Informationen zu HISinOne 2020.06 Uni Freiburg

Einige Highlights der Version 2020.06

In der Pflichtanmeldung für Prüfungen ist die Suche schneller und komfortabler geworden und mit Suchsets erweitert worden.
Prüfungen und Studienleistungen, welche zur gleichen Lehrveranstaltung gekoppelt sind, werden in getrennten Teilnehmerlisten ausgegeben.
Die Kopplung zwischen Lehrveranstaltung und Prüfung oder Studienleistung kann nun manuell aufgehoben werden.
Bei sinnvollen Anwendungsszenarien: Vertretungsrollen

Neuerungen für alle Benutzer/innen

Öffnungszeiten für Gebäude können auf Raumdetailseiten angezeigt werden (sofern angegeben).
Die Lesezeichen-Funktion innerhalb von HISinOne wurde überarbeitet.
Bei sinnvollen Anwendungsszenarien: Vertretungsrollen für alle Rollen möglich. Die bisherige Lösung Leistungsverbuchung für Prüfer/in bleibt in jedem Fall bestehen.

Neuerungen für Bewerbende

Für Bewerber*innen, die sich mit BID/BAN regstriert haben, werden nun in HISinOne auch Bewerbungen in den Zentralverfahren (Medizin, Pharmazie, Zahnmedizin) angezeigt

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination

Leistungen, Teilnehmer/-innen anzeigen - es kann nach Teilnehmer/-innen von Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen der eigenen Organisationseinheit (und darunter) gesucht werden.
Lehrorganisation, „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“: Teilnehmer zu gekoppelten Prüfungen und Studienleistungen mit einer Lehrveranstaltung werden jetzt in zwei getrennten Listen ausgegeben.
Siehe auch: Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

In der Teilnehmer/innen-Liste ist die Spalte „Status“ um Statusicons ergänzt. Die Möglichkeiten, Tabellen anzupassen und zu filtern, wurden an das Bedienkonzept von HISinOne angeglichen.
Unter „Detaillierte Raumsuche durchführen“ werden gesperrte Räume nicht mehr angezeigt.
Semesterabhängige, parallelgruppenübergreifende Informationen - Texte für alle Gruppen, Externes System/ILIAS, interne Notiz, Links - können nach dem Anlegen einer semesterabhängigen Veranstaltung (Gruppe) erfasst und mit dem Löschen der letzten Gruppe entfernt, um Inkonsistenzen zu vermeiden.
Raumverwalter/innen auf Raumdetailseiten sind jetzt verlinkt, mit dem Klick auf die gewünschte Person kann man zu Kontaktdaten gelangen (sofern diese von der Person im Personalverwaltungssystem als freigegeben gekennzeichnet sind).

Prüfer/in

Meine Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen: Teilnehmer zu gekoppelten Prüfungen und Studienleistungen mit einer Lehrveranstaltung werden jetzt in zwei getrennten Listen ausgegeben.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt

Die Pflichtanmeldung hat jetzt eine bessere Suche und arbeitet mit Suchsets (s. den Artikel Leistungen | Pflichtanmeldung).
Lehrorganisation, „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“: Teilnehmer zu gekoppelten Prüfungen und Studienleistungen zu einer Lehrveranstaltung werden jetzt in zwei getrennten Listen ausgegeben (s. den Artikel Leistungen | "Bewertungen eingeben" und "Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit").
Prüfungstermine bearbeiten: Gekoppelte Prüfungen und Studienleistungen können in den Grunddaten über eine neues Icon manuell entkoppelt werden. Dies ist vor allem hilfreich bei der Notenverbuchung, da die Kopplung oft dazu geführt hat, dass Notenlisten nicht abgeschlossen werden konnten. (s. den Artikel Lehrorganisation | Prüfungen und Studienleistungen organisieren)
Erweiterung der Kontaktdaten in „Leistungen pro Person“: Öffnet man die Kontaktdaten einer Person über das Lupen-Icon, werden, falls vorhanden, Adresszusatz und akademischer Grad mit angezeigt (s. den Artikel Leistungen | Leistungen pro Person | Die Basismaske).
Darstellung der Leistungsdaten in „Leistungen pro Person“ - :
- In der Spalte „Zuordnungsart“ im Leistungsbaum wird nun angezeigt, mit welcher Zuordnungsart eine Leistung verbucht ist.
- Neue Spalte: Es gibt eine neue Spalte „Anr.“ in der ein Häkchen zu sehen ist, wenn es eine zuordnungsspezifische Anrechnungen ist. Über den Tooltipp ist auch ein hinterlegter Anrechnungstext zu sehen.
Beim Individuellen Umbuchen in „Leistungen pro Person“ kann nun über einen gewählten Pfad gebucht werden, sofern es mehrere Umbuchungsmöglichkeiten in der gewählten PO gibt.

Rolle Leistungsverbuchung

Lehrorganisation, „Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit“: Mit der Rolle Leistungsverbuchung können jetzt auch die schriftliche Arbeiten der/des Prüfers/in, für die Noteneingabeberechtigung gilt, eingesehen bzw. überwacht werden (s. den Artikel Leistungen | "Bewertungen eingeben" und "Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen meiner Organisationseinheit").

Bereich Studierendenverwaltung

Ungültige Krankenkassen bei den Studierenden auf die Nachfolgeorganisation ändern - Hinweise auf nicht mehr gültige Krankenkassen sowie automatische Übernahme der Nachfolgeorganisation
Erweiterungen der fachlichen Protokollierung - Viele Bereiche rund um die Gebührenverwaltung und die Prüfungsverbuchung werden jetzt neben der technischen Protokollierung auch in der fachlichen Protokollierung angezeigt
Immatrikulation für Mehrsemesterfähigkeit erweitern (APP –> STU) - Die Übernahme einer einschreibefähigen Bewerbung ist nun mit Anträgen aus verschiedenen Semestern möglich
Semesterzählung - Ist jetzt für Hochschul und Fachsemester separat konfigurierbar
Gebührenordnung aktualisieren - Funktioniert jetzt auch im Clusterbetrieb zur Laufzeit
Portalmeldung/E-Mail-Benachrichtigung - Wenn Studierende durch die Massen- oder Einzelfallbearbeitung rückgemeldet werden, kann eine Portalmeldung und E-Mail-Benachrichtigung an die betroffenen Studierenden verschickt werden
Duplikatszusammenführung - Die Duplikatsprüfung und -zusammenführung wurde umfassend überarbeitet

Bereich Bewerbungsmanagement

DoSV-ZV-Studiengänge (Staatsexamen Medizin, Pharmazie, Zahnmedizin) können direkt synchronisiert werden, die LST-Schnittstellendatei wird nicht mehr benötigt.
Springen von „Bewerbungen sichten“ nach „Bewerbungen bearbeiten“ ohne Einschränkungen (bzgl. Bewerbungssemester) möglich.
Fehlende Unterlagen für den Ausschlussbescheid und Immatrikulationsstatus können über „Bewerbungen sichten“ eingetragen werden.
Neues Portlet: Zuletzt gesichtete Bewerbungen.

Bereich Personenverwaltung

Bei sinnvollen Anwendungsszenarien: Vertretungsrollen für alle Rollen möglich. Die bisherige Lösung Leistungsverbuchung für Prüfer/in bleibt in jedem Fall bestehen.

Tipps

Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

Informationen des Systemherstellers (ohne Anpassungen der Universität Freiburg)

Bekannte Probleme und Fehler

Fehler in der Bewerbungsbearbeitung

Nach Aufruf einer Bewerbung über das Portlet „Zuletzt gesichtete Bewerbungen“ läuft die Funktion „Zurück“ auf einen Fehler. (Ticket beim Systemhersteller #241182)

Fehler in der Prüfungsverwaltung

In der Funktion „Studien- und Prüfungsleistungen organisieren“ werden erfasste Daten (Prüfungsdatum, Prüfer/-in,…) nicht gespeichert, wenn der Termin zuvor über die Funktion „Prüfungen und Studienleistungen initial anlegen“ erstellt wurde. Beim Systemhersteller wurde eine Fehlerkorrektur angefordert.
Workaround 1: Nutzen Sie die Funktion „Prüfungen und Studienleistungen tabellarisch organisieren“, um die Daten einzutragen.
Workaround 2: Legen Sie ggfs. einen neuen Termin direkt in der Funktion „Prüfungen und Studienleistungen organisieren“ an. Ein Speichern der Daten ist dann möglich.
In manchen Bescheiden wird die Schriftgröße und der Zeilenumbruch im Kopfbereich und in den Absender-Informationen (rechts im Bescheid) in Kombination mit Bausteinen nicht korrekt ausgegeben. Der Hersteller arbeitet mit Hochdruck an der Fehlerbehebung.
Performance sehr schlecht bei Suche in der Rolle Sachbearbeitung Prüfungsamt unter Leistungen → Berichte für Prüfungen → Listen und Bescheide bestimmten Kohorten (Ticket beim Systemhersteller #237414)

Fehler im Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Importfreigabe: Hier fehlt im Overlayfenster zur Auswahl der Einrichtungen eine Checkbox bei „Elemente für alle Einrichtungen freigegeben“. Der Fehler ist dem Softwarehersteller gemeldet.
Workaround: Suche nach einzelnen Einrichtungsarten und Auswählen aller Einträge der Trefferliste.

Fehler in der Studierendenverwaltung

Beim Klick auf das blaue Lupensymbol (Details) der fachlichen Protokollierung erscheinen keine Details, sondern nur eine wenig aussagekräftige Meldung wie z.B. „Technical Overlay ! '41862'“
Der Aufruf des Registers Anträge ist derzeit nicht sehr performant
Batch-Rückmeldung: Keine Rückmeldung bei vorhandener Abschlussprüfung im selben Semester in rückmeldebaren Studiengang
Die Duplikatsprüfung in STU berücksichtigt das Geburtsdatum nicht, Patch der HIS folgt in Kürze

Zeitplan war wie folgt

Wir rechnen damit, dass die HIS eG am 02. Juni 2020 die HISinOne-Version 2020.06 freigibt. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2020.06 im Ende Juni oder im November 2020 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
ab 02. Juni 2020: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2020.06 auf Testsystem TEST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg	-
03.- 04. Juni 2020: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen	-
05.- 10. Juni 2020: Version 2020.06 auf Testsystem TEST2 für Fakultäten und Einrichtungen verfügbar machen. TEST1 bleibt auf Version 2019.12	-
10.- 19. Juni 2020 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt.	10.- 19. Juni 2020: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt? Achtung: Beim Zugriff auf TEST2 im Home Office benötigen Sie die Uni-VPN. Hier finden Sie die VPN-Einleitung.

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum	Fakultäten und Einrichtungen
24. Juni 2020: es wurde Veto zur Umstellung von den Fakultäten und ausgewählten zentralen Einrichtungen eingelegt: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2020.06.	-

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .