Phone Number Management

URL: https://phonemgmt.intra.uni-freiburg.de

Dieses System soll den Status von Rufnummern und Apparaten inkl. Historie aller Änderungen als Single Source of Truth transaktionssicher abbilden.

Der Informationsfluss ist damit wie folgt: 1. Änderung in diesem System einpflegen (Soll-Zustand) → 2. Änderungen in Telefonanlagen umsetzen (Ist-Zustand) → 3. Änderungen vor Ort umsetzen (Ist-Zustand)

Folgende Fragen können aus diesem abgebildetem Wissen beantwortet werden:

• Ist diese Rufnummer frei oder bereits in Benutzung?
• An welcher Telefonanlage ist diese Rufnummer registriert?
• Ist zu dieser Rufnummer ein Anrufbeantworter / UC Account eingerichtet? Falls ja, welcher?
• Welche Berechtigung (Feature Profile) wurde zu dieser Rufnummer konfiguriert?
• Wann wurde diese Rufnummer zuletzt in Betrieb genommen bzw. seit wann ist diese Rufnummer wieder frei?
• Zu welcher Kostenstelle wurde diese Rufnummer zugewiesen?
• Wie viele Rufnummern | Apparate befinden sich im Zustand frei | vorbereitet | in Benutzung | deaktiviert?
• Wann wurde ein Detail dieser Rufnummer von wem verändert? Das Warum kann der Verweis auf ein zu Grunde liegendes Ticket klären.

Das derzeit zu Grunde liegende Datenmodell (links Begriff in der Software, rechts unser Verwendungszweck) ist wie folgt:

• Assets werden verwendet für Rufnummern (Category Number, Model Phone oder Fax) und Apparate (Category Telephone, Model CP600, CP700 etc.)
• Locations werden verwendet für Kostenstellen (Name „K1080000011F1000P ZUV AbteilungXYZ“) und geografische Orte (Name „Hebelstraße 27, R1012“)
• Users werden verwendet für Benutzer dieses Systems und Ansprechpersonen für Kostenstellen
• (future work) Licences sollen für Software-Lizenzen der einzelnen Telefonie-Systeme verwendet werden

Die tabellarische Darstellung von Assets (aber auch Locations und Users) ist inhaltlich in zwei Bereiche einzuteilen:

• Ist-Zustand der Details in Spalten
• Aktionen als farbige Buttons ganz rechts

• Rufnummer wird abgebildet auf Model Number → Phone bzw. Number → Fax
• Apparate und Fax-Adapter werden abgebildet auf Model Telephone → OpenScape CP700 bzw. Fax-Adapter → Mediatrix
• Wenn eine neue Rufnummer angelegt wird, muss auch der dazugehörige Apparat eingetragen werden: 1) Apparat als eigenes Asset anlegen und 2) Apparat → Checkout → Asset (Rufnummer)
• Müssen Details einer Rufnummer, ausgenommen der Kostenstelle, geändert werden, dann wird lediglich die Aktion „Update“ (orangefarbener Button mit Stift-Symbol) verwendet.
• Wird die Zuordnung eines UC Accounts auf eine Rufnummer gelöscht, soll die gelöschte WebRTC Rufnummer in den Zustand „Undeployable“ geändert werden.
• Muss die Kostenstelle geändert werden, dann wird die Aktion „Checkin“ (zurück zum RZ) oder „Checkout“ (zu einer Kostenstelle) (lila / pinkfarbener Button) verwendet. Im Notizfeld kann dann eine zu Grunde liegende Ticket-ID hinterlegt werden.
• Soll ein geografischer Ort für eine Rufnummer eingetragen werden, wird über Aktion „Update“ das Feld „Default Location“ verwendet.
• Wenn eine Rufnummer abgemeldet wird (Rufnummer → Checkin), dann muss der zugehörige Apparat zwar 1) von der Rufnummer gelöst (Apparat → Checkin), jedoch 2) so lange an die bisherige Kostenstelle (Apparat → Checkout) gebunden werden, bis der Apparat im RZ eingetroffen ist (Apparat → Checkin)
• Liste aller freien Rufnummern anzeigen: Assets → List All → in Spalte „Status“ auf „free“ klicken, alternativ dieser Direkt-Link: https://phonemgmt.intra.uni-freiburg.de/statuslabels/5

Zugang zur Software wird derzeit von Tobias Piller (-4622, tobias.piller@rz.uni-freiburg.de) verwaltet. Weitere Personen aus dem Team sollen die Rolle Administratoren inne haben.

Zugang zum Host dieser Software (VM) ist in unserem gemeinsamen Passwort-Tresor hinterlegt.