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hisinone:personensuche_en [2022/09/29 09:54] – [Clearance levels] yl1032hisinone:personensuche_en [2023/01/17 09:51] (aktuell) – [Search criteria: how do I search for a person?] yl1032
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-====== Search for persons | search criteria and release levels ======+====== Search criteria and clearance levels in search for persons====== 
 +>> Deutsche Version: [[hisinone:personensuche|Suchkriterien und Freigabestufen in der Personensuche]]
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-The search is available via 'Organisation | Search for persons'. Possible search criteria are name, first name and function. +The search is available via ''Organisation | Search for persons''. Possible search criteria are name, first name and function. 
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 **Other articles** **Other articles**
-  * [[faq:personensuchedatenaenderung|Personen suchen | FAQ Hinweise zur Änderung von persönlichen Daten in der Personsuche]] +  * [[faq:personensuchedatenaenderung_en|FAQ Notes on changes of personal data in the search for persons]] 
-  * [[hisinone:personenkontaktdaten|Personen suchen | Anzeige von Kontaktdaten]]+  * [[hisinone:personenkontaktdaten|Anzeige von Kontaktdaten in der Personensuche]]
   * [[faq:adresskonzept2019.06_gasthoererstud_mitarbeiter_in_extern|Kontaktdaten der Rollen 'Gasthörerstudium/Sonstige', 'Mitarbeiter/in' bzw. 'Extern/Gast']]   * [[faq:adresskonzept2019.06_gasthoererstud_mitarbeiter_in_extern|Kontaktdaten der Rollen 'Gasthörerstudium/Sonstige', 'Mitarbeiter/in' bzw. 'Extern/Gast']]
-  * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:eigenepersonenattribute|Personen-/Kontaktdaten | Eigene Personenattribute ansehen, erfassenändernlöschen]]+  * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:eigenepersonenattribute_en|Personal and contact data: Viewenterchange and detele own personal attributes]]
 </WRAP> </WRAP>
  
 ===== Search criteria: how do I search for a person? ===== ===== Search criteria: how do I search for a person? =====
  
-The search for persons is available via 'Organisation | Search for persons'. Possible search criteria are name, first name and function. Other than that you can also search for persons via organisational unit  (in the search for persons and in [[hisinone:orgeinheitensuche|search for organisational unit (in German)]]). +The search for persons is available via ''Organisation | Search for persons''. Possible search criteria are name, first name and function. Other than that you can also search for persons via organisational unit  (in the search for persons and in [[hisinone:orgeinheitensuche_en|search for organisational unit]]). 
  
 Which persons can be searched and found is controlled in HISinOne via different clearance levels of the function of the person and different authorization levels for the roles. Without login in the system, only persons whose function defined as 'public' are displayed.  After logging into the system, depending on the role, people whose functions have the clearance level "university-wide", "employees only" or "hidden" can also be found. Which persons can be searched and found is controlled in HISinOne via different clearance levels of the function of the person and different authorization levels for the roles. Without login in the system, only persons whose function defined as 'public' are displayed.  After logging into the system, depending on the role, people whose functions have the clearance level "university-wide", "employees only" or "hidden" can also be found.
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 Only functions which at the time of the search valid sind will be displayed. Expired and future functions are not displayed.  Only functions which at the time of the search valid sind will be displayed. Expired and future functions are not displayed. 
  
-For the displayed contact data please refer to: [[hisinone:personenkontaktdaten|Personen suchen | Anzeige von Kontaktdaten (in German)]]+For the displayed contact data please refer to: [[hisinone:personenkontaktdaten|Anzeige von Kontaktdaten in der Personensuche(in German)]]
  
  
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 ===== What to do if the in the search displayed the data nicht correct is? ===== ===== What to do if the in the search displayed the data nicht correct is? =====
  
-see [[faq:personensuchedatenaenderung|Personen suchen | FAQ Hinweise zur Änderung von persönlichen Daten in der Personsuche (in German)]]+see [[faq:personensuchedatenaenderung_en|FAQ Notes on changes of personal data in the search for persons]] 
  
 ===== Clearance levels ===== ===== Clearance levels =====
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 Changes via [[https://www.zuv.uni-freiburg.de/formulare/p003.pdf|P003]] would be automatically updated in HISinOne via the data synchronisation the night after the entry in HIS-SVA. Changes via [[https://www.zuv.uni-freiburg.de/formulare/p003.pdf|P003]] would be automatically updated in HISinOne via the data synchronisation the night after the entry in HIS-SVA.
  
-===== Übersicht der Funktionen und Freigabestufen =====+===== Overview of the functions and clearance levels=====
  
-Öffentlich sichtbar sind die Funktionen+The following functions are publicly visible
-  * Dekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten+  * Dean (manually maintained in HISinOne on a test basiswithout contact data
-  * Prodekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten+  * Vice dean (manually maintained in HISinOne on a test basiswithout contact data
-  * Studiendekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten+  * Dean of studies (manually maintained in HISinOne on a test basiswithout contact data
-  * "gehört zu" (jede Nacht automatisch erzeugt durch Datenübernahme aus Personalverwaltungwenn die Person der Veröffentlichung im Internet zugestimmt hat)+  * 'belongs to' (generated every night automatically through data transmission from personnel managementwhen the person doesn't agree with the publicity in the internet)
  
-Hochschulweit sichtbar sind die Funktionen: 
-  * "hat Lehrpersonenrolle" (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle "Lehrperson" haben). 
-  * "gehört zu" (automatisch erzeugt durch Datenübernahme aus Personalverwaltung, wenn die Person der Veröffentlichung im Internet __nicht__ zugestimmt hat) 
  
-Nur Mitarbeiter sichtbar sind die Funktionen+The following functions are university wide visible
-  * "hat Personenverwaltungsrolle" (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle "Personenverwaltung" haben+  * 'has Lehrperson role' (generated every night automatically for all persons who have the role 'Lehrperson'). 
-  * "hat Studiengangskoordinationsrolle" (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personendie die Rolle "Studiengangskoordinations" haben)+  * 'belongs to' (generated automatically through data transmission from personell managementwhen the person doesn't agree with the publicity in the internet)
  
-Versteckt sind die Funktionen+These functions are visible employee only:  
-  * "verbunden mit" (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle "Extern / Gast" haben. Zur Funktion werden alle Kontaktdaten übernommen, die bei der Person stehen). +  * 'has Personenverwaltung role' (generated every night automatically for all persons who have the 'Personenverwaltung' role
-  * Prüfungsausschussvorsitz (zur Dokumentenerzeugung verknüpft) +  * 'has Studiengangskoordination role' (generated every night automatically for all persons who have the 'Studiengangskoordination' role)
-  * Sachbearbeitung (zur Dokumentenerzeugung verknüpft)+
  
-Zukünftig ist die Pflege weiterer Funktionen denkbarÜber einen Ausbau der Funktionen soll zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden.+Hidden are the following funcitons:  
 +  * 'connnected with' (generated every night automatically for all persons who have the 'Extern/Gast' rolesTo function, all contact data from the person would be taken over). 
 +  * Examination committee chair (linked to document generation))  
 +  * Sachbearbeitung (linked with document generation) 
 + 
 +In the future the maintenance of more functions would be taken into account. An expansion of the functions would be considered some time in the future
    
-===== Übersicht der Suchberechtigungen nach Rollen =====+===== Overview of the search authorizations by roles =====
  
-Funktionen mit der Freigabestufe "öffentlich" können eingesehen werden von+Functions with the clearance level 'public' can be seen by:  
-  * ohne Anmeldung am System (Anonyme Rolle)+  * without login in the system (anonymouse roles)
  
-Funktionen mit der Freigabestufe "hochschulweit" können eingesehen werden von:+Functions with the clearance level 'university wide' can be seen by
   * Studieren   * Studieren
   * Gasthörerstudium / Sonstige   * Gasthörerstudium / Sonstige
   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:promovieren|Promovieren]]   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:promovieren|Promovieren]]
  
-Funktionen mit der Freigabestufe "nur Mitarbeiter" können eingesehen werden von+Functions with the clearance level 'employee only' can be seen by:  
-  * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:mitarbeiter_in|Mitarbeiter/in]] +  * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:mitarbeiter_in/en|Mitarbeiter/inExtern/Gast]] 
-  * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:externgast|Extern / Gast]] +  * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:lehrperson/en|Lehrperson]]
-  * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:lehrperson|Lehrperson]]+
   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:pruefer_in|Prüfer/in]]   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:pruefer_in|Prüfer/in]]
   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:leistungsverbuchung|Leistungsverbuchung]]   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:leistungsverbuchung|Leistungsverbuchung]]
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   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:stu_gasthoerende_management|STU Gasthörende Management]]   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:stu_gasthoerende_management|STU Gasthörende Management]]
  
-Funktionen mit der Freigabestufe "versteckt" können eingesehen werden von:+Functions with the clearance level 'hidden' can be seen by
   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:personenverwaltung|Personenverwaltung]]   * [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:personenverwaltung|Personenverwaltung]]
   * Benutzer/innen Administration   * Benutzer/innen Administration
  
-===== Übersicht der Funktionen und Suchberechtigungen als Matrix =====+===== Overview of the functions and search authorizations as matrix =====
  
-^ x                                                                                                  ^ Dekan/in  Prodekan/in  Studiendekan/in  Prüfungsausschussvorsitz  hat Lehrpersonrolle  ^ Sachbearbeitung hat Personenverwaltungsrolle  gehört zu  verbunden mit  hat Studiengangskoordinationsrolle  ^ -  ^ -  ^ +^ x                                                                                                  ^ Dean  Vice dean  Dean of Studies  Examination committee chair  has Lehrperson role  ^ Sachbearbeitung has Personalverwaltung role  belongs to  connected with  has Studiengangskoordination role  ^ -  ^ -  ^ 
-|                                                         Anonyme Rolle (nicht angemeldet am System) |  x        |  x            x                                                              |                  |                                (x)                      |                                                                                                 |+|                                                         anonymous roles (not logged in in the system) |  x        |  x            x                                                              |                  |                                (x)                      |                                                                                                 |
 |                                                                      Benutzer/innen Administration |  x        |  x            x                x                        |  x                    x                x                            |  x          x              x                                  |                          |                                  | |                                                                      Benutzer/innen Administration |  x        |  x            x                x                        |  x                    x                x                            |  x          x              x                                  |                          |                                  |
 |               [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:bewerbungsbearbeitung|Bewerbungsbearbeitung]] |  x        |  x            x                x                        |  x                                    |  x                            |  x                        |  x                                  |                                                             | |               [[hisinone:bearbeiten:allgemein:rollen:bewerbungsbearbeitung|Bewerbungsbearbeitung]] |  x        |  x            x                x                        |  x                                    |  x                            |  x                        |  x                                  |                                                             |
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