A1 Übersicht: Woher kommen die Daten für HISinOne?

Vorbemerkungen

• Ein Projektziel der Einführung von HISinOne als neues Campus-Management-System ist die Reduzierung von mehrfachen Dateneingaben.
• Für verschiedene Bereiche wurde deshalb im Rahmen des Projekts festgelegt, welches System zukünftig das führende System sein wird.
• Dies bedeutet, dass verschiedene Stammdaten aus Vorsystemen kommen und automatisch in HISinOne übernommen werden.
• Sofern hier Daten korrigiert werden müssen, sollte dies zwingend in den Quellsystemen erfolgen, ansonsten werden die Daten in HISinOne immer wieder überschrieben.
• Nachfolgend wird erläutert welche Daten aus welchen Systemen kommen.
• Die Erläuterungen gelten für das Produktivsystem HISinOne Pilotprojekt Technische Fakultät. Weitere HISinOne-Instanzen im Bereich Bewerbung- und Zulassung (APP) haben davon unabhängige lokale Datenbestände.

Aus dem System HIS-COB der Universität Freiburg wird jede Nacht automatisch der Kostenstellenbaum in die Organisationseinheiten-Struktur von HISinOne übernommen.

• Die Kostenstelle aus HIS-COB wird in HISinOne als Schlüssel der Organisationseinheit angezeigt.
• Kurztext, Standardtext, Langtext und Art (z.B. „Fakultät/Fachbereich“, „zentrale Hochschuleinrichtung“, …) werden unverändert aus HIS-COB übernommen.
• Im Intranet kann der aktuelle Kostenstellenplan im Rahmen der KLR-Informationen eingesehen werden

Hinweis zum Uniklinikum

• Die Organisationseinheiten der Uniklinik werden aktuell noch nicht in HISinOne übernommen. Hier muss noch geklärt werden ob Klinikums-Kostenstelle oder Klinikums-Einrichtungsnummer in HISinOne als Schlüssel verwendet wird.
• Die bestehenden Einträge zur Medizinischen Fakultät und einzelne Einträge zum Uniklinikum in HISinOne stammen aus HIS-COB.

Was tun bei Problemen mit den Daten:

• Die Daten zu Organisationseinheiten und Kostenstellen werden in HIS-COB vom D1 gepflegt. Bei Korrekturwünsche zu den Inhalten wenden Sie sich bitte an das Dezernat 1
• Die Datenübernahme und Aufbereitung in HISinOne wird betreut vom Universitätsrechenzentrum, Abteilung Campus-Management, SMS-Team. Bei unvollständigen oder falschen Übernahmen aus HIS-COB wenden Sie sich bitte an die Hotline Campus-Management

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Aus dem System HIS-BAU („Baudatei“) der Universität Freiburg werden jede Nacht automatisch Gebäude- und Raumdaten in HISinOne übernommen. (Adressen zu Gebäuden - fehlt noch).

• Geschoss und zugehörige Organisationseinheit (über Kostenstelle/Schlüssel) werden unverändert aus HIS-BAU übernommen.
• Räume: Der Langtext entspricht in BAU dem Feld bez, der Standardtext (defaulttext) bez-raumnr, und der eindeutige Name (uniquename) sowie der shorttext setzt sich aus Gebäudenummer geb_nr, Geschossnummer ges_nr und raumnr ohne Leerzeichen aneinandergehängt zusammen.
• Gebäude: Langtext setzt sich aus geb2 geb mit einem Leerzeichen getrennt zusammen. Alle anderen Bezeichnungsfelder in HisinOne werden mit dem Feld geb gefüllt.
• Campus. Dieses Feld ist aktuell bei allen Räumen mit dem Wert „Campus“ belegt. Zukünftig soll hier aus HIS-BAU zumindest die Information übernommen werden im welchem Planquadrat des Stadtplans das Gebäude liegt. Hinweise zu den bisherigen Daten im LSF finden Sie weiter unten.
• Weitere Daten: Fläche wird unverändert aus HIS-BAU übernommen.
• Die Raumnutzungsart (z.B. „Hör-/Lehrsaal ansteigend“, „Übungsraum“, …) ist eine bundeseinheitliche Schlüsseltabelle (StBA), die über Softwareupdates ergänzt wird, die Schlüsselwerte zu den Räumen werden unverändert aus HIS-BAU übernommen. Nähere Informationen zu den Raumnutzungsarten sind zu finden auf der Informationsseite zur Baudatei.
• Raumausstattung: Sitzplätze wird unverändert aus HIS-BAU übernommen.

Hinweise:

• Für das bisherige Campus-Management-System LSF wurden die Raum- und Gebäudedaten einmalig im Jahr 2005 aus HIS-BAU kopiert und dann lokal im LSF weitergepflegt. Somit konnten viele Anwenderwünsche z.B. bei Raum- und Gebäudebezeichnungen im LSF, Zuordnungen von Gebäuden zu einem Campus usw. realisiert werden, aber die Datenbestände sind über die Jahre auseinandergelaufen und erfordern heute einen hohen doppelten Pflegeaufwand. Dieser wird auf Dauer nicht mehr leistbar sein. Deshalb wird für HISinOne konsequent der Weg erfolgt die Daten regelmässig unverändert aus HIS-BAU zu übernehmen.
• HISinOne bietet die Möglichkeit „Raumsegmente“ und „Raumkompositionen“ zu verwalten. Raumsegmente könnten eine Lösung sein, um teilbare Räume in Teilen oder Gesamt zu belegen. Allerdings müsste hierfür die Erfassung in HIS-BAU geändert werden, was aber an vielen anderen Stellen Auswirkungen hätte und deshalb momentan ausscheidet. Raumkompositionen könnten über die bestehende Struktur gelegt werden, sind dann allerdings unabhängig vom Gebäude und führen zu keiner Belegung der Einzelräume. Raumsegment: Ein Raumsegment bezeichnet einen Teil eines Veranstaltungsraums, der für sich als Veranstaltungsbereich genutzt werden kann. Ein Beispiel dafür ist ein Raum „Große Sporthalle“, der in die Segmente „Platz 1“, „Platz 2“ aufgeteilt werden kann. Dabei kann jeder Platz als Veranstaltungsraum verwendet werden. Raumsegmente liegen immer innerhalb eines Raumes. Raumkomposition: Eine Raumkomposition bezeichnet eine Menge von Räumen die unter einem Namen zusammengefasst werden. Ein Beispiel dafür ist eine Raumkomposition „Prüfungsraum“, bestehend aus den Räumen „Hörsaal 1“ und „Hörsaal 2“. Raumkompositionen können Räume zusammenfassen, die räumlich entfernt voneinander liegen.

Was tun bei Problemen mit den Daten:

• Die Daten zu Räumen und Gebäuden werden in HIS-BAU vom D4 gepflegt. Bei Korrekturwünschen oder Fragen zu den Inhalten wenden Sie sich bitte an das Dezernat 4. Weitere Hinweise zu HIS-BAU finden sie auf der Informationsseite zur Baudatei
• Die Datenübernahme und Aufbereitung in HISinOne wird betreut vom Universitätsrechenzentrum, Abteilung Campus-Management, SMS-Team. Bei unvollständigen oder falschen Übernahmen aus HIS-BAU wenden Sie sich bitte an die Hotline Campus-Management

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Aus dem System HIS-POS der Universität Freiburg können nur rudimentäre Teile der Prüfungsordnungsdaten übernommen werden, da HISinOne auf komplett anderen Datenstrukturen und Verfahren basiert und zudem komplette Module mit allen erforderlichen Veranstaltungen (bisher Campus-Management/LSF) abgebildet werden. Jede Prüfungsordnung mit dem Schlüssel abschluss/fach/fachkennzeichen/version wird einzeln abgearbeitet.

• Je Prüfungsordnung findet eine einmalige Übernahme statt. Hierbei wird jedem Element eine eindeutige ID zugeordnet, die für die spätere Zuordnung von übernommenen Leistungen erforderlich ist
• Anhand der Prüfungsordnung werden die Elemente in eine hierarchische Struktur gebracht. Hierbei sind Besonderheiten für die Modulhandbücher zu berücksichtigen
• Es werden Regeln erstellt und zugewiesen, die die in der Prüfungsordnung vorgegebenen Voraussetzungen und Berechnungen abprüfen bzw. durchführen
• Der Fachbereich füllt eine Vielzahl von Textfeldern der Elemente mit Informationen, die zum Teil im Modulhandbuch und / oder im Vorlesungsverzeichnis Verwendung finden

Diese Tätigkeiten werden für ca. 200 aktive Prüfungsordnungen erforderlich. Bis August 2013 werden / wurden 9 Prüfungsordnungen der Fächer

• Intelligente Eingebettete Mikrosysteme (3 Prüfungsordnungen)
• Mikrosystemtechnik (2 Prüfungsordnungen)
• Microsystems Engineering (1 Prüfungsordnung) und
• Embedded Systems Engineering (3 Prüfungsordnungen)

bearbeitet.

Aus dem System HIS-POS der Universität Freiburg werden Leistungsdaten von derzeit im Prüfungsverfahren befindlichen StudentInnen übernommen, sobald ihr Studiengang produktiv geht. Teile dieser Leistungen müssen vom Fachbereich im Detail nachbearbeitet werden, um sie dem in HISinOne neu definierten Modul-Begriff entsprechend einzuordnen. Anschl. werden die anhängenden Regeln ausgeführt und Konten angelegt und berechnet.

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Die Daten der Testsysteme sind Kopien der Daten des Produktivsystems

• Die Daten für das aktive Testsystem HISinOne TF werden wöchentlich in der Nacht zum Montag aus dem Produktivsystem in das aktive Testsystem kopiert.
• Für die zur Zeit produktiv eingesetzte HISinOne-Version 5.0 ist das aktive Testsystem test1.
• Auf dem System test2 läuft seit 18.11.2013 die Servicepack-Pre-Version 5.0.1 [2013-11-18]. Der Datenbestand ist Stand 18.11.2013 eingefroren.