Prozesse | Übersicht Prozesse Campus-Management im Rahmen des Qualitätsmanagements in Studium und Lehre

Die Albert-Ludwigs-Universität hat ihre Prozesse im Rahmen des Qualitätsmanagements in Studium und Lehre in einem Prozesshandbuch dokumentiert. An zahlreichen Stellen ist die Abteilung Campus-Management des Rechenzentrums („SMS-Team“) an den dokumentierten Prozessen beteiligt. Wo und wie dies der Fall ist, wird auf folgenden Seiten des Wikis noch mal aus Sicht des Campus-Managements zusammengefasst:

• Prozesse | Einrichtung von Studiengängen
• Prozesse | Änderung von Studiengangdokumenten
• Prozesse | Aufhebung von Studiengängen

Vielleicht wundern sie sich, warum das Prozesshandbuch für Studiengänge, die zum Wintersemester beginnen sollen, eine Verabschiedung spätestens im Februar-Senat vorsieht, für das Sommersemester spätestens zum September-Senat. Hierzu die Sicht der Abteilung Campus-Management des Rechenzentrums:

• Die Albert-Ludwigs-Universität hat mittlerweile durchgehend digitalisierte Prozesse von der Studienplatzbewerbung bis zur Exmatrikulation. Manuelle Schritte sollten aus Effizienzüberlegungen, aber auch zur Minimierung von Fehlerquellen möglichst vermieden werden.
• Bereits beim Anlegen einer Bewerbung wird im Hintergrund die korrekte Studiengangsversion einschließlich der Prüfungsordnungsversion ausgewählt. Neben technischen Gründen macht es auch inhaltlich Sinn, das Bewerber*innen zum Zeitpunkt der Bewerbung wissen, auf was sie sich eigentlich bewerben (bedeutet: Modulhandbücher, Prüfungsordnungen usw. müssen fertig und veröffentlich sein).
• Bewerbung zu einem Wintersemester bedeutet typisch: Bewerbungsstart zum 01. Juni
• Bewerbungsstart zum 01. Juni bedeutet: die technische Umsetzung muss Anfang April fertig sein, damit SCS, Fakultäten und Einrichtungen die Umsetzung testen und abnehmen können und der Mai als Puffer zur Verfügung steht, um eventuelle Fehler rechtzeitig vor Bewerbungsstart beseitigen zu können.
• Verabschiedung im Februar-Senat (typisch Monatsende) bedeutet, dass die Abteilung Campus-Management des Rechenzentrums für die technische Umsetzung einen starken Monat Zeit hat.

Umsetzungen vor den offiziellen Senatsbeschlüssen haben sich in der Vergangenheit aus unterschiedlichen Gründen immer wieder als wenig zielführend herausgestellt und werden deshalb wann immer möglich vermieden. Noch schlimmer war nur noch die früher immer mal wieder vorkommende rückwirkende Verabschiedung von Änderungen.

Die bei den Prozessbeschreibungen des Campus-Managements verwendeten Referenzen beziehen sich auf das Prozesshandbuch Prozesse im Rahmen des Qualitätsmanagements in Studium und Lehre [herunterladen 2020-02-06] und dort konkret auf die Tabellen zu den Prozessschritten. Beispiel T31 = Tabelle 31: Studiengang aufheben: Aufhebung des Studiengangs befürworten oder ablehnen.