Inhaltsverzeichnis
Prozess Prüfung des DOC502 Fakultäten und ZUV
In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Prozess der Prüfung des DOC502 bis zur Genehmigung nach Annahme des Promotionsausschusses in Zusammenarbeit mit der ZUV vereinbart ist.
Der Artikel dient als Anleitung für die Rolle „Sachbearbeitung Promotion“.
Anleitungen
Allgemeine Hinweise
- Zudem die Rückfrage, ob es nicht sinnvoll wäre an dieser Stelle nochmal
festzuhalten, was zentral von GraCe geprüft wurde, damit auch klar ist, was nicht geprüft wurde?
- Dublette
- Prozess: HZB nicht vorhanden (Email GraCe, Info an Fakultäten)
Auf Beschluss von Prorektor Stefan Rensing unterstützt die ZUV die Fakultäten bei der Prüfung der Daten und Dokumente des DOC502. Bei dieser Prüfung ist es aus unterschiedlichen Gründen nicht vorhersehbar, ob diese zuerst seitens der Fakultät oder seitens der ZUV stattfindet. Um die Fakultäten darüber zu informieren, was die zentrale Prüfung ergeben hat und ob diese bereits stattgefunden hat, wird seitens der ZUV ein Kommentar intern hinterlassen.
Abhängig davon, ob die Daten korrekt sind und wie der Ablauf ist, wird der Kommentar wie folgt geschrieben:
- Fall a) geprüft und alle Daten sind korrekt
- Fall b) geprüft und Daten oder Dokumente sind nicht korrekt
- Fall c) die Fakultät prüft zuerst und die ZUV meldet Ihre Ergebnisse der Prüfung in einem nächsten Schritt
- Fall d) bei der Anmeldung handelt es sich um eine Dublette
Fall a: geprüft und alle Daten sind korrekt
Für diesen Fall würde im Kommentar intern das Datum stehen, wann geprüft wurde, also bspw. „24.04.2024 GraCe geprüft“, so dass die Fakultät sieht, dieser DOC502 ging bereits durch die Prüfung seitens GraCe.
Fall b: geprüft und Daten oder Dokumente sind nicht korrekt
Für diesen Fall würde im Kommentar intern hinterlegt sein, wo der Fehler liegt, so dass Sie in den Fakultäten damit weiterarbeiten können. Ein mögliches Beispiel für diesen Fall wäre „24.04.2024 GraCe geprüft: - HZB nicht korrekt“.
Fall c: die Fakultät prüft zuerst und die ZUV meldet Ihre Ergebnisse der Prüfung in einem nächsten Schritt
Ergibt sich bei seltenen Anträgen der Fall c, dass Sie in der Fakultät zuerst prüfen und es ist alles OK und im nächsten Schritt prüft GraCe, so wird Ihnen die Information, dass die Prüfung erfolgt ist und was sie ergeben hat, separat per Email oder in einem kurzen Telefonat persönlich mitgeteilt. Da Sie in Fall c) zuerst prüfen, wäre die Bitte, dass Sie in den Fakultäten ebenfalls einen Kommentar intern hinterlegen („24.04.2024 Fakultät geprüft“), so dass wir Ihnen eine persönliche Rückmeldung zur Prüfung senden.
Fall d) bei der Anmeldung handelt es sich um eine Dublette
Der oder die Promotionsinteressierte ist bereits im HISinOne angemeldet und erscheint mit dem neuen DOC502 ein zweites Mal und als eine weitere Person. In diesem Fall handelt es sich um eine Dublette. Die Daten müssen nun zuerst zusammengeführt und/oder seitens des Campus-Management korrigiert werden.
Es handelt sich um eine Dublette, wenn Sie eines der beiden Zeichen sehen:
Nach der Bereinigung der Dublette werden Sie direkt vom Campus-Management oder GraCe kontaktiert, so dass der Genehmigungsprozess wie gewohnt fortgeführt werden kann.
Nach der Prüfung durch die Fakultät und die ZUV
Der DOC502 wird nach der zentralen Prüfung in keinem Fall an die interessierten Promovierenden zurück gesendet. Es wird somit nicht in die Kommunikation zwischen Fakultäten und interessierten Promovierenden eingegriffen.
Sind Sie in der Fakultät im nächsten Schritt fertig mit der Prüfung, dann:
- Gibt es noch Rückfragen/notwendige Änderungen/Korrekturen am Antrag auf Annahme, so können Sie den Antrag an die interessierten Promovierenden „Zurücksenden“. Dabei können Sie im Statuskommentar eine Information an die interessierten Promovierenden hinterlegen.
- „Genehmigen“ Sie den DOC502, nachdem auch bei Ihnen alles korrekt war und die Promovierenden im Prüfungsausschuss angenommen wurden.
