Bis Ende des Wintersemesters 2024/2025 soll jede*r Studierende der Universität Freiburg eine Universitätsmailadresse haben, über die komplette für die Korrespondenz im Zusammenhang mit Ihrem Studium bzw. Ihrer Immatrikulation an der Universität Freiburg läuft.

Seit dem 01. August 2024 erhalten neu immatrikulierte Studierende und neu immatrikulierte Promovierende nach der Immatrikulation automatisch eine persönliche UniMailbox. Dieser Mailservice wird im Auftrag von der Universität Freiburg von der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG) unter dem Dach der föderierten Cloud-Dienste des DFN-Vereins angeboten. Die UniMailbox wird nach der Immatrikulation automatisch erzeugt. Der Zugriff darauf wird über eine Selbstregistrierungsfunktion eingerichtet.

Seit 01. November 2024 werden immatrikulierte Studierende und immatrikulierte Promovierende ohne universitäre E-Mail-Adresse (UniMailbox) gebeten, sich im Zeitraum vom 1. November 2024 bis zum 15. Januar 2025 eine UniMailbox einzurichten.

Seit 01. Dezember 2024 werden alle Bestandsstudierende mit bereits vorhandener Communigate-Adresse (mit der Domain eines der acht Planetennamen oder 'students', aber ohne UniMailbox) gebeten, sich im Zeitraum vom 1. Dezember 2024 bis zum 15. Februar 2025 eine UniMailbox einzurichten.

Die UniMailadresse hat das folgende Format: <UniAccount>@email.uni-freiburg.de und das Alias vorname.name@email.uni-freiburg.de

Diese UniMailadresse wird als einzige E-Mail-Adresse für die Korrespondenz im Zusammenhang mit Ihrem Studium an der Universität Freiburg verwendet, z.B. für Benachrichtigungen aus zentralen Systemen wie HISinOne oder der Lernplattform im direkten Zusammenhang mit Ihren Lernveranstaltungen. Es ist somit äußerst wichtig und unerlässlich, dass Sie diese UniMailadresse regelmäßig abrufen.

*gilt nicht für FACE-Incomings (Studierende der Pädagogischen Hochschule Freiburg, die im Rahmen von FACE an der Universität Freiburg automatisch Zeitimmatrikuliert werden); Promovierende, die die E-Mail-Domain Ihres Instituts verwenden, sind von der Umstellung nicht betroffen und behalten die bisherige Universitätsmailadresse.

Führen Sie folgende Schritte aus:

1. Rufen Sie https://email.uni-freiburg.de auf. Sie landen auf der GWDG-Seite der Academic Cloud.
2. Geben Sie in das ‚Email/Benutzername‘-Fenster Ihre zukünftige UniMailadresse ein: <UniAccount>@email.uni-freiburg.de und klicken Sie auf ‚weiter‘.
3. Im nächsten Schritt ist die Einrichtung ‚Albert-Ludwigs-Universität Freiburg‘ bereits vorausgewählt, die Sie mit ‚weiter/continue‘ bestätigen müssen.
4. Sie werden auf die myLogin-Seite weitergeleitet und müssen sich nun mit Ihrem UniAccount und Passwort authentifizieren.
5. Ihre UniMailbox müsste nun in der GWDG-Datenbank gefunden worden sein und Ihnen wird die Startseite des Web-Interfaces von Open-Xchange angezeigt. Hierüber sind alle Funktionen zur ‚E-Mails lesen, schreiben und sortieren‘ erreichbar. Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung von Open-Exchange finden Sie folgend.
6. Bitte setzen Sie nun in HISinOne (Service → Persönliche Einstellungen → Kontaktdaten bearbeiten) die neue universitäre UniMailadresse in die (2-K für Studierende, oder 3-K für Promovierende) Kontaktkachel.

Das Web-Interface des Open-Xchange bietet die Möglichkeit von jedem Browser-fähigem Gerät vollen Zugriff auf das Postfach und alle dazugehörigen Funktionen zu erhalten. Über das Web-Interface sind alle Mails direkt einsehbar und durchsuchbar. Neben dem Verfassen von neuen Mails und dem Verwalten von Mail-relevanten Einstellungen sind hier alle Kalender-, Adressbuch-, Drive- und Aufgaben-Funktionen vollständig nutzbar.

Das Web-Interface des Open-Xchanges kann über die Adresse https://email.uni-freiburg.de aufgerufen werden. Der Webseiten-Aufruf leitet direkt an das Academic-ID-Anmeldeportal der GWDG weiter. Nach erfolgreicher Anmeldung durch Eingabe der korrekten Anmeldedaten und ggf. des Multi-Faktor-Keys leitet die Seite automatisch an das Web-Interface des Open-Xchanges weiter.

Nach der erfolgreichen Anmeldung wird einem die Startseite des Web-Interfaces angezeigt. Hierüber sind alle Funktionen erreichbar. Wo welche Funktionen aufzurufen sind, wird in den folgenden Schritten erklärt. Das ist die Startansicht des Web-Interfaces vom Open-Xchange.

Der Zugriff auf sämtliche E-Mails aus dem Postfach ist direkt auf der Startseite verankert. Im linken oberen Teil sind alle Postfach-Ordner aufgelistet. Das Hinzufügen von neuen Ordnern, setzen von Favoriten, markieren aller Mails als gelesen oder Funktionen zum Aufräumen von E-Mails ist über das rot markierte Burger-Menu möglich. Über die Schaltfläche „Add mail account“/“Postfach hinzufügen“ unterhalb der Ordner-Struktur können andere Open-Xchange-Postfächer geöffnet werden. Weitere Informationen sind über das kleine Fragezeichen aufrufbar welches sind am unteren Rand links unten befindet.

Weitere Einstellungen wie z.B. das Einrichten von E-Mail-Signaturen, Filter-Regeln, automatischen Antworten und Weiterleitungen sind in den Einstellungen konfigurierbar. Aufgerufen werden die Einstellungen über das Zahnrad oben rechts in der Menü-Leiste.

WICHTIG: Das direkte Anklicken des Reiters „Mail“ führt zu den Einstellungen für z.B. automatische Antworten und Weiterleitungen, wie im Screenshot zu sehen ist.

Das Hinzufügen von persönlichen Informationen wie z.B. einem Profilbild oder weiteren Kontaktdaten erfolgt über das Menü, welches über das Anklicken des Profil-Logos oder Sprachauswahl oben rechts in der Menu-Leiste. Zu beachten ist, dass standardmäßig im Profil-Logo die Initialen des jeweiligen Postfaches angezeigt werden. Im sich öffnenden Menü können diese Einstellungen vorgenommen werden.

Der Kalender ist direkt in der Menu-Leiste oben links aufrufbar. Zudem sind die Funktionen Kalender, Adressbuch, Drive und Aufgaben auch über das gepunktete Menü oben links in der Menü-Leiste erreichbar. Hierüber können alle Funktionen aufgerufen werden, also auch die, welche nicht in der Leiste direkt angezeigt werden.

In der Übersicht des Kalenders können hier neue Termine erstellt, eigene Kalender freigeben oder andere Kalender geöffnet werden.

Das Freigeben von anderen Personen auf dem eigenen Kalender ist über das Burger-Menü machbar. Hier gibt es die Option für das Teilen von Kalendern, damit können andere Personen im Adressbuch gesucht und mit passender Stufe berechtigt werden.

Nach Erhalt einer Kalender-Freigabe auf einen fremden Kalender, werden die fremden Kalender automatisch in einem neuen Reiter direkt unterhalb der eigenen Kalender angezeigt. Zudem bekommt man eine E-Mail mit der Information, dass ein Kalender für einen selbst freigeschaltet wurde. Dann ist das Einsehen oder Bearbeiten des fremden Kalenders je nach gesetzter Berechtigung direkt möglich.

Welche fremden oder eigenen Kalender in der Übersicht angezeigt werden, kann gesteuert werden. Hierfür auf die Option „Add new calender“ / “Neuen Kalender hinzufügen“ klicken. Daraufhin öffnet sich ein Menu, in dem sich eine Option befindet, mit der man andere geteilte Kalender öffnen kann. In dem Fenster werden alle Kalender angezeigt, welche sich entweder in eigenem Besitz befinden oder von anderen mit einem selber geteilt wurden. In dieser Übersicht ist nun mit dem linkem Schieberegler auswählbar, welche Kalender in der Übersicht angezeigt werden sollen und ob der Kalender über die DAV-Schnittstelle synchronisiert werden soll. Über die DAV-Schnittstellen können Kalender, Kontakte und Aufgaben abgefragt werden. Funktion der DAV-Schnittstellen wird im Folgenden erläutert.