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Informationen zu HISinOne 2022.06 Uni Freiburg

Die HIS eG hat am 01. Juni 2022 die HISinOne-Version 2022.06 freigegeben. Mit den notwendigen Anpassungen und Tests durch die Universität Freiburg und dem üblichen Freigabeprozess (Veto-Verfahren) ist damit zu rechnen, dass die HISinOne-Version 2022.06 Ende Juni 2022 auf das Produktivsystem eingepielt wird (Schritt 2). In einem ersten Schritt werden vorab zahlreiche Anpassungen vorgenommen und Tests durchgeführt.

Schritt 1:

Universitätsrechenzentrum Fakultäten und Einrichtungen
ab 01. Juni 2022: Vorbereitungsphase: Einspielen der Version 2022.06 auf Entwicklungssystem CUST2, Migration des Datenbestandes, Anpassungsarbeiten Uni Freiburg -
Juni 2022: Testphase 1: Integrationstest, Grundsatztest funktioniert das System und die Rollen -
Juni 2022: Einspielen der Version 2021.12 auf Testsystem TEST1. Verfügbar machen für Fakultäten und Einrichtungen. TEST1 bleibt auf Version 2021.12 -
20.06. - 01.07.2022 (Testphase 2), parallel Klärung mit Personalrat: sind eventuelle neue Funktionalitäten und Abläufe noch von den gültigen Dienstvereinbarungen gedeckt. 20.06. - 01.07.2022: Bei Bedarf: Test der neuen Version auf dem System TEST2: Funktionieren die Abläufe der Fakultäten und Einrichtungen auch in der neuen Version wieder? Müssen lokale Dokumentationen angepasst werden? Sind die gemeldeten Fehler beseitigt?

Schritt 2:

Universitätsrechenzentrum Fakultäten und Einrichtungen
am Mittwoch, 06. Juli 2022, wenn keine Fakultäten und ausgewählte zentrale Einrichtungen ein Veto zur Umstellung eingelegt haben: Umstellung des Produktivsystems (das System steht den ganzen Tag nicht zur Verfügung), sowie in den Tagen danach DEMO und SCHULUNG auf die Version 2022.06. -

Die Antworten auf häufige Fragen zum Test in den Fakultäten und Einrichtungen finden sie unter Häufige Fragen zu den notwendigen Tests einer Softwareversion von HISinOne vor Einspielung in das Produktivsystem (FAQ) .

Einige Highlights der Version 2022.06

  • Die Massenbearbeitung auf Basis der Bewerberstapel wurde um die Möglichkeit der Massenfeldsetzung für Felder dynamischer Bewerbungsbestandteile erweitert. Über die Massenfeldsetzung können nun ausgewählte Eingaben in alle ausgewählten Fälle eines Bewerberstapels übertragen und/oder ausgewählte Felder geleert werden.
  • Raumzuordnung bzw. Raumanfragen für mehrere Terminsätze gleichzeitig. Für eine Parallelgruppe mit mehreren Terminserien kann nun über das Symbol „Räume/Raumanfragen massenweise zuordnen“ für ausgewählte/alle Terminserien gleichzeitig ein Raum zugewiesen oder angefragt werden. Die Raumanfragen erfolgen dabei im Hintergrund für jeden Terminsatz einzeln, sodass diese auch einzeln bearbeitet werden können.
  • Komplette Neugestaltung der Online-Rückmeldefunktionalität für Studierende: Stark verbesserte Menüführung v.a. für die Erteilung von Mandat und Lastschriftauftrag, auch für die Nutzung auf mobilen Endgeräten.
  • Übergreifende Suche im Studierendenmanagement: Mit „Personen im Studierendenmanagement suchen“ ist es nun möglich Bewerber*innen, vorläufig Studierende, Studierende, Promovierende und Gasthörende/Registrierte an einer Stelle suchen zu können.
  • Vorbehaltlicher erfolgreicher Tests: die Anmeldung an HISinOne ist neben UniAccount und Bewerbungsaccount nun auch mit einem Personen-/Kontaktdaten | Nutzerkonto Bund (NKB) und ggf. sofort oder später mit anderen eIDAS-notifizierten Identifikationsmitteln, europäischer Staaten oder deutscher Bundesländer (wie z.B. Servicekonto Baden-Württemberg) möglich.
  • Die eigene Personen-/Kontaktdaten | ORCID ID kann mit dem eigenen Personendatensatz in HISinOne verknüpft werden.
  • Performanceverbesserung beim initial Anlegen der Prüfungstermine. Das Anlegen läuft im Hintergrund als asynchroner Job. Der Stand der Abarbeitung des Auftrages kann mittels eines Icons verfolgt werden.

Workshops zur Version 2022.06

Neuerungen für alle Benutzer/innen

  • Wird noch ergänzt

Neuerungen für Studierende

  • Überarbeitung des Studienservices, insbesondere komplette Neugestaltung der Online-Rückmeldefunktionalität: Stark verbesserte Menüführung v.a. für die Erteilung von Mandat und Lastschriftauftrag, auch für die Nutzung auf mobilen Endgeräten.
  • Bei Leistungsnachweisen, die via EMREX importiert wurden, wird nun der Link (die URL) zur Modulbeschreibung angezeigt, sofern im Transferdatensatz mitgeliefert.

Neuerungen für Bewerbende

  • Keine wesentlichen Neuerungen.

Neuerungen für Mitarbeiter/innen

Bereich Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement

Studiengangkoordination
  • Im Strukturbaum des Curriculum Designer können Elemente nicht mehr versehentlich verschoben werden, da zuvor das Drag & Drop aktiviert werden muss (Icon über der Struktur). Dadurch wird im deaktiverten Modus auch die Möglichkeit realisiert Nummern bzw. Bezeichnungen direkt aus dem Baum zu kopieren.
  • Zeiträume können nun tabellarisch bearbeitet werden. Dies ermöglicht die schnelle Bearbeitung mehrerer Zeiträume bezüglich Bezeichnung, Datums- und Uhrzeitangaben, Semester. Auch Massenfeldsetzungen sind möglich.
  • Siehe auch: Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungsmanagement
  • Raumzuordnung bzw. Raumanfragen für mehrere Terminsätze gleichzeitig. Für eine Parallelgruppe mit mehreren Terminserien kann nun über das Symbol „Räume/Raumanfragen massenweise zuordnen“ für ausgewählte/alle Terminserien gleichzeitig ein Raum zugewiesen oder angefragt werden. Die Raumanfragen erfolgen dabei im Hintergrund für jeden Terminsatz einzeln, sodass diese auch einzeln bearbeitet werden können.

Bereich Prüfungsverwaltung

Sachbearbeitung Prüfungsamt
  • Bei Leistungsnachweisen, die via EMREX importiert wurden, wird nun der Link (die URL) zur Modulbeschreibung angezeigt, sofern im Transferdatensatz mitgeliefert.
  • Performanceverbesserung beim initial Anlegen der Prüfungstermine. Das Anlegen läuft im Hintergrund als asynchroner Job. Der Stand der Abarbeitung des Auftrages kann mittels eines Icons verfolgt werden.

Bereich Studierendenverwaltung

  • Übergreifende Suche im Studierendenmanagement: Mit „Personen im Studierendenmanagement suchen“ ist es nun möglich Bewerber*innen, vorläufig Studierende, Studierende, Promovierende und Gasthörende/Registrierte an einer Stelle suchen zu können (bisher musste man dafür bis zu fünf verschiedene Suchmasken bedienen).
  • Automatische Sperrung von Bescheinigungen nach Stornierung: Werden Rückmeldungen, Beurlaubungen, Exmatrikulationen oder Wiedereinschreibungen storniert, werden jetzt bereits gedruckte und verifizierte Bescheide mit dem jeweiligen betreffenden Grund gesperrt.
  • Bisherigen Nachname als Geburtsname übernehmen: Bei Änderung des Nachnamens in „Bewerber/-innen übernehmen“, „Immatrikulationsanträge bearbeiten“ und „Studierendendaten bearbeiten“ erscheint eine Nachfrage, ob der alte Nachname als Geburtsname gesetzt werden soll.

Bereich Bewerbungsmanagement für Studienplatz

  • Die Massenbearbeitung auf Basis der Bewerberstapel wurde um die Möglichkeit der Massenfeldsetzung für Felder dynamischer Bewerbungsbestandteile erweitert. Über die Massenfeldsetzung können nun ausgewählte Eingaben in alle ausgewählten Fälle eines Bewerberstapels übertragen und/oder ausgewählte Felder geleert werden.
  • Technisch kann vom System her ein elektronischer Verwaltungsakt nach Maßgabe des Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), § 41 Bekanntgabe des Verwaltungsaktes, Abs. 2a bereitgestellt werden. Der Einsatz der Funktionalität muss noch mit den Fachabteilungen geklärt werden.

Bereich Personenverwaltung

  • Es gibt eine neue Funktion zur Verwaltung von Personenidentifikatoren, die für Verbindungen mit anderen IT-Systemen genutzt werden. Die Auslieferung der HIS eG enthält vier vorkonfigurierte Personenidentifikatoren:
  • Die Verwaltung der Personenidentifikatoren erfolgt über Selbstbedienungsfunktionen durch die Personen selbst oder durch das Rechenzentrum

Informationen des Systemherstellers HIS eG zu HISinOne 2022.06 (ohne Anpassungen Uni Freiburg)

Tipps

Bekannte Probleme und Fehler

Allgemeine Fehler

  • Die Kontaktdaten aus dem Nutzerkonto Bund werden wegen eines Fehlers noch nicht nach HISinOne übernommen.

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