FAQ zur UniMailbox der Universität Freiburg

Was ist die UniMailbox und warum brauche ich sie? Die UniMailbox ist die offizielle E-Mail-Adresse für Studierende und Promovierende der Universität Freiburg. Ab dem Sommersemester 2025 wird sie für alle studien- und promotionsbezogenen Angelegenheiten verpflichtend. Alle wichtigen Mitteilungen aus HISinOne, der Lernplattform ILIAS und anderen zentralen Systemen werden ausschließlich an diese Adresse gesendet.

Wer muss die UniMailbox nutzen? Alle Studierenden und immatrikulierten Promovierenden der Universität Freiburg müssen ab dem Sommersemester 2025 die UniMailbox verwenden. Promovierende mit einer Instituts-Mailadresse sowie FACE-Studierende mit einer Adresse der PH Freiburg sind von der Umstellung ausgenommen.

Bis wann muss ich meine UniMailbox aktivieren? Die Aktivierung muss bis zum 15. Februar 2025 erfolgen.

Wie lautet meine UniMailadresse?

• Format der UniMailadresse: <UniAccount>@email.uni-freiburg.de (z. B. ab1234@email.uni-freiburg.de) Diese Adresse wird ab dem 16. April automatisch gespeichert und gilt als primäre Uni-Mailbox-Adresse, die an Dienste wie ILIAS weitergegeben wird.
• Alias-Adresse: vorname.nachname@email.uni-freiburg.de

Wie benutze ich meine UniMailbox?

1. Rufen Sie https://email.uni-freiburg.de auf.
2. Geben Sie Ihre UniMailadresse ein und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Wählen Sie „Albert-Ludwigs-Universität Freiburg“ aus und bestätigen Sie.
4. Melden Sie sich mit Ihrem UniAccount und Passwort an.
5. Nach erfolgreicher Anmeldung wird Ihre UniMailbox im Open-Xchange-Web-Interface angezeigt.

Wo trage ich meine UniMailbox als Hauptkontaktadresse ein? Nach der Aktivierung müssen Sie Ihre UniMailadresse in HISinOne hinterlegen:

• Studierende: Tragen Sie die UniMailadresse in die 2-K-Kontaktkachel ein.
• Immatrikulierte Promovierende: Verwenden Sie hierfür die 3-K-Kontaktkachel.

Wichtig: Ab dem 16. April 2025 wird die UniMailbox bei allen Studierenden automatisch als Hauptmailadresse in HISinOne eingetragen. Immatrikulierte Promovierende müssen die Adresse weiterhin manuell hinterlegen.

Kann ich meine UniMailbox mit einer E-Mail-App (z. B. Outlook oder Thunderbird) nutzen? Ja, Sie können Ihre UniMailbox mit gängigen E-Mail-Clients verknüpfen. Eine Anleitung dazu finden Sie auf der Uni-Webseite.

Kann ich prüfen, ob meine in HISinOne eingetragene E-Mail-Adresse von anderen Systemen wie ILIAS übernommen wird? Ja, Sie können überprüfen, ob Ihre aktivierte und in HISinOne hinterlegte E-Mail-Adresse korrekt in andere Systeme übernommen wird, wie hier beispielhaft für ILIAS dargestellt. Führen Sie folgende Schritte durchführen:

1. Einloggen in ILIAS:
   1. Rufen Sie ILIAS unter https://ilias.uni-freiburg.de auf und melden Sie sich mit Ihrem UniAccount an
2. Überprüfen Sie Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse in Ihrem Profil: https://ilias.uni-freiburg.de/ilias.php?baseClass=ildashboardgui&cmdNode=a9:y9&cmdClass=ilpersonalprofilegui
3. Optional Test-Mail an sich selbst senden:
   1. Öffnen Sie die ILIAS-Mailfunktion unter Kommunikation > Mail > Erstellen
   2. ILIAS versendet Nachrichten immer an Accounts (bzw. die dem Account zugeordnete E-Mail-Adresse), geben Sie daher bei „An“ nur Ihren eigenen UniAccount mit dem Scope „@uni-freiburg.de“ ein (z. B. ab1234@uni-freiburg.de), nicht ihre E-Mail-Adresse.
   3. Versenden Sie die Mail an Ihren UniAccount und prüfen Sie, ob sie in Ihrer UniMailbox ankommt, dann haben sie erfolgreich die UniMailbox aktiviert und eingetragen. Falls Sie keine E-Mail erhalten, überprüfen Sie bitte, ob Ihre UniMail-Adresse korrekt in HISinOne hinterlegt ist und setzen Sie sich bei Problemen mit der Allgemeinen Beratung mit Angabe Ihrer UniAccount- und Matrikelnummer in Verbindung: beratung@rz.uni-freiburg.de.

Was passiert mit meiner bisherigen Studierenden-Mailadresse? Falls Sie eine E-Mail-Adresse mit der Subdomain @students oder @planeten hatten, wird diese am 16. April 2025 deaktiviert und danach gelöscht.

Kann ich alte E-Mails in meine neue UniMailbox übertragen? Ja, Sie können Ihre bisherigen E-Mails und Kontakte bis zum 1. April 2025 selbstständig in die neue UniMailbox übertragen. Eine Anleitung zur Migration finden Sie hier: https://wiki.uni-freiburg.de/iam/doku.php?id=public:unimail:outlook_mail_backup

Kann ich eine automatische Umzugsnachricht aktivieren, um meine Kontakte über meine neue E-Mail-Adresse zu informieren? Ja, Sie können eine automatische Umzugsnachricht aktivieren, die bis zur Deaktivierung Ihrer alten E-Mail-Adresse aktiv bleibt. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: https://wiki.uni-freiburg.de/iam/doku.php?id=public:unimail:umzugsnachricht_aktivieren

Kann ich meine UniMailbox-E-Mails an eine andere Adresse weiterleiten lassen? Ja, Sie können eine automatische Weiterleitung für eingehende E-Mails aus Ihrer UniMailbox aktivieren. Eine Anleitung finden Sie unter https://wiki.uni-freiburg.de/iam/doku.php?id=public:unimail:unimailbox#e-mail

Wie richte ich eine E-Mail-Weiterleitung aus der CommuniGate Mailadresse ein?

1. Melden Sie sich unter https://mail.uni-freiburg.de an.
2. Gehen Sie zu E-Mail Kontrolle / Mail Control.
3. Aktivieren Sie das Kästchen „Alle Nachrichten umleiten an“ und geben Sie die Zieladresse ein.
4. Wählen Sie eine Weiterleitungsoption:

• „Sende im Auftrag dieses Kontos“: Ihre UniMailadresse erscheint als Absender.
• „Die ursprüngliche Absenderadresse beibehalten“: Die E-Mail wird weitergeleitet, ohne dass der Absender geändert wird.
• „Unveränderte Kopie senden“: Eine exakte Kopie wird weitergeleitet.

1. Klicken Sie auf „Aktualisieren / Update“, um die Einstellungen zu speichern.

Was passiert, wenn ich die Weiterleitung aktiviere, aber meine alte Mailbox voll ist? Falls Sie die Option „Kopie behalten“ aktiviert haben, kann eine volle Mailbox die Weiterleitung blockieren. Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Speicherplatz.

Wie kann ich meine UniMailbox personalisieren (z. B. Signatur, Weiterleitung, Einstellungen)? Sie können unter https://email.uni-freiburg.de verschiedene Einstellungen wie Signaturen, Filter-Regeln oder automatische Antworten anpassen. Siehe Open-Xchange Anpassungen: https://wiki.uni-freiburg.de/iam/doku.php?id=public:unimail:start

Ich kann mich nicht bei meiner UniMailbox anmelden. Was kann ich tun? Überprüfen Sie Ihre Anmeldedaten und versuchen Sie es erneut. Falls das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den IT-Support unter beratung@rz.uni-freiburg.de.

Sind meine Daten in der UniMailbox sicher? Ja, GWDG bietet für seinen Maildienst eine 2FA an.

Ich bin Promovierende*r und nutze eine E-Mail-Adresse meines Instituts. Muss ich die UniMailbox trotzdem aktivieren? Nein, beschäftigte Promovierende oder vor 2018 registrierte Promovierende mit einer Instituts-Mailadresse sind von der Umstellung ausgenommen und behalten ihre bisherigen E-Mail-Adressen.

Ich bin immatrikulierter Promovierender und nutze eine E-Mail-Adresse meines Instituts. Muss ich die UniMailbox trotzdem aktivieren? Ja, immatrikulierte Promovierende mit einer Instituts-Mailadresse müssen die UniMailbox (in der (2-K) Studium – Korrespondenz-Kachel) aktivieren, da diese in nachgelagerten Systemen (z. B. ILIAS) verwendet wird. Es kann jedoch eine Weiterleitung an die Institutsmailadresse eingerichtet werden.

Sind FACE-Studierende der Pädagogischen Hochschule Freiburg betroffen? Nein, FACE-Studierende behalten ihre bestehende E-Mail-Adresse der PH Freiburg und müssen keine UniMailbox einrichten.

Wo bekomme ich Hilfe, wenn ich Fragen habe? Das Projektteam des Identity und Access Managements (IAM) sowie die Beratung des Rechenzentrums stehen Ihnen zur Verfügung. Schreiben Sie eine E-Mail mit Ihrer UniAccount- und Matrikelnummer an beratung@rz.uni-freiburg.de.

Wo finde ich eine detaillierte Anleitung zur Nutzung der UniMailbox? Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung, Verwaltung und Nutzung der UniMailbox finden Sie hier: https://wiki.uni-freiburg.de/iam/doku.php?id=public:unimail:start.