Häufig gestellte Fragen - Frequently Asked Questions (FAQ)

Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Frage zu SuperX. Ihre Frage ist nicht dabei? Dann schreiben Sie eine Mail an superx@zv.uni-freiburg.de.

Übersicht des Data Warehouse SuperX an der Universität Freiburg

SuperX ist ein mit graphischer Benutzeroberfläche ausgestattetes Informationssystem für Hochschulen, in dem die verschiedensten Datenquellen aus dem Hochschulbereich zusammengestellt werden. Es erlaubt die eigenständige Erstellung und Auswertung von Daten und Statistiken. SuperX ist ein Data Warehouse und Sie können es sich tatsächlich wie ein großes Lagerhaus vorstellen, in welchem Daten gespeichert und gelagert werden, bis Sie sie abholen und verwenden.

Auch zukünftig können Sie mit Hilfe des Berichtssystems SuperX die Studierenden-, Absolventen,- Personal- und Finanzdaten abrufen. Die Ihnen bekannten Berichte bleiben bestehen und sind wie gewohnt per Webbrowser über das SuperX-Portal verfügbar.

Im Finanzbereich werden zusätzlich die folgenden SuperX-SAP-Berichte bereitgestellt:

• Buchungen SAP
• Kontostand Kostenstelle SAP
• Kontostand Projekt SAP
• Rechnungslegungsliste Jahresübersicht SAP
• Rechnungslegungsliste im Detail SAP
• Rechnungslegungsliste kumuliert SAP

In einer zweiten Ausbaustufe werden weitere Berichte folgen, z.B. Personal-Obligo, Drittmittel-Verwendungsnachweis, Anlagen-Stammblatt.

Die erst genannten Berichte stehen Ihnen im Rahmen Ihrer bisherigen SuperX-Zugangsberechtigungen automatisch zur Verfügung. Eine gesonderte Beantragung Ihrer bereits zur Einsicht freigegebenen Projekte (früherer Buchungsabschnitt) ist nicht erforderlich.

Wenn Sie Ihre Zugriffsrechte erweitern möchten, haben Sie ab 2015 die Möglichkeit, wie bisher die Einsicht in einzelne Projekte oder neu einer kompletten Kostenstelle zu beantragen. Die Einsicht auf Kostenstellen-Ebene bringt automatisch den Zugriff auf alle zugeordneten Projekte mit sich.

Da aus Datenschutzgründen nicht jeder auf alle Daten zugreifen darf, müssen Sie sich erst für den Zugang und später für einzelne Projekte (Buchungsabschnitte) anmelden. Diese Projekte sind alle mit einem zehnstelligen Zahlencode ausgestattet, den Sie bei der Anmeldung angeben müssen. Möchten Sie später auf weitere Projekte zugreifen, können Sie auch diese beantragen. Seit 01.01.2015 ist die Freischaltung auch auf Kostenstellenebene möglich. Wenn Sie die Freischaltung einer kompletten Kostenstelle beantragen, werden alle zugeordneten Projekte automatisch freigegeben. Auch Projekte, die zu einem späteren Zeitpunkt zur Kostenstelle hinzukommen, werden automatisch freigeschaltet, sodass die Einsicht in das Projekt nicht zusätzlich beantragt werden muss.

• Funktionsfähiger Internet-Broswer (MS Internet Explorer, Firefox usw.)
• Kennung beim Rechenzentrum
• Ausgefüllte Erstanmeldung oder Benutzeranträge für weitere Projekte (für HH-Informationen)

Super X bedeutet System zur Unterstützung von Planung und Entscheidung des Rektorats durch Information, Controlling und Simulation. Information, Controlling und Semulation, also ICS wurden bei den Entwicklern zu X.

Ihre Zugangsdaten sind die vom Rechenzentrum vergebene Kennung und das von Ihnen geänderte Passwort. Sie nutzen sie auch für die myAccount-Dienste. In der Regel besteht Ihre Kennung aus einer Kombination Ihres Namens und einer Zahl.

Ihre myaccount-Kennung, die vom Rechenzentrum einmalig vergeben wurde, wird von uns als Ihre Kennung im SuperX-System gespeichert. Ihr myaccount-Passwort ist dann auch Ihr Passwort für unsere Datenbank und Sie müssen sich praktischerweise keine neue Kennung und noch ein Passwort merken. Ohne die Angabe dieser Kennung können wir Sie nicht registrieren! Bitte geben Sie die Kennung auch auf den Folgeanträgen in dem dafür vorgesehenen Feld an. Wir können Sie so leichter wiederfinden und vermeiden Verwechslungen.

Ihr Antrag durchläuft verschiedene Stationen. Zwischen Antragstellung und Ausführung der Freischaltung können im ungünstigsten Fall auch einmal zwei bis drei Wochen vergehen. Sobald Ihr Zugang oder ein neues Projekt freigeschaltet wurde, erhalten Sie von uns eine Email mit allen notwendigen Informationen. Sollten Sie auch nach längerer Wartezeit keine Rückmail erhalten, kann dies mehrere Gründe haben. Möglicherweise haben Sie ihre Emailadresse nicht oder fehlerhaft angegeben. Wir können Sie dann entweder nicht registrieren oder nicht benachrichtigen (im ungünstigsten Falle tritt beides auf). Bitte achten Sie beim Erstantrag unbedingt darauf ihre Emailadresse anzugeben.

Wird Ihnen beim Login der Zugriff auf die Seite verweigert, stellen Sie zuerst sicher, dass Sie an einem PC mit Zugang zum Uni-Netz arbeiten. Falls Sie von Zuhause aus arbeiten, müssen Sie über einen VPN-Client verbunden sein. Sie stellen so sicher, dass Sie Zugriffsrechte auf die Seite besitzen. Manchmal akzeptiert die SuperX-Seite auch bestimmte Links und Folgelinks nicht oder es ist ein Leerzeichen zuviel eingegeben. Wenn Sie sichergestellt haben, dass Sie über Zugriffsrechte verfügen, geben Sie die Adresse neu ein (notfalls manuell) und versuchen Sie es erneut. In den meisten Fällen löst sich so das Problem. Sollte Ihr Problem weiterhin auftreten, nutzen Sie unser Kontaktformular.

Ein Projekt, in der SuperX-Ansicht also einen BA, können wir nicht pauschal aus allen Ansichten des Systems löschen. Wir können lediglich die Zugriffsrechte für einen bestimmten Nutzer rückgängig machen. Das bedeutet, dass wir einen BA aus Ihrer Ansicht löschen, aber nichts am grundlegenden Datensatz verändern können. Wenn ein Projekt also abgeschlossen ist und für Sie und Ihre Mitarbeiter nicht mehr relevant ist, können Sie uns den BA und alle betroffenen Nutzer (am besten mit Zugangskennung) melden und wir löschen ihn aus den entsprechenden Ansichten.

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, oder wenn sich Ihr Zuständigkeitsbereich geändert hat, kann es sinnvoll sein einen BA aus Ihrer Ansicht löschen zu lassen. Dazu senden Sie uns einfach Ihre Zugangskennung nebst BA, den wir löschen sollen und wir machen Ihre Zugriffsrechte wieder rückgängig. Der Ba wird dann nicht mehr in Ihrer Ansicht angezeigt und Sie können auch nicht mehr auf Ihn zugreifen.

Wenn Sich Ihre Emailadresse ändert, sollten Sie uns umgehend Bescheid geben. Ohne aktuelle Emailadresse können wir Sie nicht über Aktualisierungen Ihres Nutzerkontos und wichtige Neuigkeiten informieren. Wir können keinen Kontakt mit Ihnen aufnehmen, wenn sich zu Ihrem Antrag Fragen ergeben und eine Bearbeitung kann so bedeutend länger dauern oder gar nicht möglich sein. Bitte teilen Sie uns eine Veränderung Ihrer Emailadresse immer möglichst bald mit.

Wenn Sie innerhalb der Universität Ihren Arbeitsplatz wechseln und eine neue Emailadresse erhalten, erhalten Sie auch oftmals eine neue Benutzerkennung für myaccount. Wenn die Daten Ihres alten Kontos auch unter der neuen Kennung noch relevant sind, können Sie einfach eine Änderung Ihrer Benutzerkennung im SuperX-System beantragen. Auf dem Antrag gibt es unter dem Stichpunkt „Ersatz für Kennung…“ die Möglichkeit ein altes Benutzerkonto mit einer neuen Kennung zu versehen.

Sollen Sie allerdings in einem völlig neuen Bereich arbeiten und neben der neuen Kennung dort auch keine Verwendung und keine Zugriffsrechte auf den Inhalt Ihres alten Kontos haben, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir löschen dann Ihr altes Konto und erstellen unter der neuen Kennung ein neues Konto mit den von Ihnen benötigten BAs.

Bitte sagen Sie uns also immer Bescheid, wenn Sich Ihre Kennung ändert, ob sie ein altes Konto mit neuer Kennung versehen möchten oder das alte Konto komplett gelöscht werden soll. Sie vermeiden so Irritationen, die sich beim Bearbeiten ergeben, wenn unter einem Namen unterschiedliche Konten mit ähnlichen Kennungen vorliegen.

In SuperX werden teilweise auch sensible Daten verarbeitet, so dass datenschutzrechtliche Probleme besonders zu berücksichtigen sind.

Aus der konstrukiven und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Personalrat, der Zentrale Datenschutzstelle der badenwürttembergischen Universitäten (ZENDAS) und dem Dezernat 2 resultierte Ende 2009 die SuperX-Dienstvereinbarung, welche hier eingesehen werden kann:

www.personalrat.uni-freiburg.de/links/dienstvereinbarungen.html

Weitere Informationen dazu finden Sie in „Der Personalrat informiert“ Ausgabe 01/2010 (Seite 15)

Wie und wo Sie sich anmelden können, welche Voraussetzungen dafür nötig sind und wie Sie Zugang erhalten, erfahren Sie hier.

• Funktionsfähiger Internet-Broswer (MS Internet Explorer, Firefox usw.)
• Kennung beim Rechenzentrum
• Ausgefüllte Erstanmeldung oder Benutzeranträge für weitere Kostenstellen/Projekte (z.B. für HH-Info)

Um SuperX nutzen zu können, bedarf es eines schriftlichen Antrags. Diesen Benutzerantrag gibt es als pdf zum Download.

Nach der Verifizierung durch den Mittelbewirtschaftungsbefugten bzw. die Institutsleitung gelangt der Antrag mit der Hauspost zu uns. Nach der Freischaltung erhalten Sie eine Bestätigungs-Email. Wichtig: Ihre Benutzerkennung für das SuperX-System ist Ihre Rechenzentrumskennung. Geben Sie diese bitte auf jedem Antrag an.

Sollten Sie Kostenstellen/Projekte nachträglich dazuschalten wollen, füllen Sie ebenfalls den oben stehenden Antrag aus und lassen ihn uns verifiziert zukommen. Auch in diesem Fall erhalten Sie nach der Freigabe eine Email mit Überblick über die freigeschalteten Kostenstellen/Projekte.

Leider ist dieses Verfahren momentan noch etwas zeitaufwendig, sodass wir Sie um etwas Geduld bitten müssen. Wir arbeiten aber bereits an einer schnelleren elektronischen Lösung für die Anmeldung.

Sollten Sie SuperX nicht für die Haushaltsinformationen oder die Rechnungslegungslisten nutzen wollen, machen Sie von den weiteren Antragsformularen Gebrauch (unter Benutzerantrag).

Hier erläutern wir Ihnen das Antragsformular für die Haushaltsinformationen und Rechnungslegungslisten. Das Formular für die Einsicht in die HH-Info und RLL können Sie hier als PDF-Dokument herunterladen. Im Folgenden möchten wir Ihnen das Formular näher erläutern:

Zu 1.: Hier hat sich nichts geändert. Wir brauchen weiterhin die Universitätseinrichtung, für welche Sie tätig sind.

Zu 2.: Sie können hier wählen, ob Sie die Projekte für die HH-Info oder für die RLL beantragen wollen. Kreuzen Sie hierfür das entsprechende Feld an. Sie wollen die identischen Projekte sowohl für HH-Info als auch für RLL freischalten lassen? Das können Sie mit demselben Antrag durch Ankreuzen beider Felder beantragen.

Zu 3.: Bitte teilen Sie uns in dieser Zeile mit, ob es sich bei Ihrem Antrag um einen Erstantrag oder einen Folgeantrag zur Freischaltung weiterer Projekte handelt. Damit beschleunigen Sie das Bearbeitungsverfahren. Sollten Sie eine alte Kennung durch eine neue Kennung ersetzen wollen, ist dies an dieser Stelle im entsprechenden Feld möglich.

Zu 4.: Wir brauchen auch weiterhin unbedingt Ihren Namen, Ihre Emailadresse und Ihre Benutzerkennung! Ohne diese können wir Sie weder eindeutig im System identifizieren, noch erstmalig ein Benutzerkonto einrichten.

Zu 5.: Ab 2015 ist es möglich, die Freischaltung ganzer Kostenstellen zu beantragen. Der Vorteil liegt darin, dass mit der Kostenstelle alle zugeordneten Projekte freigegeben werden. Dies betrifft auch Projekte, die zu einem späteren Zeitpunkt zur Kostenstelle hinzukommen. Für diese Projekte braucht es keine gesonderte Freischaltung mehr.

Zu 6.: Eine Freischaltung einzelner Projekte ist nach wie vor möglich. Bitte geben Sie hier die Nummern der Projekte an.

Zu 7.: Auch auf dem neuen Antrag brauchen wir den Namen sowie die Unterschrift des entsprechenden Vorgesetzten.