Wiki der Abteilung Campus Management

Antragstellung auf Annahme als Doktorand/in - Schritt für Schritt

Allgemeiner Hinweis: Inhaltliche Informationen über die einzelnen Schritte vom Promotionswunsch bis zur Erfassung als Promovierende/r an der Universität Freiburg finden Sie auf der Homepage der IGA.


Voraussetzung für die Annahme als Doktorand/in ist der Abschluss einer Promotionsvereinbarung mit Ihrem/r zukünftigen verantwortlichen Betreuer/in bzw. Ihren zukünftigen verantwortlichen Betreuern/Betreuerinnen. Eine Vorlage der Promotionsvereinbarung finden Sie auf der Homepage der jeweiligen Fakultät.


Bitte beachten Sie:
Für die Rechtswissenschaftliche Fakultät sowie die Medizinische Fakultät läuft die Antragstellung derzeit noch nicht über Docata. Promotionsinteressierte dieser Fakultäten folgen bitte dieser Anleitung.

Übersicht über den Ablauf

Sollten technische Fragen oder Probleme auftreten, steht Ihnen die Abteilung Campus-Management zur Verfügung. Nutzen Sie für Anfragen bitte die Hotline-E-Mail-Adresse cmp@rz.uni-freiburg.de.

Schritt Sie besitzen einen aktiven UniAccount Sie besitzen einen nicht mehr aktiven UniAccount Sie besitzen keinen UniAccount
VorbereitungKeine Vorbereitung notwendig. Neuen Account beantragen
Anleitung siehe hier.
Registrierung als Person in HISinOne
Anleitung siehe hier.
Schritt 1Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC 501) in HISinOne
Schritt 2E-Mail mit den notwendigen Informationen an cmp@rz.uni-freiburg.de: Freischaltung Docata
Schritt 3Online-Antrag in Docata ausfüllen, ggf. Adressaktualisierung in HISinOne
Schritt 4Antrag aus Docata ausdrucken und mit den notwendigen Unterlagen in Papierform an die Fakultät schicken

Bitte unbedingt beachten: Nach der Annahme durch die Fakultät müssen Sie sich bei der Universität als Doktorand*in immatrikulieren.

Schritt 1: Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC 501)

Hintergrund: Seit der Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes durch den Deutschen Bundestag im Jahr 2016 sind alle staatlichen Hochschulen dazu verpflichtet, bestimmte Daten von ihren Promovierenden zu erheben. Aus diesem Grund ist vor der eigentlichen Antragsstellung auf Annahme als Doktorand/in eine Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC 501) notwendig.

Information für Mitarbeiter/innen: Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden bestimmte persönliche Daten wie Geburtsort oder Postadresse von Mitarbeiter/innen nicht automatisiert aus den Personalverwaltungssystemen nach HISinOne übernommen. Aus diesem Grund werden Mitarbeiter/innen vor der Datenerfassung automatisch dazu aufgefordert, die für die Verwaltung des Promotionsverfahrens notwendigen persönlichen Daten zu ergänzen.

Bitte führen Sie folgende Schritte durch:

  • Loggen Sie sich in HISinOne ein.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie in der Rolle „Studieren“, „Mitarbeiter/in“ oder „Bewerben“ sind.
  • Klicken Sie auf den Reiter „Studienangebot“ und wählen Sie den Menüpunkt „Promotion“.
  • Gegebenenfalls erscheint zunächst eine Seite, auf der Ihnen Ihre in HISinOne gespeicherten persönlichen Daten angezeigt werden. Bitte überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder* befüllt sind und ergänzen Sie fehlende Daten.
  • Wählen Sie „Antrag auf Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC 501)“ und füllen Sie die Maske aus.
  • Speichern nicht vergessen!
  • Laden Sie anschließend bitte noch die relevanten Dokumente hoch, indem Sie den Antrag erneut öffnen (Stift-Symbol).
  • Klicken Sie am Ende nochmals auf Speichern.

Information zum Ausfüllen des Antrags: Können Sie bei Angabe des Studienfachs, das Sie bereits studiert und abschlossen haben, Ihre Fachbezeichnung nicht finden, wählen Sie bitte die Bezeichnung, die Ihrem Studienfach inhaltlich am nächsten kommt.

Schritt 2: Freischaltung für Docata beantragen

Damit Ihr UniAccount bzw. Ihr Bewerbungs-Account (nach Durchführung der Registrierung als Person) für das Online-System Docata freigeschaltet wird, senden Sie bitte eine E-Mail an cmp@rz.uni-freiburg.de mit folgenden für die Freischaltung benötigten Angaben:

  • Betreff: Freischaltung Docata
  • Vor- und Nachname
  • UniAccount (z.B. nn1234) ODER Geburtsdatum, falls Sie noch keinen UniAccount besitzen und die Registrierung als Person durchgeführt haben
  • Name der Fakultät, an der Sie sich bewerben möchten

Sobald Sie sich mit Ihrem UniAccount in Docata einloggen können, werden Sie per E-Mail hierüber informiert. Falls Sie bisher lediglich einen Bewerbungs-Account (nach Durchführung der Registrierung als Person) haben, erhalten Sie einen eigenen UniAccount mit eingeschränkten Rechten, mit dem Sie sich auch in Docata einloggen können. Sie erhalten in diesem Falle zeitnah eine E-Mail mit Informationen zu Ihrem UniAccount.

Schritt 3: Erstellung des Antrags auf Annahme als Doktorand/in in Docata

Bitte loggen Sie sich mit Ihrem UniAccount in Docata ein.





In Docata können Sie nun Ihren Antrag auf Annahme als Doktorand/in elektronisch erstellen. Klicken Sie hierzu auf den Link „Antrag auf Annahme als Doktorand/in“ und führen Sie die vorgesehenen Schritte durch. Sie können den Prozess jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortfahren.





Schritt 4: Fertigstellung: Antrag ausdrucken, unterschreiben und mit Unterlagen an die Fakultät senden

Nach Fertigstellung Ihres Antrags auf Annahme als Doktorand/in müssen Sie diesen ausdrucken, unterschreiben und zusammen mit allen weiteren notwendigen Unterlagen beim Promotionsausschuss der zuständigen Fakultät einreichen.

Bitte beachten Sie, dass eine Entscheidung über die Annahme als Doktorand/in nur auf Basis eines vollständigen Antrags erfolgen kann.

FAQ - Antworten auf die häufigsten Fragen

Vorbereitung wenn Ihr UniAccount nicht mehr aktiv ist: Neuen Account beantragen

Um einen neuen Account für HISinOne und Docata zu beantragen, senden Sie eine E-Mail an cmp@rz.uni-freiburg.de mit folgenden Angaben:

  • Betreff: Neuer Account Docata
  • Vor- und Nachname
  • (nicht mehr gültiger) UniAccount (z.B. nn1234) ODER Geburtsdatum

Sie erhalten zeitnah eine E-Mail mit Informationen zu Ihrem temporär gültigen UniAccount, mit dem Sie sich sowohl in HISinOne als auch in Docata einloggen können.

Hinweis: Sofern Ihre Kontaktdaten in HISinOne nicht mehr aktuell sind, aktualisieren Sie diese bitte gemäß Anleitung.

Vorbereitung wenn noch kein UniAccount besteht: Registrierung durchführen

Wichtige Hinweise:

  • Die Registierung als Person ist nur notwendig, wenn Sie noch nie einen UniAccount hatten.
  • Sie dient nur zur Vorbereitung weiterer Schritte, damit Sie als Person im System bekannt sind.
  • Falls Sie als Mitarbeiter*in der Universität noch keinen UniAccount haben, folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Ablauf der Registrierung:

  1. Öffnen Sie die Seite zur Registrierung in HISinOne.
  2. Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein und klicken Sie abschließend auf „Registrieren“. Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Bei einigen Feldern erhalten Sie über den Infobutton zusätzliche Hinweise.
  3. Sie erhalten eine E-Mail, in welcher Sie zur Freischaltung des neu angelegten Bewerbungs-Accounts aufgefordert werden. Bitte schalten Sie Ihren Bewerbungs-Account frei, um die Datenerfassung für Promotionsinteressierte - DOC 501 (= Schritt 1) durchführen zu können. Hinweis: Als angehende/r Doktorand/in erhalten Sie nach der Freischaltung für Docata (= Schritt 2) einen eigenen UniAccount mit eingeschränkten Rechten, mit dem Sie sich sowohl in HISinOne als auch in Docata einloggen können. Sie erhalten in diesem Falle zeitnah eine E-Mail mit Informationen zu Ihrem UniAccount.

Adresserfassung und -änderung

Folgen Sie zur Adresserfassung und -änderung bitte dieser Anleitung.


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