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hisinone:promovieren:datenerfassung_en [2020/10/28 09:19] – [Data collection after admission as a doctoral candidate] mw1110hisinone:promovieren:datenerfassung_en [2023/01/25 13:39] (aktuell) af1079
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-__Background__: Since the amendment of the law concerning higher education statistics by the German Bundestag (Federal Parliament) in 2016, all state institutions of higher education are obliged to collect and process specific data about doctoral candidates. This usually happens in HISinOne __before the application for admission as a doctoral candidate__.+__Background__: Since the amendment of the law concerning higher education statistics by the German Bundestag (Federal Parliament) in 2016, all state institutions of higher education are obliged to collect and process specific data about doctoral candidates. This usually happens in HISinOne __before application for admission as a doctoral candidate__.
  
-**Enrollment or registration as a doctoral candidate** at the [[https://www.studium.uni-freiburg.de/en?set_language=en|Student Service Center]]  is **only possible after data entry**. +**Enrollment or registration as a doctoral candidate** at the [[https://www.studium.uni-freiburg.de/en?set_language=en|Student Service Center]]  is **only possible after data entry**.(Please note the regulations regarding the obligation to enroll in the university under step of these  [[https://www.frs.uni-freiburg.de/en/iga-en/promotion?set_language=en|instructions]].) For this reason, doctoral candidates may have to enter them into HISinOne after admission by the faculty.
-Die **Immatrikulation bzw. Registrierung als Doktorand/in** im [[http://www.studium.uni-freiburg.de/de|Service Center Studium (SCS)]] ist **nur nach erfolgter Dateneingabe** möglich. (Beachten Sie die Regelungen zur Immatrikulationspflicht unter Schritt dieser [[https://www.frs.uni-freiburg.de/de/iga/promotion|Anleitung]].) Aus diesem Grund müssen angenommene Doktorandinnen und Doktoranden diese ggf. nachträglich in HISinOne eingeben. +
-==== ggf. Vorbereitung, falls kein aktiver UniAccount vorhanden ====+
  
-  * Variante 1: Sie besitzen einen nicht mehr aktiven [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services/uniaccount|UniAccount]] (z.B. als ehemalige/r Studierende/r oder Mitarbeiter/in): [[hisinone:promovieren:datenerfassung#vorbereitung_wenn_ihr_uniaccount_nicht_mehr_aktiv_istneuen_account_beantragen|Neuen Account beantragen]] +===== Data collection in HISinOne (DOC 501)=====
-  * Variante 2: Sie besitzen keinen [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services/uniaccount|UniAccount]]: [[hisinone:promovieren:datenerfassung#vorbereitung_wenn_noch_kein_uniaccount_bestehtselbstregistrierung_durchfuehren|Selbstregistrierung durchführen]]+
  
 +__Information for employees:__ For data protection reasons, certain personal data such as birthplace or postal address of employees are not imported automatically to HISinOne from the personnel management systems. For this reason, employees are automatically requested to complete the personal data necessary for the administration of the doctoral procedure before data collection.
  
-Sollten technische Fragen oder Probleme auftreten, steht Ihnen die Abteilung Campus-Management zur Verfügung. Nutzen Sie für Anfragen bitte die Hotline-E-Mail-Adresse [[cmp@rz.uni-freiburg.de]]. 
-==== Datenerfassung in HISinOne (DOC 501) ==== 
  
-__Information für Mitarbeiter/innen:__ Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden bestimmte persönliche Daten wie Geburtsort oder Postadresse von Mitarbeiter/innen nicht automatisiert aus den [[hisinone:bearbeiten:allgemein:daten_uebersicht#mitarbeiter_innen|Personalverwaltungssystemen nach HISinOne übernommen]]. Aus diesem Grund werden Mitarbeiter/innen vor der Datenerfassung automatisch dazu aufgefordert, die für die Verwaltung des Promotionsverfahrens notwendigen persönlichen Daten zu ergänzen. +Please follow these steps
  
-Bitte führen Sie folgende Schritte durch:+  * Log into [[https://campus.uni-freiburg.de|HISinOne]].  
 +  * Click on the tab 'Service' and choose 'Requests'.  
 +  * Choose 'Request of data collection for prospective doctoral candidates (DOC 501)' and fill in the form. 
 +  * Please upload the relevant documents.  
 +  * Do not forget to save!
  
-  Loggen Sie sich in [[https://campus.uni-freiburg.de|HISinOne]] ein.  +**Helpful Information for filling in the form:** The list of subjects to enter your previous studies is only available in GermanPlease click here for a list of translations: {{ :hisinone:promotionsinteresse:faecherschluessel_englisch.pdf}}If you still cannot find the subject you studied beforechoose the most similar one.
-  Klicken Sie auf den Reiter "Studienangebot" und wählen Sie den Menüpunkt "Promotion"  +
-  Gegebenenfalls erscheint zunächst eine Seite, auf der Ihnen Ihre in HISinOne gespeicherten persönlichen Daten angezeigt werdenBitte überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder* befüllt sind und ergänzen Sie fehlende Daten. +
-  * Wählen Sie "Antrag auf Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC 501)" und füllen Sie die Maske aus. +
-  * Speichern nicht vergessen! +
-  * Laden Sie anschließend bitte noch die relevanten Dokumente hochindem Sie den Antrag erneut öffnen (Stift-Symbol).  +
-  * Klicken Sie am Ende nochmals auf Speichern.+
  
-**Bitte beachten Sie:** Da die Datenerfassung in der Regel vor der Annahme als Doktorand/in erfolgt, ist von "Datenerfassung für Promotionsinteressierte" die Rede. Dies hat keine Auswirkung auf den hier beschriebenen Ablauf. 
  
-**Information zum Ausfüllen des Antrags:** Können Sie bei Angabe des Studienfachsdas Sie bereits studiert und abschlossen habenIhre Fachbezeichnung nicht finden, wählen Sie bitte die Bezeichnung, die Ihrem Studienfach inhaltlich am nächsten kommt+**Please note:**  
 +  * Since data is usually collected before application for admission as a doctoral candidatethis is referred to as "data collection for prospective doctoral candidates". This has no effect on the procedure described here. 
 +  * If you __cannot log into HISinOne__please send an e-mail to [[cmp@rz.uni-freiburg.de?subject=Login DOC 501|cmp@rz.uni-freiburg.de]] and include the following information: 
 +    * Subject of the e-mail: Login DOC 501 
 +    * Your first and last name 
 +    * Date of birth OR if available UniAccount no longer valid (for example nn1234) 
 +    * => You will promptly receive an e-mail with information how to log into HISinOne.
  
  
-===== Preparation if your UniAccount is no longer active: Apply for a new account ===== 
- 
-To apply for a new account for HISinOne, please send an e-mail to [[cmp@rz.uni-freiburg.de?subject=New Account DOC 501|cmp@rz.uni-freiburg.de]] and include the following information: 
- 
-  * Subject of the e-mail: New Account DOC 501 
-  * Your first and last name 
-  * UniAccount (for example nn1234) OR Date of birth  
- 
-You will promptly receive an e-mail with information about your temporarily valid UniAccount, which you can use to log into HISinOne. 
- 
-**Note:** If your contact details in HISinOne are no longer current, please update them according to the [[https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:promotionsinteresse:adresserfassung_en|instructions]]. 
-===== Preparation if you do not have an UniAccount: How to complete the self-registration ===== 
- 
-**Important notes:** 
-  * The self-registration as a person is only required if you do not have an [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services-en/uniaccount-en/whatis-ua-en|UniAccount]].  
-  * If you are an **employee** at the university and do not have a UniAccount yet, please follow these [[https://www.rz.uni-freiburg.de/services-en/uniaccount-en/uabeantrag-en/uamitarb-en?set_language=en|instructions]]. 
- 
-  
-Process of the self-registration: 
-  - Open the [[https://campus.uni-freiburg.de/qisserver/pages/psv/selbstregistrierung/pub/selbstregistrierung.xhtml?_flowId=selfRegistrationRegister-flow&_flowExecutionKey=e2s1|self-registration form]] in HISinOne. \\  
-  - Scroll down to the bottom of the page and change the language to "English". 
-  - Fill in your personal data and click "register". Fields marked with * are mandatory. For some fields you can get more information via the info button {{:hisinone:bewerben:h1infobutton.png?nolink|}}.  
-  - After your registration you will automatically receive an e-mail with a request to verify your 'application account'. Please confirm your application account and go ahead with Data collection DOC 501. \\ \\ 
  
 ===== Address registration  ===== ===== Address registration  =====

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