Mit der Umstellung der UniCard Gästeausweise auf das System bwCard erfolgt an der Universität Freiburg die Anforderung, Verlängerung und Sperrung von UniCards ausschliesslich über HISinOne. Für Studierende ist dies seit 2018 der Fall, für Beschäftigte seit 2019 (in HIS-SVA geführt) bzw. 2022 (in SAP HCM Klinikum geführt).

Kosten

• Wird für eine Person Extern/Gast erstmals eine Unicard angefordert, erfolgt die Belastung der Kosten (20 EUR) für die Erstkarte auf die Kostenstelle der Einrichtung, die die UniCard erstmals angefordert hat.
• Kartenverlängerungen und Kartenersatz bei Erreichung des Ablaufdatums (5 Jahre nach Produktionsdatum) sind kostenlos.
• Ersatzkarten bei Kartenverlust sind kostenpflichtig.

Gültigkeit

• Das frühere Papierverfahren mit Anträgen ist entfallen.
• Die Gültigkeit eines Gästeausweises wird automatisch aus der Gültigkeit aller Rollen „Extern/Gast“ einer Person in HISinOne ermittelt.
• Andere Rollen einer Person (z.B. „Lehrperson“) beeinflussen die Gültigkeit von Gästeausweisen nicht.
• Für das Ende der Gültigkeit eines Gästausweises gilt immer das letzte Ende aller Extern/Gast-Rollen einer Person, unabhängig davon, welche Einrichtung die Ausstellung der Erstkarte bezahlt hat.
• Bei Erreichung des Ablaufdatums wird die UniCard ungültig und es muss eine Folgekarte angefordert werden.

„Ablaufdatum“ und „Gültig bis“ sind getrennte Felder.

• Ablaufdatum ist immer 5 Jahre nach Kartenproduktion. Das Ablaufdatum ist auf der Karte aufgedruckt und wird elektronisch in den Systemen geführt.
• „Gültig bis“ hängt immer tagesaktuell von der Rollengültigkeit „Extern/Gast“ ab und wird elektronisch in den Systemen geführt.

Unpersonalisierte UniCards gibt es im neuen System in Form von Einrichtungskarten. Der Anforderungsprozess wird an geeigneter Stelle beschrieben, sobald die Anforderung von Einrichtungskarten technisch möglich ist.

Erstanforderung eines Gästeausweises

• Technisch kann ein Gästeausweis seit Juni 2023 nur noch durch die Personenverwaltungen der Fakultäten angefordert werden. Der Hintergrund ist, dass die Ausstellung und Verwaltung von Gästeausweisen vollständig in das Identitätsmanagement mit HISinOne integriert wurde. Das frühere Papierverfahren mit Anträgen ist entfallen.
• Bevor Sie ihre Personenverwaltung kontaktieren, ermitteln Sie bitte die notwendigen Mindestdaten für die Aussstellung eines Gästeausweises
  • Vorname(n) der Person, die den Gästeausweis erhalten soll
  • Nachname der Person, die den Gästeausweis erhalten soll
  • Geburtsdatum der Person, die den Gästeausweis erhalten soll
  • ggf. Akademischer Grad der Person, die den Gästeausweis erhalten soll
  • E-Mail-Adresse der Person, die den Gästeausweis erhalten soll
  • Kostenstelle (Schlüssel 10-stellig) auf die Verrechnung der Erstausstellung des Gästeausweises erfolgen soll
  • Erstmalige Dauer der „Extern / Gastrolle“, wenn diese noch nicht vorhanden ist. Max. 2 Jahre
• Welche Personen in den Fakultäten die Rolle „Personenverwaltung“ erhalten ist in den Einrichtungen unterschiedlich geregelt. Die Grundsätze dafür sind mit dem Personalrat abgestimmt.
• Wie finde ich Personenverwalter*innen [...] in meiner Fakultät/Einrichtung?

Wenn eine UniCard Gästeausweis in der Universitätsbibliothek genutzt werden soll, beachten Sie bitte, dass hierzu zusätzlich ein gültiger UniAccount benötigt wird. Sofern die Person noch keinen UniAccount hat, finden sie entsprechende Anleitungen unter UniAccount für Lehrbeauftragte und Gäste. Für Gäste-UniAccounts ist das Formular „Erstantrag (externe MitarbeiterInnen/Gäste)“ zu verwenden. Alternativ zur UniCard gibt es weitere Ausleihmöglichkeiten für externe BenutzerInnen (siehe UniCards für Gäste / Beschäftigte des Universitätsklinikums / Einrichtungskarten im Abschnitt „UniCard-Gastkarten“).

Die Anforderung von Ersatzkarten (bei Verlust, Beschädigung) oder Folgekarten (bei Erreichung des Ablaufdatums) erfolgt durch die Karteninhaber:innen selbst.

• Senden Sie eine E-Mail an gaeste@unicard.uni-freiburg.de mit dem Stichwort „Ersatzkarte Verlust“, „Ersatzkarte Beschädigung“ oder „Folgekarte“
• Bitte nennen Sie in der E-Mail möglichst ihre bwCard-Nummer (entspricht der UB-Kontonummer) um die Bearbeitung zu erleichtern. Ersatzweise Name, Vorname und Geburtsdatum.
• Ersatzkarten bei Kartenverlust sind kostenpflichtig (20 EUR).
• Informationen zum weiteren Ablauf erhalten Sie anschließend per E-Mail.

Die Sperranforderung von Gästekarten erfolgt durch die Karteninhaber:innen selbst oder durch die Personenverwaltungen der Fakultäten und Einrichtungen.

• Senden sie eine E-Mail an gaeste@unicard.uni-freiburg.de mit dem Stichwort „Kartensperrung“
• Bitte nennen Sie in der E-Mail möglichst die bwCard-Nummer (= UB-Kontonummer) um die Bearbeitung zu erleichtern. Ersatzweise Name, Vorname und Geburtsdatum.

Die Entsperranforderung von Gästekarten erfolgt durch die Karteninhaber:innen selbst oder durch die Personenverwaltungen der Fakultäten und Einrichtungen..

• Senden Sie eine E-Mail an gaeste@unicard.uni-freiburg.de mit dem Stichwort „Kartenentsperrung“
• Bitte nennen Sie in der E-Mail die bwCard-Nummer (= UB-Kontonummer)