Wiki der Abteilung Campus Management

Festlegungen der AG-Studienorganisation und -verwaltung ab Sommersemester 2021

Die AG Studienorganisation und Verwaltung ist eine Arbeitsgruppe, die vom HISinOne-Beirat eingerichtet wurde. Sie unterstützt die Arbeit des Beirats durch Erarbeitung von Lösungen und Lösungsvorschlägen zu konkreten Themen der täglichen Arbeit im Zusammenhang mit HISinOne. Entscheidungen der AG werden in den meisten Fällen von der Abteilung Campus-Management des Rechenzentrums direkt umgesetzt. Der HISinOne-Beirat kann Entscheidungen der AG jederzeit aufheben oder ändern. Nachfolgend sind sind die wichtigsten Festlegungen dokumentiert.

Regelung um die Zuständigkeit für den Optionsbereich im Zwei-Hauptfach Bachelor (alter Beschluss erneut bestätigt am 19.09.2022)

Im Zwei-Hauptfach Bachelor ist das Hauptfach, in der die schriftliche Arbeit abgelegt wird, für das Verbuchen im Optionsbereich und das Erstellen der Abschlussdokumente zuständig. Solange noch keine schriftliche Arbeit angelegt ist, obliegt die Zuständigkeit über den Optionsbereich dem 1. Hauptfach im Studiengang.

Englische Bescheide sind nur noch in Kombination mit deutschen Bescheiden und mit einem Übersetzungsvermerk versehen abrufbar. (AG festgelegt am 25.04.2022)

Englische Bescheide können nur noch in Kombination mit deutschen Bescheiden erstellt werden. Dafür muss in der Auftragsausführung ein Auswahl getroffen werden. Die bisherigen mit e gekennzeichneten Aufträge, z.B. EXA002(e), für englische Bescheide stehen ab sofort nicht mehr zu Verfügung.

Eine Beschreibung, wie Sie Bescheide erstellen, insbesondere mit englischen Übersetzungen, finden Sie hier.
Die prüfungsordnungsspezifischen Texte müssen dafür in englisch einmalig erfasst werden. Siehe dazu im Wiki Textbausteine bearbeiten.

Freigabe Workflow von Veranstaltung ab WS 22/23 geändert (Beschluss im Beirat am 04.04.2022, AG festgelegt am 07.02.2022)

Hier finden Sie den momentanen Stand zur Nutzung der Freigabe der semesterabhängigen Veranstaltungen, Prüfungen und Studienleistungen.
Die Änderung des Freigabe-Workflows wird aktiviert mit der Freigabe des Vorlesungsverzeichnisses und der Veranstaltungen für das WS 2022/23 im Juli.

Ab WS 22/23 wird Freigabekennzeichen bei Veranstaltungen wie folgt ergänzt und verändert genutzt. Es gibt folgende Freigabekennzeichen:

  1. in Bearbeitung
  2. freigegeben
  3. gesperrt
  4. initial angelegt

Sichtbarkeit von Veranstaltungen:
Das Freigabekennzeichen steuert die Sichtbarkeit der Veranstaltung im Vorlesungsverzeichnis,im Studienplaner und in der „weltweiten Suche“ (ohne Anmeldung).
Nur „freigegebene“ Veranstaltungen sind sichtbar. Veranstaltungen „in Bearbeitung“, „gesperrt“ oder „initial angelegt“ werden nicht angezeigt!
Sichtbarkeit betrifft alle Nichtsachbearbeitungs-Rollen wie Studieren, Promovieren, Mitarbeiter/in, uneingeloggt usw.

Zentraler Automatismus:
Die zentrale Freigabe des Vorlesungsverzeichnisses setzt alle bis dahin gespeicherten Veranstaltungen von „in Bearbeitung“ in „freigegeben“ um. Veranstaltungen mit Freigabekennzeichen „gesperrt“ bzw. „initial angelegt“ bleiben „gesperrt“ bzw. „initial angelegt“ und sind somit nicht sichtbar!

Achtung: Alle neu angelegten Veranstaltungen nach dem zentralen Stichtag müssen manuell (einzeln oder über die Massenfunktion) „freigegeben“ werden!
Die Rollen Veranstaltungsmanagement, Studiengangskoordination und Lehrperson bekommen das Recht das Freigabekennzeichen ändern zu können.





Freigabe Workflow von Prüfungs- und Studienleistungsterminen ab WS 22/23 geändert (Beschluss im Beirat am 04.04.2022, AG festgelegt am 07.02.2022)

Ab WS 22/23 wird das Freigabekennzeichen bei Prüfungs (PL)- und Studienleistungsterminen (SL) wie folgt genutzt. Es gibt folgende Freigabekennzeichen:

  1. initial angelegt
  2. in Bearbeitung
  3. freigegeben
  4. gesperrt

Sichtbarkeit von Prüfungs- und Studienleistungsterminen:
Das Freigabekennzeichen steuert die Sichtbarkeit der PL/SL Termine im Studienplaner.
Nur „freigegebene“ PL/SL Termine sind sichtbar. Termine „initial angelegt“, „in Bearbeitung“ oder „gesperrt“ werden nicht angezeigt!

Achtung: PL/SL Termine müssen absofort manuell oder über die Massenfunktion „freigegeben“ werden!

Freigabe Bezugssemester Prüfungstermine nicht mehr mit den Semesterzeiten synchron (festgelegt am 07.02.2022)

Bedingt durch die Umstellung der Prüfungsverwaltung der Medizin nach HISinOne und den organisatorischen Abläufen in der Medizin müssen die Sichtbarkeiten der Prüfungstermine vorgezogen werden. Die Freigabe der Prüfungstermine erfolgt ab sofort:
für das Wintersemester zum 01.06. und für das Sommersemester zum 01.12.
Früh geplante Prüfungstermine sind sichtbar und müssen explizit gesperrt werden, wenn die Sichtbarkeit nicht erwünscht ist! Achtung: Ab WS22/23 ändert sich die Freigabe (siehe Änderung der Freigabe von PL/SL).

Ausstelldatum für die Abschlussdokumente sind zwingend erforderlich (festgelegt am 17.01.2022)

Wenn beim Abschluss (9000) kein Ausstellungsdatum hinterlegt ist, wird ab sofort ein Fehlerhinweis auf allen Abschlussdokumenten ausgegeben: „Ausstelldatum fehlt!“. Das Ausstelldatum ist zwingend für die Erhebung von Zweitstudiengebühren erforderlich. Die Gebühren treten ein Semester nach der Ausstellung der Dokumente in Kraft.

MEd Erweiterungsfach: vorausgesetzter Abschluss (festgelegt am 17.01.2022)

Um ein MEd Erweiterungsfach abschliessen zu können, wird ein Lehramts-Bachelor-Abschluss vorausgesetzt. Damit eine technische Überprüfung stattfinden kann, wird in jedem Erweiterungsfach ein Konto „vorausgesetzter Abschluss“ hinterlegt. Dort muss ein vorhandener Abschluss verbucht werden. Wenn der vorausgesetzte Abschluss fehlt, wird über eine Regel im System der Abschluss des Erweiterungsfaches verhindert.



Auszug aus der Studien- und Prüfungsordnung der Albert-Ludwigs-Universität für den Studiengang Master of Education für das Lehramt Gymnasium – Erweiterungsfach
§ 23, (6): Voraussetzung für die Aushändigung der in Absatz 1, 3, 4 und 5 genannten Abschlussdokumente ist der Nachweis über den Abschluss eines lehramtsbezogenen Studiums, das den Zugang zum Vorbereitungsdienst für das Lehramt Gymnasium vermittelt.

MEd: Nachzuholende Leistungen (festgelegt am 17.01.2022)

Um nachzuholende Leistungen auszuweisen, gibt es im Curriculumbaum der Master of Education (MEd) Studiengänge ein neues Konto „nachzuholende Leistungen“. Das Ausweisen der Leistungen erfolgt über das Transcript of Records.



Auszug aus der Studien- und Prüfungsordnung der Albert-Ludwigs-Universität für den Studiengang Master of Education für das Lehramt Gymnasium
§23, (3): … Die Noten der gemäß § 33 nachzuholenden Prüfungsleistungen sind im Zeugnis zu vermerken…

§ 33: Nachholung fehlender fachlicher Qualifikationen und schulpraktischer Studien. Sofern im Rahmen des Masterstudiums fehlende fachliche Qualifikationen und schulpraktische Studien aus dem Bachelorstudium nachzuholen sind, finden insoweit die entsprechenden Regelungen der Studien- und Prüfungsordnung der Albert-Ludwigs-Universität für den polyvalenten Zwei-Hauptfächer-Bachelorstudiengang Anwendung.

Auflagen zur Zulassungen in Masterstudiengängen (festgelegt am 17.01.2022)

Um Auflagen für Zulassungen abzubilden, erstellen wir, nach Anforderung durch die Studiengangkoordination, im Curriculum für Masterstudiengänge ein Auflagenkonto „Auflagen für die Zulassung“. Dort können die Auflageninhalte (Module, PL, SL) hinterlegt werden. Jedes PO-spezifische Konto hat über die Fachsemesterangabe hinterlegt, bis wann die Auflage erfüllt sein muss. Ist die Auflage bis dahin nicht erfüllt (#BE), wird dadurch die Rückmeldung verhindert.
(Einstellungen auf Registerkarte Grunddaten durch das EXA-Team: Typisierung von Elementen: Auflagen-Prüfung; Verarbeitung in STU + DOC: sichtbar; Rückmelderelevante Auflagenprüfung: Ja; Rückmeldung gesperrt nach Fachsemester: x: Statistik: Prüfungsanspruch…auf N setzen.)

Zusätzliche Leistungen (festgelegt am 04.10.2021)

Um überzählige Leistungen auszuweisen, gibt es im Curriculumbaum der jeweiligen Studiengänge ein neues Konto „Leistungen außerhalb der Bachelorprüfung/Masterprüfung/des Studiengangs“. Dort können überzählige Leistungen mit der Funktion „individuelles Umbuchen“ und der Umbuchungsart „alternativ“ eingebucht oder über die Dummy Studienleistung und entsprechende Zusatztexte verbucht werden. Siehe dazu im Wiki den Artikel Hochschulinterne Anerkennungen.

  • für 2-HF-Bachlor Studiengänge im Optionsbereich das Konto „Leistungen außerhalb der Bachelorprüfung“.
  • für B.A. Studiengänge im Ergänzungsbereich das Konto „Leistungen außerhalb der Bachelorprüfung“.
  • für B.Sc. Studiengänge im Fach das Konto „Leistungen außerhalb der Bachelorprüfung“.
  • für alle Masterstudiengänge im Fach das Konto „Leistungen außerhalb der Masterprüfung“.
  • für Staatsexamensstudiengänge im Fach das Konto „Leistungen außerhalb des Studiengangs“.



Hinweis: Kontrollieren Sie bitte die Sichtbarkeiten im Studienplaner, den Leistungsübersichten und im Transcript of Records und passen Sie diese ggf. an.

Fach Musik/Kunst (festgelegt am 20.09.2021)

  • Das bisherige Fach Musik/Kunst (extern) wird in 2 Fächer Musik (an der Musikhochschule) und Kunst (an der Kunsthochschule) getrennt, damit die Abschlussdokumente mit dem korrekten Fach ausgestellt werden können. Betrifft die Studiengänge Master of Education und den 2 Hauptfach Bachelor, welche auch in Verbindung mit einer Musik- oder Kunsthochschule studiert werden können.

Beschlüsse des Vorgängergremiums (2015 - 2020)


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