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Personen suchen | Suchkriterien und Freigabestufen

Suchkriterien: Wie suche ich nach Personen?

Die Personensuche ist erreichbar über Organisation | Personen suchen. Mögliche Suchkriterien sind Name, Vorname und Funktion. Darüber hinaus kann auch über Organisationseinheiten nach Personen gesucht werden (in der Suche nach Personen und in der Suche nach Organisationseinheiten).

Welche Personen gesucht und gefunden werden können, wird in HISinOne über unterschiedliche Freigabestufen von Funktionen der Personen und unterschiedliche Berechtigungsstufen für die Rollen gesteuert. Ohne Anmeldung am System werden nur Personen gezeigt, deren Funktionen als „öffentlich“ gekennzeichnet sind. Nach der Anmeldung im System werden je nach Rolle auch Personen gefunden, deren Funktionen die Freigabestufe „hochschulweit“, „nur Mitarbeiter“ oder „versteckt“ haben.

Angezeigt werden immer nur Funktionen, die zum Zeitpunkt der Suche gültig sind. Abgelaufene und zukünftige Funktionen werden nicht gezeigt.

Zu den angezeigten Kontaktdaten siehe: Personen suchen | Anzeige von Kontaktdaten

Rückwärtssuche nach Telefonnummern

Die Suche nach Telefonnummern ist erst nach dem Login möglich.

  1. Klicken Sie unter Organisation → Personen suchen auf „Erweiterte Suche“.
  2. Im Feld „Telefonnummer“ können Sie eine Nummer eingeben und anschließend auf „Suchen“ klicken.
    • Achtung: Da die Nummern nicht immer einheitlich gepflegt sind (mit/ohne Leerzeichen/Bindestrich), benutzen Sie gerne den Platzhalter * zwischen der Uni-Vorwahl und dem Rest der Nummer z.B. 203*12345. Oder Sie suchen nur nach den letzten Ziffern, die nach der Uni-Vorwahl 203 kommen.

Was ist zu tun, wenn die in der Personensuche angezeigten Daten nicht stimmen?

Freigabestufen

FreigabestufeEntspricht P003 B. Einverständniserklärung mit dem Eintrag in das elektronische Telefon- bzw. E-Mail-Verzeichnis durch die Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
öffentlichInternet einverstanden
hochschulweitInternet nicht einverstanden
nur Mitarbeiter
versteckt
  • Wer Funktionen der Freigabestufe „versteckt“ sehen kann, sieht auch „nur Mitarbeiter“, „hochschulweit“ und „öffentlich“.
  • Wer Funktionen der Freigabestufe „nur Mitarbeiter“ sehen kann, sieht auch „hochschulweit“ und „öffentlich“.
  • Wer Funktionen der Freigabestufe „„hochschulweit“ sehen kann, sieht auch „öffentlich“.

Änderungen über P003 werden in HISinOne über eine Datensynchronisation in der Nacht nach dem Eintrag in HIS-SVA automatisch umgesetzt.

Übersicht der Funktionen und Freigabestufen

Öffentlich sichtbar sind die Funktionen:

  • Dekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • Prodekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • Studiendekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • „gehört zu“ (jede Nacht automatisch erzeugt durch Datenübernahme aus Personalverwaltung, wenn die Person der Veröffentlichung im Internet zugestimmt hat)

Hochschulweit sichtbar sind die Funktionen:

  • „hat Lehrpersonenrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Lehrperson“ haben).
  • „gehört zu“ (automatisch erzeugt durch Datenübernahme aus Personalverwaltung, wenn die Person der Veröffentlichung im Internet nicht zugestimmt hat)

Nur Mitarbeiter sichtbar sind die Funktionen:

  • „hat Personenverwaltungsrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Personenverwaltung“ haben)
  • „hat Studiengangskoordinationsrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Studiengangskoordinations“ haben)

Versteckt sind die Funktionen:

  • „verbunden mit“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Extern / Gast“ haben. Zur Funktion werden alle Kontaktdaten übernommen, die bei der Person stehen).
  • Prüfungsausschussvorsitz (zur Dokumentenerzeugung verknüpft)
  • Sachbearbeitung (zur Dokumentenerzeugung verknüpft)

Zukünftig ist die Pflege weiterer Funktionen denkbar. Über einen Ausbau der Funktionen soll zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden.

Übersicht der Suchberechtigungen nach Rollen

Funktionen mit der Freigabestufe „öffentlich“ können eingesehen werden von:

  • ohne Anmeldung am System (Anonyme Rolle)

Funktionen mit der Freigabestufe „hochschulweit“ können eingesehen werden von:

Funktionen mit der Freigabestufe „nur Mitarbeiter“ können eingesehen werden von:

Funktionen mit der Freigabestufe „versteckt“ können eingesehen werden von:

Übersicht der Funktionen und Suchberechtigungen als Matrix

x Dekan/in Prodekan/in Studiendekan/in Prüfungsausschussvorsitz hat Lehrpersonrolle Sachbearbeitung hat Personenverwaltungsrolle gehört zu verbunden mit hat Studiengangskoordinationsrolle - -
Anonyme Rolle (nicht angemeldet am System) x x x (x)
Benutzer/innen Administration x x x x x x x x x x
Bewerbungsbearbeitung x x x x x x x x
Bewerbungsmanagement x x x x x x x x
Extern / Gast x x x x x x x x
Gasthörerstudium / Sonstige x x x x x
Lehrperson x x x x x x x x
Leistungsverbuchung x x x x x x x x
Mitarbeiter/in x x x x x x x x
Modulverantwortung x x x x x x x x
Personenverwaltung x x x x x x x x x x
Promovieren x x x x x
Prüfer/in x x x x x x x x
Raumverwaltung x x x x x x x x
Sachbearbeitung Prüfungsamt x x x x x x x x
Studieren x x x x x
STU Senior Management x x x x x x x x
STU Gasthörende Management x x x x x x x x
STU Standard-Management x x x x x x x x
Studienfachberatung x x x x x x x x
Studiengangskoordination x x x x x x x x
Veranstaltungsmanagement x x x x x x x x

QR-Code
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