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Kontaktdaten und Anschriften in HISinOne erfassen, ändern und verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie,

  • was Sie über die Verwaltung, Bearbeitung und Herkunft Ihrer Kontaktdaten wissen müssen,
  • wie Sie (bestimmte) Kontaktdaten in HISinOne bearbeiten, Kontaktdaten hinzufügen oder nicht mehr benötigte Kontaktdaten löschen können.

Dieser Artikel richtet sich an Inhaber/-innen der Rolle „Studieren“ und „Promovieren“. Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen lassen sich jedoch auch auf andere Rollen übertragen.

Pflege und Verwaltung der Kontaktdaten

Als Student/in verwalten und bearbeiten Sie Ihre Kontaktdaten auf der Registerkarte „Kontaktdaten“ in der Funktion „Studienservice“ (Menü „Mein Studium“):



In anderen Grundrollen (z.B. „Gasthörerstudium / Sonstige“) steht Ihnen der Menüpunkt „Meine Kontaktdaten bearbeiten“ unter „Benutzer-Informationen“ zur Verfügung.

Wie Sie bei der Verwaltung und der Bearbeitung der Kontaktdaten vorgehen, zeigen die folgenden Beispiele.
Beachten Sie, dass die exemplarisch beschriebenen Arbeitsschritte jeweils sowohl für Postanschrift als auch für Telefonnummern oder E-Mail-Adressen gelten, auch wenn dies nicht ausdrücklich beschrieben ist!

Die im Anwendungszweck „(2-K) Studium - Korrespondenz“ stehende E-Mail-Adresse wird als bevorzugte Adresse („rufPreferredMail“) nach myAccount übertragen, womit sie auch von anderen Systemen (z.B. Ilias) genutzt werden kann.
Die in HISinOne als „(19) Passwort zurücksetzen“ erfasste E-Mail-Adresse wird ebenfalls nach myAccount exportiert („rufExterneMail“) und dort als private (externe) E-Mail geführt. Diese Daten werden dreimal täglich automatisiert übermittelt.


Ab dem Sommersemester 2023 wird für neu eingeschriebene Studierende und neu immatrikulierte Doktoranden automatisch zu ihrem Uni-Account ein Uni-Mail-Konto nach folgendem Schema: <benutzerkennung>@students.uni-freiburg.de (z.B. ab1234@students.uni-freiburg.de) angelegt.

Diese Pflicht-Mail-Adresse wird künftig für die Korrespondenz im Zusammenhang mit der Immatrikulation an der Universität Freiburg verwendet, z.B. für Benachrichtigungen aus zentralen Systemen wie HISinOne oder der Lernplattform im direkten Zusammenhang mit Ihren Lernveranstaltungen.

Da diese E-Mailadresse automatisch als Standard hinterlegt wird, wird daher erwartet, dass diese E-Mailadresse regelmäßig abgerufen wird.

Für Bestandstudierende ist eine Umsetzung im Jahr 2024 oder später geplant.

Nachdem Sie Ihr initiales Passwort über https://myaccount.uni-freiburg.de in ein persönliches Passwort geändert haben, können Sie die Mailbox online über die Webmail-Oberfläche https://mail.uni-freiburg.de abrufen.

Als Anmeldename am Mailserver verwenden Sie bitte Ihre neue Mail-Adresse, also z.B. „ab1234@students.uni-freiburg.de“. Selbstverständlich können sie die Mailadresse auch per IMAP mit Mail-Clients auf Ihrem Smartphone oder PC/Notebook verwalten.

Weitere Infos zum Uni-Mail-Server am Rechenzentrum finden Sie unter https://www.rz.uni-freiburg.de/de/services/uniaccount/email.


1. "Kleine" Änderung an bereits erfassten Kontaktdaten

Beispiel: Korrektur der Hausnummer in der Postanschrift

2. Hinzufügen von neuen Kontaktdaten

Beispiel: Ergänzen einer neuen E-Mail-Adresse

3. Bereits erfassten Kontaktdaten einen weiteren Anwendungszweck zuweisen

Beispiel: Einer bereits erfassten Telefonnummer den Anwendungszweck „(3-K) Promotion - Korrespondenz“ zuweisen.
⇒ Die Telefonnummer, die bislang beim Anwendungsweck „(3-K) Promotion - Korrespondenz“ angezeigt wird, soll nun durch die Telefonnummer ersetzt werden, die schon beim Anwendungszweck „(2-K) Studium - Korrespondenz“ hinterlegt ist (+49 761 123123):



Hierfür muss dieser Telefonnummer der Anwendungszweck „(3-K) Promotion - Korrespondenz“ zugewiesen werden.

4. Kontaktdaten bei einem Anwendungszweck deaktivieren / Entfernen eines Anwendungszwecks von bestimmten Kontaktdaten

Beispiel: Entfernen einer Telefonnummer vom Anwendungszweck „(2-K) Studium - Korrespondenz“

Bitte beachten Sie, dass bei einigen Anwendungszwecken die Angabe von bestimmten Kontaktdaten (z.B. Postanschrift oder E-Mail-Adresse) Pflicht ist! Hier muss immer etwas angehakt sein!

5. Kontaktdaten löschen

Beispiel: Löschen einer ungültig gewordenen Telefonnummer.
⇒ Die Telefonnummer +49 761 123123, der neben dem Anwendungszweck „(2-K) Studium - Korrespondenz“ noch weitere Anwendungszwecke zugeordnet sind, soll vollständig gelöscht werden.

Um die Zuordnungen eines Anwendndungszwecks auf die Telefonnummer zu entfernen, gehen Sie wie in Punkt 4 beschrieben vor. Wiederholen Sie die einzelnen Schritte bei allen Anwendungszwecken, die der Telefonnummer zugeordnet sind. Beachten Sie dabei, dass Sie immer zuerst den jeweiligen „Korrespondenz“-Anwendungszweck bearbeiten müssen, bevor sie die Zuordnung auf den Kacheln der Anwendungszwecke „* - alle Kontaktdaten“ entfernen.

6. Ersetzen ungültig gewordener Kontaktdaten durch neue

Beispiel: Ersetzen einer für alle Anwendungsszwecke ungültig gewordenen Postanschrift durch eine neue Adresse.

a) Ersetzen durch Überschreiben

Überschreiben Sie die nicht mehr gültige Adresse durch die neue Anschrift, indem Sie die weiter oben, unter Punkt 1 beschriebenen Schritte durchführen.

b) Ersetzen durch Neuanlegen einer Adresse und löschen der ungültigen Adresse

Wissenswertes rund um die Kontaktdaten in HISinOne

Anwendungszweck Quellsystem Daten änderbar
(2-K) Studium - Korrespondenz HISinOne durch Sie selbst im Studienservice, wird nach myAccount/LDAP Bevorzugte Mailadresse (rufPreferredMail) übertragen
(19) Passwort zurücksetzen HISinOne durch Sie selbst im Studienservice, wird nach myAccount/LDAP Private Mailadresse (rufExterneMail) übertragen.
Falls Sie diesem Anwendungszweck noch keine Adresse zugeordnet haben, wählen Sie bitte den Menüpunkt „Anwendungszweck hinzufügen“ (kleines +-Zeichen unten rechts bei Kontaktdaten).
Anwendungszweck Quellsystem Daten änderbar
(12) Automatische Übernahme von hochschulstart.de hochschulstart.de durch Sie selbst in Ihrem Account bei hochschulstart.de
(2-R) Studium - Mailbox Rechenzentrum myAccount (LDAP) Automatisch aus myAccount/LDAP Pflichtmailbox für neue Studierende ab dem SS 2023
(8-R) Automatische Übernahme aus myAccount (LDAP) Rechenzentrum myAccount (LDAP) durch Sie selbst, in Ihrem UniAccount unter myAccount/LDAP. Aktualisierung nach HISinOne nächtlich (gilt nicht für Studierende und Gasthörer*innen, für deren E-Mail-Adressen ist HISinOne führend!).
(82) Automatische Übernahme aus Personalverwaltung HIS-SVA Universität HIS-SVA der Universität Freiburg durch die Personalabteilung der Universität Freiburg
(83) Automatische Übernahme aus Personalverwaltung SAP HR Uniklinik SAP HR der Uniklinik Freiburg durch die Personalabteilung der Uniklinik Freiburg
(84) Automatische Übernahme aus IDM PH Freiburg IDM PH Freiburg PH Freiburg

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