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Personen suchen | Suchkriterien und Freigabestufen

Die Personensuche ist erreichbar über Organisation | Personen suchen. Mögliche Suchkriterien sind Name, Vorname und Funktion. Darüber hinaus kann auch über Organisationseinheiten nach Personen gesucht werden (in der Suche nach Personen und in der Suche nach Organisationseinheiten).

Welche Personen gesucht und gefunden werden können, wird in HISinOne über unterschiedliche Freigabestufen von Funktionen der Personen und unterschiedliche Berechtigungsstufen für die Rollen gesteuert. Ohne Anmeldung am System werden nur Personen gezeigt, deren Funktionen als „öffentlich“ gekennzeichnet sind. Nach der Anmeldung im System werden je nach Rolle auch Personen gefunden, deren Funktionen die Freigabestufe „hochschulweit“, „nur Mitarbeiter“ oder „versteckt“ haben.

Angezeigt werden immer nur Funktionen, die zum Zeitpunkt der Suche gültig sind. Abgelaufene und zukünftige Funktionen werden nicht gezeigt.

Zu den angezeigten Kontaktdaten siehe: Personen suchen | Anzeige von Kontaktdaten

Was ist zu tun, wenn die in der Personensuche angezeigten Daten nicht stimmen?

Für Mitarbeiter/innen

  • Es werden die gleichen Daten angezeigt, wie in der offiziellen Personenauskunft der Uni, die über die Startseite der Universität Freiburg erreicht werden kann.
  • Sofern in der Personenauskunft falsche Daten angezeigt werden, beachten Sie bitte die „Hinweise zur Änderung von persönlichen Daten“, die auf der Suchseite der offiziellen Personenauskunft angezeigt werden.
  • Ihre eigenen Daten können Sie in HISinOne jederzeit selbst ansehen über „Benutzer-Information | Eigene Daten ansehen“. Für die Personenauskunft werden die Daten verwendet, die unter „Funktion“ gezeigt werden. Zu den Sichtbarkeitstufen der Funktionen siehe weiter unten auf dieser Seite.
  • Sofern in HISinOne andere Daten angezeigt werden, als in der offziellen Personauskunft, liegt möglicherweise ein Fehler vor. Wenden Sie sich bitte in diesen Fällen an cm@rz.uni-freiburg.de. Eine Erläuterung zur Datenübernahme finden Sie unter Daten | Übersicht: Woher kommen die Daten für HISinOne?.

Für "Extern / Gast" und Zusatzrollen (z.B. Lehrperson)

  • Bitte beachten Sie die Generierungsregeln, die weiter unten auf dieser Seite beschrieben sind.
  • Ihre erste Ansprechperson für Datenänderungen ist immer die zuständige Personenverwaltung der Fakultät oder Einrichtung. Hinweise zum Auffinden der Personenverwaltung unter Wie finde ich meine/n zuständige/n Personenverwalter/in?

Freigabestufen

FreigabestufeEntspricht P003 B. Einverständniserklärung mit dem Eintrag in das elektronische Telefon- bzw. E-Mail-Verzeichnis durch die Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
öffentlichInternet einverstanden
hochschulweitInternet nicht einverstanden
nur Mitarbeiter
versteckt
  • Wer Funktionen der Freigabestufe „versteckt“ sehen kann, sieht auch „nur Mitarbeiter“, „hochschulweit“ und „öffentlich“.
  • Wer Funktionen der Freigabestufe „nur Mitarbeiter“ sehen kann, sieht auch „hochschulweit“ und „öffentlich“.
  • Wer Funktionen der Freigabestufe „„hochschulweit“ sehen kann, sieht auch „öffentlich“.

Änderungen über P003 werden in HISinOne über eine Datensynchronisation in der Nacht nach dem Eintrag in HIS-SVA automatisch umgesetzt.

Übersicht der Funktionen und Freigabestufen

Öffentlich sichtbar sind die Funktionen:

  • Dekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • Prodekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • Studiendekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • „gehört zu“ (jede Nacht automatisch erzeugt durch Datenübernahme aus Personalverwaltung, mit den gleichen Kontaktdaten wie über die offizielle Personensuche der Universität: Externe Suche, wenn die Person der Veröffentlichung im Internet zugestimmt hat)

Hochschulweit sichtbar sind die Funktionen:

  • „hat Lehrpersonenrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Lehrperson“ haben).
  • „gehört zu“ (automatisch erzeugt durch Datenübernahme aus Personalverwaltung, mit den gleichen Kontaktdaten wie über die offizielle Personensuche der Universität: Interne Suche mit Authentifizierung), wenn die Person der Veröffentlichung im Internet nicht zugestimmt hat)

Nur Mitarbeiter sichtbar sind die Funktionen:

  • „hat Personenverwaltungsrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Personenverwaltung“ haben)
  • „hat Studiengangskoordinationsrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Studiengangskoordinations“ haben)

Versteckt sind die Funktionen:

  • „verbunden mit“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Extern / Gast“ haben. Zur Funktion werden alle Kontaktdaten übernommen, die bei der Person stehen).
  • Prüfungsausschussvorsitz (zur Dokumentenerzeugung verknüpft)
  • Sachbearbeitung (zur Dokumentenerzeugung verknüpft)
  • Leitung Zulassungsstelle (zur Dokumentenerzeugung verknüpft: APP-Bescheide)
  • Sachbearbeitung Zulassungsstelle (zur Dokumentenerzeugung verknüpft: APP-Bescheide)

Zukünftig ist die Pflege weiterer Funktionen denkbar. Über einen Ausbau der Funktionen soll zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden.

Übersicht der Suchberechtigungen nach Rollen

Funktionen mit der Freigabestufe „öffentlich“ können eingesehen werden von:

  • ohne Anmeldung am System (Anonyme Rolle)

Funktionen mit der Freigabestufe „hochschulweit“ können eingesehen werden von:

Funktionen mit der Freigabestufe „nur Mitarbeiter“ können eingesehen werden von:

Funktionen mit der Freigabestufe „versteckt“ können eingesehen werden von:

Übersicht der Funktionen und Suchberechtigungen als Matrix

x Dekan/in Prodekan/in Studiendekan/in Prüfungsausschussvorsitz hat Lehrpersonrolle Sachbearbeitung hat Personenverwaltungsrolle gehört zu verbunden mit hat Studiengangskoordinationsrolle Leitung Zulassungsstelle Sachbearbeitung Zulassungsstelle
Anonyme Rolle (nicht angemeldet am System) x x x (x)
Benutzer/innen Administration x x x x x x x x x x x x
Bewerbungsbearbeitung x x x x x x x x
Bewerbungsmanagement x x x x x x x x
Extern / Gast x x x x x x x x
Gasthörerstudium / Sonstige x x x x x
Lehrperson x x x x x x x x
Leistungsverbuchung x x x x x x x x
Mitarbeiter/in x x x x x x x x
Modulverantwortung x x x x x x x x
Personenverwaltung x x x x x x x x x x x x
Promovieren x x x x x
Prüfungsordnung Abbildung x x x x x x x x
Prüfer/in x x x x x x x x
Raumverwaltung x x x x x x x x
Sachbearbeitung Prüfungsamt x x x x x x x x
Studieren x x x x x
STU Senior Management x x x x x x x x
STU Gasthörende Management x x x x x x x x
STU Standard-Management x x x x x x x x
Studienfachberatung x x x x x x x x
Studiengangskoordination x x x x x x x x
Veranstaltungsmanagement x x x x x x x x

QR-Code
QR-Code Personensuche: Suchkriterien und Freigabestufen (erstellt für aktuelle Seite)