Nach der Exmatrikulation beginnt der Offboarding-Prozess für Studierende. Dieser Prozess sorgt für einen geregelten Abschluss des Studierendenstatus an der Universität Freiburg.

Zum Offboarding gehören insbesondere:

• die befristete Weiterführung des UniAccounts mit begrenzten Rechten
• die spätere Deaktivierung des UniAccounts
• die Löschung der studentischen UniMailbox
• die Sicherung wichtiger E-Mails, Dateien und Dokumente durch die Studierenden
• die Pflege aktueller privater Kontaktdaten in HISinOne

Mit der Exmatrikulation endet der Studierendenstatus an der Universität Freiburg. Der UniAccount bleibt nach der Exmatrikulation noch für eine Übergangszeit mit begrenzten Rechten aktiv.

Die Dauer der Übergangszeit hängt von der Art der Exmatrikulation ab:

• Bei einer Exmatrikulation zum Ende des Wintersemesters bleibt der UniAccount bis zum 31. Mai aktiv.
• Bei einer Exmatrikulation zum Ende des Sommersemesters bleibt der UniAccount bis zum 30. November aktiv.
• Bei einer Exmatrikulation mit sofortiger Wirkung bleibt der UniAccount noch 60 Tage nach dem Exmatrikulationsdatum aktiv.

In der Übergangszeit besteht weiterhin Zugriff auf:

• die studentische UniMailbox mit der Adresse [UniAccount]@email.uni-freiburg.de
• HISinOne
• ILIAS
• Matrix Messenger

Nach Ablauf der Übergangszeit wird der UniAccount deaktiviert. Damit endet auch der Zugriff auf die mit dem Studierendenstatus verbundenen universitären IT-Dienste.

Nach der Deaktivierung des UniAccounts informiert die GWDG als Betreiberin der UniMailbox darüber, dass die studentische UniMailbox nach 14 Tagen gelöscht wird.

Mit der Löschung der UniMailbox endet die Erreichbarkeit über die studentische E-Mail-Adresse [UniAccount]@email.uni-freiburg.de. Eine Weiterleitung auf private oder andere E-Mail-Adressen ist technisch nicht vorgesehen.

Die UniMailbox wird anschließend auch aus den relevanten Systemen entfernt, insbesondere:

• aus der „(2-K) Studium-Korrespondenz-Mailadresse“ in HISinOne
• als rufPreferredMail in myAccount

Studierende sollten rechtzeitig vor der Deaktivierung des UniAccounts alle wichtigen Daten sichern.

Dazu gehören insbesondere:

• wichtige E-Mails aus der studentischen UniMailbox
• wichtige Dateien und Dokumente aus universitären Speicherorten
• Unterlagen, die für Prüfungsangelegenheiten, Bewerbungen oder den weiteren beruflichen bzw. akademischen Weg benötigt werden

Bitte prüfen und aktualisieren Sie außerdem Ihre private E-Mail-Adresse und Ihre private Postanschrift in HISinOne.

Dies ist wichtig, damit die Universität Freiburg Sie auch nach Ihrer Exmatrikulation bei Bedarf erreichen kann, zum Beispiel:

• in prüfungsrelevanten Angelegenheiten
• zum Versand von Abschlussdokumenten
• für Befragungen von Absolvent*innen

Sie können Ihre Kontaktdaten in HISinOne im Bereich „(21) Studium – alle Kontaktdaten“ prüfen und aktualisieren.

Studiengangkoordinationen und Prüfungsämter sollten Studierende möglichst frühzeitig darauf hinweisen, dass die studentische UniMailbox nach der Exmatrikulation nur noch befristet erreichbar ist.

Für die weitere Kommunikation nach der Exmatrikulation sollte die in HISinOne hinterlegte private E-Mail-Adresse genutzt werden.

Die Rolle „Sachbearbeitung Prüfungsamt“ in HISinOne behält auch nach der Exmatrikulation Zugriff auf die in HISinOne hinterlegten privaten E-Mail-Adressen.

Die Universität Freiburg ist gemäß § 5 des Landeshochschulgesetzes berechtigt, im Rahmen des Qualitätsmanagements regelmäßig Befragungen von Absolvent*innen durchzuführen.

Das Feedback der Absolvent*innen ist für die Qualitätsentwicklung von Studium und Lehre sehr wertvoll. Um Absolvent*innen für diese Befragungen erreichen zu können, nutzt die Universität Freiburg die in HISinOne hinterlegte private E-Mail-Adresse.

Informationen zum Datenschutz zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie hier:

https://uni-freiburg.de/iq-qa/wp-content/uploads/sites/153/Datenschutzhinweise_Zentrale-Befragungen.pdf

Diese Informationen gelten auch für immatrikulierte Promovierende, wenn sie exmatrikuliert werden und damit ihr Studierendenstatus endet. Davon zu unterscheiden ist das Offboarding nach Abschluss der Promotion. Dieses wird durch die Verbuchung des Promotionsabschlusses in HISinOne ausgelöst und betrifft alle Promovierenden unabhängig davon, ob sie immatrikuliert waren oder nicht.