Inhaltsverzeichnis
Prozesse | Änderung von Studiengangdokumenten
Kernbotschaft
Bei der Änderung von Studiengangsdokumenten ist die Abteilung Campus-Management des Rechenzentrums (RZ-CM, „SMS-Team“) bei verschiedenen Prozessschritten beteiligt und wird von LL-QM oder D5 informiert. Die Fakultäten und Einrichtungen müssen teilweise auch selbst direkten Kontakt mit RZ-CM aufnehmen.
Weitere Informationen
Wenn die Fakultät oder Einrichtung spezielle Regelungen möchte, die technisch bisher so nicht umgesetzt wurden, empfiehlt es sich frühzeitig Kontakt mit RZ-CM aufzunehmen. Entweder über bekannte Kontaktpersonen oder cm@rz.uni-freiburg.de. Wenn wir erst im Schritt T3 feststellen, dass bestimmt Regelungen so nicht umsetzbar sind, ist möglicherweise schon viel Energie investiert worden, um Konzepte zu entwickeln und in Regelungsform zu gießen. Manchmal helfen schon kleine Änderungen am Konzept, um die technische Umsetzbarkeit für alle Prozessbeteiligten deutlich zu erleichtern. Je früher solche Dinge besprochen werden, umso besser sind die Chancen Frust zu vermeiden.
Auf der inhaltlich Ebene sollten sie sich für die technische Umsetzung folgende Faustregel merken: je flexibler die Regelungen für die Studierenden sind (verständlicherweise oft gewünscht) - umso schwieriger ist oft die technische Umsetzung. Meist soll das System am Ende dann doch automatisiert bei der Einhaltung von Regelungen unterstützen und das wird bei zunehmenden Freiheitsgraden oder Komplexität der Regelungen dann technisch oft sehr schnell aufwändig.
Zum Thema Prioritäten sagt das Prozesshandbuch bei Änderung von Studiengangsdokumenten: „Auflagen aus dem Akkreditierungszyklus sind durch D5 (rechtliche Prüfung) und SMS-Team (technische Umsetzung) prioritär zu behandeln.“ (Seite 25)
Änderung von Modulhandbüchern
Keine Beteiligung von RZ-CM vorgesehen. Bei Bedarf technische Unterstützung bei der Umsetzung im Campus-Management über cm@rz.uni-freiburg.de anfordern.
Änderung von Auswahl- und Aufnahmeprüfungssatzungen und Zulassungsordnungen
Planungsphase (Beteiligung RZ-CM bei Bedarf)
| Referenz | Prozessschritt | Einbindung Campus-Management (SMS-Team) |
|---|---|---|
| T14 | Änderung der Satzung intern beraten und D5 informieren (Fach/Fakultät) | Das SCS und das SMS-Team werden durch D5 informiert, sofern die geplanten Änderungen in den Satzungen und/oder Ordnungen zu Änderungen der technischen Abbildung und der administrativen Verfahren führen oder es sich bei der Änderung um die Einführung oder Aufhebung von Zulassungsbeschränkungen handelt. |
| T15 | Satzungsentwurf ausarbeiten (Fach/Fakultät, D5) | D5 legt dem SMS-Team einen ersten Entwurf der Satzung vor (cm@rz.uni-freiburg.de), falls die Änderungen zu Änderungen der technischen Abbildung und der administrativen Verfahren führen oder es sich bei der Änderung um die Einführung oder Aufhebung von Zulassungsbeschränkungen handelt. Das SMS-Team prüft die Satzung auf technische Machbarkeit und weist auf Besonderheiten in der technischen Umsetzung hin. |
Phase der formalen Genehmigung und Umsetzung
| Referenz | Prozessschritt | Einbindung Campus-Management (SMS-Team) |
|---|---|---|
| T17(1) | Änderung der Satzung beschließen (Senat) | Im Vorfeld informiert D5 LL-QM, D1.5, das SMS-Team, das SCS und ggf. die WissWB der FRAUW (bei Weiterbildungsstudiengängen) und/oder das IO (bei Studiengängen, die gemeinsam mit internationalen Partnereinrichtungen angeboten werden) über die Beschlussvorlage. |
| T17(2) | Änderung der Satzung beschließen (Senat) | Nach Beschlussfassung im Senat werden dieselben Verwaltungseinheiten durch D5 über den Senatsbeschluss informiert. Das Protokoll der Senatssitzung wird allen beteiligten Organisationseinheiten durch D5 zur Verfügung gestellt. |
| T18 | Satzungsänderungen technisch umsetzen (Fach/Fakultät, SCS, SMS-Team) | Das Fach meldet die Satzungsentwürfe vorab bis zum 15. Februar beim Start des Bewerbungszeitraums eines grundständigen Studiengangs zum 1. Juni bzw. bis zum 15. September beim Start des Bewerbungszeitraums eines grundständigen Studiengangs zum 1. Dezember über cm@rz.uni-freiburg.de dem SMS-Team. Bei abweichenden Bewerbungsfristen ist der Kontakt zum SMS-Team zu suchen. Ist die Satzungsänderung im Senat beschlossen, erhält das SMS-Team von D5 die beschlossene Satzung. Mit der Vorlage dieses Dokuments beginnt die technische Abbildung des Studiengangs im Bewerberportal. Das Fach sollte die Satzungsentwürfe bis zum 15. Februar beim Start des Bewerbungszeitraums eines grundständigen Studiengangs zum 1. Juni bzw. bis zum 15. September beim Start des Bewerbungszeitraums eines grundständigen Studiengangs zum 1. Dezember über cm@rz.uni-freiburg.de dem SMS-Team zukommen lassen. Bei abweichenden Bewerbungsfristen ist der Kontakt zum SMS-Team zu suchen. |
| T19 | Satzungsänderungen bekannt machen (Fach, D1.1, SMS-Team, SCS, D5) | Das SMS-Team schaltet die Änderungen zum 01.06. bzw. zum 01.12. nach inhaltlicher Freigabe durch das SCS frei. |
Änderung von Prüfungsordnungen
Planungsphase (Beteiligung RZ-CM bei Bedarf)
| Referenz | Prozessschritt | Einbindung Campus-Management (SMS-Team) |
|---|---|---|
| T20 | Änderung der Prüfungsordnung intern beraten und D5 informieren (Fach/Fakultät) | Das SCS und das SMS-Team werden von D5 immer dann informiert, wenn die Änderungen zu Änderungen der technischen Abbildung und der administrativen Verfahren führen. |
| T21 | Entwurf der Prüfungsordnung ausarbeiten (Fach/Fakultät, D5) | D5 legt dem SMS-Team einen ersten Entwurf der Satzung vor (cm@rz.uni-freiburg.de), falls die Änderungen zu Änderungen der technischen Abbildung und der administrativen Verfahren führen oder es sich bei der Änderung um die Einführung oder Aufhebung von Zulassungsbeschränkungen handelt. Das SMS-Team prüft die Satzung auf technische Machbarkeit und ob es Besonderheiten in der technischen Umsetzung gibt. |
Phase der formalen Genehmigung und Umsetzung
| T24(1) | Änderung der Prüfungsordnung beschließen (Senat) | D5 führt die Entscheidung im Senat herbei. Im Vorfeld informiert D5 LL-QM, D1.5, das SMS-Team, das SCS und ggf. die WissWB der FRAUW (bei Weiter-bildungsstudiengängen) bzw. das IO (bei Studiengängen, die mit ausländischen Partnereinrichtungen angeboten werden) über die Beschlussvorlage zu der Senatssitzung. |
| T24(2) | Änderung der Prüfungsordnung beschließen (Senat) | Im Nachgang der Sitzung informiert D5 dieselben Verwaltungseinheiten über den Senatsbeschluss und die endgültige Prüfungsordnung. |
| T27 | Änderungen der Prüfungsordnung technisch umsetzen (Fach/Fakultät, SMS-Team, SCS) | Das Fach meldet den Entwurf der Prüfungsordnung vorab bis zum 15. Februar beim Start des Bewerbungszeitraums eines grundständigen Studiengangs zum 1. Juni bzw. bis zum 15. September beim Start des Bewerbungszeitraums eines grundständigen Studiengangs zum 1. Dezember über cm@rz.uni-freiburg.de dem SMS-Team. Ist die Änderung der Prüfungsordnung im Senat beschlossen, erhält das SMS-Team über D5 die beschlossene Satzung. Mit der Vorlage dieses Dokuments beginnt die technische Abbildung des Studiengangs im Bewerberportal. Das Fach sollte den Entwurf der Prüfungsordnung vorab bis zum 15. Februar beim Start des Bewerbungszeitraums eines grundständigen Studiengangs zum 1. Juni bzw. bis zum 15. September beim Start des Bewerbungszeitraums eines grundständigen Studiengangs zum 1. Dezember über cm@rz.uni-freiburg.de dem SMS-Team zukommen lassen. |
| T28 | Änderungen veröffentlichen (Fach/Fakultät, D 5, D 1.1) | Das SMS-Team schaltet die Änderungen zum 01.06. bzw. zum 01.12. nach inhaltlicher Freigabe durch das SCS frei. Steht so im Prozesshandbuch |
Prozesse | Änderung von Studiengangdokumenten: bei RZ-CM eingegangene Meldungen zu Prüfungsordnungen
