Data collection after admission as a doctoral candidate

Deutsche Version: Datenerfassung nach Annahme als Doktorand/in

Background: Since the amendment of the law concerning higher education statistics by the German Bundestag (Federal Parliament) in 2016, all state institutions of higher education are obliged to collect and process specific data about doctoral candidates. This usually happens in HISinOne before the application for admission as a doctoral candidate.

Enrollment or registration as a doctoral candidate at the Student Service Center is only possible after data entry. Die Immatrikulation bzw. Registrierung als Doktorand/in im Service Center Studium (SCS) ist nur nach erfolgter Dateneingabe möglich. (Beachten Sie die Regelungen zur Immatrikulationspflicht unter Schritt 5 dieser Anleitung.) Aus diesem Grund müssen angenommene Doktorandinnen und Doktoranden diese ggf. nachträglich in HISinOne eingeben.

• Variante 1: Sie besitzen einen nicht mehr aktiven UniAccount (z.B. als ehemalige/r Studierende/r oder Mitarbeiter/in): Neuen Account beantragen
• Variante 2: Sie besitzen keinen UniAccount: Selbstregistrierung durchführen

Sollten technische Fragen oder Probleme auftreten, steht Ihnen die Abteilung Campus-Management zur Verfügung. Nutzen Sie für Anfragen bitte die Hotline-E-Mail-Adresse cmp@rz.uni-freiburg.de.

Information für Mitarbeiter/innen: Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden bestimmte persönliche Daten wie Geburtsort oder Postadresse von Mitarbeiter/innen nicht automatisiert aus den Personalverwaltungssystemen nach HISinOne übernommen. Aus diesem Grund werden Mitarbeiter/innen vor der Datenerfassung automatisch dazu aufgefordert, die für die Verwaltung des Promotionsverfahrens notwendigen persönlichen Daten zu ergänzen.

Bitte führen Sie folgende Schritte durch:

• Loggen Sie sich in HISinOne ein.
• Klicken Sie auf den Reiter „Studienangebot“ und wählen Sie den Menüpunkt „Promotion“.
• Gegebenenfalls erscheint zunächst eine Seite, auf der Ihnen Ihre in HISinOne gespeicherten persönlichen Daten angezeigt werden. Bitte überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder* befüllt sind und ergänzen Sie fehlende Daten.
• Wählen Sie „Antrag auf Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC 501)“ und füllen Sie die Maske aus.
• Speichern nicht vergessen!
• Laden Sie anschließend bitte noch die relevanten Dokumente hoch, indem Sie den Antrag erneut öffnen (Stift-Symbol).
• Klicken Sie am Ende nochmals auf Speichern.

Bitte beachten Sie: Da die Datenerfassung in der Regel vor der Annahme als Doktorand/in erfolgt, ist von „Datenerfassung für Promotionsinteressierte“ die Rede. Dies hat keine Auswirkung auf den hier beschriebenen Ablauf.

Information zum Ausfüllen des Antrags: Können Sie bei Angabe des Studienfachs, das Sie bereits studiert und abschlossen haben, Ihre Fachbezeichnung nicht finden, wählen Sie bitte die Bezeichnung, die Ihrem Studienfach inhaltlich am nächsten kommt.

To apply for a new account for HISinOne, please send an e-mail to cmp@rz.uni-freiburg.de and include the following information:

• Subject of the e-mail: New Account DOC 501
• Your first and last name
• UniAccount (for example nn1234) OR Date of birth

You will promptly receive an e-mail with information about your temporarily valid UniAccount, which you can use to log into HISinOne.

Note: If your contact details in HISinOne are no longer current, please update them according to the instructions.

Important notes:

• The self-registration as a person is only required if you do not have an UniAccount.
• If you are an employee at the university and do not have a UniAccount yet, please follow these instructions.

Process of the self-registration:

1. Open the self-registration form in HISinOne.
   
2. Scroll down to the bottom of the page and change the language to „English“.
3. Fill in your personal data and click „register“. Fields marked with * are mandatory. For some fields you can get more information via the info button .
4. After your registration you will automatically receive an e-mail with a request to verify your 'application account'. Please confirm your application account and go ahead with Data collection DOC 501.
   
   

To edit your contact info, please follow these steps.