
• For students to use the central application platform a BundID is needed.
• There are two access ways to the application of the flat rate on the central digital application platform with the BundID
  • BundID with high trust level (online ID function, European eID or personal ELSTER certificate) + access code
  • BundID with low trust level (username/password+ access code + Pin
• The better the delivered data of the university matched the data of the BundID, the fewer problems are to be expected by the application. According to the information received by the University, the data from the BundID (specifically, first name, last name, date of birth) must sufficiently match the data provided by the University in order for an application to be submitted. More to the topic 'sufficiently' see the section down below.

• In order to provide the students with a data comparison HISinOne/BundID, students who are willing to do it can also link their BundID in HISinOne. It is not necessary. Further information to BundID and HISinOne can be found under Personal/Contact data: BundID.

At present, we are technically assuming three case groups and a process in three phases:

We have technically built three case groups in HISinOne since not all students who are enrolled at the university on 01.12.2022 are eligible to receive an access code from the UFR:

Apply to the vast majority of students and enrolled doctoral candidates who were enrolled at the University of Freiburg in the winter semester 2022/23

Students who were enroll at the University of Freiburg on 01.12.2022 but belong to a special case group for which the Unversity of Freiburg will not generate access codes. This is the case for example when the access code for the person is generated from another high education institution or from other reasons no entitlement exists.

Students and doctoral students who were not enrolled at the University of Freiburg on 01.12.2022. In this case group belong for example students or doctoral students who are matriculated in the winter semester 2022/23 but were not enrolled until the 01.12.2022. All not matriculated learners fall into the case group: guest listener, contact students, EPICUR-incomings,…

Case group control and provision of information is carried out in HISinone via the Personenattribute: EPPSG-case group, EPPSG-master data, EPPSG-Code und EPPSG-PIN.

Aktuell gehen wir bei der technischen Umsetzung von drei Phasen aus:

• Die Universität informiert per Portlet in HISinOne alle immatrikulierten Studierenden und Promovierenden welche Fallgruppe für Sie in HISinOne technisch hinterlegt wurde.
• Die Studierenden und Promovierenden der Fallgruppe 1 werden im gleichen Portlet aufgefordert ihre Stammdaten (Vornamen, Nachname, Geburtsdatum) zu prüfen, damit es bei der späteren Beantragung über das Portal https://www.einmalzahlung200.de unter Einsatz des Nutzerkontos Bund (BundID) zu möglichst wenig Problemen kommt. Für notwendige Datenkorrekturen werden die Studierenden auf die Funktion Service | Anträge | Änderung Personendaten in HISinOne verwiesen.
• Die Phase beginnt, sobald die Universität die Kriterien für die Fallgruppenbestimmung endgültig festgelegt hat
• Sie endet mit einem Datenexport der Universität zur Weiterleitung an die zuständige Stelle des Landes Baden-Württemberg. Welche Daten übermittelt werden finden sie weiter unten.

• Die Universität darf den Studierenden die Zugangscodes erst dann zu Verfügung stellen, wenn die Datenlieferung der Universität an die zuständige Stelle des Landes Baden-Württemberg erfolgt ist und Universität eine Freigabe von dort erhält.
• Die Universität informiert per Portlet in HISinOne alle immatrikulierten Studierenden und Promovierenden der Fallgruppe 1 welche Stammdaten an die zuständige Stelle übermittelt wurden. Änderungen, die nach dem Übermittlungszeitpunkt in HISinOne vorgenommen werden, bleiben lokal bei der Universität Freiburg und werden auf https://www.einmalzahlung200.de nicht berückichtigt.
• Der Zugangscode selbst wird in HISinOne zu diesem Zeitpunkt noch nicht angezeigt.
• Personen der Fallgruppen 2 und 3 werden per Portlet in HISinOne informiert, dass für Sie kein Zugangscode erzeugt wurde.
• Die Phase endet mit der Freigabe durch die zuständige Stelle des Landes Baden-Württemberg und dem Einspielen der Zugangscodes in HISinOne

• Die Universität informiert per Portlet in HISinOne alle immatrikulierten Studierenden und Promovierenden der Fallgruppe 1 welche Stammdaten an https://www.einmalzahlung200.de übermittelt wurden und mit welchem individuellen Zugangscode die Einmalzahlung angefordert werden kann.
• Personen der Fallgruppe 1 mit BundID mit hohem Vertrauensniveau können die Einmalzahlung mit dem Zugangscode direkt auf https://www.einmalzahlung200.de beantragen.
• Für den Fall, dass nur eine BundID mit niedrigem Vertrauensniveau vorhanden ist, können alle Personen der Fallgruppe 1 in HISinOne über „Mein Studium | Studienservice“ auf dem Reiter Bescheide / Bescheinigungen im Selfservice einen PIN-Brief anfordern. Mit Hilfe der Stammdaten, des Zugangscodes aus dem Portlet und der PIN aus dem PIN-Brief kann die Einmalzahlung über diesen Alternativweg auf https://www.einmalzahlung200.de beantragt werden.
• Der PIN-Brief wird in HISinOne direkt als PDF-Datei angezeigt
• Der PIN-Brief kann alternativ von der Sachbearbeitung im Service Center Studium für eine Person der Fallgruppe 1 angefordert werden
• Die Erzeugung eine PIN-Briefs wird in HISinOne automatisch dokumentiert mit der Information wer den PIN-Brief wann für welche Person angefordert hat.
• Erzeugte PIN-Briefe können jederzeit von den betroffenen Personen oder dem Service Center Studium neu im System angezeigt werden.

Es handelt sich um Zusatzangebote der Universität Freiburg, die für die Beantragung nicht erforderlich sind. Sie sind als Unterstützungsangebote gedacht, damit die Beantragung für die Studierenden der UFR möglichst reibungslos läuft.

In der Informationsphase und danach können Studierende, die bereits eine BundID haben, die Stammdaten aus ihrem BundID-Konto mit den Stammdaten vergleichen, die in HISinOne gespeichert sind:

• Sofern sie dies noch nicht getan haben: Verknüpfen Sie ihre BundID mit ihrem Personendatensatz in HISinOne. Anleitung dazu unter Personen-/Kontaktdaten: BundID verknüpfen
• Melden sie sich mit ihrer BundID an HISinOne an
• Auf der Startseite auf den Reiter BundID wechseln. Auf Mobilgeräten in der Dropdownliste von „Informationen“ auf „BundID“ wechseln.
• Sie sehen die Daten aus ihrem BundID-Konto und bei den Stammdaten eventuelle Abweichungen zu ihren aktuellen Daten in HISinOne
• Eine Erläuterung zu den übertragenen Daten finden sie unter Technische Hintergrundinformationen: BundID

Wichtige Hinweise:

• Zum Thema „hinreichende Übereinstimmung der Daten“ siehe das Kapitel zum Thema weiter unten.
• Die BundID bietet die Möglichkeit unterschiedliche Zugänge für ein BundID-Konto zu nutzen:
  • Online-Ausweisfunktion (eID, eAT, eID-Karte)
  • ELSTER
  • Benutzername / Passwort.
• Die übertragenen Daten aus der BundID können unterschiedlich sein, je nachdem welchen Zugang zu Ihrer BundID für die aktuelle Anmeldung in HISinOne genutzt haben. Beipiel:
  • Zugang über Online-Ausweisfunktion: zu HISinOne wird übertragen „ALBERT LUDWIG“.
  • Zugang über Benutzername / Passwort für die gleiche BundID: zu HISinOne wird übertragen „Albert Ludwig“.
• Wir gehen davon aus, dass dies später auch bei der Anmeldung an https://einmalzahlung200.de so sein wird.

In der Freigabephase und in der Beantragungsphase für alle Studierende der Fallgruppe 1:

• Melden sie sich an HISinOne an
• Im Portlet, dass Sie schon aus der Informationsphase kennen, werden eventuelle Abweichungen angezeigt.

Nach der Datenlieferung können fehlerhafte Daten weiterhin in HISinOne korrigiert werden. Eine Korrektur auf der zentralen Plattform zur Beantragung ist aber im bundesweiten Verfahren nicht vorgesehen.

In der Freigabephase und in der Beantragungsphase können alle Studierenden der Fallgruppe 1, die bereits eine BundID haben, die Stammdaten aus ihrer BundID mit den Stammdaten vergleichen, die die UFR über die zuständige Stelle des Landes für die zentrale Plattform geliefert hat.

• Sofern sie dies noch nicht getan haben: Verknüpfen Sie ihre BundID mit ihrem Personendatensatz in HISinOne. Anleitung dazu unter Personen-/Kontaktdaten: BundID verknüpfen
• Melden sie sich mit ihrer BundID an HISinOne an
• Im Portlet, dass Sie schon aus der Informationsphase kennen, werden eventuelle Abweichungen angezeigt.

Beachten sie bitte auch die Hinweise im Kapitel „Datenvergleich von der UFR gemeldete Daten / BundID“. Nach der Datenlieferung (Freigabephase und Beantragungsphase) können fehlerhafte Daten weiterhin in HISinOne korrigiert werden. Eine Korrektur auf der zentralen Plattform zur Beantragung ist aber im bundesweiten Verfahren nicht vorgesehen.

Je besser die gelieferten Daten der Universität zu den Daten der BundID passen, umso weniger Probleme sind bei der Beantragung zu erwarten. Nach den Informationen, die die Universität erhalten hat, müssen die Daten aus der BundID (konkret Vornamen, Nachname, Geburtsdatum) hinreichend mit den Daten übereinstimmen, die die Universität geliefert hat, damit ein Antrag gestellt werden kann.

Aktuell liegen uns noch keine Informationen oder Erfahrungen vor was „hinreichend“ bedeutet. Wir gehen aber entsprechend aktueller IT-Standards davon aus, dass folgende Konstellationen „hinreichend“ sein sollten:

• Abweichung nur bei Groß/Kleinschreibung (z.B. HISinOne „Albert Ludwig“, BundID mit Personalausweis „ALBERT LUDWIG“)
• Universität hat nur einen Vornamen geliefert, im BundID-Konto sind mehrere Vornamen gespeichert (z.B. HISinOne „Albert“, BundID „Albert Ludwig“)
• Albert versus Albèrt? Wir wissen es nicht.

Das auf Bundesebene gewählte Verfahren ist mit der individuellen Verschlüsselung der Daten aus unserer Sicht relativ sicher, allerdings ist für die Hochschulen nur eine einmalige Datenlieferung ohne spätere Korrekturmöglichkeit vorgesehen. D.h. wir haben nur einen Versuch um möglichst gute Daten zu liefern, die dann im späteren Verfahren „hinreichend“ zur BundID der Studierenden passen sollten. Aus diesem Grund hat sich die Universität Freiburg entschieden eine Informationsphase vorzuschalten, um den Studierenden die Möglichkeit zu geben:

• Die eigenen Daten in HISinOne ohne BundID zu kontrollieren und ggf. vom Service Center Studium vor der Datenlieferung der UFR korrigieren zu lassen
• Die eigenen Daten in HISinOne mit den Daten aus einem bereits vorhandenen BundID-Konto zu vergleichen und ggf. vom Service Center Studium vor der Datenlieferung der UFR korrigieren zu lassen

Nach der Datenlieferung (Freigabephase und Beantragungsphase) können fehlerhafte Daten weiterhin in HISinOne korrigiert werden. Eine Korrektur auf der zentralen Plattform zur Beantragung ist aber im bundesweiten Verfahren nicht vorgesehen. Sofern die Daten der BundID mit hohem Vertrauensniveau (Online-Ausweis-Funktion, Europäischen eID oder persönliches ELSTERZertifikat) nicht hinreichend mit den gelieferten Daten übereinstimmen (oder kein Online-Ausweis und Alternativen zur Verfügung stehen), besteht für die Studierenden noch die Möglichkeit der Beantragung über eine BundID mit niedrigem Vertrauensniveau (Benutzername/Passwort) + Zugangscode + PIN. Wir wissen derzeit nicht, ob bei der Alternative „Zugangscode + PIN“ auch „Vornamen, Nachname, Geburtsdatum“ mit geprüft werden. Deshalb bietet die UFR als Service auch folgende Möglichkeit:

• Anzeige der von der Universität gelieferten Stammdaten (Vornamen, Nachname, Geburtsdatum) in dem Portlet in HISinOne das in schon in der Informationsphase genutzt wurde, damit die Studierenden ggf. die Daten in ihrem BundID-Konto an die gelieferten Daten anpassen können, um eine „hinreichende“ Überstimmung zu erreichen.

Für jede Berechtigte Person soll die UFR einen Datensatz mit folgenden Inhalten liefern:

• ID der Ausbildungsstätte (1240)
• Name der Ausbildungsstätte (Albert-Ludwigs-Universität Freiburg)
• Kürzel des Bundeslandes der Ausbildungsstätte (BW)
• Verschlüsselte Daten der berechtigten Person (Vornamen, Nachname, Geburtsdatum), individuell verschlüsselt mit dem Zugangscode der Person
• Hashwert des Zugangscodes
• PIN (verschlüsselt)

Indirekt wird mit diesem Datensatz die Information übertragen, dass die Person zum Kreis der berechtigten Personen gehört und am 01.12.2022 an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg immatrikuliert war (anderenfalls dürfte die Universität für die Person keinen Datensatz liefern). So lange die Person selbst die übertragenen Daten nicht mit ihrem persönlichen Zugangscode auf der zentralen Antragsplattform entschlüsselt, sind die personenbezogenen Daten auf dem Transportweg und auf der zentralen Antragsplattform für niemanden zugänglich.

• BundID bpk2: spezifisches Kennzeichen für die Person im Campus-Managment-System HISinOne der Universität Freiburg, damit das System die Person bei jeder Anmeldung über die BundID wiedererkennen kann. Der eindeutige Benutzername ihrer BundID wird an der Schnittstelle nicht zu HISinOne übertragen.
• BundID-Postfach-Referenz: könnte in HISinOne genutzt werden, um z.B. im Rahmen der Studienplatzzulassung Bescheide in das BundID-Konto einzustellen. Die Postfach-Referenz wird gespeichert, aber die Funktionalität wird derzeit an der Universität Freiburg nicht genutzt. Bescheide werden für die Betroffenen direkt in HISinOne zum Herunterladen bereitgestellt.

Weitergehende Informationen zur BundID und HISinOne: Personen-/Kontaktdaten: BundID
Technische Informationen zur BundID und HISinOne: Technische Hintergrundinformationen: BundID