====== Phone Number Management ======

URL: https://phonemgmt.intra.uni-freiburg.de

==== Was ====


Dieses System soll den **Status** von **Rufnummern** und **Apparaten** inkl. Historie aller Änderungen als **Single Source of Truth** transaktionssicher abbilden.

Der **Informationsfluss** ist damit wie folgt: **1. Änderung in diesem System einpflegen** (Soll-Zustand) **-> 2. Änderungen in Telefonanlagen umsetzen** (Ist-Zustand) **-> 3. Änderungen vor Ort umsetzen** (Ist-Zustand)

Folgende Fragen können aus diesem abgebildetem Wissen beantwortet werden:

  * Ist diese Rufnummer frei oder bereits in Benutzung?
  * An welcher Telefonanlage ist diese Rufnummer registriert?
  * Ist zu dieser Rufnummer ein Anrufbeantworter / UC Account eingerichtet? Falls ja, welcher?
  * Welche Berechtigung (Feature Profile) wurde zu dieser Rufnummer konfiguriert?
  * Wann wurde diese Rufnummer zuletzt in Betrieb genommen bzw. seit wann ist diese Rufnummer wieder frei?
  * Zu welcher Kostenstelle wurde diese Rufnummer zugewiesen?
  * Wie viele Rufnummern | Apparate befinden sich im Zustand frei | vorbereitet | in Benutzung | deaktiviert?
  * Wann wurde ein Detail dieser Rufnummer von wem verändert? Das Warum kann der Verweis auf ein zu Grunde liegendes Ticket klären.


==== Wie ====

Das derzeit zu Grunde liegende Datenmodell (links Begriff in der Software, rechts unser Verwendungszweck) ist wie folgt:

  * **Assets** werden verwendet für **Rufnummern** (Category //Number//, Model //Phone// oder //Fax//) und **Apparate** (Category //Telephone//, Model //CP600//, //CP700// etc.)
  * **Locations** werden verwendet für **Kostenstellen** (Name //"K1080000011F1000P ZUV AbteilungXYZ"//) und **geografische Orte** (Name //"Hebelstraße 27, R1012"//)
  * **Users** werden verwendet für **Benutzer dieses Systems** und **Ansprechpersonen für Kostenstellen**
  *  (future work) Licences sollen für Software-Lizenzen der einzelnen Telefonie-Systeme verwendet werden

Die tabellarische Darstellung von Assets (aber auch Locations und Users) ist inhaltlich in zwei Bereiche einzuteilen:

  * Ist-Zustand der Details in Spalten
  * Aktionen als farbige Buttons ganz rechts

=== Konkrete Benutzung ===

  * **Rufnummer** wird abgebildet auf Model **Number -> Phone** bzw. **Number -> Fax**
  * **Apparate** und **Fax-Adapter** werden abgebildet auf Model **Telephone -> OpenScape CP700** bzw. **Fax-Adapter -> Mediatrix**
  * Wenn eine **neue Rufnummer** angelegt wird, muss auch der **dazugehörige Apparat** eingetragen werden: **1) Apparat als eigenes Asset anlegen** und **2) Apparat -> Checkout -> Asset (Rufnummer)**
  * Müssen Details einer Rufnummer, **ausgenommen der Kostenstelle**, geändert werden, dann wird lediglich die Aktion "Update" (orangefarbener Button mit Stift-Symbol) verwendet.
  * Wird die Zuordnung eines UC Accounts auf eine Rufnummer gelöscht, soll die gelöschte WebRTC Rufnummer in den Zustand "Undeployable" geändert werden.
  * Muss die Kostenstelle geändert werden, dann wird die Aktion "Checkin" (zurück zum RZ) oder "Checkout" (zu einer Kostenstelle) (lila / pinkfarbener Button) verwendet. Im Notizfeld kann dann eine zu Grunde liegende Ticket-ID hinterlegt werden.
  * Soll ein geografischer Ort für eine Rufnummer eingetragen werden, wird über Aktion "Update" das Feld "Default Location" verwendet.
  * Wenn eine Rufnummer abgemeldet wird (Rufnummer -> Checkin), dann muss der zugehörige Apparat zwar 1) von der Rufnummer gelöst (Apparat -> Checkin), jedoch 2) so lange an die bisherige Kostenstelle (Apparat -> Checkout) gebunden werden, bis der Apparat im RZ eingetroffen ist (Apparat -> Checkin)
  * Liste aller freien Rufnummern anzeigen: Assets -> List All -> in Spalte "Status" auf "free" klicken, alternativ dieser Direkt-Link: [[https://phonemgmt.intra.uni-freiburg.de/statuslabels/5]]

==== Administration ====

Zugang zur Software wird derzeit von Tobias Piller (-4622, tobias.piller@rz.uni-freiburg.de) verwaltet. Weitere Personen aus dem Team sollen die Rolle Administratoren inne haben.

Zugang zum Host dieser Software (VM) ist in unserem gemeinsamen Passwort-Tresor hinterlegt.

{{tag>phone number management mgmt Telefon Rufnummer Verwaltung}}