RZ-Broschüre & Organisation Erstsemestertag: Ablauf zum Erstellen und Verteilen

Die Broschüre entält Informationen vom RZ zu IT Services für Erstsemester/innen. Sie wird auf Deutsch und Englisch erfasst.

Erstellen

Dateien liegen momentan O:\RZ\CM\HISinOne\PR\RZ Flyer 2018 → Zentrale Ablage klären

Inhaltliche Abstimmung in den RZ-Abteilungen, SCS (?): 2 Runden.
→ Abteilungen sichten letzte Version der Broschüre
→ Änderungen der RZ Abteilungen einarbeiten
→ Korrektur der Abteilungen
→ evtl englische Übersetzung neuer Texte beauftragen
→ englische Version aktualisieren
→ Druck
Datei ist erstellt mit InDesign CC. Eine Lizenz wurde von Tamara Sprung organisiert.
In den PC Pools UG gibt es ein Image mit der Adobe Creative Suit CS6 → Dafür müsste eine abwärtskompatible Version der Datei abgespeichert werden
Details zum Cover-Bild …? → veraltetes Bild (alter Laptop), gerne eine aktuelle Version.
WICHTIG: Links (vor allem auf die RZ website) überprüfen (de/en)
PDF ohne Anschnitt(-marken) für RZ Website

Uni-Druckerei: Broschüren auf Deutsch 1500 Exemplare, Broschüre auf Englisch 500 Exemplare. Fertigstellung: 10-15 Arbeitstage.
ACHTUNG: Über Sommerzeit besser bei Druckerei Druckdauer anfragen und Druckauftrag rechtzeitig erteilen:
web-to-print
'Neue Bestellung aufgeben' → 'Projekt hochladen'
PDF Paramenter für Druck: http://www.zuv.uni-freiburg.de/formulare/Die_optimale_Druckdatei.pdf
Druckparameter 2018: (nach Auskunft eines Mitarbeiters der Uni-Druckerei)
Produkt: Broschüre (Rückendrahtheftung)
Format: DIN A5 hoch Auflage: xxx
Umfang: 32
davon Umschlag: 4
Farbigkeit Umschlag: 4/4-farbig (beidseitig farbig)
Farbigkeit: 1/1-farbig (beidseitig schwarz)
Material Umschlag: Color Copy matt, weiss, 160 g/qm
Material: 80 g/qm, weiss, Kopierpapier
Schneiden: ja
Rillen: *
Rückendrahtheftung: ja
Abrechnung über Kostenstelle 4000202001 / Fonds 1000

Folgende Einrichtungen benötigen die Broschüren:

International Office: am Welcome Days 05.10.2018. Volker Winterer wird RZ vorstellen. Die Präsentationsfolien werden auf der IO-Webseite hochgeladen, es werden daher keine Broschüren benötigt, zumindest nicht in hoher Zahl. Empfehlung: ca. 20-30 Broschüren in der Hand haben.
University College Freiburg (UCF): 80-90 → vorzüglich englischsprachige Ausgabe
Verantwortliche RZ-Abteilung: am Erstsemestertag 12.10.2018. DE und EN, alle die da sind.
SCS: für das Auslegen in SCS. Es wurden 300 DE-Broschüren und 150 EN-Broschüren dort abgegeben.
UB (Herr Rolf Hermkes, Universitätsbibliothek, Abteilung Informationsdienste, Tel.: 3941) hat am 26.10.2018 ca. 400 DE-Broschüren und 150 EN-Broschüren erhalten.
Internationale Graduiertenakademie (IGA) + Freiburg Research Services (FRS) / IGA hat jeweils 10-Broschüren (DE/EN) erhalten und hat verlinkt: https://www.rz.uni-freiburg.de/helpcenter/download/broschueren
Medizin (Institut für Pflegewissenschaft) → es wurden Ausgaben aus 2017 abgeholt.
Rest: im RZ gelagert (Schrank Raum 111c)

Stand: 29.10.2018 - es sind noch ca. 20 DE-Hefte und 15 EN-Hefte übrig.

Anmeldung RZ Stand über Webportal nach Rundmail der Pressestelle:
Standard → 1 Tisch, 2 Stühle, 1 Stellwand (Platz für 1 A0 Poster), Stromanschluss für Laptop etc.
Rückmeldung an Melanie Hübner: Hochauflösendes Institutslogo als .eps Datei für Ausstellerbroschüre
Poster drucken im RZ Plotter Service
Material Broschüren, Poster, Laptop per PKW in SC Stadion (Hinweis: es gibt einen Uni-Fahrdienst via Hausmeister KG I, rechtzeitig Abholtermin via 'hausmkg1@zv.uni-freiburg.de' vereinbaren). Außerdem besteht die Möglichkeit, ein Taxi zu nehmen. Taxischeine gibt es im RZ-Sekretariat.

Tipps für 2019:

zwei Stellwände anmelden, falls man zusätzliche Poster (HISinOne, E-Learning) unterbringen möchte
doppelseitiges Klebeband ist praktisch
Klebeband (breit), um die Kartons wieder zu verschließen
RZ-Banner sollte aktualisiert werden → viele Erstis bekommen kalte Füße, wenn sie „Uni-Rechenzentrum“ lesen, lieber die Überschrift „IT-Services für Studierende“ verwenden
am besten drei Personen betreuen den RZ-Infostand
Einsatz von Hololens möglich? Abklären!