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Personen suchen | Anzeige von Kontaktdaten
Über die Personensuche können in HISinOne Kontakdaten zu Personen angezeigt werden: E-Mail-Adressen, Telefonnummern, …
Normalfall: Kontaktdaten von Mitarbeiter/innen
Kontaktdaten von Mitarbeiten/innen werden bei der „gehört zu“-Funktion angezeigt.
z.B. Name: Dr. Thomas Mann Funktion: gehört zu - Organisationseinheit: RZ Allg. Allgemeiner Geschäftsbetrieb Anschrift/Kontaktdaten E-Mail: thomas.mann@… Festnetz: +49 761 203 …
Die Daten werden automatisiert aus den Personalverwaltungsystemen übernommen und stimmen in Inhalt und Sichtbarkeit mit den Daten überein, die in der Personenauskunft gezeigt werden, die über die Startseite der Universität erreichbar ist.
Sonderfall: Kontaktdaten von Externen und Gästen
Im Normalfall werden keine Kontaktdaten von Externen und Gästen gezeigt, es sei denn die Personen verfügen überZusatzrollen (z.B. hat Lehrpersonenrolle), bei denen Daten erfasst und sichtbar geschaltet sind.
Die Personenverwaltungen der Fakultäten und Einrichtungen sehen intern die Kontaktdaten von Externen, sofern diese einer Erfassung zugestimmt haben oder die Daten auf Basis bestehender Rechtsgrundlagen erfasst sind.
Sonderfälle: Kontaktdaten zu Zusatzfunktionen
Zusatzfunktionen werden entweder manuell erfasst (z.B. „Dekan/in“) oder automatisiert aus bestimmten Rollen generiert „z.B. „hat Lehrpersonenrolle“). Im Normalfall sind bei Zusatzrollen keine Kontaktdaten erfasst. Kontaktdaten bei Zusatzfunktionen werden nur dann gezeigt, wenn sie von der Personenverwaltung einer Fakultäten oder Einrichtungen manuell erfasst und sichtbar geschaltet wurden. Um den Pflegeaufwand zu minimieren erfolgt dies derzeit nur in Ausnahmefällen.
In der aktuellen Softwareversion von HISinOne ist es (inbesondere bei Namensgleicheiten) etwas schwierig von den Zusatzfunktionen zu den Kontakdaten einer Person zu gelangen (die bei der „gehört zu“-Funktion gezeigt werden. Ab HISinOne Version 7.1 sollte die Anzeige der Kontaktdaten wesentlich einfacher werden. Sie sehen dann zu einer Person alle Ihre Funktionen und können dann gezielt (z.B. von „hat Lehrpersonrolle“) zur Funktion „gehört zu“ wechseln, bei der die Kontaktdaten gezeigt werden.