Informationen zu HISinOne 2023.12 Universität Freiburg

• Präsenzschulung: „HISinOne 2023.12: Sachbearbeitung neuer Promotionsantrag DOC 502“. 11.01.2024 von 10-12 Uhr und 18.01.2024 von 10-12 Uhr (beide Termine mit gleichem Inhalt). Ort: Schulungsraum Campus Management, Herder-Verlagsgebäude, Hermann-Herder-Straße 4, R. 1.2.3

• Dokumente XHochschule können erzeugt und verarbeitet werden (Umsetzung schrittweise)

• Neue Funktion „Benutzerkennung vergessen“. Bisher gab es nur „Passwort vergesssen“

• Raumpläne: Nicht freigegebene Veranstaltungen werden nun in den Raumplänen als Blöcke ohne weitere Details für Uneingeloggte und Studierende angezeigt, um auf die Belegung des Raumes hinzuweisen!

• Promotionsantrag auf neuer technischer Basis mit zusätzlichen Feldern
  • der Antrag kann zwischengespeichert werden
  • der Antrag kann durch die Promotionsbüros zur Korrektur/Nachreichung zurückgesendet werden
  • der Antrag ersetzt die Antragstellung in Docata und dient zur Erfassung der Daten für die amtliche Promovierendenstatistik und für Daten zur Annahme an der Fakultät
• Neues Portlet „Meine Promotionen“ zur Anzeige von folgenden Daten zur Promotion:
  • Vorhandene Promotionen
  • Status der Promotion nach HStatG
  • Betreuungspersonen, die direkt per Mail kontaktiert werden können
• Neuer Antrag „Veränderungsmitteilung“: Promovierende können Anliegen, optional ergänzt durch Dokumente, direkt an die Sachbearbeitung stellen. Zu den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten zählen Nachweis-Upload, Abgaben von Bescheinigungen, Abgabebestätigungen, Anfragen auf Datenänderungen, oder für die Neuausstellung einer Bescheinigung.

• Aufruf des Modulhandbuchs: Neuer Menüpunkt „Curriculum Designer - Berichte für das Curriculum - Berichte für Prüfungsordnungen“ ermöglicht eine performante Erstellung des Modulhandbuchs,
  siehe auch im Wiki: https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:bearbeiten:exa:modulhandbuecher_betrachten#aufrufen_des_pdf_modulhandbuches
• Im Curriculum Designer wird eine Registerkarte „Fachliche Protokollierung“ angeboten. Hier finden Sie Änderungen an Eigenschaften von Elementen und Informationen zu erstellten oder gelöschten Zuordnungen
• Die Suche nach Elementen wurde um eine Option „Nach allen Elementen suchen“ erweitert, hierüber werden auch Elemente gefunden, für die Sie keine Bearbeitungs-Rechte besitzen
• s. auch „Veranstaltungsmanagement“

• Raumpläne: Nicht freigegebene Veranstaltungen werden nun in den Raumplänen als Blöcke ohne weitere Details für Uneingeloggte und Studierende angezeigt, um auf die Belegung des Raumes hinzuweisen.
  • Das lässt den Zugriff bei der Rolle „Mitarbeiter/in“ wie folgt verbessern: die Mitarbeiter/in-Rolle darf auch nicht freigegebene Semester sehen (z.B. in den Raumplänen auch schon WS 24/25 oder höher), dafür werden nur freigegebene Veranstaltungen mit Details angezeigt, die nicht-freigegebene Veranstaltungen werden als Blöcke in den Raumplänen dargestellt.
  • Beim Drucken von Raumplänen dementsprechend beachten: Zum Drucken aller (!) Veranstaltungen mit Details bitte in eine Sachbearbeitungsrolle z.B. „Veranstaltungsmanagement“ wechseln.
• Raumbuchungsmaske/Raumsuchmaske: Die neue detaillierte Raumsuche ist jetzt verfügbar und bietet weitgehende Funktionalität für Prüfung der Verfügbarkeit von Räumen. Der produktive Einsatz wird in einer späteren Version erfolgen, da einige Funktionalitäten dazu entwickelt werden müssen.
• Termine (Veranstaltungen): Wird nur das Start- bzw. Endddatum (z.B. einer wöchentlichen Terminserie) nach vorne/hinten verschoben, bleiben die weiterhin zutreffenden Einzelterminen erhalten und damit auch eventuelle Änderungen darin wie Ausfall-, Ausweichtermine, Bemerkungen usw.

• Leistung pro Person: Fixierung der Spaltenüberschriften
• Leistung pro Person: zusätzliche Warnmeldungen beim Löschen von Leistungen mit mehreren Elternzuordnungen

• Online-Anträge: Neue Online-Anträge in den Bereichen Gebühren, Sperren und Veränderungsmitteilung möglich. Der Sachbearbeitung steht für die Prüfung der Anträge ein Dokumentenviewer zur Verfügung.
• BundID: Die Einwilligung zur Nutzung der BundID kann im Studienservice abgefragt, eingesehen und geändert werden. Die Bescheide können an BundID übertragen werden, Zeitpunkt der Übertragung kann im Reiter „Berichte“ der Funktion „Studierendendaten bearbeiten“ nachvollzogen werden. Eine operative Nutzung ist an der UFR derzeit noch nicht möglich, da die Universität aktuell keine Anbindung an das Netz des Bundes hat. Auf dem Testsystem wäre die Funktion nutzbar.
• Zahlungsverkehr: Das neue Format SEPA 3.5 kann als Exportformat für Lastschriften und Auszahlungen verwendet werden. Bei den Exportdateien für SAP werden bei Lastschrifteinzügen die End-to-end Referenz bzw. der Text 'Lastschrifteinzug' korrekt gefüllt.
• Verbesserung der Duplikatszusammenführung

siehe auch oben: Workshops und Schulungen

• Promotionsantrag auf neuer technischer Basis mit zusätzlichen Feldern
  • alle Merkmale der amtlichen Promovierendenstatistik werden abgefragt
  • der Antrag kann zwischengespeichert werden
  • der Antrag kann an die Antragsstellenden zur Korrektur/Nachtragung zurückgegeben werden
  • der Antrag kann an andere Fachbereiche (IGA, SCS) weitergeleitet werden
  • erst bei Genehmigung (und Korrektur) durch die Sachbearbeitung werden die Daten aus dem Antrag nach HISinOne übernommen
  • der Antrag kann Funktionen eines Annahmeantrags an der Fakultät übernehmen
• Veränderungsmitteilung: Promovierende können Anliegen, optional ergänzt durch Dokumente, direkt an die Sachbearbeitung stellen. Zu den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten zählen Nachweis-Upload, Abgaben von Bescheinigungen, Abgabebestätigungen, Anfragen auf Datenänderungen, oder für die Neuausstellung einer Bescheinigung.

• Anbindung Dokumentenmanagementsystem (DMS): Erweiterung bei DMS-Metadaten aktualisieren, wenn ein Dokument mit einem neuen Antragsfach verknüpft wird
  • Es wurden speziell für HISinOne-APP Dokumentgruppen eingeführt. Bei der Wiederverwendung eines Bewerbungsbestandteils mit einem Upload wird das Dokument erneut an das DMS gesendet und in dieses auch in HISinOne vermerkt.
  • Damit der Zusammenhang dieser Dokumente in der HISinOne-Datenbank erkennbar bleibt, werden diese Dokumente in einer Gruppe zusammengefasst.
  • Es ist jetzt auch ein klarer Zusammengang zum Antragsfach (RequestSubjectId) gegeben. Dies wird auch zusammen mit der Gruppen-Id als Metadaten übertragen.

• Nachträgliche manuelle Zulassung/Ablehnung im Vergabeverfahren in „Bewerbungen sichten“
  • In seltenen Ausnahmefällen ist es erforderlich, bereits freigegebene Ranglisten und damit auch Zulassungsentscheidungen nachträglich zu korrigieren. Mit dem neuen Release werden die Aktionen direkt in den Ranglisten der Funktion Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt.
• Individuelle Abonnements für Bewerberstapel
  • Mit dem Release 2023.12 haben die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nun die Möglichkeit, Portalmeldungen samt E-Mail-Benachrichtigungen für ihre Bewerberstapel bedarfsgerecht zu abonnieren.

• Für Studienplatzbewerbungsaccounts in HISinOne (nicht für UniAccount) neue Funktion „Benutzerkennung vergessen“. Bisher gab es nur „Passwort vergesssen“

• Logos für Projekte anzeigen. Für jedes Projekt können optional über den Dokumentenupload nun Logos hochgeladen werden, die auf der Projektdetailseite dargestellt werden. Dabei wird zwischen einem Hauptlogo für das Projekt sowie mehreren sonstigen Logos unterschieden, zum Beispiel für Mittelgeber oder Projektpartner.
• Weiterführende personenbezogene Angaben für Forschungsberichterstattung. Aktivitäten sind über die bestehenden Forschungsobjekte hinausgehende wissenschaftliche Tätigkeiten von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, z.B. Herausgeberschaft Zeitschrift, Mitgliedschaft in Gutachtergremium, Gutachten für Drittmittelanträge, Gutachten für Publikationen. Sie werden auf der persönlichen Detailseite dargestellt. Diese neue Funktionalität muss vor der Nutzung noch für die UFR konfiguriert werden.
• Dokumentenupload-Komponente erneuert
• Usability zur Aktualisierung der Projektlaufzeit verbessert. Wenn die Laufzeit eines Projektes geändert wird, unterstützt HISinOne bei der Anpassung der Zeiträume von Personenzuordnungen und finanziellen Mitteln:
  • Alle Laufzeitänderungen des Start- oder Enddatums können mit einem Klick automatisch übernommen werden.
  • Alternativ können die Laufzeiten einzeln über ein neues Aktions-Icon übernommen werden.
  • Bei relevanten Laufzeitabweichungen werden Warnungen angezeigt.

• Dokumentenmanagement: Überflüssige Schalter für Standardspeicherorte und Metadaten entfernt
  • Der Standardspeicherort für Dokumente ist immer die HISinOne-Datenbank. Der Schalter core.sys.documentation.documentsfilingsystem wurde aus der Globalen Konfiguration entfernt.
  • Abweichende Speicherorte (Filesystem, DMS) können somit nur noch für die Schlüsseltabellen Dokumentkategorie und Speicherortkategorie eingestellt werden.
  • Metadaten müssen nicht mehr in der Globalen Konfiguration ausgewählt werden. Der Schlüssel core.sys.documentation.dms.metadata wurde entfernt. Zukünftig werden immer alle im Kontext ermittelbaren Metadaten an ein DMS übertragen. Dies war auch stets die Empfehlung der HIS, so dass sich hieraus keine negativen Änderungen ergeben sollten.
• Webservice StudentFileService Operation getDegreeTree: Webservice, der bei der Organisation von Studierendenakten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Optimierte Implementierung und Übernahme einer Orchestrierung.
• Bei OAI-PMH-Import können Sets mit UND und ODER abgerufen werden.
• REST-Service für Publikationsimport. Der neue REST-Webservice /api/v1/fs/res/publication/import/jsonUpload ermöglicht den Import von Publikationen mit allen abhängigen Daten.
• REST-Service zur Auflistung von geänderten Objekten nach einem definierten Zeitpunkt. Die neuen Parameter from und until der REST-Services /api/v1/fs/res/project und /api/v1/fs/res/publication können verwendet werden, um Projekte und Publikationen auszulesen, die in diesem Zeitfenster angelegt oder geändert wurden.

• Webinformationen 2023.12 zu HISinOne und anderen Systemen
• Flyer Release-Special 2023.12 zu HISinOne und anderen Systemen
• Links zu Videos mit den Neuerungen folgt, sobald verfügbar

• Hinweise, die Ihnen im Umgang mit dem System HISinOne gegebenenfalls helfen finden Sie wenn sie dem Link folgen.

• Gelöst: Fehlermeldung bei Eingabefeldern mit CKEditor. Die Fehlermeldung kann ignoriert werden. Ein Ticket beim Systemhersteller ist aufgemacht: #317289

• Löschung / Ersetzen von früher hochgeladenen Dokumenten durch Personen, die sich auf einen Studienplatzbewerben möchten schlägt fehl. Es werden ggf. auch Dokumente gezeigt, die wieder gelöscht werden sollten. Der Systemhersteller arbeitet an der Fehlerbehebung. Wir gehen davon aus, dass die Löschung Mitte Februar wieder möglich ist. Wenn vorher Dokumente gelöscht werrden sollen schreiben Sie bitte eine E-Mail an cm@rz.uni-freiburg.de.
• Bei Personen, die sich auf mehrere Studiengänge bewerben, kann es in bestimmten Konstellationen zu Problemen kommen. Der Fehler steht im Zusammenhang mit Erweiterungen, die der Systemhersteller für die Anbindung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) gemacht hat und tritt auf, wenn (noch) kein DMS an HISinOne angebunden ist. Das Universiätsrechnezentrum hat Massnahmen getroffen um Datenverluste auszuschliessen. Ein Ticket beim Systemhersteller ist aufgemacht: #316155

• Fehler in der ics-Funktion bei Veranstaltungsterminen: Export der Termindaten aus HISinOne um in andere Kalender zu importieren z.B. im Stundenplan oder auf der Veranstaltungsdetailseite.
  • Wird ein Einzeltermin in der Terminserie auf einen anderen Tag verschoben, wird der Termin über die ics-Funktion doppelt angezeigt - der geänderte und der ursprüngliche.
  • Wird beim 1. Einzeltermin der Terminserie die Uhrzeit abgeändert, wird diese auf alle (!) Einzeltermine über die ics-Funktion übertragen.
    • Workaround: überprüfen Sie im Stundenplan beim Beginn eines Termins die Uhrzeit der Einzeltermine bzw. Doppelungen.

• Studienplaner: Darstellung von belegten/angemeldeten Terminsätzen bei mit Veranstaltungen gekoppelten Terminen: Der Belegstatus bzw. Anmeldestatus wird nicht nur bei der gewählten Veranstaltung angezeigt, sondern bei allen Terminsätzen. In der Leistungsübersicht ist die Darstellung korrekt! Der Fehler ist beim Hersteller in Bearbeitung.

• Es gibt bei der Bearbeitung von Bewerbungsbestandteilen einer Bewerbung Probleme im Zusammenhang mit Dokumenten, wenn Bewerbungsbestandteile durch die Sachbearbeitung bearbeitet und gespeichert werden. Die Bearbeitungsrechte der Sachbearbeitungsrollen wurden vorübergehend eingeschränkt auf Bewerbungsbestandteile ohne Dokumentenuploadfelder. Ein Ticket beim Systemhersteller ist aufgemacht.

• Es gibt aktuell Probleme mit dem Export der UniCards Richtung UB und Zutrittskontrolle. An der Fehlerbehebung wird gearbeitet. Der Fehler wurde am 26.01.2024 um 15:30 Uhr behoben. Es kann einige Stunden dauern, bis die UniCard-Daten in allen Systemen aktualsliert sind.
• Wird eine Person zwei mal gespeichert, ohne zwischendrin den Datensatz neu aufzurufen, wird die Mifare-Chipkarten-Nummer in der Datenbank gelöscht. Ein Ticket beim Systemhersteller ist aufgemacht 317005. Bis zur Behebung durch den Hersteller sorgt ein Skript des Universitätsrechenzentrums dafür, dass die Daten innerhalb von 2 Min im Hintergrund automatisch wieder hergestellt werden.

• Bei der Anzeige eines Antrags DOC 502 wird in der Sachbearbeitung der falsche Tatbestand angezeigt. In den Portlets, die das Universitätsrechenzentrum bereitgestellt hat, wird der korrekte Tatbestand angezeigt. Ein Ticket beim Systemhersteller ist gestellt: #315756
• Beim Drucken des Promotionsantrags DOC 502 werden in einigen Fällen die Daten der falschen Fakultät angezeigt. Am 25.01.2024 um 14:40 Uhr gefixt.
• Promotionsanträge DOC 502, die vom Produktivsystem auf das Testsystem kopiert wurden, können auf dem Testsystem nicht zur Bearbeitung aufgerufen werden.
• Fehler: „Anlage eines früheren Studiums ohne Semester nicht möglich“ beim Genehmigen eines Antrags. Der Fehler tritt in speziellen Konstellationen auf, wenn im Antrag unvollständige Angaben zu einem früheren Studium gemacht wurden. Ohne Angaben zu einem früheren Studium oder mit vollständigen Angaben zu einem früheren Studium tritt der Fehler nicht auf.
  • Lösungsmöglichkeit wenn Angaben zu früherem Studium irrelevant sind (insbesondere bei Dr. med. / Dr. med. dent., wenn Staatsexamen noch nicht abgeschlossen):
    • Wenn im Fieldset: Zur Promotion berechtigende Abschlussprüfung: Land = Deutschland und Feld Hochschule gefüllt
    • dann
      • zuerst Feld Hochschule löschen
      • erst danach Feld Land löschen
  • Da die Hochschule nur bei Land Deutschland erfasst wird, wird das Feld Hochschule ausgeblendet, wenn das Feld Land leer ist. Es ist aber nur ausgeblendet, nicht gelöscht. Deshalb schlägt das Speichern fehl, da im Hintergrund noch ein Feld gefüllt ist. Bei Löschung in richtiger Reihenfolge tritt das Problem nicht auf. Ein Ticket beim Systemhersteller ist aufgemacht: #316790

• Gültigkeit einer Veranstaltung im Modulbelegung: Ist eine Veranstaltung erst ab 01.04.2024 für das SS 2024 gültig, wird sie im Modulbelegungsdialog nicht angezeigt. Workaround: Setzen Sie die Gültigkeit der Veranstaltung z.B. von 01.02.2024. An HIS gemeldet #317560
• s. auch „Veranstaltungsmanagement“ unten.

• Fehler in der ics-Funktion bei Veranstaltungsterminen: Export der Termindaten aus HISinOne um in andere Kalender zu importieren z.B. im Stundenplan oder auf der Veranstaltungsdetailseite.
  • Wird ein Einzeltermine in der Terminserie auf einen anderen Tag verschoben, wird der Termin über die ics-Funktion doppelt angezeigt - der geänderte und der ursprüngliche.
  • Wird beim 1. Einzeltermin der Terminserie die Uhrzeit abgeändert, wird diese auf alle (!) Einzeltermine über die ics-Funktion übertragen.
    • Workaround: Setzen Sie einen solchen Einzeltermin als Ausfalltermin und legen Sie einen gesonderten Einzeltermin an. An HIS mit hoher Prio gemeldet #317110
• GELÖST Die Übertragung der mit ILIAS verknüpften Veranstaltungen in das WS 2023/24 ist wegen eines Fehlers gestoppt. Die Übertragung in das SS 2024 ist weiterhin aktiv. Wir arbeiten an der Lösung. Ein Ticket beim Systemhersteller ist aufgemacht: #316494

• Studienplaner: Darstellung von belegten/angemeldeten Terminsätzen bei mit Veranstaltungen gekoppelten Terminen: Der Belegstatus bzw. Anmeldestatus wird nicht nur bei der gewählten Veranstaltung angezeigt, sondern bei allen Terminsätzen. In der Leistungsübersicht und in den Sachbearbeiterfunktionen ist die Darstellung korrekt! Der Fehler ist beim Hersteller gemeldet. https://hiszilla.his.de/hiszilla/show_bug.cgi?id=317599

Die HIS eG hat am 29.11.2023 die HISinOne-Version 2023.12 freigegeben. Nach den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) soll HISinOne-Version 2023.12 gemäß Beschluss des HISinOne-Beirats am Mittwoch. dem 24. Januar 2024 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Schritt 2:

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .